Apa itu komunikasi asinkron? 

Komunikasi asinkron berarti interaksi tanpa percakapan waktu nyata — balasan bisa tertunda. Contoh yang baik adalah email. Dalam pendekatan ini, orang tidak menjadwalkan rapat dan respon menjadi kurang sensitif terhadap waktu.

Dalam skenario ini, alih-alih meminta karyawan Anda untuk online pada saat bersamaan, Anda memberi rekan kerja Anda fleksibilitas untuk memilih jam kerja mereka, terlepas dari lokasi mereka. 

Sebagai contoh, jika Anda telah mengirim email meminta dokumen dari anggota tim, daripada berharap respon yang segera, Anda bersabar dan menunggu mereka untuk merespon nanti. Ada bukti yang berkembang bahwa menunjukkan manfaat produktivitas dari tidak merespon semua permintaan pada saat mereka masuk. Faktanya, penelitian dari Asosiasi Psikolog Amerika menemukan bahwa interupsi dapat secara signifikan mengurangi produktivitas.

Jenis komunikasi sinkron vs asinkron

Pembelajaran

Pembelajaran sinkron terjadi secara waktu nyata, dengan siswa dan guru bersama-sama. Sebaliknya, guru dapat membagikan informasi secara asinkron. Pembelajar menjelajahi pada waktunya sendiri, misalnya dengan menonton video, membaca, dan mendengarkan. Guru menggunakan sistem manajemen pembelajaran (LMS) untuk membagikan bahan ajar.

Pemrograman

Dalam pemrograman, operasi sinkron dilakukan satu per satu. Satu tugas selesai, langkah berikutnya dimulai. Operasi asinkron dapat terjadi secara bersamaan — Anda dapat beralih ke langkah berikutnya sementara langkah lain selesai.

Komunikasi

Perbedaan utama antara komunikasi sinkron dan asinkron adalah komunikasi sinkron dijadwalkan, interaksi waktu nyata melalui telepon, video, atau secara langsung. Komunikasi asinkron berlangsung pada waktu Anda sendiri dan tidak perlu dijadwalkan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelajahi semua yang perlu Anda ketahui tentang komunikasi sinkron vs asinkron, secara umum.

Mengapa Anda harus bergerak menuju komunikasi asinkron? 

Sebuah studi Stanford tentang 16.000 karyawan mengungkapkan bahwa pekerja jarak jauh adalah 13% lebih produktif. Dalam tinjauan lain, sebuah perusahaan yang beralih ke kerja jarak jauh mencatatkan peningkatan $1,3 miliar nilai tahunan. 

Tidak ada lagi perjalanan ke tempat kerja di jam sibuk, menghirup udara berbahan bakar karbon, terlibat dalam politik kantor, atau harus selalu hadir meskipun Anda tidak merasa seperti itu. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk didedikasikan kepada keluarga dan hobi Anda karena Anda telah mendapatkan kembali kendali atas hari Anda dan bagaimana Anda merencanakan aktivitas Anda.

Sementara banyak orang menganggap bahwa ketergantungan lokasi adalah satu-satunya alasan pekerja jarak jauh lebih bahagia, komunikasi asinkron memainkan peran penting dalam memberikan kendali kepada karyawan jarak jauh tentang bagaimana mereka berkomunikasi dengan rekan tim mereka.

Dalam lingkungan yang sepenuhnya asinkron dan berorientasi jarak jauh, Anda bangun kapan pun Anda mau, melihat email yang menumpuk di kotak masuk Anda, dan merasa tidak ada tekanan untuk membalas. Jadi, Anda mengambil minuman dan menyelesaikan rutinitas pagi Anda sebelum duduk di desktop untuk memulai pekerjaan hari itu.

Meskipun banyak perusahaan yakin bahwa kerja jarak jauh adalah masa depan, mereka juga berjuang dengan bagaimana memberikan kendali kepada karyawan mereka dan mengadopsi komunikasi asinkron — bahkan ketika manfaatnya mencakup tenaga kerja yang lebih bahagia, biaya overhead yang berkurang, dan kemampuan untuk merekrut talenta terbaik dari mana pun di dunia.

Komunikasi sinkron vs asinkron 

Komunikasi sinkron terjadi secara waktu nyata antara dua orang atau lebih. Semua pihak online pada saat yang sama. Ketika sebuah pesan atau permintaan dikirim, ada respon yang segera.

Komunikasi sinkron adalah umum di lokasi kerja fisik di mana manajer dapat berjalan ke kantor anggota tim dan meminta dokumen atau pertanyaan tentang suatu proses. Jam kerja dan waktu istirahat telah ditetapkan, dan ada banyak tekanan untuk selalu tersedia.

Contoh komunikasi sinkron mencakup konferensi video, pesan instan, dan percakapan telepon.

Situasi di mana komunikasi sinkron bermanfaat meliputi:

• Sesi curah pendapat
• Rapat tim mingguan
• Aktivitas membangun tim
• Diskusi proyek
• Sesi wawancara
• Percakapan santai

Sementara komunikasi sinkron adalah instan, ada penundaan yang diharapkan dalam komunikasi asinkron. Alih-alih menentukan kapan karyawan dapat bekerja atau merespons komunikasi, komunikasi asinkron menyerahkan kendali kepada karyawan, bukan pemberi kerja.

Contoh komunikasi asinkron

Perangkat lunak pesan: Perangkat lunak pesan seperti Microsoft Teams dan Slack berguna untuk komunikasi dan kolaborasi karyawan. Anda mengirim pesan dan penerima membalas saat mereka online.

Email: Tidak ada tekanan untuk merespon secara instan terhadap email kerja. Karyawan dapat membalas pada waktu yang nyaman dengan alat seperti Gmail dan Outlook. 

Perekaman video: Perekaman atau demo video sangat berguna ketika Anda perlu menjelaskan suatu proses. Alat perekaman video yang populer termasuk Zoom dan Loom.

Kolaborasi cloud: Dengan alat seperti Google Workspace dan Microsoft Teams, Anda dapat berkolaborasi pada dokumen dengan rekan tim Anda, membuat perubahan, dan meninggalkan komentar yang dapat mereka tanggapi pada waktu yang tepat.   

Perpustakaan video: Perpustakaan video adalah koleksi video pelatihan yang dapat ditonton karyawan sebagai bagian dari proses orientasi atau interval pelatihan reguler. Anda dapat mengintegrasikan Guru dengan perangkat lunak manajemen pembelajaran seperti Lessonly dan Skilljar untuk membantu karyawan belajar dengan kecepatan mereka sendiri.

Perangkat lunak manajemen proyek: Alat manajemen proyek adalah cara yang baik untuk berkolaborasi dalam proyek, mengkomunikasikan hasil, dan melacak aktivitas proyek. Contoh yang bisa dijelajahi dengan Guru termasuk Asana dan Trello. 

Wiki dan intranet: Wiki dan intranet berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal dalam sebuah organisasi. Ini adalah repositori dokumen perusahaan, proses, dan sumber daya lain yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan fungsi pekerjaan mereka. Dengan intranet CMS seperti Guru, siapa pun dapat membuat konten dan membagikan pengetahuan yang dapat diverifikasi sehingga karyawan selalu menggunakan praktik terbaik.

Apa manfaat komunikasi asinkron?

Fleksibilitas untuk merespons saat Anda bisa 

Komunikasi asinkron memberi Anda kebebasan untuk merencanakan hari kerja Anda berdasarkan jam paling produktif Anda. Alih-alih beralih tab untuk membalas pesan yang terus-menerus, Anda dapat mengumpulkan respons Anda saat Anda memiliki waktu. 

Dengan lebih banyak fleksibilitas, Anda menghabiskan waktu yang lebih lama untuk tugas yang lebih penting, menghasilkan kinerja dan produktivitas yang lebih baik. 

Komunikasi yang lebih jujur 

Meskipun komunikasi asinkron lebih lambat, ia juga cenderung memiliki kualitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan respons yang reaktif. Ini memungkinkan Anda untuk merenungkan sebuah ide tertentu, mengumpulkan pemikiran Anda, dan menawarkan respon ketika Anda sudah siap. Ini membuat orang lain lebih mudah memahami pesan Anda secara efektif dan menghindari bolak-balik yang tidak perlu. 

Transparansi yang lebih besar karena komunikasi disimpan secara default 

Pesan chat dan utas Slack semua terjadi secara tertulis dan secara otomatis disimpan sehingga Anda dan tim Anda dapat merujuknya nanti. Ini menghasilkan transparansi yang lebih besar di seluruh perusahaan Anda dan memastikan tidak ada yang melewatkan informasi penting. 

Lebih baik untuk orang di zona waktu yang berbeda 

Berkomunikasi secara waktu nyata di berbagai zona waktu sangat sulit ketika satu rekan tim tidur nyenyak sementara yang lain kembali dari lari paginya. 

Karena komunikasi asinkron tidak memerlukan pekerja jarak jauh untuk terhubung pada waktu yang sama, Anda dapat mengirim pesan kepada seorang karyawan di Eropa dari apartemen Anda di San Francisco dan mereka akan merespon kemudian pada hari itu ketika mereka duduk di tempat kerja mereka.

Peningkatan produktivitas 

Dalam lingkungan sinkron, rata-rata karyawan menghabiskan 12 jam per minggu menyiapkan dan menghadiri rapat. 

Tanpa adanya gangguan, karyawan dapat memblokir waktu untuk pekerjaan mendalam, kemudian menggabungkan respons beberapa kali sehari alih-alih memeriksa ponsel mereka setiap 30 menit. 

Belum lagi, karyawan dapat meningkatkan produktivitas dengan berbagi informasi asinkron untuk menghemat waktu dan stres.

Menemukan keseimbangan antara komunikasi sinkron dan asinkron

Untuk memperjelas, kami tidak meminta Anda untuk menyisihkan komunikasi waktu nyata sepenuhnya. Ada situasi di mana hal itu masuk akal.

Pekerjaan jarak jauh, misalnya,  dapat sangat terasing. Komunikasi sinkron dapat membantu Anda membangun kedekatan dengan rekan tim dan mengembangkan hubungan pribadi yang mengarah pada kolaborasi yang lebih baik di tempat kerja.

Ini juga berguna ketika Anda ingin membahas topik sensitif, memberikan umpan balik kritis, meninjau kinerja, atau menghasilkan banyak ide sekaligus.

Ketika sebuah proyek bergerak cepat dan Anda ingin menyatukan semua orang, rapat konferensi Zoom dapat membantu Anda mencapai tujuan ini. Dalam krisis atau keadaan darurat, masuk akal untuk mendapatkan semua orang dengan cepat, untuk mengatasi masalah tersebut.

Namun, itu bisa menyedot waktu ketika:

• Karyawan harus hadir dalam rapat dan menunggu semua orang datang 
• Anda bangun di pagi hari dan hal pertama yang Anda lakukan adalah merespons email kerja dan pesan Slack
• Anda menghabiskan seluruh hari menjawab utas email yang tiada henti alih-alih menyelesaikan tugas yang jatuh tempo dalam satu jam.

Triknya adalah menjaga komunikasi sinkron seminimal mungkin. Berikan otonomi kepada tim Anda tetapi tetapkan aturan yang menjaga agar semua orang tetap terhubung. Jangan mengatur terlalu banyak tetapi tetap tersedia ketika mereka membutuhkan bantuan untuk mengatasi suatu hambatan. 

Atur acara penguatan tim secara berkala untuk mengelola isolasi dan memelihara hubungan sosial. Gabungkan komunikasi asinkron dan sinkron dan Anda akan memiliki tim yang bahagia dengan keseimbangan kerja-hidup yang sehat.

Bagaimana komunikasi asinkron dapat diperbaiki? 

Sebagai individu

Tulis pemikiran Anda

Lebih sulit untuk salah paham atau kehilangan konteks ketika Anda menulis. Menulis pemikiran Anda memberi orang waktu untuk membaca dan memikirkan pesan Anda dibandingkan merespons segera. Saat Anda menuliskan pemikiran Anda, Anda dapat menyempurnakannya dan memberikan konteks lebih yang membantu orang lain memahami pesan Anda dengan cepat yang mengurangi kebutuhan akan pertemuan tatap muka atau utas pesan yang panjang.

Berkomunikasi secara berlebihan 

Keterlambatan waktu antara respons memberikan kesempatan untuk mengirim pesan yang jelas. Apa yang perlu diketahui orang berikutnya tentang tugas atau rapat? Berikan sebanyak mungkin detail latar belakang. 

Gunakan tangkapan layar dan rekaman layar untuk memberikan konteks. Kirim tautan ke percakapan dan sumber daya masa lalu yang relevan yang akan membantu rekan kerja Anda memahami pesan Anda dengan lebih baik. Tetapkan batas waktu yang jelas sehingga mereka tahu kapan tugas harus diselesaikan. Anda menghemat lebih banyak waktu ketika Anda memberikan konteks di muka. 

Buat dokumentasi yang sangat baik 

Akan sangat baik jika setiap orang di perusahaan Anda memiliki kemampuan ingatan superhuman dan hanya harus diberitahu sekali. Sayangnya, kecuali jika Anda bekerja dalam program top-secret yang sangat keren yang mungkin tidak seharusnya kami ketahui, orang akan membutuhkan banyak pengingat tentang aturan untuk pekerjaan dan komunikasi.  

Fokuslah pada pembuatan dokumentasi yang informatif yang dapat dengan mudah menjelaskan tugas dan menjawab pertanyaan dasar yang mungkin muncul sepanjang hari. Anda dapat membuat dokumentasi tentang proses komunikasi, pedoman spesifik tentang pekerjaan proyek, dan apapun yang Anda pikir akan sangat berguna bagi orang-orang Anda. 

Penting untuk tidak membatasi diri Anda pada dokumen tertulis ketika Anda berpikir tentang cara terbaik untuk mengkomunikasikan hal-hal tertentu. Video instruksional, infografis, dan file audio bisa menjadi cara yang bagus untuk menjaga orang tetap terinformasi. 

Memiliki dokumentasi yang tepat memberi orang lebih banyak fleksibilitas dan membantu memastikan bahwa informasi dapat diakses dan mudah dipahami. Ini dapat membantu mengurangi pesan yang bolak-balik tanpa henti (selamat tinggal ketukan bahu) dan memungkinkan semua orang bekerja dengan lebih mandiri dan efisien.

Rencanakan ke depan 

Daripada mengirim pesan yang berbunyi:

“Hai Linda, bisakah kamu kirimkan saya daftar periksa orientasi yang diperbarui untuk tim penjualan kami saat ini?”

Anda bisa mengatakan:

“Hai Linda, saya butuh daftar periksa onboarding yang diperbarui untuk tim penjualan kami dalam tiga hari.”

Perencanaan memberi karyawan waktu untuk bersiap-siap dan menghilangkan tekanan untuk menyelesaikan tugas segera.

Pastikan semua orang memiliki akses ke dokumen yang tepat 

Periksa pengaturan berbagi dokumen Anda dan pastikan rekan kerja Anda memiliki akses ke file yang sesuai. Ini mungkin terlihat sepele, tetapi jika seseorang perlu meminta akses, itu bisa mengakibatkan penundaan yang tidak perlu beberapa jam atau bahkan satu hari penuh. 

Gunakan utas untuk berkomunikasi secara efektif 

Tujuan dari utas adalah untuk memudahkan percakapan berbasis teks. Diskusi email terfragmentasi dan mengunci informasi di dalam kotak masuk yang hanya dapat diakses oleh pengirim dan penerima.

Utas sangat baik untuk percakapan di mana beberapa anggota tim dapat berbagi ide dan membuat keputusan.

Sebelum rapat, gunakan utas untuk membagikan informasi relevan untuk membantu tim Anda memahami topik yang dibahas. Setelah pertemuan, lanjutkan thread agar mereka yang tidak bisa hadir dapat menemukan informasi tersebut. Anda dapat membagikan tautan ke video rapat dalam utas dan siapa pun yang mengajukan pertanyaan akan mendapatkan jawaban tepat di dalam utas.

Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda mengelola proyek kelompok dengan menambahkan tugas langsung ke dalam utas diskusi proyek. Alih-alih melalui berbagai percakapan yang terputus, tim Anda dapat dengan cepat menemukan utas yang relevan beserta informasi yang mereka butuhkan untuk memulai. 

Matikan notifikasi saat bekerja

Notifikasi merusak produktivitas Anda. Ini membuat Anda berada dalam keadaan hiper-responsif ketika Anda selalu menunggu suara notifikasi dari smartphone atau desktop. Setiap kali Anda merespons, memerlukan waktu 25 menit untuk kembali ke jalur, yang mengakibatkan hilangnya produktivitas.

Sebagai gantinya, gunakan blok waktu untuk mendapatkan lebih banyak dari setiap hari. Jika Anda bekerja 8 jam sehari, Anda bisa memeriksa notifikasi setiap tiga jam dan merespons sekaligus.

Sebagai Manajer

Ketahui kapan harus menggunakan komunikasi asinkron vs sinkron

Apa yang dapat Anda komunikasikan melalui email, dalam utas, atau melalui panggilan konferensi Zoom?

Sementara anggota tim dapat menetapkan jam kerja mereka di bawah komunikasi asinkron, penting bagi manajer untuk tahu kapan mengharapkan (atau tidak mengharapkan) respons waktu nyata.

Tentukan protokol untuk situasi yang membutuhkan respons instan dan buat saluran khusus sehingga karyawan tahu untuk merespons dengan cepat saat menerima pesan semacam itu.

Misalnya, situs web Anda yang tidak dapat diakses adalah keadaan darurat dan membutuhkan semua tangan untuk memperbaikinya segera. Laporan untuk tugas yang jatuh tempo minggu depan dapat disampaikan melalui Slack atau pengingat yang dikirim di Asana.

Miliki proses komunikasi yang jelas 

Salah satu alasan terbesar komunikasi asinkron sering kali gagal adalah karena orang tidak memiliki aturan tentang komunikasi yang jelas. Inilah mengapa penting untuk menetapkan harapan yang sangat jelas tentang bagaimana orang saling berbicara. Ketika Anda melakukannya dengan benar, Anda mengurangi kemungkinan kesalahpahaman atau kesalahan komunikasi informasi. 

Pertimbangkan untuk meminta karyawan membuat jam kerja tertentu di mana mereka tahu mereka akan berada di depan komputer dan tersedia untuk bekerja. Gunakan label, nama, dan pengaturan topik yang berbeda di saluran Slack Anda sehingga karyawan tahu percakapan apa yang harus mereka lakukan di dalamnya

Tentukan urgensi 

Fitur publik yang rusak di situs web atau aplikasi adalah masalah kerja yang mendesak. Pertanyaan tentang warna catatan Post-it® mana yang disukai tim Anda tidak mendesak. Jika Anda tidak menemukan cara untuk membedakan antara keduanya, setiap email atau Slack yang masuk akan terasa seperti sebuah keadaan darurat. 

Agar komunikasi asinkron berfungsi, karyawan perlu tahu perbedaan antara masalah mendesak dan yang bisa ditunggu.

Tetapkan panduan tentang apa yang benar-benar merupakan masalah mendesak dan cara terbaik untuk menandainya. Miliki rencana aksi yang jelas tentang siapa yang harus dihubungi, langkah yang tepat untuk diambil, dan bagaimana mendokumentasikan masalah. 

Ingin mendalami cara terbaik untuk menangani masalah komunikasi di tempat kerja? Periksa postingan kami tentang pendekatan kami terhadap komunikasi internal di Guru.

Evaluasi anggota tim berdasarkan output dan hasil 

Jelaskan kepada karyawan bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kontribusi terhadap tujuan tim, bukan berapa banyak jam yang mereka habiskan di pekerjaan. 

Karyawan dapat menetapkan jam kerja mereka selama mereka produktif. Jika mereka lebih suka bekerja tiga jam di pagi hari dan empat jam di sore hari untuk kerja mendalam tanpa gangguan, itu tidak apa-apa selama mereka memenuhi target bulanan mereka.

Hapus jam kerja yang kaku

Mengadopsi jadwal kerja yang fleksibel memungkinkan Anda merekrut bakat terbaik dari seluruh dunia. Anda secara alami akan lebih condong ke komunikasi asinkron ketika semua orang tidak bisa online pada saat yang sama. 

Jadwalkan pemeriksaan asinkron

Ketika ada banyak ketergantungan di tim Anda, Anda akan memiliki lebih banyak pertemuan. Sebelum Rick mengirim pembaruan kepada pelanggan tentang bug yang ditemukan pelanggan, dia harus memeriksa dengan Anna dari teknik untuk melihat apakah masalah tersebut telah diperbaiki. Tidak ada yang tahu apa yang dikerjakan siapa pun, yang mengarah pada rapat dan rangkaian email yang panjang.

Gunakan pemeriksaan jarak jauh untuk membuat rapat menjadi asinkron. Ini adalah cara bagi tim untuk membagikan apa yang mereka kerjakan tanpa mengganggu alur kerja mereka.

Beberapa cara untuk melakukan ini termasuk:

• Sebuah portal pusat tempat tim berbagi proyek yang mereka kerjakan setiap hari
• Alat manajemen proyek seperti Asana di mana Anda membangun alur kerja dan melacak kemajuan di berbagai proyek
• Alat pesan seperti Slack di mana tim dapat memposting apa yang mereka kerjakan dan terintegrasi tanpa hambatan dengan platform komunikasi internal seperti Guru

Dorong rutinitas, tetapi jangan kembali ke kebiasaan lama 

Sementara ada kurangnya kebutuhan untuk mempertahankan jam kerja tradisional dalam lingkungan jarak jauh, dorong tim Anda untuk memiliki rutinitas kerja yang menggantikan jadwal 9-5 yang lama.

Sebagai pemimpin tim, Anda dapat menetapkan:

• Waktu untuk pemeriksaan mingguan saat semua orang harus hadir
• Garisan waktu untuk respons email dan pesan di Slack (bisa 12-24 jam)
• Prosedur untuk berkomunikasi bagi mereka di zona waktu yang berbeda dan dalam keadaan darurat

Bangun kepercayaan, independensi, dan akuntabilitas dalam budaya kerja Anda 

Kepercayaan dan independensi adalah nilai-nilai yang mendasari komunikasi asinkron. Anda perlu mempercayai bahwa tim Anda akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, sehingga rekan tim tidak perlu khawatir tentang siapa pun yang tidak menepati janji. Ketika karyawan bekerja secara mandiri tanpa diawasi, itu mendorong inovasi dan meningkatkan kepercayaan diri mereka.

Mari kita beri sedikit kelonggaran kepada orang-orang. Hingga baru-baru ini, hampir tidak mungkin bagi pekerjaan asinkron untuk bekerja dengan baik. Berkat inovasi dalam teknologi modern, bekerja secara jarak jauh lebih mudah dari sebelumnya, tetapi penting untuk diingat bahwa lingkungan kerja yang sekarang kita nikmati tidak akan mungkin ada 20 tahun yang lalu, atau bahkan 10 tahun yang lalu dalam beberapa kasus. 

Ingatlah, Anda dan rekan kerja Anda bekerja bersama untuk suatu alasan. Anda semua telah dianggap sebagai karyawan yang efisien, berbakat, dan mampu. Kecuali jika seseorang telah memberikan Anda alasan untuk percaya bahwa mereka tidak dapat menangani tanggung jawab yang datang dengan pekerjaan asinkron, percayalah bahwa mereka dapat menangani langkah berikutnya di lingkungan kerja Anda.

Buat informasi mudah diakses dengan sistem manajemen pengetahuan 

81% karyawan merasa frustrasi ketika mereka tidak bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas. 

Sistem manajemen pengetahuan internal (KM) meminimalkan kebutuhan bagi karyawan untuk bertanya. Ini menjadi repositori pusat untuk semua dokumen perusahaan seperti orientasi karyawan, dokumentasi proses, pedoman penerbitan, dan nilai-nilai merek. Sistem yang Anda pilih harus intuitif, mudah dicari, dan terintegrasi dengan alur kerja Anda.

Gunakan waktu rapat Anda dengan baik

Kami sebelumnya mengatakan bahwa mengadopsi model komunikasi asinkron tidak berarti Anda menolak pekerjaan sinkron. Ketika Anda menjadi bagian dari tenaga kerja yang terdistribusi, setiap pertemuan menjadi penting. Pandemi memaksa kita untuk melihat lebih dalam bagaimana kita menggunakan waktu pertemuan kita dan benar-benar memikirkan cara terbaik untuk memanfaatkan waktu semua orang. 

Luangkan waktu untuk memikirkan tujuan dan tujuan utama dari suatu pertemuan sebelum Anda membuka alat penjadwalan Anda. Tanyakan pada diri sendiri apakah ini sesuatu yang perlu dibahas secara langsung, atau apakah Anda bisa mendapatkan hasil yang sama setelah mengirim email atau Slack.

Pekerjaan sebelum rapat bisa menjadi alat yang berharga bagi orang-orang yang bekerja secara asinkron. Memiliki orang yang meninjau dokumen, menonton video, atau datang dengan pertanyaan atau ide sebelum Anda resmi bertemu dapat mengurangi waktu rapat dan membuat waktu yang Anda habiskan bersama menjadi lebih berdampak. 

Dan jangan lupa tentang nilai pertemuan yang direkam. Terlepas dari upaya terbaik Anda, akan ada saat di mana beberapa orang tidak dapat bertemu. Rapat yang direkam dapat memberikan informasi yang mereka butuhkan untuk melanjutkan pekerjaan.

Investasikan dalam kegiatan pengikat tim 

Ketika Anda mengadopsi komunikasi asinkron, ada lebih sedikit peluang bagi tim untuk terhubung secara langsung atau bersosialisasi, terutama ketika Anda bekerja secara jarak jauh. 

Anda dapat mengisi kekosongan dengan mengatur kegiatan reguler yang mendorong pembentukan hubungan dan persatuan tim. Misalnya, Anda dapat mengatur sesi permainan mingguan pada hari Jumat, minum-minum melalui Zoom untuk mengobrol, atau retret tatap muka dua tahunan.

Ini memberi tim Anda sesuatu untuk dinanti-nantikan pada hari-hari ketika mereka merasa terasing atau tidak termotivasi.

Gunakan alat yang mendorong komunikasi asinkron 

Guru 

Guru adalah alat komunikasi internal dan platform berbagi pengetahuan yang menyediakan informasi terverifikasi dari para ahli di tim Anda. Informasi ini dapat diakses oleh karyawan tepat di tempat mereka bekerja. Anggaplah Guru seperti wiki perusahaan yang terintegrasi dengan alur kerja Anda sehingga Anda selalu memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda.

Google Workspace

Google Workspace adalah kumpulan alat komputasi awan dan produktivitas yang memudahkan kolaborasi di berbagai proyek di satu lokasi. Alat yang ada di Google Workspace meliputi Chat, Gmail, Calendar, Docs, Slides, Sheets, Forms, dan Drive.

Beberapa orang dapat berkolaborasi pada dokumen, meninggalkan komentar di mana pun ada yang tidak jelas dan menyelesaikan masalah secara waktu nyata. Semua disimpan di Google Drive sehingga Anda tidak perlu khawatir kehilangan dokumen atau akses ke file.  

Aplikasi Pesan

Aplikasi pesan seperti Slack dan Microsoft Teams menghilangkan kebutuhan untuk berdiskusi panjang lebar melalui thread email dan memperlancar komunikasi melalui platform pesan. 

Anda dapat mengorganisir topik berdasarkan saluran untuk tim yang berbeda untuk meningkatkan kualitas dan relevansi percakapan. Anggota tim dapat memilih bagaimana mereka ingin diberi tahu berdasarkan topik yang menarik atau ketersediaan. 

Untungnya, Slack tidak menunjukkan tanda terima bahwa pesan telah dibaca yang mengurangi tekanan untuk merespons segera setelah Anda menerima pesan pribadi.

Asana

Gunakan Asana untuk memberikan proyek dan tenggat waktu kepada rekan kerja Anda tanpa mengirim email atau mengatur pertemuan. Anda dapat memberi tanda pada karyawan Anda, mengomentari proyek, dan bahkan menautkan dokumen proyek utama di Asana untuk menyediakan semua yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efektif. 

Loom

Loom adalah alat pesan video di mana Anda dapat merekam layar, wajah, dan suara Anda untuk membuat video dan membagikannya segera baik melalui email atau tautan. Anda dapat menggunakan Loom untuk mendokumentasikan proses, melatih karyawan baru, dan berbagi pengetahuan dengan rekan kerja Anda.

Sebagai alat untuk komunikasi asinkron, Anda mengirim pesan video dalam kerangka waktu Anda sendiri dan rekan kerja Anda mengkonsumsi video sesuai keinginan mereka. Ini adalah cara yang sangat baik untuk menjelaskan peta jalan produk, menunjukkan kepada rekan tim Anda bagaimana memperbaiki kesalahan, atau menjelaskan mengapa Anda membuat keputusan tertentu.

Waspadai penciptaan budaya yang selalu "hidup"

Beban kolaboratif terjadi ketika seorang karyawan menghabiskan terlalu banyak waktu merespons permintaan dan terlibat dengan tim yang berdampak negatif pada pekerjaan mereka sendiri. Beberapa penyebab beban kolaboratif antara lain:

Memprioritaskan komunikasi di atas produktivitas 

Menurut Harvard Business Review, karyawan saat ini menghabiskan 50% lebih banyak waktu untuk kolaborasi dibandingkan 20 tahun yang lalu. 

Pikirkan 80% dari waktu kerja untuk komunikasi email, 15% dari waktu perusahaan untuk pertemuan, dan lebih dari 200 pesan Slack sehari. Waktu karyawan sangat berharga, dan perusahaan harus menilai apakah praktik komunikasi internal mereka saat ini bekerja untuk atau melawan mereka.

Tren komunikasi yang konstan ini berarti bahwa seluruh hari mereka diatur di sekitar pertemuan dengan waktu di antaranya dihabiskan untuk fungsi pekerjaan inti. Ini biasanya mengakibatkan karyawan bekerja lembur pada hari kerja dan akhir pekan (tanpa bayaran tambahan) untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan.

Tekanan yang tidak perlu bagi karyawan untuk selalu tersedia 

Jika pekerja selalu terlibat dalam komunikasi waktu nyata, maka mereka tidak memiliki kendali atas jadwal mereka. Alih-alih menetapkan agenda mereka sendiri dan menjadi produktif, tim Anda menghabiskan sehari merespons permintaan. Untuk meng补补 waktu yang hilang, mereka bekerja lebih cepat, yang mengarah pada lebih banyak tekanan, frustrasi yang lebih tinggi, dan stres. Hasilnya adalah kelelahan dan kurangnya motivasi untuk muncul.

Percakapan berkualitas rendah 

Respon pertama Anda mungkin bukan respon terbaik Anda. Ketika Anda harus merespons segera, tidak ada waktu untuk memikirkan jawaban Anda dengan matang dan memberikan respons yang bijaksana karena Anda berada di bawah tekanan. Kualitas percakapan menurun dan solusi seringkali tidak memuaskan.

Pekerjaan jarak jauh ada untuk tetap: tingkatkan efisiensi di atas komunikasi konstan

Masa depan pekerjaan adalah terdistribusi dan beragam. Semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa mereka tidak perlu berada di zona waktu yang sama untuk mendapatkan hasil. Oleh karena itu, kesuksesan sekarang tergantung pada hasil dan keluaran, bukan seberapa banyak jam Anda hadir.

Mengadopsi sistem asinkron memungkinkan Anda untuk mengakses talenta terbaik di seluruh dunia. Ini memberi tim Anda otonomi untuk memilih jam ketika mereka paling produktif dan memaksimalkan hasil tanpa harus selalu siaga. Ini adalah cara yang sangat baik untuk melakukan pekerjaan yang lebih mendalam, terputus saat Anda membutuhkannya, dan kembali dengan semangat.

Untuk saat-saat ketika Anda perlu percakapan secara langsung, pilih alat yang menggabungkan komunikasi sinkron dengan asinkron untuk alur kerja yang lebih efisien.