Что такое инструменты внутренней коммуникации?

Инструменты внутренней коммуникации — это программное обеспечение, которое помогает компаниям управлять коммуникацией с сотрудниками. Эти инструменты могут помочь оптимизировать коммуникацию между менеджерами и сотрудниками или между самими сотрудниками. Они также могут снизить необходимость в лицом к лицу встречах, что может сэкономить время и деньги.

Примеры внутренней коммуникации

Существует множество способов общения на работе, но вот несколько универсальных взаимодействий, которые происходят практически в любом рабочем месте:

Коммуникация от руководства к сотрудникам

Такой вид внутренней коммуникации сосредоточен на организационной структуре и передаче информации сверху вниз от менеджеров и лиц, принимающих решения, к индивидуальным вкладчикам. Это может быть что угодно, от вашей обычной встречи менеджера 1:1 до быстрого сообщения, чтобы подтвердить, что вы все еще в пути к выполнению дедлайна.

Коммуникация от сотрудников к руководству

Если вы ищете способ, чтобы сотрудники могли сообщать важную информацию высшему руководству, вам нужно сосредоточиться на коммуникации от сотрудников к руководству. Коммуникация подобного рода, как правило, является совместной, потому что она ориентируется на рабочую силу в целом. 

Взаимодействие между коллегами

Будь то разговор с кем-то из вашей команды или беседа с другим индивидуальным участником, вы работаете над тем, чтобы поддерживать коммуникацию между коллегами. Это коммуникация, которая происходит между сотрудниками на протяжении дня.

Кризисная коммуникация

Этот критически важный тип внутренней коммуникации может описывать стратегии, системы и процессы, которые организации используют для общения в кризисной ситуации. Поскольку эти проблемы редко возникают с предупреждением, важно, чтобы организация задумывалась о том, как справляться с ситуациями до их возникновения. 

Коммуникация в условиях изменений

Независимо от того, имеете ли вы дело с чем-то незначительным или крупной корректировкой, для управления изменениями необходима правильная форма коммуникации. Коммуникация об изменениях должна помочь сотрудникам понять ожидаемые изменения, когда и почему они происходят, а также контекст того, как изменение повлияет на всю организацию или отдельные команды. 

Почему инструменты коммуникации важны?

В современном рабочем месте коммуникация играет ключевую роль. Наличие правильных инструментов может значительно повлиять на то, насколько хорошо ваша команда работает вместе и насколько эффективно вы можете выполнять задачи.

‍

‍

Преимущества инструментов коммуникации

• Способствует сотрудничеству между командами
• Снижает потери времени
• Устраняет географические барьеры
• Улучшает эффективность, ясность и прозрачность
• Предоставляет сотрудникам необходимую информацию для выполнения их работы
• Стимулирует вовлеченность в рабочий процесс

Без инструмента для коммуникации вам, вероятно, придется столкнуться с проблемами координации работы, поддержанием всех в курсе событий и простым донесением вашей точки зрения. Когда коммуникация неэффективна, это может привести к разочарованию, потере времени или избытку информации.

Особенности эффективного инструмента коммуникации

Возможности поиска

Возможность искать конкретные сообщения или беседы является ключевым компонентом любого отличного инструмента коммуникации. Эти инструменты должны иметь функции, которые позволяют вам искать по ключевым словам, людям, датам, тегам, категориям и даже вложениям. Это позволяет пользователям легко находить информацию, которая им нужна, не составляя поисковые запросы внутри проектов.

Максимизируйте возможности ваших инструментов для внутренней коммуникации, подключив их к совместимому корпоративному ИИ-поиску. Например, с помощью Guru вы можете получать мгновенные ответы, полученные из ваших чатов—не покидая своего рабочего процесса для их поиска.

Организация и структура

Организованный инструмент коммуникации позволит пользователям структурировать информацию так, как им удобно. Многие инструменты коммуникации могут создавать каналы, тегирование и даже настраиваемые поля для упрощения организации информации. 

Возможность контролировать, как представлена информация, упрощает пользователям поиск необходимой информации и снижает общую загроможденность проекта.

Новостная лента

Коммуникационные инструменты, предоставляющие пользователям новостную ленту, позволяют командам следить за происходящим в реальном времени. Эта функция важна для того, чтобы все оставались в курсе и получали последнюю информацию о последних событиях и разработках проекта между командами.

Уведомления и объявления

Возможность получать уведомления о конкретных разговорах или сообщениях является ключевой функцией коммуникационных инструментов. Это позволяет пользователям быть в курсе последних событий в проекте и гарантирует, что важная информация не будет упущена.

Обмен файлами

Не редкость, когда компании используют несколько инструментов для внутренней коммуникации, что делает функцию обмена файлами решающей. Возможность обмена PDF-файлами, изображениями, видео и другими типами файлов может облегчить сотрудничество членов команды над проектами.

Социальный обмен

Возможность делиться информацией с людьми за пределами вашей компании является значительным преимуществом коммуникационных инструментов. Эта функция позволяет вам быстро подключаться к потенциальным клиентам, заказчикам, партнерам и другим заинтересованным сторонам.

Отслеживание активности

Возможность отслеживать активность — это функция, которая может помочь пользователям увидеть историю того, что было сказано и сделано в проекте. Возможность просматривать историю активности также может быть полезна при работе над несколькими проектами, так как она служит закладкой для справки о том, над чем вы работаете, не просматривая каждый проект отдельно. Это также может быть полезно для целей аудита или просто для понимания того, как проект развивался с течением времени.

Безопасность и разрешения

Безопасность играет важную роль в том, как ваши данные хранятся. Использование инструмента коммуникации, который предлагает расширенные разрешения и безопасность, может дать вам уверенность в том, что ваши данные в безопасности.

Поддержка нескольких языков

Поддержка нескольких языков часто игнорируется, когда речь идет о коммуникационных инструментах. Тем не менее, это может быть критически важной функцией для компаний с сотрудниками или клиентами, находящимися в разных частях мира. 

Наличие возможности использовать инструменты на нескольких языках также способствует созданию инклюзивной среды и позволяет сотрудникам или клиентам воспользоваться программой на их родном языке.

Взаимодействия и обсуждения

При работе в рамках инструмента может быть полезно иметь возможность взаимодействовать с другими пользователями в обсуждении, не используя отдельный инструмент. Эта функция позволяет вам задавать вопросы, давать обратную связь и сотрудничать с другими в реальном времени.

Мобильное приложение

Возможность доступа к вашему инструменту коммуникации на ходу является значительным преимуществом. Мобильные приложения позволяют пользователям оставаться на связи и продолжать работать над проектами, даже когда они не находятся в своем офисе. Это может помочь командам быть в курсе любых срочных обновлений или уведомлений сразу после их появления.

Интеграции

Возможность интегрироваться с другими инструментами может сделать коммуникацию более последовательной. Это может включать инструменты управления проектами, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и даже бухгалтерское программное обеспечение. 

Хотя некоторые инструменты имеют эти интеграции встроенными, другим может потребоваться использование стороннего программного обеспечения, поэтому важно учитывать, что будет работать лучше всего для вашей команды при выборе инструмента для коммуникации.

Типы инструментов внутренней коммуникации

Существует множество инструментов, которые способствуют качеству стратегии внутренних коммуникаций компании. Вот некоторые из самых важных:

• Сообщения и чат
• Интранет
• Инструменты для сотрудничества
• Управление знаниями 
• Управление проектами 
• Голосовая и видеосвязь
• Обмен файлами 
• Укрепление команды
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Сообщения и чат

Инструменты сообщений и живого чата позволяют командам общаться в реальном времени, будь то в одном помещении или по всему миру. Эти инструменты позволяют быстро и легко общаться между членами команды, не прибегая к лицом к лицу взаимодействию.

Некоторые из преимуществ этих инструментов заключаются в том, что их можно использовать для неформальных разговоров, они позволяют быстро обмениваться информацией и могут использоваться для обмена файлами и ссылками.

С другой стороны, они могут затруднить поддержание обратной связи во время беседы и могут отвлекать, если используются для разговоров, не относящихся к работе.

Интранет 

Интранеты — это частные сети доступные только для сотрудников организации. Интранеты сотрудников предоставляют платформу для команд для общения, оставаясь в курсе новостей и объявлений компании. 

Плюсы:

• Можно использовать для обмена конфиденциальной информацией
• Облегчает сотрудничество по проектам
• Можно настроить под потребности организации

Минусы:

• Может быть трудно настроить и поддерживать
• Не все сотрудники могут иметь доступ к сети

Инструменты для сотрудничества

В совместной рабочей среде важно иметь возможность совместно работать над документами. Инструменты для совместной работы над документами позволяют членам команды работать над одним и тем же документом одновременно и видеть изменения друг друга в режиме реального времени. Эти инструменты можно использовать для мозговых штурмов, написания документов,  дизайн-работы или сотрудничества по презентациям. 

Плюсы:

• Можно использовать для различных целей
• Позволяет членам команды работать вместе в реальном времени
• Можно использовать для мозговых штурмов

Минусы:

• Могут потребовать обучения для правильного использования членами команды

Управление знаниями

В эпоху информации важно управлять и делиться знаниями компании, поддерживая единственный источник правды внутри организации. Инструменты управления знаниями помогают командам организовывать, хранить и делиться информацией, минимизируя время на бесполезные вещи. 

Плюсы:

• Можно использовать для хранения и обмена различной информацией
• Облегчает доступ к информации
• Может помочь командам оставаться организованными
• Некоторые инструменты управления знаниями могут также служить интранетом

Минусы:

• Устаревшие инструменты могут требовать значительных временных затрат на настройку и поддержку

Хотя устаревшие инструменты, как правило, имеют высокие барьеры для входа, инструменты следующего поколения (включая Guru) позволяют вам строить вашу базу знаний просто используя их, благодаря возможностям ИИ и возможности связаться с любыми инструментами, которые уже есть в вашем рабочем процессе.

Управление проектами

Инструменты управления проектами помогают командам планировать, отслеживать и выполнять проекты. Эти инструменты могут использоваться как для небольших проектов, так и для крупных инициатив, и позволяют сотрудникам управлять сроками и отслеживать их прогресс.

Плюсы:

• Может использоваться для малых или крупных проектов
• Позволяет сотрудникам управлять сроками и отслеживать прогресс
• Может помочь командам оставаться в рамках бюджета

Минусы:

• Может быть трудно изучить и использовать
• Может быть негибким в зависимости от команд, которые их используют
• Может потребовать постоянного обучения для членов команды

Видеоконференции и голосовые конференции

Инструменты голосовой и видеоконференции позволяют участникам команды общаться друг с другом, находясь в разных местах. Эти инструменты могут использоваться для командных встреч, тренингов или индивидуальных консультаций. Видеоконференции также могут использоваться для подключения к удаленным членам команды или клиентам. 

Плюсы:

• Может использоваться для всех видов разговоров
• Позволяет членам команды взаимодействовать друг с другом, находясь не в одном помещении

Минусы:

• Может быть дорого настроить

Обмен файлами

В цифровом рабочем пространстве важно быстро и легко делиться файлами. Инструменты обмена файлами позволяют участникам команды делиться документами, фотографиями, видео и другими типами файлов друг с другом. Эти инструменты могут использоваться для сотрудничества или просто для передачи информации.

Плюсы:

• Позволяет участникам команды обмениваться файлами

Минусы:

• Может быть трудно отслеживать, кто имеет доступ к каким файлам
• Может потребовать подписку для определенных функций

Укрепление командного духа

В связи с ростом удаленной и гибридной работы, нахождение способов, чтобы наладить отношения с коллегами и менеджерами, стало более важным, чем когда-либо. Инструменты для укрепления командного духа предоставляют сотрудникам разные способы взаимодействия и построения отношений различными способами. 

Плюсы:

• Создает связи между сотрудниками
• Укрепляет корпоративную культуру 

Минусы:

• Возможность возникновения конфликта расписания среди коллег

Маркетинг

Маркетинговые инструменты помогают командам создавать и управлять маркетинговыми кампаниями. Их можно использовать для самых разных целей, таких как email-маркетинг, маркетинг в социальных сетях или контентный маркетинг.

Плюсы:

• Позволяет маркетинговым командам отслеживать результаты и измерять успех сообщений и кампаний

Минусы:

• Дополнительные инструменты могут потребоваться для более детальной аналитики

Управление отношениями с клиентами (CRM)

Программное обеспечение CRM помогает организациям управлять и поддерживать отношения с клиентами. Этот тип программного обеспечения можно использовать для продаж, маркетинга или обслуживания клиентов.

Плюсы:

• Позволяет организациям отслеживать взаимодействия и данные клиентов
• Может помочь улучшить удовлетворенность клиентов

Минусы:

• Может потребовать значительных временных затрат для настройки и обслуживания

Лучшие инструменты для внутренней коммуникации

Сообщения и чат: Slack

Если вы ищете пример программного обеспечения для внутренней коммуникации сотрудников, ориентированного на обмен сообщениями и чат, то не ищите дальше, чем Slack. Этот инструмент позволяет пользователям отправлять и получать сообщения от отдельных лиц, групп и команд

Интранет: Guru

Guru — это инструмент для тех, кто хочет объединить возможности [инструментов внутренней коммуникации и интранетов](). Пользователи получают все преимущества и гибкость сотрудничества, которые предлагают традиционные интранеты. И благодаря нашим интеграциям и расширению для браузеров пользователям не нужно выходить из текущего рабочего процесса, чтобы находить (или вносить) ответы.

Сотрудничество: Figma

Возможно, что члены вашей команды по бренду и UX уже очень хорошо знакомы с Figma, но этот инструмент совокупного проектирования интерфейса может быть полезен всем на работе. Их инструмент FigJam может оказаться очень полезным для любого сеанса мозгового штурма, и он интегрируется с различными инструментами, которые могут уже быть частью вашего стека технологий.

Управление знаниями: Guru

Guru может быть отличным инструментом для интранета и внутренней коммуникации, но это также решение для управления знаниями, которое предоставляет людям информацию и ответы, которые им нужны в тот момент, когда они нужны. С помощью Guru ваша команда может создавать, делиться, получать доступ и обновлять информацию прямо в контексте своего существующего рабочего процесса. 

Управление проектом: Asana

Управление проектами выводит внутренние коммуникации на совершенно новый уровень, и универсальный инструмент, такой как Asana, может помочь как менеджерам проектов, так и отдельным участникам. Помимо простоты использования, Asana облегчает автоматизацию процессов, повторение задач и рабочих потоков, что может помочь значительно упростить и оптимизировать управление проектами. 

Видеоконференции: Zoom

Солидный план внутренней коммуникации нуждается в инструменте видеочата для его реализации, и Zoom стал повсеместным выбором для компаний. Помимо простоты использования, Zoom также позволяет пользователям записывать встречи и предлагает разрешение до 1080p для платных аккаунтов. 

Обмен файлами: Google Drive

Набор профессиональных инструментов Google в сочетании с его приметно низкой ценой сделал Google Drive одним из самых популярных инструментов для обмена файлами как для компаний, так и для частных лиц. Этот инструмент может бесшовно интегрироваться с рядом других популярных приложений и обладает мощной функцией поиска, которая облегчает поиск файлов. 

Укрепление командного духа: Donut

Хотите непринужденный способ связаться с сотрудниками и завести новых друзей? Смотрите не дальше, чем Донат, один из наших любимых инструментов для укрепления командного духа. Donut случайным образом соединяет сотрудников для разговоров и возможностей для общения. Это отличный способ помочь людям познакомиться с коллегами за пределами их обычных отделов и команд. 

Маркетинг: Hubspot

Hubspot стал отраслевым стандартом в качестве универсального маркетингового инструмента. Помимо своих функций планирования и создания контента, этот инструмент также позволяет пользователям измерять и просматривать аналитику и метрики кампаний.

Управление отношениями с клиентами: Salesforce

Salesforce может не приходить на ум, когда вы думаете о программном обеспечении CRM и инструментах командной коммуникации, но это один из самых комплексных инструментов управления отношениями, доступных на рынке. Этот инструмент предлагает широкий спектр услуг и интеграций и идеально подходит для компаний, которые заботятся о настраиваемости и масштабируемости.

7 стратегий для построения плана внутренней коммуникации

Теперь, когда вы знаете основы инструментов внутренней коммуникации, пора начинать планировать свою стратегию. Вот несколько вещей, которые следует учитывать при начале построения вашего плана:

• Определите ваши цели: Что вы хотите достичь с помощью внутренней коммуникации? Хотите увеличить вовлеченность сотрудников? Улучшить коммуникацию между отделами? Убедитесь, что все в курсе новостей и объявлений компании?
• Определите вашу аудиторию: С кем вам нужно общаться? Со всеми сотрудниками? Только с удаленными сотрудниками? Нужно ли вам сегментировать ваши сообщения по отделам или локации?
• Выберите правильные каналы: Какие каналы коммуникации будут работать лучше всего для вашей аудитории и целей? Электронная почта? Интранет? Slack? Видеоконференции?

1. Пересмотрите ваши текущие методы внутренней коммуникации

Обратите внимание на способ, которым вы в настоящее время общаетесь с вашими сотрудниками. Есть ли области, которые могут быть улучшены, или инструменты или каналы, которые вы не используете и которые могут быть полезны? Пройдите наш 5-минутный опрос, чтобы помочь определить области для улучшения.

2. Определите области для улучшения

Теперь, когда вы рассмотрели свои текущие внутренние коммуникации, пора начать думать о способах улучшения. Вот несколько идей, чтобы помочь вам начать:

Увеличьте вовлеченность сотрудников: Если вы хотите увеличить вовлеченность сотрудников, подумайте о том, чтобы использовать инструменты, которые позволяют двустороннюю коммуникацию. Это может быть что-то вроде корпоративного форума или инструмента мгновенного обмена сообщениями.

Упростите поиск информации: Если сотрудники испытывают трудности с поиском необходимой информации, подумайте о том, чтобы использовать поисковый интранет или платформу для внутренней коммуникации , которая позволяет тегировать и категоризировать контент.

Убедитесь, что все на одной волне: Если вы хотите убедиться, что все получают одни и те же сообщения, подумайте о том, чтобы использовать инструмент, который позволяет вам нацеливаться на определенные группы людей или который позволяет вам отправлять сообщения всем сразу.

3. Запрашивайте обратную связь и идеи

Спросите ваших сотрудников, как они считают, что внутренние коммуникации можно улучшить. Какие инструменты или методы они хотели бы видеть внедренными? Что они считают работающим хорошо и что необходимо изменить? Вы также можете попросить отзывы после того, как внесете изменения в ваш план внутренней коммуникации. Это поможет вам оценить, эффективны ли изменения.

4. Регулярно общайтесь

После того как вы реализуете свой план внутренней коммуникации, важно регулярно общаться с вашими сотрудниками. Это может происходить через еженедельные или ежемесячные обновления, объявления для всей компании или просто общие проверки.

Убедитесь, что вы информируете сотрудников обо всех изменениях или обновлениях плана и запрашиваете их обратную связь о том, как идут дела. Внутренняя коммуникация — это непрерывный процесс, поэтому обязательно регулярно просматривайте и обновляйте свой план.

5. Предложите ресурсы и обучение для сотрудников

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники использовали инструменты и каналы внутренней коммуникации, которые вы настроили, важно предложить ресурсы и обучение для сотрудников. Это может включать в себя такие вещи, как:

• Краткое руководство по использованию инструментов
• Онлайн-уроки или обучающие видео
• Личное обучение или групповые занятия

6. Установите золотое правило

Важно установить стандарт, общепринятый в компании (или “Золотое правило”) для внутренней коммуникации, который определяет, как сотрудники должны ожидать получения и восприятия информации. Это может быть что-то столь же простое, как  "все сотрудники должны проверять корпоративный интранет каждый день" или что-то более сложное. В Guru наше правило:

Мы ищем и делимся знаниями. Для того чтобы это работало, должен быть “контракт” между вами и всеми, с кем вы работаете в Guru. Это означает, что каждый из нас обязуется выполнять 2 вещи…

(1) Вы делитесь своими знаниями асинхронно, зная, что все остальные будут стремиться усвоить то, что вы делитесь. Вы признаете аудиторию, с которой делитесь, и оптимизируете контент для них, потому что для вас важно, чтобы они понимали.

(2) Вы стремитесь усвоить знания, которые другие потратили время на подготовку, чтобы поделиться с вами. Если то, что делится, неясно или не актуально, вы признаете ценность в предоставлении такого фидбэка, чтобы улучшить то, что будет делиться в будущем.

Установив правило, вы можете помочь убедиться, что все понимают одно и то же и что общение является последовательным.

7. Используйте шаблоны 

Улучшение вашей внутренней коммуникации не обязательно должно быть трудоемким процессом. Существует ряд шаблонов и инструментов автоматизации, которые могут помочь вам оптимизировать процесс и сэкономить время. 

Используйте шаблоны для таких вещей, как объявления компании, протоколы встреч или обновления статуса, чтобы установить стандарты на уровне компании, и воспользуйтесь инструментами автоматизации для планирования и отправки сообщений или создания и распространения контента.