Hva betyr innpassing? 

Innpassing er prosessen for å gjøre noen kjent med en ny jobb, praksis eller ferdighet. 

Hva er formålet med innpassing?

Formålet med innpassing er å gjøre seg kjent med ny informasjon. Denne prosessen er designet for å hjelpe ansatte med å forstå sin stilling, arbeidskrav, og sitt selskap. 

Ulike typer innpassing

Mange mennesker innen HR-bransjen bruker begrepet onboarding i relasjon til nye ansatte, men det finnes forskjellige typer onboarding som ikke nødvendigvis har med nyansatte å gjøre. La oss ta et øyeblikk for å fokusere på 3 typer onboarding: 

• Innpassing av ansatte
• Innpassing av kunder
• Innpassing av brukere

Innpassing av ansatte 

Definisjon 

Innpassing av ansatte er prosessen som brukes for å introdusere en ny ansatt i en organisasjon. 

Oppgaver i innpassing av ansatte

Selv om fokuset er på den nye ansatte, involverer innpassingsprosessen vanligvis en rekke mennesker i forskjellige roller. Her er en oversikt over hva som kan forventes under onboarding av ansatte etter roller:

Ansatt

Dette er en tid for ansatte å ta inn så mye informasjon som mulig, og det finnes mange måter å oppnå dette på. Dette kan innebære å fullføre papirarbeid, møte kolleger og utføre arbeid som er designet for å hjelpe dem med å tilpasse seg sitt nye arbeidsmiljø. 

HR

HR er til stede for å håndtere de juridiske og praktiske aspektene ved innpassing av en ansatt. HR kan hjelpe med å gi viktige skjemaer for ansatte å fylle ut relatert til skatt, forsikring, betaling, og ansattpolitikk. 

Manager 

Ledere spiller en interessant rolle i innpassingsprosessen som kan blande mye av det vi nettopp har gjennomgått. Enten de sørger for at viktig papirarbeid er fullført eller tildeler oppgaver, bør ledere gjøre sitt beste for å få nye ansatte til å føle seg velkomne. De er tilgjengelige for å svare på eventuelle spørsmål nye ansatte måtte ha, og har en plan på plass for de første ukene og månedene av en ansatts tid på jobben. 

Kundeinnpassing

Definisjon

Kundeinnpassing er prosessen selskaper bruker for å introdusere nye kunder til sine virksomheter, produkter og tjenester. Ideelt sett bør prosessen være designet for å fremme et langvarig og gjensidig fordelaktig forhold for både virksomheten og kunden, samt sette forventninger rundt deres arbeidsengasjement. 

Denne hele prosessen kan spille en kritisk rolle i kundeservice og den overordnede kundeopplevelsen. Selskaper bør gjøre det de kan for å sikre at kundenes behov blir møtt i løpet av denne viktige tiden.

Eksempler på kundeinnpassing

Innpassingsopplevelsen for kunder kan være så enkel som en 5-minutters introduksjonssamtale eller så involvert som å sette opp en regelmessig møtefrekvens. Det er ingen fast lengde på tid for kunde onboarding, så prosessen kan være så involvert som engasjementet krever. 

Brukerinnpassing

Brukerinnpassing er prosessen nye brukere benytter for å lære hvordan de skal bruke en applikasjon eller programvare. Til tross for hva du måtte tro, er bruker onboarding ikke kun om å lære en bruker hvordan man “bruker” et produkt. 

Hovedmålet med brukerinnpassing er å hjelpe folk med å bli bedre til det produktet ditt lar dem gjøre. For Guru betyr det å hjelpe folk med å søke og dele den kunnskapen de trenger for å utføre jobben sin. 

Eksempel på brukerinnpassing

Siden vi allerede har brukt Guru som et eksempel, la oss fortsette trenden! Vi liker å gå litt lenger enn den vanlige velkomst-e-posten og lenken til FAQ-siden. Vi har opprettet Guru Community slik at folk kan fortsette å lære beste praksis og tips. 

Onboarding vs orientering: Hva er forskjellen?

Det kan virke som du kan bruke begrepene innpassing og orientering om hverandre, men semantikk spiller en rolle i denne situasjonen. Innpassing og orientering kan alle være relatert til å få noen oppdatert, men de skiller seg ut på viktige måter. 

Enten det gjøres på én dag eller over en uke, er orientering en engangsaffære. Hovedmålet med orientering er å gjøre nye ansatte, brukere og kunder klare for hva som kommer neste.

Innpassing, derimot, er en pågående prosess som kan vare i flere uker. Innpassing er mye bredere og designet med fokus på produktivitet og dyp læring. I hovedsak kan orientering sees på som en nødvendig forutsetning for en grundig innpassingsopplevelse. 

Beste verktøy å bruke under innpassing

Uansett hvem du onboarding, kan det å ha de riktige verktøyene spille en stor rolle i hvorvidt alle har en vellykket onboarding-opplevelse. Hvis du vil skape en strålende innpassingsopplevelse, sørg for å inkludere disse verktøyene i prosessen.

1. Selskapswiki

Ansatte, brukere, kunder: det spiller ingen rolle hvem du er, hvis du er i en ny situasjon vil spørsmål dukke opp. Gjør det enkelt for folk å finne svar på noen av de viktigste spørsmålene deres ved å ha en én kilde til sannhet i en wiki. 

Wikien din kan gå utover å liste opp de vanlige FAQ-ene. Å liste opp grunnleggende hvordan gjøre, organisasjonskart, og notater om kultur kan være utrolig nyttig. Føl deg fri til å bli litt kreativ når du tenker på hvilken informasjon noen ny vil ha. Detaljer om arbeid og møter kan være nyttige, men anbefalinger for lunsjsteder og en kaffepause kan gjøre dagen til noen. 

2. Treningsmoduler 

Onboarding bør ikke være en engangsaffære. Folk kan ha spørsmål etter at de har gjennomført øvelser og samtaler. Gjør det enkelt for folk å fortsette å lære på egen tid ved å finne programvare som kan hjelpe deg å sette sammen treningsmoduler. 

Riktig programvare kan gjøre mye for å hjelpe til med å legge til rette for, organisere, og til og med følge med på læring. Folk kan gjenbesøke gamle moduler, gå videre til nye, og lære i sitt eget tempo. 

3. Kontrakter og e-signaturer 

De fleste selskaper har kanskje blitt papirløse, men det betyr ikke at papirarbeidet har forsvunnet. Det finnes mange kontrakter, avtaler og andre viktige dokumenter som må signeres. Gjør det enklere for selskapet ditt og nye mennesker ved å finne riktig programvare for å hjelpe deg med å håndtere det viktigste papirarbeidet. 

Programvare som kan hjelpe til med å distribuere og organisere papirarbeid så vel som å samle inn e-signaturer kan gjøre dokumenthåndtering enkel. Du vil også ha den ekstra fordelen av å enkelt spore papirarbeidet. 

4. Tilbakemelding og undersøkelser 

Å samle tilbakemeldinger bør være en viktig del av enhver prosess, og innpassing er ikke noe unntak. Du vil lære hvordan prosessen fungerte for nye mennesker og for de som driver prosessen. 

Ikke føl at du kun kan vente til slutten av prosessen for å se hvordan det gikk. Å spørre om tilbakemelding gjennom hele prosessen kan hjelpe deg med å vurdere hvor godt ting går. 

5. Kommunikasjonsverktøy

Å holde kontakten er viktig under innpassingsprosessen. Finn en måte for folk å holde kontakten med andre ved å finne et pålitelig kommunikasjonsverktøy. 

Noen foretrekker å arbeide via e-post, andre liker meldingsapper, og det er noen som foretrekker en telefonsamtale eller tekst. Gi folk forskjellige alternativer slik at de kan kommunisere på den beste måten de ser passende. 

Hvordan skape den beste innpassingsopplevelsen

Årsakene til å innpasse en ny ansatt, bruker eller kunde kan være forskjellige, men prinsippene for en vellykket innpassingsopplevelse er de samme. Hvis du vil skape den beste innpassingsopplevelsen mulig, sørg for at du tar hensyn til disse tingene. 

1. Forbered innpasserne

Ikke gjør feilen med å anta at de ansatte som leder onboardingprosessen er oppdatert på alt som må gjøres. Hvis du vil sikre at innpassingen går smidig, ta deg tid til å koble deg med personene som leder prosessen først. 

Sørg for at de er oppdatert på de nyeste onboardingpraksisene og få innsikt i planene deres. Nå er tiden inne for å svare på eventuelle spørsmål de måtte ha og sørge for at du er på linje med forventninger og resultater. 

I noen tilfeller gir det mening å ha din egen orientering og innpassing for folk som ofte er involvert i innpassingsprosessen. Dette kan bidra til å holde innpassingsprosessen enhetlig og sette forventninger for hele organisasjonen. 

2. Sett forventninger tidlig

Ingen liker å gå inn i en situasjon uten å vite hva de kan forvente. Hvis du vil ha en vellykket onboarding, ta deg tid til å sette forventningene tidlig, slik at det er lettere for alle å møte dem. 

Sørg for at en ny ansatt forstår hele omfanget av sin rolle. Når det gjelder en kunde, sett forventninger rundt de endelige resultatene de ønsker fra ditt engasjement. Hvis du trener nye brukere, la dem vite hva de bør kunne gjøre med programvaren din når treningen er over. 

Dette er en flott tid for å nevne fordelene med en 30-60-90-dagers plan. Denne tankegangen lar deg lett sette og jobbe mot milepæler og tydelig skissere hva som må gjøres for å komme dit. 

3. Slå en balanse mellom læringsstiler 

Noen liker å sitte og lytte, andre har en tendens til å være praktiske lærende. En flott innpassingsplan bør kunne imøtekomme begge måter å lære på. 

Det kan være rikelig med tid til forelesninger, quizer, og treningsmoduler sammen med sidevedtaksarbeid og praktiske aktiviteter. Ikke prøv å fylle dagen deres med for mye av én ting. Litt variasjon kan gi balanse i dagen og gi overbelastede hjerner et mye nødvendig avbrekk. 

Husk, det er noe å si om verdien av fleksibilitet i en onboardingprosess. Å gi folk nok tid til å reflektere over det de har lært, og gi dem forskjellige måter å håndtere kunnskap på, er viktig. 

4. Skap muligheter for tilbakemelding

Å finne ut at onboardingprosessen din ikke var nyttig på slutten av alt, er ikke nyttig for noen involverte. Hvis du vil unngå mislykkede innpassingsopplevelser, sørg for å bygge inn rikelig med muligheter for tilbakemelding underveis. 

Sett av tid med onboardere og de som er ansvarlige for onboarding for å sikre at du ikke overser noe. Ikke bare spør dem om det er noe de ikke forstår. Spør dem hva de synes om hele prosessen, deres siste onboardingaktiviteter, og hvor komfortable de føler seg med det de har lært. 

Å planlegge ukentlige sjekk-inn er en flott måte å sikre at folk får det de trenger uten å risikere en potensiell avbrytelse av læringen deres. 

5. Forbered deg på det uventede 

Du kan ha en nøye gjennomtenkt onboardingprosess, men selv de best planlagte planene kan ikke måle seg med livets tilfeldige overraskelser. Folk blir syke, prosjekter av siste minutt dukker opp, og prioriteringer kan endres selv etter at du tror alt er satt i stein. Gjør det litt lettere å rulle med slagene ved å gi deg selv litt slingringsmonn i innpassingsprogrammet. 

Vurder å planlegge for “ta igjen” dager hvis folk har måttet gå glipp av viktige deler av onboarding. Dette kan være nyttig for siste-liten nødsituasjoner og for å hjelpe folk med å komme opp til fart med konsepter de ikke forstår. 

Dette er det perfekte tidspunktet å ta opp fordelene med å ha en fleksibel onboarding som har en asynkron side for å jobbe. Å kunne gjennomgå materialer, se opplæringsvideoer og se opp vanlige spørsmål gjør det mye lettere å håndtere problemer og holde folk på sporet. 

Skaff deg alle malene du trenger for å gjøre onboarding til en lek