What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

ما هي فوائد الاتصال غير المتزامن؟

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. It allows you to think through a particular idea, gather your thoughts, and offer responses when you’re ready. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Since async communication doesn't require remote workers to be connected at the same time, you can send a message to an employee in Europe from your apartment in San Francisco and they’ll respond later in the day when they sit at their workstation.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

To be clear, we’re not asking you to ditch real-time communication entirely. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

It’s also useful when you want to discuss sensitive topics, give critical feedback, performance review, or brainstorm a lot of ideas at once.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• You spend an entire day replying to an endless email thread instead of finishing that task that’s due in an hour

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Don’t micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combine async and synchronous communication and you’ll have a happy team with a healthy work-life balance.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

It’s harder to misunderstand or lose context when you write. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. ما الذي يحتاجه الشخص التالي ليعرفه عن المهمة أو الاجتماع؟ Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Unfortunately, unless you’re working in a really cool top-secret program we probably shouldn’t know about, people are going to need plenty of reminders about rules for work and communication.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

It’s important to not limit yourself to written documents when you’re thinking about the best way to communicate certain things. يمكن أن تكون مقاطع الفيديو التعليمية، والرسوم البيانية، وملفات الصوت وسيلة رائعة لإبقاء الناس على اطلاع. 

توفر الوثائق الصحيحة للناس مرونة أكبر وتساعد في ضمان أن المعلومات يمكن الوصول إليها وسهلة الفهم. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل الرسائل المتكررة (تلك اللمسات الخفيفة على الكتفين) ويمكّن الجميع من العمل بشكل أكثر استقلالية وكفاءة.

خطط مسبقاً 

بدلاً من إرسال رسالة تقول:

“مرحبا ليندا، هل يمكنك إرسال قائمة التحقق المحدثة للانضمام إلى فريق المبيعات لدينا الآن؟”

يمكنك أن تقول:

“مرحبًا لندا، سأحتاج إلى قائمة التحقق المحدثة للتوجيه لفريق المبيعات لدينا خلال ثلاثة أيام.”

تمنح التخطيط الموظفين الوقت للاستعداد وتزيل الضغط لإكمال المهام على الفور.

تأكد من أن الجميع لديه وصول إلى الوثائق الصحيحة 

تحقق من إعدادات مشاركة الوثائق الخاصة بك وتأكد من أن زملاءك لديهم وصول إلى الملفات المناسبة. قد يبدو هذا تافهاً، لكن إذا كان شخص ما يحتاج إلى طلب الوصول، فقد يؤدي ذلك إلى تأخيرات غير ضرورية تصل إلى عدة ساعات أو حتى يوم كامل. 

استخدم المحادثات لإجراء تواصل فعال 

الغرض من المحادثات هو تسهيل إجراء محادثات نصية. تكون المناقشات عبر البريد الإلكتروني مجزأة وتحبس المعلومات داخل صندوق الوارد حيث يمكن الوصول إليها فقط من قبل المرسل والمستلم.

تعتبر المحادثات ممتازة للمناقشات التي يمكن أن يشارك فيها عدة أعضاء من الفريق لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات.

قبل الاجتماعات، استخدم المحادثات لمشاركة المعلومات ذات الصلة لمساعدة فريقك على فهم الموضوع المطروح. بعد الاجتماع، تابع السلسلة حتى يتمكن الذين لم يتمكنوا من الحضور من العثور على المعلومات. يمكنك مشاركة رابط الفيديو للاجتماع في المحادثة وأي شخص يطرح أسئلة ستصل إجاباته مباشرة داخل المحادثة.

أدوات التواصل مثل Slack تتيح لك إدارة المشاريع الجماعية من خلال إضافة المهام مباشرة إلى مواضيع النقاش الخاص بالمشاريع. بدلاً من المرور عبر محادثات غير مترابطة، يمكن لفريقك العثور بسرعة على النقاش المناسب جنباً إلى جنب مع المعلومات التي يحتاجونها للبدء. 

قم بإيقاف تشغيل الإشعارات عند العمل

تفسد الإشعارات إنتاجيتك. يبقيك في حالة من الاستجابة الفائقة عندما تكون دائمًا في انتظار صوت إشعار من الهاتف الذكي أو الكمبيوتر المكتبي. كلما استجبت، يتطلب الأمر 25 دقيقة للعودة إلى المسار الصحيح، مما يؤدي إلى فقدان الإنتاجية.

بدلاً من ذلك، استخدم فترات زمنية للحصول على المزيد من كل يوم. إذا كنت تعمل 8 ساعات في اليوم، يمكنك التحقق من الإشعارات كل ثلاث ساعات والاستجابة مرة واحدة.

كمدير

اعرف متى تستخدم التواصل غير المتزامن مقابل المتزامن

ما الذي يمكنك التواصل به عبر البريد الإلكتروني، في محادثة، أو من خلال مكالمة فيديو على زوم؟

بينما يمكن لأعضاء الفريق تحديد ساعات عملهم تحت التواصل غير المتزامن، من المهم للمديرين أن يعرفوا متى يتوقعون (أو لا يتوقعون) ردودًا في الوقت الحقيقي.

قم بإنشاء بروتوكول للمواقف التي تتطلب استجابة فورية وأنشئ قناة مخصصة حتى يعرف الموظفون الرد على الفور عند تلقي مثل هذه الرسائل.

على سبيل المثال، إذا كان موقع الويب الخاص بك خارج الخدمة فهو حالة طارئة ويتطلب تضافر الجهود لإصلاحه على الفور. يمكن التواصل بشأن تقرير لمهمة مستحقة الأسبوع المقبل عبر سلاك أو إرسال تذكير على أسانا.

ضع عمليات تواصل واضحة 

أحد أكبر الأسباب لفشل الاتصال غير المتزامن هو أن الأشخاص لا يملكون قواعد حول التواصل. لهذا السبب من المهم وضع توقعات واضحة جداً حول كيفية تحدث الأشخاص مع بعضهم. عند القيام بذلك بشكل صحيح، تقلل من فرص سوء الفهم أو سوء التواصل للمعلومات. 

فكر في جعل الموظفين ينشئون ساعات عمل محددة حيث يعلمون أنهم سيكونون بجانب حواسيبهم ومتواجدين للعمل. استخدم تسميات وأسماء وإعدادات مواضيع مختلفة في قنوات سلاك الخاصة بك حتى يعرف الموظفون ما هي المحادثات التي ينبغي أن يدخلوها.

حدد الأولوية 

بخصوص شيء مكسور في موقع ويب أو تطبيق هو مشكلة عمل عاجلة. سؤال حول أي لون من ملاحظات Post-it® يفضل فريقك ليس كذلك. إذا لم تجد طريقة للتفريق بين الاثنين، فإن كل بريد إلكتروني أو سلاك وارد سيشعر وكأنه حالة طارئة.

لكي يعمل التواصل غير المتزامن، يحتاج الموظفون إلى معرفة الفرق بين الأمور العاجلة والأمور التي يمكن أن تنتظر.

ضع إرشادات حول ما يعتبر حقًا أمرًا عاجلاً وأفضل طريقة للإشارة إلى ذلك. اجعل لديك خطة عمل محددة حول من تتصل به، والخطوات الصحيحة التي يجب اتخاذها، وكيفية توثيق المشكلة. 

هل تريد الغوص أعمق في أفضل طريقة للتعامل مع قضايا التواصل في العمل؟ تحقق من منشورنا حول نهجنا نحو التواصل الداخلي في Guru.

قيم أعضاء الفريق بناءً على النتائج والإنتاجية 

اجعل الأمر واضحًا للموظفين أنهم سيُحكم عليهم بناءً على مساهماتهم في أهداف الفريق وليس عدد الساعات التي قضوها في العمل.

يمكن للموظفين تحديد ساعات عملهم طالما أنهم منتجون. إذا كانوا يفضلون العمل ثلاث ساعات في الصباح وأربع ساعات في المساء من أجل عمل عميق غير متقطع، فهذا جيد طالما أنهم يحققون أهدافهم الشهرية.

ألغِ ساعات العمل الصارمة

يسمح لك اعتماد جدول عمل مرن بتجنيد أفضل المواهب من أي مكان في العالم. سوف تنجذب بشكل طبيعي نحو الاتصالات غير المتزامنة عندما لا يستطيع الجميع أن يكونوا على الإنترنت في نفس الوقت.

جدول الفحوصات غير المتزامنة

عندما يكون هناك الكثير من الاعتمادات على فريقك، ستنتهي بوجود المزيد من الاجتماعات. قبل أن يرسل ريك تحديثاً لعميل بشأن خلل وجد العميل، عليه أن يتحقق مع آنا من قسم الهندسة لمعرفة ما إذا تم إصلاح المشكلة. لا أحد يعرف ما الذي يعمل عليه الآخرون، مما يؤدي إلى الاجتماعات وسلاسل البريد الإلكتروني الطويلة.

استخدم الفحوصات البعيدة لجعل الاجتماعات غير متزامنة. إنها طريقة للفرق لمشاركة ما يعملون عليه دون إزعاج سير العمل الخاص بهم.

بعض الطرق للقيام بذلك تشمل:

• بوابة مركزية حيث تشارك الفرق المشاريع التي يعملون عليها كل يوم.
• أداة إدارة مشاريع مثل Asana حيث يمكنك بناء سير العمل وتتبع التقدم عبر مشاريع متعددة
• أداة رسائل مثل سلاك حيث يمكن للفرق نشر ما يعملون عليه ويدمج بسلاسة مع منصات التواصل الداخلي مثل غورو.

شجع الروتين، لكن لا تعود إلى العادات القديمة. 

بينما هناك حاجة أقل للحفاظ على ساعات العمل التقليدية في بيئة العمل عن بعد، شجع فريقك على اتباع روتين عمل يحل محل جدول العمل القديم من 9-5.

كقائد فريق، يمكنك تحديد:

• أوقات للفحوصات الأسبوعية عندما يجب أن يكون الجميع في الحضور
• جدول زمني للردود على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل على Slack (قد يكون من 12 إلى 24 ساعة)
• إجراءات للتواصل مع من في مناطق زمنية مختلفة وفي حالة الطوارئ

ابنِ الثقة والاستقلالية والمساءلة في ثقافة عملك 

الثقة والاستقلالية هما القيم التي بُني عليها التواصل غير المتزامن. تحتاج إلى الثقة بأن فريقك سينجز عمله في الوقت المحدد، بحيث لا يفكر الزملاء في أحد لا يحافظ على كلمته. عندما يعمل الموظفون بشكل مستقل دون الحاجة للمراقبة الدقيقة، فإن ذلك يشجع الابتكار ويعزز ثقتهم بأنفسهم.

دعنا نتجاوز قليلاً. حتى وقت قريب جدًا، كان من المستحيل تقريبًا أن يعمل العمل غير المتزامن بشكل جيد... بفضل الابتكارات في التكنولوجيا الحديثة، أصبح العمل عن بعد أسهل من أي وقت مضى، ولكن من المهم أن نأخذ في الاعتبار أن بيئة العمل التي نستمتع بها الآن لم تكن ممكنة قبل 20 عامًا، أو حتى قبل 10 سنوات في بعض الحالات. 

تذكر، أنك وزملائك تعملون معاً لسبب. لقد تم اعتباركم جميعًا موظفين فعالين وموهوبين وقادرين. ما لم يكن لدى شخص ما سبب لإعطائك سببًا للاعتقاد بأنهم لا يستطيعون تحمل المسؤولية المترتبة على العمل غير المتزامن، ثق بأنهم يمكنهم التعامل مع الخطوة التالية في بيئة عملك.

اجعل المعلومات سهلة الوصول إليها باستخدام نظام إدارة المعرفة 

81% من الموظفين يشعرون بالإحباط عندما لا يمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها لإكمال مهمة. 

نظام إدارة المعرفة الداخلية كثير هم (KM) يقلل الحاجة للموظفين لطرح الأسئلة. يصبح مستودعًا مركزيًا لجميع الوثائق الشركة مثل تمرين الموظفين، وثيقة العمليات، إرشادات النشر، وقيم العلامة التجارية. يجب أن يكون النظام الذي تختاره بديهيًا وسهل البحث والتكامل مع سير عملك.

استخدم وقت اجتماعك بفعالية

قلنا سابقًا إن احتضان نموذج التواصل غير المتزامن لا يعني أنك ترفض العمل المتزامن. عندما تكون جزءًا من القوة العاملة الموزعة، تعتبر كل اجتماع مهمًا. أجبرتنا جائحة كوفيد-19 على النظر بشكل جاد إلى كيفية استخدامنا لأوقات اجتماعاتنا والتفكير حقًا في أفضل الطرق لاستغلال وقت الجميع.

خصص وقتًا للتفكير في غرض الاجتماع والأهداف الرئيسية قبل أن تفتح أداة جدولة الاجتماعات لديك. اسأل نفسك ما إذا كان هذا شيئًا يحتاج إلى مناقشته مباشرة، أو إذا كان بإمكانك الحصول على نفس النتيجة بعد إرسال بريد إلكتروني أو Slack.

يمكن أن يكون العمل قبل الاجتماع أداة قيمة للأشخاص الذين يعملون بشكل غير متزامن. يمكن أن يقلل جعل الأشخاص يراجعون الوثائق، أو يشاهدون مقاطع الفيديو، أو يحضرون أسئلة أو أفكار جاهزة قبل الاجتماع الرسمي من وقت الاجتماع ويجعل الوقت الذي تقضيه معًا أكثر تأثيرًا. 

ولا تنسَ أهمية الاجتماعات المسجلة. على الرغم من أفضل جهودك، ستكون هناك أوقات لن يتمكن فيها بعض الأشخاص من الاجتماع. يمكن أن توفر الاجتماعات المسجلة المعلومات اللازمة لأن يستمر الأشخاص في العمل.

استثمر في أنشطة بناء الفريق 

عندما تتبنى التواصل غير المتزامن، ستكون هناك فرص أقل لالتقاء الفرق وجهًا لوجه أو للتواصل الاجتماعي، خاصة عند العمل عن بعد.

يمكنك ملء الفراغ من خلال تنظيم أنشطة دورية تعزز بناء العلاقات ووحدة الفريق. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم ساعة ألعاب يوم الجمعة كل شهر، أو تقديم مشروبات عبر زوم للتواصل، أو تنظيم اجتماعات شخصياً مرتين في السنة.

يعطي ذلك لفريقك شيئًا يتطلعون إليه في الأيام التي يشعرون فيها بالعزلة أو فقد الدافع.

استخدم أدوات تعزز التواصل غير المتزامن 

Guru 

Guru هي أداة تواصل داخلية ومنصة لمشاركة المعرفة تقدم معلومات موثوقة من الخبراء في فريقك. يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات مباشرة حيث يعملون. فكر في Guru كويكي للشركة يتكامل مع سير عملك حتى يكون لديك دائمًا المعلومات التي تحتاجها لأداء وظيفتك.

Google Workspace

Google Workspace هو مجموعة من أدوات الحوسبة السحابية والإنتاجية التي تجعل من السهل التعاون عبر المشاريع في مكان واحد. تشمل الأدوات في Google Workspace الدردشة، وجيميل، والتقويم، والمستندات، والعروض التقديمية، والبيانات، والنماذج، وDrive.

يمكن لعدة أشخاص التعاون في مستند، وترك تعليقات حيثما يكون هناك شيء غير واضح وحل المشكلات في الوقت الفعلي. يتم حفظ كل شيء على جوجل درايف لذا لا تحتاج للقلق بشأن فقدان المستندات أو الوصول إلى الملفات.

تطبيقات المراسلة

تطبيقات المراسلة مثل Slack و Microsoft Teams تُلغي الحاجة إلى إجراء مناقشات طويلة عبر سلاسل البريد الإلكتروني وتبسط التواصل عبر منصة المراسلة. 

يمكنك تنظيم الموضوعات حسب القنوات لفرق مختلفة لتحسين جودة وملاءمة المحادثات. يمكن لأعضاء الفريق اختيار كيفية إعلامهم بناءً على الموضوعات التي تهمهم أو ت availability. 

لحسن الحظ، لا تظهر سلاك إشعار قراءة وهو ما يزيل الضغط للاستجابة فور استلامك رسالة خاصة.

Asana

استخدم Asana لتعيين المشاريع والمواعيد النهائية لزملائك دون الحاجة لإرسال بريد إلكتروني أو تنظيم اجتماع. يمكنك وسم موظفيك، والتعليق على المشاريع، وحتى ربط مستندات المشروع الرئيسية في Asana لتوفير كل ما يحتاجونه لإتمام العمل بفعالية. 

Loom

Loom هي أداة لإرسال الرسائل عبر الفيديو حيث يمكنك تسجيل شاشتك ووجهك وصوتك لإنشاء مقاطع فيديو ومشاركتها على الفور سواء عبر البريد الإلكتروني أو عبر رابط. يمكنك استخدام Loom لتوثيق العمليات، وتدريب الموظفين الجدد، ومشاركة المعرفة مع زملائك.

كأداة للتواصل غير المتزامن، ترسل رسائل الفيديو ضمن إطار الوقت الخاص بك، ويستهلك زميلك الفيديو في الوقت الذي يناسبه. إنها طريقة رائعة لشرح خارطة طريق المنتج، وإظهار لفريقك كيفية إصلاح خطأ، أو توضيح سبب اتخاذك لقرارات معينة.

احذر من خلق ثقافة "دائمًا متصل".

يحدث زيادة التعاون عندما يقضي الموظف وقتًا طويلاً في الرد على الطلبات والانخراط مع الفريق على حساب عملهم الخاص. بعض أسباب زيادة التعاون تشمل:

تفضيل التواصل على الإنتاجية 

وفقًا لمراجعة هارفارد للأعمال، يقضي الموظفون حاليًا 50% من الوقت أكثر في التعاون مما كانوا عليه قبل 20 عامًا. 

افترض 80% من وقت العمل على التواصل عبر البريد الإلكتروني، 15% من وقت الشركة في الاجتماعات، و أكثر من 200 رسالة على Slack في اليوم. وقت الموظف ثمين، ويجب على الشركات تقييم ما إذا كانت ممارسات الاتصال الداخلية الحالية تعمل لصالحهم أم ضدهم.

توجه هذه الاتجاهات المستمرة في التواصل إلى تنظيم يوم كامل حول الاجتماعات مع الوقت بينهما يُقضي على الوظائف الأساسية. عادة ما يؤدي ذلك إلى عمل الموظفين لساعات إضافية في أيام الأسبوع وعطلات نهاية الأسبوع (دون أجر إضافي) لإكمال المهام المسندة.

ضغط غير ضروري على الموظفين ليكونوا متاحين دائمًا 

إذا كان العمال مشغولين دائمًا بالتواصل في الوقت الحقيقي، فلن يكون لديهم السيطرة على جداولهم. بدلاً من تحديد أجنداتهم الخاصة وكونهم منتجين، يقضي فريقك اليوم في الرد على الطلبات. لتعويض الوقت الضائع، يعملون بسرعة أكبر، مما يؤدي إلى مزيد من الضغط، وزيادة الإحباط، والإجهاد. النتيجة هي الإرهاق وعدم وجود الدافع للحضور.

محادثات منخفضة الجودة 

الرد الأول على الأرجح ليس أفضل رد لك. عندما يتعين عليك الرد على الفور، لا يوجد وقت للتفكير في إجاباتك وتقديم رد مدروس لأنك تحت الضغط.  تعاني جودة المحادثة وغالبًا ما تكون الحلول أقل من المستوى المطلوب.

العمل عن بعد هنا ليبقى: تعزيز الكفاءة على التواصل المستمر

مستقبل العمل موزع ومتعدد. أكثر من الشركات بدأت تدرك أنها لا تحتاج إلى التواجد في نفس المنطقة الزمنية لتحقيق النتائج. لذا، يعتمد النجاح الآن على النتائج والإنتاجية وليس على عدد الساعات التي تظهر فيها.

يمكن أن يمكّنك اعتماد نظام غير متزامن من الاستفادة من أفضل المواهب حول العالم. إنه يعطي فريقك استقلالية اختيار الساعات التي يكونون فيها أكثر إنتاجية وزيادة الإنتاج دون الحاجة إلى التواجد دائمًا. إنها طريقة رائعة للقيام بمزيد من العمل العميق، والابتعاد عندما تحتاج إلى ذلك والعودة منتعشًا.

في تلك الأوقات عندما تحتاج إلى محادثات شخصية، اختر أدوات تدمج بين الاتصال المتزامن وغير المتزامن لعمل أكثر كفاءة.