What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Många människor inom HR-området använder termen onboarding när det gäller nya anställda, men det finns olika typer av onboarding som inte nödvändigtvis måste handla om nyanställningar. Låt oss ta ett ögonblick och fokusera på 3 typer av onboarding: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Här är en sammanställning av vad som kan förväntas under onboarding av anställda utifrån roller:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Detta kan innebära att fylla i papper, träffa kollegor och utföra arbete som är utformat för att hjälpa dem att anpassa sig till sin nya arbetsmiljö. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Oavsett om de ser till att viktigt papper är klart eller är tilldelar uppgifter, bör chefer göra sitt bästa för att få sina nya anställda att känna sig välkomna. De finns tillgängliga för att svara på eventuella frågor nya anställda kan ha och har en plan för de första veckorna och månaderna av en anställds tid på jobbet. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

This entire process can play a critical role in customer service and the overall customer experience. Companies should do what they can to ensure that their customer's needs are met during this important time.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Det finns ingen fast tidslängd för kundonboarding, så processen kan vara så omfattande som engagemanget behöver vara. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Trots vad du kanske tror handlar användar onboarding inte enbart om att lära en användare hur man “använder” en produkt. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Eftersom vi redan har använt Guru som ett exempel, låt oss fortsätta trenden! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Vi har skapat Guru-communityt så att människor kan fortsätta lära sig bästa metoder och tips. 

Onboarding vs orientering: Vad är skillnaden?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Oavsett om det görs under en dag eller under veckan är orientering en engångshändelse. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Oavsett vem du onboardar kan de rätta verktygen spela en stor roll i huruvida alla får en framgångsrik onboardingupplevelse eller inte. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Anställda, användare, kunder: det spelar ingen roll vem du är, om du befinner dig i en ny situation kommer frågor att dyka upp. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Känn dig fri att vara lite kreativ när du tänker på vilken information någon ny skulle vilja veta. Information om arbete och möten kan vara användbart, men rekommendationer för lunchställen och en kaffepaus kan göra någons dag. 

2. Training modules 

Onboarding bör inte vara en engångsgrej. Människor kan ha frågor efter att de har genomgått övningar och samtal. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contracts and e-signatures 

De flesta företag kan ha blivit papperlösa, men det betyder inte att pappersarbetet har försvunnit. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Du kommer också att ha den extra fördelen att enkelt kunna spåra pappersarbetet. 

4. Feedback and surveys 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Du kommer vilja lära dig hur processen fungerade för nya människor och för dem som driver processen. 

Känn dig inte som om du bara kan vänta tills slutet av processen för att se hur det gick. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Gör inte misstaget att anta att de anställda som går igenom onboardingprocessen är insatta i allt som behöver göras. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Se till att de är insatta i de senaste onboardingpriserna och få en insikt i deras planer. Nu är det dags att svara på eventuella frågor de kan ha och säkerställa att ni är på samma linje gällande förväntningar och resultat. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Om du vill ha en framgångsrik onboarding, ta dig tid att sätta förväntningar tidigt så att det blir lättare för alla att uppfylla dem. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Om du utbildar nya användare, låt dem veta vad de borde kunna göra med din programvara när träningen är slut. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Strike a balance between learning styles 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Försök inte att packa deras dag med för mycket av en sak. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Kom ihåg, det finns något att säga om värdet av flexibilitet i en onboardingprocess. Att ge människor tillräckligt med tid att reflektera över vad de har lärt sig och ge dem olika sätt att hantera kunskap är viktigt. 

4. Create opportunities to give feedback

Att inse att din onboardingprocess inte var till hjälp i slutet av allt är inte till hjälp för någon inblandad. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Bygg in tid med onboarders och personer som är ansvariga för onboarding för att säkerställa att ni inte missar någonting. Fråga dem inte bara rakt ut om det finns något de inte förstår. Fråga dem vad de tycker om hela processen, deras senaste onboardingaktiviteter och hur bekväma de känner sig med det de har lärt sig. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Prepare for the unexpected 

Du kanske har en noggrant genomtänkt onboardingprocess, men även de bäst utlagda planerna kan inte tävla med livets slumpmässiga överraskningar. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Överväg att planera för “komma ikapp”-dagar om människor har varit tvungna att missa viktiga delar av onboarding. Detta kan vara till hjälp för sista minuten nödsituationer och för att hjälpa till att få människor att komma ikapp med begrepp de inte förstår. 

Det här är den perfekta tiden att ta upp fördelarna med att ha en flexibel onboarding som har en asynkron sida att arbeta med. Att kunna granska material, se utbildningsvideor och leta upp vanliga frågor gör det mycket enklare att hantera problem och hålla folk på rätt spår. 

Skaffa alla mallar du behöver för att göra onboarding enkelt