‍Oavsett om du planerar något så litet som en ny apputveckling eller så betydande som en fullständig omstrukturering, är det ett måste att ha en effektiv förändringsledningsprocess på plats. Men oroa dig inte, vi har allt du behöver veta för att vara en effektiv förändringsagent för vilken ny lösning som helst.

What is change management?

Förändringsledning handlar i grunden om att framgångsrikt vägleda människor genom en beteendeförändring. Det är lätt att bli fast i affärsjargong när vi pratar om organisatorisk förändring (”Vi har det här nya verktyget och vi behöver framgångsrikt implementera det före helgen för att nå våra Q4 OKR:er!”), men den mänskliga faktorn är kärnan i all förändring. If old habits die hard, any change management strategy has to fully account for those who will be impacted by the update, or it will fail.

Why is a change management process important? 

Vi har alla sett resultaten av dåligt hanterad förändring: låg adoption, rädsla, ångest och att falla tillbaka på gamla vanor. Efter en serie misslyckade förändringar slutar människor så småningom att lita på att någon förändring kommer att lyckas, och slutar till och med försöka åstadkomma förändring — vid vilket tillfälle slutar ett företag att vara konkurrenskraftigt och stagnerar. Having an effective change management process in place is a risk mitigator and enables organizations to sidestep this stagnation cycle altogether.

The first step in a good change management process is knowing the why behind the change, and then following it up with clear communication and an incentive to change. Trots allt är det att inte få stöd en av de viktigaste orsakerna till att förändringsledningsprocesser misslyckas, men det är inte den enda. Få en djupdykning i varför förändringsledningsinsatser misslyckas.

Top reasons changes go wrong

• The reason behind the change is poorly understood or communicated
• Ledarskapet köper inte in
• De rätta intressenterna är inte del av processen
• Implementeringen är inte väl genomtänkt
• Det finns en brist på kort- eller långsiktig uppföljning
• The process is led without empathy

Top organizational change management risks

• Employee confusion, stress, and burnout
• Lack of faith that changes will have a successful outcome leading to a high organizational resistance to change
• En tillsynes “kaotisk” arbetsplats
• High employee turnover leading to loss of institutional knowledge
• Projects put on hold or abandoned altogether
• Poor customer satisfaction leading to negative brand associations
• Lower overall business efficiency

What are the five steps of change management? 

In order to set your organization down the path of successful change (and mitigate potential risks), there are five major steps to take. 

1. Prepare for change

When we think about prep, we tend to think about logistics and solutions (which are important), but an underrated aspect of the preparation process is looking at how a change can be supported by behavior and culture. Help employees and leadership understand where the problems are before introducing a new solution; actively solicit feedback on the current state of things and use it to inform how you communicate your upcoming change and identify who needs to be a stakeholder.

1. Make a change management plan and communicate the strategy and vision

Nu när du förstår hur du kan positionera din förändring för bredare organisatoriskt stöd, är du redo att bestämma omfattningen, skapa en lanseringsplan, involvera de rätta intressenterna och bestämma hur du ska mäta framgång. Det är också viktigt att du delar med dig av  varför bakom förändringen som en del av din inhämtning av stöd när du presenterar planen för olika grupper inom företaget, och talar om hur det kommer att påverka var och en individuellt.

1. Implement the organizational change

Next, get your project off the ground. Följ handlingsplanen du har lagt upp, men se till att be om feedback i varje steg för att se om du behöver göra justeringar under tiden. Not only can this mitigate longer-term failure, but it can also help maintain buy-in as employees see their needs addressed and integrated as you hit milestones.

1. Integrate the change within the organizational culture and processes

Du avslutade förändringslanseringen och allt går bra — i ungefär 6 veckor. Hur förhindrar du att människor återgår till gamla vanor och fördärvar allt ditt teams fantastiska arbete? Reinforce the behavior change through incentives, documentation, ongoing communication, and, perhaps most importantly, visible ideal state modeling by leadership.

1. Review the change impact

Det är dags att utvärdera framgången av din förändring. Titta tillbaka på de nyckeltal du tilldelade före lanseringen (före/efter bilder är mycket hjälpsamma), och genomför en efteranalys för att få en helhetsbild av hur processen gick, och hur “klistret” har varit.

Change management process terminology

Om du vill excellera inom förändringsledning behöver du lära dig språket. Här är en snabb sammanställning.

Change management model

A change management model is a pre-built structure (informed by a lot of real-world experimentation) for crafting an effective change management process within a company. Vanliga modeller är ADKAR, Lewins, Kotters, McKinseys och Kübler-Rosss.

Change management process

A change management process is the end-to-end implementation of a change within an organization.

Change management plan

A change management plan is the specific way change is effected within the larger process. Here is our expert guide to writing yours.

How to create an effective change management process for your organization

Now that you know how to run a smooth change management process, you might be wondering what steps you need to take to create that process in the first place. Här är vad du behöver göra:

Identify the desired change and goals

Förändring för förändringens skull är inte till hjälp för någon. Step one is to figure out exactly what needs to change, and why. Not only does this clarify things like scope and timeline, it also helps you identify who needs to be involved and at what level.

Involve key stakeholders and present the business case

Having the right stakeholders involved is key. Trots allt kommer de att vara de som hjälper dig att korrekt implementera förändring! De behöver vara med på noterna innan någon annan och kan hjälpa dig att identifiera det bästa sättet att förbereda organisationen för vad som komma skall.

Plan for change

Här är där du vill dokumentera vilka nyckeltal du kommer att ha under hela förändringsprocessen. Du kommer att vilja ta bilder av ditt nuvarande tillstånd för att kunna bedöma framgång vid förutbestämda framstegspunkter (liksom efter att processen är avslutad).

Determine resources and measurements of success

What do you need to effectively implement the change? What do you want the future state to look like? Be as granular as possible in determining success metrics.

Provide clear communication from start to finish

No one likes being in the dark! Se till att din process, dina kontrollpunkter och dina framgångsmått är synliga för alla som kommer att påverkas — och be ofta om feedback så att du kan...

Manage resistance and improve the impact of the change

Again, change is hard. Making sure people feel heard can help you reduce resistance levels and make the process easier to undertake. Additionally, occasional reminders of the why behind the change and how it will benefit those affected can keep everyone working toward a common goal.

Känna igen framgången av förändringsledningsprojektet

At the end of the process (or, better yet, at each big milestone) celebrate what you and your team have accomplished. Positive feedback makes any future plans for change that much easier to buy into.

Review impact and improve your change management process for the future

Känna igen att det alltid finns utrymme för förbättring. Det kallas en process av en anledning. What worked for you years ago might need to be completely overhauled now that you have a new team/organization/product. Ta vad du har lärt dig och anpassa.

How to ensure you have the right change management tools

Review your change management toolkit

Equip yourself for change management success by using the right tools for the job. Here are some of the best solutions:

‍