What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. It allows you to think through a particular idea, gather your thoughts, and offer responses when you’re ready. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Since async communication doesn't require remote workers to be connected at the same time, you can send a message to an employee in Europe from your apartment in San Francisco and they’ll respond later in the day when they sit at their workstation.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

To be clear, we’re not asking you to ditch real-time communication entirely. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

It’s also useful when you want to discuss sensitive topics, give critical feedback, performance review, or brainstorm a lot of ideas at once.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• You spend an entire day replying to an endless email thread instead of finishing that task that’s due in an hour

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Don’t micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combine async and synchronous communication and you’ll have a happy team with a healthy work-life balance.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

It’s harder to misunderstand or lose context when you write. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Unfortunately, unless you’re working in a really cool top-secret program we probably shouldn’t know about, people are going to need plenty of reminders about rules for work and communication.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

It’s important to not limit yourself to written documents when you’re thinking about the best way to communicate certain things. 指導ビデオ、インフォグラフィック、オーディオファイルは、人々を情報提供するのに役立つ素晴らしい方法です。 

適切なドキュメントを持つことは、人々により多くの柔軟性を与え、情報がアクセス可能で理解しやすいことを保証するのに役立ちます。 これにより、無限のやりとりのメッセージを減らすことができ（そんな肩叩きはもうやめて）、誰もがより自律的かつ効率的に作業できるようになります。

計画を立てる 

次のようなメッセージを送るのではなく：

“こんにちは Linda、今すぐ私たちの営業チームの更新されたオンボーディングチェックリストを送ってもらえますか？”

次のように言うことができます：

“リンダさん、営業チームのための更新されたオンボーディングチェックリストが3日後に必要です。”

計画を立てることで、従業員が準備する時間を与え、即座にタスクを完了するプレッシャーを排除します。

全員が適切な文書にアクセスできることを確認してください 

ドキュメント共有設定を確認し、同僚が適切なファイルにアクセスできることを確認してください。 これは小さいことのように思えるかもしれませんが、誰かがアクセスをリクエストする必要がある場合、数時間または一日全体の不要な遅延を引き起こす可能性があります。 

スレッドを使用して効果的にコミュニケーションする 

スレッドの目的は、テキストベースの会話を簡単にすることです。 メールの議論は断片的で、情報は送信者と受信者だけがアクセスできる受信箱にロックされます。

スレッドは、複数のチームメンバーがアイデアを共有し、意思決定を行うのに最適です。

会議の前に、スレッドを使って関連情報を共有し、チームがその場のトピックを理解できるようにします。 会議の後は、スレッドを続けて参加できなかった人が情報を見つけられるようにしてください。 会議のビデオへのリンクをスレッドで共有し、質問をする人はスレッド内で答えを得ることができます。

コミュニケーションツール のようなSlackは、プロジェクトの議論スレッドにタスクを直接追加することで、グループプロジェクトを管理できます。 さまざまな断片的な会話を経由する代わりに、チームは迅速に関連するスレッドと作業を開始するために必要な情報を見つけることができます。 

作業中に通知をオフにする

通知は生産性を台無しにします。 スマートフォンやデスクトップの通知音を常に待っていると、常にハイパー応答状態になってしまいます。 応じるたびに、 25分 を再び軌道に戻すのに要するため、生産性が失われます。

代わりに、タイムブロックを使って、毎日からより多くの成果を得ることができます。 1日8時間働く場合は、3時間ごとに通知を確認し、一度に応じることができます。

マネージャーとして

非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションを使い分けるべきときを知っておく

メール、スレッド、またはZoom会議で何をコミュニケーションできますか？

チームメンバーが非同期コミュニケーションの下で作業時間を設定できる間、マネージャーはリアルタイムの応答を期待すべき時（または期待しない時）を知っておくことが重要です。

即時の応答が必要な状況についてプロトコルを確立し、従業員がそのようなメッセージを受け取ったときに即座に返信することを知ることができる専用のチャネルを作成します。

例えば、ウェブサイトがオフラインになるのは緊急事態であり、すぐに修正するために全員が手を尽くす必要があります。 来週締切のタスクに関する報告は、Slackを通じて伝えるか、Asanaでリマインダーを送信できます。

明確なコミュニケーションプロセスを整えておく 

非同期コミュニケーションが失敗する最大の理由の一つは、人々がコミュニケーションに関するルールを持たないことです。 だからこそ、他の人たちがどのように会話をするかについて非常に明確な期待を設定することが重要です。 正しく行えば、誤解や誤って情報を伝えるリスクを減少させることができます。 

従業員がコンピューターの前にいて作業可能であることが分かる指定の作業時間を作成することを考慮してください。 Slackチャンネルで異なるラベル、名前、トピック設定を利用して、従業員がそれらの中でどのような会話をするべきかを理解できるようにします。

緊急性を定義する 

ウェブサイトやアプリの公示された機能の故障は、緊急の作業上の問題です。 チームが好むPost-it®メモの色に関する質問は、そうではありません。 もしあなたが二つの区別をつける方法を見つけられない場合、すべての受信メールやSlackは緊急事態のように感じるでしょう。

非同期コミュニケーションが機能するためには、従業員が緊急の問題と待てる問題の違いを理解する必要があります。

何が本当に緊急の問題であるかを示し、その最良のフラグを設定する基準を整えます。 誰に連絡するか、取るべき正しいステップ、および問題を文書化する方法について明確な行動計画を持ってください。

職場のコミュニケーションの問題をどのように扱うべきか、さらに深く掘り下げたいですか？ 私たちのアプローチに関する投稿をご覧ください 内部コミュニケーション をGuruで。

成果と結果に基づいてチームメンバーを評価する 

従業員には、仕事に費やした時間ではなく、チームの目標への貢献に基づいて評価されることを明確に伝えてください。

従業員は生產的である限り、作業時間を設定できます。 彼らが朝に3時間、夜に4時間の深い集中作業を続けたい場合、それが毎月の目標を達成できる限り問題ありません。

厳格な作業時間を廃止する

柔軟な作業スケジュールを採用すると、世界中から優秀な人材を雇用することが可能になります。 誰もが同時にオンラインでないとき、あなたは自然と非同期コミュニケーションに引き寄せられます。

非同期なチェックインをスケジュールする

チーム内に多くの依存関係があると、より多くの会議が必要になります。 Rickが顧客に顧客が見つけたバグについての更新を送信する前に、問題が修正されたかを確認する必要があります。 誰もが何に取り組んでいるのかわからず、会議や長いメールスレッドにつながります。

リモートチックインを使って会議を非同期にします。 それは、チームが自分たちの作業を中断することなく共有する方法です。

これを行うためのいくつかの方法は次のとおりです：

• 毎日チームが作業しているプロジェクトを共有するための中央ポータル
• 複数のプロジェクトにわたってワークフローを構築し、進捗を追跡するプロジェクト管理ツールとしてのAsana
• チームが作業していることを投稿できるSlackのようなメッセージングツールで、 内部コミュニケーションプラットフォーム のGuruとシームレスに統合されています。

ルーティンを奨励しますが、古い習慣に戻らないでください 

リモート環境で伝統的な作業時間を維持する必要は多くありませんが、チームには古い9-5のスケジュールを置き換える仕事のルーチンを持つよう奨励してください。

チームリーダーとして、次のことを設定できます：

• すべての人が出席すべき週次チェックインの時間
• メールやSlack上のメッセージに対する回答のタイムライン（12-24時間である可能性があります）
• 異なるタイムゾーンにいる人や緊急の際のコミュニケーションを定める手続き

信頼、独立性、そして責任をあなたの働き文化に組み入れます 

信頼と独立性は、非同期コミュニケーションが構築されている価値観です。 チームが期限通りに結果を出すと信じる必要があります。そうすれば、仲間は誰かが約束を守らないことを心配する必要はありません。 従業員がマイクロマネジメントされずに自立して働くと、革新を促進し、自信が高まります。

人に少しの余裕を与えましょう。 非常に最近まで、非同期の仕事がうまくいくことはほぼ不可能でした。 現代技術の革新のおかげで、リモートでの作業はこれまでになく簡単になっていますが、今私たちが享受している作業環境は20年前には実現できなかったこと、または場合によっては10年前には実現できなかったことを念頭に置くことが重要です。

あなたとあなたの同僚が一緒に働いている理由を思い出してください。 あなたたちは皆、効率的で、才能があり、能力のある従業員として評価されています。 誰かが彼らが非同期作業の責任を処理できない理由をあなたに与えない限り、彼らがあなたの作業環境で次のステップを処理できると信じてください。

ナレッジマネジメントシステムを使って情報に簡単にアクセスできるようにします 

81%の従業員 は、タスクを完了するために必要な情報にアクセスできないと、自分の気持ちが煩わされると感じています。 

内部の ナレッジマネジメント (KM)システムは、従業員が質問する必要性を最小限に抑えます。 それは、従業員のオンボーディング、プロセス文書、出版ガイドライン、およびブランド価値など、すべての会社文書の中央リポジトリになります。 選択したシステムは直感的であり、検索が容易であり、ワークフローに統合できるべきです。

会議の時間を有効に使う

非同期コミュニケーションモデルを採用することは、同時に同期作業を拒否しているわけではないということを以前にも言いました。 分散型の労働力の一部であるとき、すべての会議が重要です。 パンデミックは、我々が会議の時間をどのように使用しているのかを見直し、全員の時間を最も有効に活用するための最良の方法について真剣に考えさせました。

スケジューリングツールを開く前に、会議の目的と主要な目標について考えてください。 これは生で議論する必要があることか、メールやSlackを送信した後で同じ結果が得られるかを自問します。

会議前の作業は、非同期に作業している人々にとって貴重なツールとなる可能性があります。 人々が文書をレビューしたり、ビデオを視聴したり、公式に会う前に質問やアイデアで準備を整えることで、会議の時間を削減し、一緒に過ごす時間をさらに影響力のあるものにできます。 

録音された会議の価値もお忘れなく。 あなたの最善の努力にもかかわらず、時には会議に出席できない人がいるでしょう。 録画された会議は、人々が続けて作業するのに必要な情報 を提供することができます 。

チームビルディング活動に投資する 

非同期コミュニケーションを採用すると、特にリモートであるとき、チームが対面でつながる機会や社交する機会が減少します。

関係を構築し、チームの団結を促進する定期的なアクティビティを手配することで、このギャップを埋めることができます。 たとえば、毎月の金曜日のゲーム時間、Zoomでのドリンクでキャッチアップ、または年2回の対面リトリートを手配できます。

孤立感や意欲を失った日にも、チームにとって楽しみにできることを提供します。

非同期コミュニケーションを促進するツールを使用する 

Guru 

Guru は、チームの専門家から確認された情報を提供する内部コミュニケーションツールおよび知識共有プラットフォームです。 情報は従業員が働く場所で直接アクセスできるようになっています。 Guruを会社のwikiのように考えて、ワークフローに統合され、仕事を行うために必要な情報を常に持っている状態にします。

Google Workspace

Google Workspace は、プロジェクトを1か所でコラボレーションするためのクラウドコンピューティングおよび生産性ツールのコレクションです。 Google Workspaceのツールには、チャット、Gmail、カレンダー、ドキュメント、スライド、シート、フォーム、ドライブがあります。

複数の人がドキュメントに協力し、わからない箇所にコメントを残し、リアルタイムで問題を解決できます。 すべての文書がGoogle Driveに保存されているため、文書やファイルへのアクセスを失う心配はありません。

メッセージングアプリ

SlackやMicrosoft Teamsのようなメッセージングアプリは、長いメールスレッドの議論が必要なくなり、メッセージングプラットフォームを介してコミュニケーションを効率化します。 

異なるチームのためにトピックをチャンネルで整理し、会話の質と関連性を向上させることができます。 チームメンバーは、関心のあるトピックや利用可能性に基づいて、通知を受け取る方法を選択できます。 

幸いなことに、Slackは既読通知を表示しないため、プライベートメッセージを受信した直後に応答するプレッシャーがなくなります。

Asana

Asana を使用して、プロジェクトと締切を仲間に割り当て、メールを送信したり会議を整理することなく、の作業を進めることができます。 従業員をタグ付けし、プロジェクトにコメントを都して、Asanaにおいて、仕事を効果的に完了するために必要なすべてを提供することでキープロジェクト文書をリンクできます。 

Loom

Loom は、画面、顔、声を録画して、ビデオを作成し、メールやリンクを介して瞬時に共有できるビデオメッセージツールです。 プロセスを文書化したり、新しい従業員をオンボードさせたり、同僚と知識を共有したりするためにLoomを使用できます。

非同期コミュニケーションのツールとして、あなたの時間枠でビデオメッセージを送信し、あなたの同僚は自分のペースでビデオを消費します。 製品ロードマップを説明したり、チームメイトにエラーの修正方法を示したり、特定の決定を下した理由を説明するのに最適な方法です。

常に「オン」の文化を作ることに注意してください。

コラボレーションの負荷は、従業員がリクエストに応じたりチームと関わったりするのに過剰な時間を費やし、自分の仕事に悪影響を及ぼすときに発生します。 コラボレーションの負荷を引き起こすいくつかの原因は次のとおりです：

生産性よりもコミュニケーションを優先する 

ハーバード・ビジネス・レビューによると、従業員は現在、20年前に比べて 50%多くの時間 をコラボレーションに費やしています。 

メールコミュニケーションに 労働時間の80% 、会議に対して 会社時間の15% 、1日あたり 200を超えるSlackメッセージ を考えてみてください。 従業員の時間は貴重であり、企業は 現在の内部コミュニケーションの慣行が機能しているか、または機能していないかを評価すべきです 。

この常にコミュニケーションが続くトレンドは、従業員全員の一日が、コア業務機能に使う時間の合間に会議が組まれるようになっています。 通常、これは従業員が週の平日および週末に残業（追加給与なし）をして割り当てられたタスクを完了する結果となります。

従業員が常に利用可能である必要があるという不必要なプレッシャー 

もし労働者が常にリアルタイムのコミュニケーションに従事しているなら、彼らは自分のスケジュールをコントロールできません。 自身のアジェンダを設定し、生産的である代わりに、チームはリクエストに返信する一日を過ごします。 失った時間を補うため、彼らはより速く働くようになり、それがさらにプレッシャーや高いフラストレーション、ストレスを引き起こします。 その結果、燃え尽き症候群や出勤する意欲の欠如につながります。

質の低い会話 

最初の返答はおそらくあなたの最良の返答ではないでしょう。 即座に応答しなければならない場合、あなたは回答を考えたり、思慮深い応答を提供する時間がありません。なぜなら、あなたはプレッシャーの下にいるからです。  会話の質が低下し、解決策もしばしば標準以下です。

リモートワークは今後も続く：常にコミュニケーションを行うのではなく効率を促進する

仕事の未来は分散型で多様です。 より多くの企業が、結果を得るために同じタイムゾーンにいる必要はないことに気づき始めています。 したがって、成功は今やどれだけの時間出勤するかではなく、結果と成果に依存しています。

非同期システムを導入することで、世界中の最高の才能を活用できます。 これは、チームに、最も生産的な時間を選択し、常にオンでいる必要なく成果を最大化する自律性を与えます。 より深い作業を行い、必要なときに切り離し、再充電するための素晴らしい方法です。

対面での会話が必要な場合は、 ツール を選んで、同期型と非同期型のコミュニケーションを組み合わせて、効率的なワークフローを実現しましょう。