What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Molte persone nel settore HR usano il termine onboarding in relazione ai nuovi dipendenti, ma ci sono diversi tipi di onboarding che non devono necessariamente riguardare le nuove assunzioni. Prendiamoci un momento per concentrarci su 3 tipi di onboarding: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Ecco un riepilogo di cosa ci si può aspettare durante l'onboarding dei dipendenti in base ai ruoli:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Questo può comportare la compilazione di documenti, l'incontro con i colleghi e lo svolgimento di lavori progettati per aiutarli ad ambientarsi nel loro nuovo ambiente di lavoro. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Che si tratti di garantire che i documenti importanti siano completi o di assegnare compiti, i manager dovrebbero fare del loro meglio per far sentire i loro nuovi dipendenti i benvenuti. Sono disponibili per rispondere a eventuali domande che potrebbero avere i nuovi assunti e hanno un piano in atto per le prime settimane e mesi del tempo di un dipendente al lavoro. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

L'intero processo può svolgere un ruolo critico nel servizio clienti e nell' esperienza del cliente. Le aziende dovrebbero fare il possibile per garantire che le esigenze dei loro clienti siano soddisfatte durante questo momento importante.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Non c'è una durata prestabilita per l'onboarding dei clienti, quindi il processo può essere coinvolgente quanto deve esserlo l'impegno. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, l'onboarding degli utenti non riguarda esclusivamente l'insegnare a un utente come “usare” un prodotto. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Poiché abbiamo già usato Guru come esempio, continuiamo con questo trend! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Abbiamo creato la Community di Guru in modo che le persone possano continuare a imparare le migliori pratiche e suggerimenti. 

Onboarding vs orientamento: qual è la differenza?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Che venga fatto in un giorno o nel corso della settimana, l'orientamento è una cosa da fare e basta. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Indipendentemente da chi stai omologando, avere gli strumenti giusti può giocare un ruolo importante nel determinare se tutti avranno un'esperienza di onboarding di successo. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Dipendenti, utenti, clienti: non importa chi sei, se sei in una nuova situazione sorgeranno domande. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Sentiti libero di essere un po' creativo quando pensi a quali informazioni qualcuno di nuovo vorrebbe avere. I dettagli sul lavoro e le riunioni possono essere utili, ma raccomandazioni per pranzo e una pausa caffè possono rendere la giornata di qualcuno migliore. 

2. Moduli di formazione 

L'onboarding non dovrebbe essere una cosa da fare e basta. Le persone possono avere domande dopo aver svolto esercizi e discussioni. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contratti e firme elettroniche 

La maggior parte delle aziende potrebbe essere passata al digitale, ma ciò non significa che la documentazione sia scomparsa. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Avrai anche il vantaggio aggiuntivo di tracciare facilmente la documentazione. 

4. Feedback e sondaggi 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Vorrai sapere come è andato il processo per le nuove persone e per coloro che guidano il processo. 

Non sentirti come se dovessi aspettare fino alla fine del processo per vedere come è andata. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Non commettere l'errore di presumere che i dipendenti che accompagnano le persone durante il processo di onboarding siano aggiornati su tutto ciò che deve essere fatto. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Assicurati che siano aggiornati sulle ultime pratiche di onboarding e ottieni qualche informazione sui loro piani. Ora è il momento di rispondere a qualsiasi domanda possano avere e di assicurarti che tu sia allineato sulle aspettative e sui risultati. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Se desideri avere un onboarding di successo, prenditi il tempo per impostare le aspettative all'inizio, in modo che sia più facile per tutti soddisfarle. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Se stai formando nuovi utenti, fai sapere loro cosa dovrebbero sapere come fare con il tuo software una volta terminata la formazione. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Trova un equilibrio tra i vari stili di apprendimento 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Non cercare di sovraccaricarli con troppo di una sola cosa. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Ricorda, c'è qualcosa da dire sul valore della flessibilità in un processo di onboarding. Dare alle persone il tempo necessario per riflettere su ciò che hanno imparato e fornire loro diversi modi di gestire la conoscenza è importante. 

4. Create opportunities to give feedback

Scoprire che il tuo processo di onboarding non è stato utile alla fine di tutto ciò non è utile per nessuno coinvolto. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Prevedi del tempo con i onboarder e le persone responsabili dell'onboarding per garantire che non ti manchi nulla. Non chiedere semplicemente se c'è qualcosa che non capiscono. Chiedi loro cosa pensano dell'intero processo, delle ultime attività di onboarding e quanto si sentono a loro agio con ciò che hanno imparato. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Preparati all'inaspettato 

Potresti avere un processo di onboarding pianificato con attenzione, ma anche i migliori piani non possono competere con le sorprese casuali della vita. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Prendi in considerazione di pianificare dei giorni di “recupero” se le persone hanno dovuto perdere parti importanti dell'onboarding. Questo può essere utile per emergenze dell'ultimo minuto e per aiutare a mettere le persone in linea con concetti che non comprendono. 

Questo è il momento perfetto per parlare dei vantaggi di avere un onboarding flessibile che ha anche un aspetto asincrono. Essere in grado di rivedere i materiali, guardare video di formazione e consultare le FAQ rende molto più facile gestire i problemi e mantenere le persone sulla giusta strada. 

Prendi tutti i modelli di cui hai bisogno per rendere l'onboarding un gioco da ragazzi