What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Это позволяет вам проработать конкретную идею, собрать свои мысли и предложить ответы, когда вы будете готовы. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Поскольку асинхронная коммуникация не требует, чтобы удаленные сотрудники были подключены одновременно, вы можете отправить сообщение сотруднику в Европе из своей квартиры в Сан-Франциско, и он ответит позже в тот же день, когда сядет за рабочее место.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

Чтобы было ясно, мы не просим вас полностью отказаться от общения в реальном времени. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

Это также полезно, когда вы хотите обсудить чувствительные темы, дать критические отзывы, провести оценку работы или одновременно проработать множество идей.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Вы целый день отвечаете на бесконечную цепочку писем вместо того, чтобы завершить задачу, срок выполнения которой истекает через час.

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Не микроменеджируйте, но оставайтесь доступными, когда им нужна помощь, чтобы преодолеть препятствие. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Сочетайте асинхронное и синхронное общение, и у вас будет счастливая команда с здоровым балансом между работой и личной жизнью.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Когда вы пишете, труднее недопонять или потерять контекст. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. К сожалению, если вы не работаете в действительно классной секретной программе, о которой мы, вероятно, не должны знать, людям потребуется много напоминаний о правилах работы и общения.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Важно не ограничиваться только письменными документами, когда вы думаете о том, как лучше всего донести определенные вещи. Инструкционные видео, инфографика и аудиофайлы могут быть отличным способом держать людей в курсе. 

Наличие правильной документации дает людям гораздо большую гибкость и помогает обеспечить доступность информации и её простоту для понимания. Это может помочь сократить бесконечные переписки (так скажем, долгие моменты ожидания) и позволяет всем работать более автономно и эффективно.

Планируйте заранее 

Вместо того, чтобы отправлять сообщение, которое гласит:

“Привет, Линда, не могла бы ты сейчас отправить мне обновленный чек-лист по адаптации для нашей торговой команды?”

Вы могли бы сказать:

“Привет, Линда, мне понадобится обновленный контрольный список для наших продаж через три дня.”

Планирование дает сотрудникам время подготовиться и устраняет давление завершать задачи немедленно.

Убедитесь, что каждый имеет доступ к нужным документам 

Проверьте настройки совместного использования документов и убедитесь, что ваши коллеги имеют доступ к соответствующим файлам. Это может показаться незначительным, но если кто-то должен запросить доступ, это может привести к ненужным задержкам в несколько часов или даже в целый день. 

Используйте темы для эффективного общения 

Цель тем заключается в том, чтобы упростить текстовые обсуждения. Обсуждения по электронной почте фрагментарны и блокируют информацию внутри почтового ящика, где к ней могут получить доступ только отправитель и получатель.

Темы отлично подходят для разговоров, где несколько участников команды могут делиться идеями и принимать решения.

Перед встречами используйте темы, чтобы делиться соответствующей информацией, чтобы помочь вашей команде понять обсуждаемую тему. После встречи продолжите обсуждение, чтобы те, кто не смог присутствовать, могли найти информацию. Вы можете поделиться ссылкой на видео заседания в теме, и любой, кто задаст вопросы, получит ответы прямо в теме.

Инструменты общения такие как Slack позволяют вам управлять групповыми проектами, добавляя задачи прямо в темы обсуждений проекта. Вместо того, чтобы проходить через различные разрозненные обсуждения, ваша команда может быстро найти нужную тему вместе с информацией, необходимой для начала работы. 

Выключите уведомления, когда работаете

Уведомления разрушают вашу продуктивность. Это поддерживает вас в состоянии гиперотзывчивости, когда вы всегда ждете звука уведомления на смартфоне или компьютере. Каждый раз, когда вы отвечаете, требуется 25 минут чтобы вернуться в привычный ритм, что приводит к потерям в производительности.

Вместо этого используйте временные блоки, чтобы получить больше от каждого дня. Если вы работаете 8 часов в день, вы можете проверять уведомления каждые три часа и отвечать сразу.

Как менеджер

Узнайте, когда использовать асинхронную или синхронную коммуникацию

Что вы можете сообщить по электронной почте, в теме или через видеозвонок Zoom?

Хотя члены команды могут устанавливать свои рабочие часы при асинхронной коммуникации, важно, чтобы менеджеры знали, когда ожидать (или не ожидать) ответов в реальном времени.

Установите протокол для ситуаций, требующих немедленного ответа, и создайте специальный канал, чтобы сотрудники знали, что должны сразу отвечать, когда получают такие сообщения.

Например, отключение вашего веб-сайта является чрезвычайной ситуацией и требует всех рук на палубе, чтобы исправить это немедленно. Отчет по задаче, срок выполнения которой на следующей неделе, может быть передан через Slack или напоминание отправлено в Asana.

Наладьте четкие процессы коммуникации 

Одна из основных причин, по которой асинхронная коммуникация оказывается неэффективной, заключается в том, что у людей отсутствуют правила о коммуникации. Именно поэтому важно установить четкие ожидания относительно того, как люди общаются друг с другом. Когда вы делаете это правильно, вы снижаете вероятность недопонимания или неправильной передачи информации. 

Рассмотрите возможность установления надлежащих рабочих часов, когда сотрудники будут находиться за своими компьютерами и доступны для работы. Используйте различные ярлыки, названия и настройки тем в ваших каналах Slack, чтобы сотрудники знали, какие обсуждения им следует вести в этих каналах

Определите срочность 

Неисправная публичная функция на веб-сайте или приложении является неотложной проблемой. Вопрос о том, какой цвет записок Post-it® предпочитает ваша команда, не является таковым. Если вы не найдете способ различить их, каждое входящее письмо или сообщение в Slack будет восприниматься как чрезвычайная ситуация. 

Для того чтобы асинхронная коммуникация работала, сотрудникам нужно знать разницу между срочными вопросами и теми, которые могут подождать.

Установите руководящие принципы относительно того, что действительно представляет собой срочную проблему, и лучший способ обозначить это. Иметь четкий план действий относительно того, к кому обращаться, какие шаги предпринять и как документировать проблему. 

Хотите углубиться в лучший способ решения проблем с коммуникацией на работе? Посмотрите наш пост о нашем подходе к внутренней коммуникации в Guru.

Оценивайте членов команды на основе результатов и результатов 

Дайте понять сотрудникам, что они будут оцениваться по вкладу в достижение целей команды, а не по количеству часов, проведенных на рабочем месте. 

Сотрудники могут устанавливать свои рабочие часы, если они продуктивны. Если они предпочитают работать три часа утром и четыре часа вечером для беспрерывного глубокого труда, это нормально, если они достигают своих месячных целей.

Отмените жесткое рабочее время

Принятие гибкого графика работы позволяет вам нанимать лучшее из любых мест в мире. Вы естественным образом стремитесь к асинхронной коммуникации, когда все не могут быть онлайн одновременно. 

Запланируйте асинхронные проверки

Когда на вашей команде существует много зависимостей, у вас будет больше встреч. Перед тем как Рик отправит обновление клиенту о найденной ошибке, он должен проверить у Анны из отдела инженерии, исправлена ли проблема. Никто не знает, чем занимается другой, что приводит к встречам и длинным цепочкам писем.

Используйте удаленные проверки, чтобы сделать встречи асинхронными. Это способ для команд делиться тем, над чем они работают, не нарушая своего рабочего процесса.

Несколько способов сделать это:

• Центральный портал, где команды делятся проектами, над которыми они работают каждый день
• Инструмент управления проектами, такой как Asana, где вы создаете рабочие процессы и отслеживаете прогресс по нескольким проектам
• Инструмент обмена сообщениями, такой как Slack, где команды могут разместить информацию о том, над чем они работают, и он без проблем интегрируется с внутренними коммуникационными платформами такими как Guru

Поощряйте рутины, но не возвращайтесь к старым привычкам 

Хотя необходимость поддерживать традиционные рабочие часы в удаленной среде уменьшается, поощряйте свою команду иметь рабочую рутину, которая заменяет старый график с 9 до 5.

Как руководитель команды, вы можете установить:

• Времена для еженедельных проверок, когда все должны присутствовать
• График ответов на электронные письма и сообщения в Slack (может составлять 12-24 часа)
• Процедуры для общения для тех, кто в разных часовых поясах и в случае чрезвычайной ситуации

Создайте доверие, независимость и ответственность в вашей рабочей культуре 

Доверие и независимость — это ценности, на которых основана асинхронная коммуникация. Вам нужно доверять, что ваша команда выполнит работу в срок, чтобы коллеги не беспокоились о том, что кто-то не сдержит своего слова. Когда сотрудники работают независимо, не подвергаясь микроменеджменту, это способствует инновациям и повышает их уверенность.

Давайте дадим людям немного больше свободы. Еще совсем недавно было почти невозможно, чтобы асинхронная работа, ну, работала. Благодаря инновациям в современной технологии, работать удаленно стало легче, чем когда-либо, но важно помнить, что рабочая среда, которой мы наслаждаемся сейчас, не была бы возможна 20 лет назад, или даже 10 лет назад в некоторых случаях. 

Помните, вы и ваши коллеги работаете вместе не просто так. Вы все признаны эффективными, талантливыми и способными сотрудниками. Если кто-то не дал вам повода думать, что он не может справиться с обязанностями, связанными с асинхронной работой, доверьтесь, что он сможет справиться с следующим шагом в вашей рабочей среде.

Сделайте информацию легко доступной с помощью системы управления знаниями 

81% сотрудников чувствуют себя разочарованными, когда не могут получить доступ к информации, необходимой для выполнения задачи. 

Внутренняя система управления знаниями (KM) минимизирует необходимость для сотрудников задавать вопросы. Она становится центральным хранилищем всех документов компании, таких как адаптация сотрудников, документация по процессам, рекомендации по публикациям и ценности бренда. Система, которую вы выбираете, должна быть интуитивно понятной, легкой для поиска и интегрироваться с вашим рабочим процессом.

Используйте время встречи с пользой

Мы уже говорили, что принятие модели асинхронной коммуникации не означает отказ от синхронной работы. Когда вы являетесь частью распределенной рабочей силы, каждая встреча имеет значение. Пандемия заставила нас внимательно рассмотреть, как мы использовали наше время встреч и действительно подумать о лучших способах использования времени всех.

Потратьте время, чтобы подумать о цели встречи и основных задачах, прежде чем открывать свой инструмент планирования. Спросите себя, действительно ли это то, что нужно обсудить вживую, или вы можете получить тот же результат, отправив электронное письмо или сообщение в Slack.

Работа перед встречей может быть ценным инструментом для людей, работающих асинхронно. Если дать людям возможность просмотреть документы, посмотреть видео или прийти подготовленным с вопросами или идеями перед официальной встречей, это может сократить время встречи и сделать её более результативной. 

И не забывайте о ценности записанных встреч. Несмотря на ваши лучшие усилия, будут случаи, когда некоторые люди не смогут присутствовать. Записанные встречи могут предоставить людям информацию нужную для дальнейшей работы.

Инвестируйте в мероприятия по укреплению команды 

Когда вы принимаете асинхронную коммуникацию, становится меньше возможностей для команд общаться лицом к лицу или общаться, особенно когда вы находитесь удаленно. 

Вы можете восполнить этот пробел, организовав регулярные мероприятия, которые способствуют укреплению отношений и единству команды. Например, вы можете организовать ежемесячные игровые часы по пятницам, выпить что-то в Zoom, чтобы пообщаться, или провести полугодичные ретриты.

Это дает вашей команде то, чего стоит ждать в дни, когда они чувствуют себя изолированными или демотивированными.

Используйте инструменты, которые способствуют асинхронной коммуникации 

Guru 

Guru — это инструмент для внутренней коммуникации и платформа для обмена знаниями, которая предоставляет проверенную информацию от экспертов вашей команды. Эта информация может быть доступна сотрудникам прямо там, где они работают. Думайте о Guru как о корпоративной вики, которая интегрируется с вашим рабочим процессом, так что у вас всегда будет нужная информация для выполнения вашей работы.

Google Workspace

Google Workspace — это коллекция облачных вычислений и инструментов производительности, которые упрощают совместную работу над проектами в одном месте. Инструменты в Google Workspace включают Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms и Drive.

Несколько человек могут совместно работать над документом, оставлять комментарии там, где что-либо неясно, и решать проблемы в режиме реального времени. Все сохраняется на Google Диске, поэтому вам не нужно беспокоиться о потере документов или доступе к файлам.  

Приложения для обмена сообщениями

Приложения для обмена сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams устраняют необходимость долгих обсуждений по электронной почте и упрощают общение через платформу обмена сообщениями. 

Вы можете организовать темы по каналам для различных команд, чтобы улучшить качество и актуальность разговоров. Члены команды могут выбрать, как они хотят получать уведомления на основе интересующих тем или доступности. 

К счастью, Slack не показывает уведомление о прочтении, что снимает давление, требующее немедленного ответа, когда вы получаете личное сообщение.

Asana

Используйте Asana для назначения проектов и сроков вашим коллегам, не отправляя электронную почту или организуя встречу. Вы можете отмечать своих сотрудников, комментировать проекты и даже связывать ключевые проектные документы в Asana, чтобы предоставить все необходимое для эффективного выполнения работы. 

Loom

Loom — это инструмент видеообменов, где вы можете записывать свой экран, лицо и голос, чтобы создавать видео и мгновенно делиться ими либо по электронной почте, либо по ссылке. Вы можете использовать Loom для документирования процессов, адаптации новых сотрудников и обмена знаниями с вашими коллегами.

Как инструмент асинхронной коммуникации, вы отправляете видео сообщения в свое время, а ваш коллега просматривает видео в удобное для него время. Это отличный способ объяснить дорожную карту продукта, показать своим коллегам, как исправить ошибку, или объяснить, почему вы приняли определенные решения.

Остерегайтесь создания культуры, которая всегда «включена»

Сотрудники сталкиваются с перегрузкой в сотрудничестве, когда слишком много времени тратят на ответы на запросы и взаимодействие с командой в ущерб своей работе. Несколько причин перегрузки в сотрудничестве включают:

Приоритизация коммуникации над продуктивностью 

Согласно Harvard Business Review, в настоящее время сотрудники тратят на 50% больше времени на сотрудничество, чем 20 лет назад. 

Подумайте, 80% рабочего времени на электронную почту, 15% времени компании на встречи и более 200 сообщений в Slack в день. Время сотрудников дорого, и компании должны оценить, работают ли их текущие внутренние коммуникации на них или против них .

Эта тенденция к постоянной коммуникации означает, что весь день распределен вокруг встреч с временем, проведенным между ними, потраченным на основные рабочие функции. Это обычно приводит к тому, что сотрудники работают сверхурочно в рабочие дни и выходные (без дополнительной оплаты), чтобы завершить назначенные задачи.

Ненужное давление на сотрудников, чтобы всегда быть на связи 

Если работники всегда участвуют в реальном взаимодействии, то они не имеют контроля над своим расписанием. Вместо того чтобы устанавливать свои собственные программы и быть продуктивными, ваша команда проводит день, отвечая на запросы. Чтобы компенсировать потерянное время, они работают быстрее, что приводит к большему давлению, более высокой фрустрации и стрессу. Результатом становится выгорание и недостаток мотивации появляться на работе.

Низкое качество разговоров 

Первый ответ, вероятно, не самый лучший. Когда нужно реагировать немедленно, нет времени обдумывать ответы и давать вдумчивые ответы, потому что вы находитесь под давлением.  Качество общения страдает, и решения часто хуже среднего.

Удаленная работа здесь, чтобы остаться: продвигайте эффективность над постоянной коммуникацией

Будущее работы распределено и разнообразно. Все больше компаний понимают, что им не нужно находиться в одном часовом поясе, чтобы добиваться результатов. Следовательно, успех теперь зависит от результатов и выхода, а не от того, сколько часов вы присутствуете.

Принятие асинхронной системы позволяет вам привлечь лучшие таланты всего мира. Это дает вашей команде автономию выбирать часы, когда они наиболее продуктивны, и максимизировать результат, не будучи постоянно на связи. Это отличный способ выполнять более глубокую работу, отключаться, когда необходимо, и возвращаться с новыми силами.

В тех случаях, когда вам нужны личные разговоры, выбирайте инструменты которые сочетают асинхронную и синхронную коммуникацию для оптимизированного рабочего процесса.