What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Много людей в сфере HR используют термин "онбординг" в отношении новых сотрудников, но есть разные виды онбординга, которые не обязательно касаются новых работников. Давайте уделим минуту, чтобы сосредоточиться на 3 типах онбординга: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Вот краткий обзор того, чего можно ожидать во время онбординга сотрудников по ролям:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Это может включать завершение документации, встречу с коллегами и выполнение работы, которая предназначена для того, чтобы помочь им адаптироваться к новой рабочей среде. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Будь то обеспечение завершения важных документов или назначение задач, менеджеры должны делать все возможное, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными. Они всегда рядом, чтобы ответить на любые вопросы новых сотрудников и имеют план на первые недели и месяцы работы сотрудника. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

Весь этот процесс может играть критическую роль в обслуживании клиентов и общем опыте работы с клиентами. Компании должны сделать все возможное, чтобы удовлетворить потребности своих клиентов в это важное время.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Нет установленной продолжительности времени для онбординга клиентов, поэтому процесс может быть настолько сложным, насколько это необходимо для вовлечения. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Несмотря на то, что вы можете подумать, онбординг пользователей не связан только с обучением пользователя как "использовать" продукт. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Так как мы уже использовали Guru как пример, давайте продолжим эту тенденцию! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Мы создали Сообщество Guru чтобы люди могли продолжать учить лучшие практики и советы. 

Онбординг против ориентации: В чем разница?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Будь то сделано в течение одного дня или в течение недели, ориентация — это одноразовое мероприятие. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Независимо от того, кого вы онбордите, наличие правильных инструментов может сыграть большую роль в том, будет ли у всех успешный опыт онбординга. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Сотрудники, пользователи, клиенты: неважно, кто вы, если вы находитесь в новой ситуации, вопросы возникнут. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Не стесняйтесь проявлять немного креативности, когда думаете о том, какая информация может понадобиться кому-то новому. Детали о работе и встречах могут быть полезными, но рекомендации по обеденным точкам и перерыву на кофе могут сделать чей-то день. 

2. Training modules 

Онбординг не должен быть однократной процедурой. У людей могут возникнуть вопросы после того, как они прошли упражнения и беседы. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contracts and e-signatures 

Большинство компаний, возможно, перешли на безбумажный документооборот, но это не значит, что документация исчезла. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Вы также получите дополнительное преимущество в легком отслеживании документации. 

4. Feedback and surveys 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Вам нужно будет узнать, как этот процесс работает для новых людей и для тех, кто руководит процессом. 

Не думайте, что вы можете только дождаться окончания процесса, чтобы увидеть, как все прошло. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Не делайте ошибку, предполагая, что сотрудники, проводящие людей через процесс онбординга, осведомлены обо всем, что необходимо сделать. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Убедитесь, что они в курсе последних практик онбординга и получите некоторое представление о их планах. Сейчас самое время ответить на любые вопросы, которые у них могут возникнуть, и убедиться, что вы согласованы по ожиданиям и результатам. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Если вы хотите, чтобы онбординг прошел успешно, заранее установите ожидания, чтобы всем было легче их достичь. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Если вы обучаете новых пользователей, дайте им знать, что они должны уметь делать с вашим программным обеспечением после окончания обучения. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Strike a balance between learning styles 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Не пытайтесь заполнять их день слишком большим количеством одной вещи. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Запомните, есть много чего сказать о ценности гибкости в процессе онбординга. Важно дать людям достаточно времени, чтобы обдумать то, что они узнали, и предложить им разные способы осваивать знания. 

4. Create opportunities to give feedback

Узнать, что ваш процесс онбординга не был полезным в конце всего, не поможет никому из вовлеченных. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Запланируйте время для взаимодействия с онбордерами и людьми, ответственными за онбординг, чтобы убедиться, что вы ничего не упускаете. Не спрашивайте их прямо, есть ли что-то, что они не понимают. Спросите их, что они думают о всем процессе, их последних действиях по онбордингу и насколько они комфортно чувствуют себя с тем, что они узнали. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Prepare for the unexpected 

У вас может быть тщательно продуманный процесс онбординга, но даже лучшие планы не могут противостоять случайным сюрпризам жизни. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Рассмотрите возможность планирования дней для "наверстывания", если людям пришлось пропустить важные части онбординга. Это может быть полезно для экстренных случаев в последний момент и помочь людям разобраться в концепциях, которые они не понимают. 

Сейчас самое подходящее время, чтобы подчеркнуть преимущества гибкого процесса адаптации, который включает асинхронный подход к работе. Возможность пересматривать материалы, смотреть обучающие видео и искать ответы на частые вопросы значительно упрощает решение проблем и помогает людям оставаться на правильном пути. 

Скачайте все шаблоны, которые вам нужны, чтобы сделать процесс адаптации легким