‍Независимо от того, планируете ли вы что-то такое маленькое, как запуск нового приложения, или что-то такое значительное, как полная реструктуризация, наличие эффективного процесса управления изменениями обязательно. Но не волнуйтесь, у нас есть всё, что вам нужно знать, чтобы быть эффективным агентом изменений для любого нового решения.

Что такое управление изменениями?

Управление изменениями в своей основе связано с успешным проведением людей через изменения поведения. Легко запутаться в бизнес-терминах, когда мы говорим о организационных изменениях (такое как: “У нас есть этот новый инструмент, и нам нужно успешно внедрить его к концу недели, чтобы выполнить наши цели на 4-й квартал!”), но человеческий фактор стоит в центре любых изменений. Если старые привычки умирают трудно, любая стратегия управления изменениями должна полностью учитывать тех, кто пострадает от обновления, иначе она потерпит неудачу.

Почему процесс управления изменениями важен? 

Мы все видели результаты плохо управляемых изменений: низкая усвояемость, страх, тревога и возвращение к старым привычкам. После серии неудачных изменений люди в конечном итоге перестают доверять тому, что какие-либо изменения будут успешными, и тогда даже перестают пытаться вносить изменения — в какой-то момент бизнес перестает быть конкурентоспособным и приходит в застой. Наличие эффективного процесса управления изменениями является смягчением рисков и позволяет организациям избежать этого цикла стагнации.

Первый шаг в хорошем процессе управления изменениями — это знать почему изменения происходят, а затем следовать этому четким общением и стимулами к изменению. В конце концов, отсутствие поддержки является одним из основных способов, по которым процессы управления изменениями терпят неудачу, но это не единственный способ. Подробно узнайте почему усилия по управлению изменениями терпят неудачу.

Основные причины, по которым изменения идут не так

• Причина изменения плохо понимается или сообщается
• Руководство не поддерживает изменения
• Правильные заинтересованные стороны не участвуют в процессе
• Реализация не продумана
• Недостаток краткосрочного или долгосрочного контроля
• Процесс ведется без эмпатии

Основные риски управления организационными изменениями

• Путаница, стресс и выгорание сотрудников
• Недостаток уверенности в том, что изменения приведут к успешным результатам, что приводит к высокому сопротивлению изменениям в организации
• Кажущиеся “хаотичные” рабочие условия
• Высокая текучесть кадров, что приводит к утрате институциональных знаний
• Проекты приостановлены или совершенно заброшены
• Низкая удовлетворенность клиентов, что приводит к негативным ассоциациям с брендом
• Низкая общая эффективность бизнеса

Каковы пять шагов управления изменениями? 

Чтобы направить вашу организацию на путь успешных изменений (и смягчить потенциальные риски), необходимо предпринять пять основных шагов. 

1. Подготовка к изменениям

Когда мы думаем о подготовке, мы склонны думать о логистике и решениях (которые важны ), но недооценённым аспектом процесса подготовки является то, как изменение может быть поддержано поведением и культурой. Помогите сотрудникам и руководству понять, где находятся проблемы, прежде чем вводить новое решение; активно запрашивайте отзывы о текущем состоянии дел и используйте их, чтобы проинформировать, как вы будете сообщать о предстоящем изменении и определить, кто должен быть заинтересованным лицом.

1. Создайте план управления изменениями и сообщите о стратегии и видении

Теперь, когда вы понимаете, как представить ваши изменения для более широкой организационной поддержки, вы готовы определить масштаб, разработать план внедрения, привлечь нужных заинтересованных лиц и определить, как вы будете измерять успешность. Также важно, чтобы вы обрисовали почему за изменениями как часть вашего процесса поддержки, когда вы представляете план различным сторонникам внутри компании, и говорите о том, как это повлияет на каждого из них индивидуально.

1. Реализация организационных изменений

Следующим шагом является запуск вашего проекта. Следуйте плану действий, который вы разработали, но убедитесь, что вы собираете отзывы на каждом этапе, чтобы увидеть, нужно ли вносить изменения по ходу дела. Это может не только снизить риск долгосрочных неудач, но и поддержать вовлеченность, так как сотрудники видят, что их потребности учитываются и интегрируются на всех этапах.

1. Интеграция изменения в организационную культуру и процессы

Вы закончили внедрение изменений, и всё идет отлично — в течение примерно 6 недель. Как вы удержите людей от возвращения к старым привычкам и аннулирования всей замечательной работы вашей команды? Укрепите изменения поведения с помощью стимулов, документации, постоянного общения, и, возможно, самое важное, видимого моделирования идеального состояния со стороны руководства.

1. Оценка влияния изменений

Пора рассмотреть успех ваших изменений. Вспомните ключевые показатели эффективности, которые вы назначили до внедрения изменений (сравнения до и после очень полезны), и проведите анализ после завершения, чтобы получить целостное представление о том, как прошел процесс и насколько “липким” он оказался.

Терминология процесса управления изменениями

Если вы хотите преуспеть в управлении изменениями, вам нужно усвоить терминологию. Вот краткий справочник.

Модель управления изменениями

Модель управления изменениями — это заранее созданная структура (основанная на множестве практических экспериментов) для создания эффективного процесса управления изменениями в компании. Распространенные модели: ADKAR, Левин, Коттер, МакКинси и Кюблер-Росс.

Процесс управления изменениями

Процесс управления изменениями — это полное внедрение изменений в рамках организации.

План управления изменениями

План управления изменениями — это конкретный способ изменения в рамках более широкого процесса. Вот наш экспертный гид по написанию вашего.

Как создать эффективный процесс управления изменениями для вашей организации

Теперь, когда вы знаете, как осуществлять плавный процесс управления изменениями, вы, возможно, задаетесь вопросом, какие шаги вам нужно предпринять, чтобы создать этот процесс с самого начала. Вот что вам нужно сделать:

Определите желаемые изменения и цели

Изменения ради изменений не приносят пользы никому. Шаг первый — точно выяснить, что нужно изменить и почему. Это не только проясняет такие вещи, как масштаб и сроки, но и помогает вам определить, кто должен быть вовлечен и на каком уровне.

Вовлекайте ключевых заинтересованных лиц и представляйте бизнес-кейс

Привлечение правильных заинтересованных сторон имеет ключевое значение. В конце концов, это они помогут вам правильно внедрить изменения! Им нужно поддержать изменения до того, как кто-либо другой, и они могут помочь вам определить лучший способ подготовки организации к тому, что впереди.

Планируйте изменения

Вот где вы должны задокументировать, какие ключевые показатели эффективности у вас будут в процессе изменений. Вам нужно будет сделать снимки вашего текущего состояния, чтобы оценить успех на заранее определенных этапах (а также после завершения процесса).

Определите ресурсы и методы измерения успеха

Что вам нужно для того, чтобы эффективно внедрить изменения? Как вы хотите, чтобы выглядело будущее состояние? Будьте как можно более подробными в определении критериев успеха.

Предоставьте четкое общение от начала до конца

Никто не любит оставаться в неведении! Убедитесь, что ваш процесс, контрольные точки и метрики успеха видны всем, кого это касается — и часто собирайте отзывы, чтобы вы могли...

Управление сопротивлением и улучшение влияния изменений

Опять же, изменения сложны. Убедившись, что люди слышат вас, вы можете помочь снизить уровень сопротивления и упростить процесс. Кроме того, периодические напоминания о том, почему происходят изменения и как это будет полезно тем, кто затронут, могут держать всех на пути к общей цели.

Признать успех проекта по управлению изменениями

В конце процесса (или, лучше сказать, на каждом большом этапе) празднуйте то, что вы и ваша команда достигли. Положительная обратная связь делает будущие планы изменений гораздо легче воспринимаемыми.

Оцените влияние и улучшите процесс управления изменениями в будущем

Признайте, что всегда есть место для улучшений. Это называется процессом не просто так. То, что сработало для вас много лет назад, может теперь потребовать полной переработки, поскольку у вас новая команда/организация/продукт. Возьмите те уроки, которые вы извлекли, и адаптируйте их.

Как убедиться, что у вас есть правильные инструменты для управления изменениями

Пересмотрите свой набор инструментов для управления изменениями

Обеспечьте себе успех в управлении изменениями, используя правильные инструменты для этого. Вот некоторые из лучших решений:

‍