What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Het stelt je in staat om een specifiek idee te doordenken, je gedachten te verzamelen en antwoorden te bieden wanneer je er klaar voor bent. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Aangezien asynchrone communicatie niet vereist dat werknemers op afstand op hetzelfde moment zijn verbonden, kun je een bericht sturen naar een werknemer in Europa vanuit je appartement in San Francisco en zij zullen later op de dag reageren wanneer ze aan hun workstation zitten.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

To be clear, we’re not asking you to ditch real-time communication entirely. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

It’s also useful when you want to discuss sensitive topics, give critical feedback, performance review, or brainstorm a lot of ideas at once.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• You spend an entire day replying to an endless email thread instead of finishing that task that’s due in an hour

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Don’t micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combine async and synchronous communication and you’ll have a happy team with a healthy work-life balance.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

It’s harder to misunderstand or lose context when you write. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Unfortunately, unless you’re working in a really cool top-secret program we probably shouldn’t know about, people are going to need plenty of reminders about rules for work and communication.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

It’s important to not limit yourself to written documents when you’re thinking about the best way to communicate certain things. Instructievideo's, infographics en audiobestanden kunnen een geweldige manier zijn om mensen op de hoogte te houden. 

Het hebben van de juiste documentatie geeft mensen veel meer flexibiliteit en helpt ervoor te zorgen dat informatie toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Dit kan helpen om eindeloze heen-en-weer berichten te verminderen (dus geen schouderklopjes meer) en laat iedereen autonomer en efficiënter werken.

Plan vooruit 

In plaats van een boodschap te sturen die zegt:

“Hallo Linda, zou je me nu de bijgewerkte onboarding-checklist voor ons verkoopteam kunnen sturen?”

Je zou kunnen zeggen:

“Hoi Linda, ik heb de bijgewerkte onboarding checklist voor ons salesteam over drie dagen nodig.”

Plannen geeft werknemers tijd om zich voor te bereiden en elimineert de druk om taken onmiddellijk af te ronden.

Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot de juiste documenten 

Controleer je documentdeelinstellingen en zorg ervoor dat je collega's toegang hebben tot de juiste bestanden. Dit lijkt misschien klein, maar als iemand toegang moet aanvragen, kan dit resulteren in onnodige vertragingen van enkele uren of zelfs een hele dag. 

Gebruik threads om effectief te communiceren 

Het doel van threads is om textuele gesprekken gemakkelijk te maken. E-maildiscussies zijn gefragmenteerd en vergrendelen informatie in een inbox waar alleen de afzender en ontvanger toegang toe hebben.

Threads zijn geweldig voor gesprekken waarin meerdere teamleden ideeën kunnen delen en beslissingen kunnen nemen.

Gebruik threads om relevante informatie te delen voordat je vergadert, zodat je team het onderwerp beter begrijpt. Zorg ervoor dat je de thread na de vergadering voortzet, zodat degenen die niet konden deelnemen de informatie kunnen vinden. Je kunt een link naar de video van de vergadering in de thread delen en iedereen die vragen stelt, zal direct in de thread antwoorden krijgen.

Communicatietools zoals Slack stellen je in staat om groepsprojecten te beheren door taken rechtstreeks in de projectdiscussiedraden toe te voegen. In plaats van door verschillende onsamenhangende gesprekken te gaan, kan je team snel de relevante thread vinden samen met de informatie die ze nodig hebben om te beginnen. 

Zet notificaties uit tijdens het werken

Notificaties verpesten je productiviteit. Het houdt je in een staat van hyper-responsiviteit wanneer je altijd wacht op het geluid van een smartphone- of desktopnotificatie. Elke keer dat je reageert, kost het 25 minuten om weer op de rails te komen, wat resulteert in verloren productiviteit.

Gebruik in plaats daarvan tijdsblokken om meer uit elke dag te halen. Als je 8 uur per dag werkt, kun je elke drie uur notificaties controleren en in één keer reageren.

Als Manager

Weet wanneer je asynchrone versus synchrone communicatie moet gebruiken

Wat kun je communiceren via e-mail, in een thread, of tijdens een Zoom-videoconferentie?

Hoewel teamleden hun werkuren kunnen instellen onder asynchrone communicatie, is het belangrijk voor managers om te weten wanneer ze (of niet) real-time reacties kunnen verwachten.

Stel een protocol op voor situaties die een onmiddellijke reactie vereisen en creëer een speciaal kanaal zodat werknemers weten dat ze onmiddellijk moeten reageren wanneer ze dergelijke berichten ontvangen.

Bijvoorbeeld, als je website offline gaat is dit een noodsituatie en vereist dit dat alle handen aan dek zijn om het onmiddellijk op te lossen. Een rapport voor een taak die volgende week vervalt, zou via Slack kunnen worden gecommuniceerd of er kan een herinnering worden gestuurd in Asana.

Zorg voor duidelijke communicatieprocessen 

Een van de grootste redenen waarom asynchrone communicatie faalt, is omdat mensen geen regels hebben rondom communicatie. Daarom is het belangrijk om zeer duidelijke verwachtingen te stellen over hoe mensen met elkaar praten. Wanneer je het op de juiste manier doet, verklein je de kans op misverstanden of het verkeerd communiceren van informatie. 

Overweeg om werknemers vaste werkuren te laten creëren waarin ze weten dat ze bij hun computer zullen zijn en beschikbaar zijn om te werken. Gebruik verschillende labels, namen en onderwerpinstellingen in je Slack-kanalen, zodat werknemers weten welke gesprekken ze daar moeten voeren

Definieer urgentie 

Een gebroken openbare functie op een website of app is een dringende werkprobleem. Een vraag over welke kleur Post-it® notities je team verkiest is dat niet. Als je geen manier vindt om de twee te onderscheiden, zal elke binnenkomende e-mail of Slack aanvoelen als een noodgeval. 

Om ervoor te zorgen dat asynchrone communicatie werkt, moeten werknemers het verschil weten tussen dringende zaken en zaken die kunnen wachten.

Stel richtlijnen op over wat werkelijk een dringende zaak is en de beste manier om dat aan te geven. Heb een vastgesteld actieplan over wie je moet contacteren, de juiste stappen die je moet nemen en hoe je het probleem moet documenteren. 

Wil je dieper ingaan op de beste manier om communicatieproblemen op het werk aan te pakken? Bekijk onze post over onze aanpak van interne communicatie bij Guru.

Evalueer teamleden op basis van output en resultaten 

Maak het duidelijk aan werknemers dat ze beoordeeld zullen worden op bijdragen aan de doelstellingen van het team, niet op hoeveel uur ze op het werk zijn. 

Werknemers kunnen hun werkuren instellen zolang ze productief zijn. Als ze liever drie uur in de ochtend en vier uur in de avond werken voor ononderbroken diep werk, is dat prima, zolang ze aan hun maanddoelen voldoen.

Abolish rigid work hours

Een flexibele werkzaal stand stelt je in staat om top talent van overal ter wereld aan te trekken. Je zult van nature aan asynchrone communicatie neigen wanneer niet iedereen online kan zijn. 

Plan asynchrone check-ins

Wanneer er veel afhankelijkheden binnen je team zijn, eindig je met meer vergaderingen. Voordat Rick een update naar een klant verstuurt over een bug die de klant heeft gevonden, moet hij controleren bij Anna van engineering om te zien of het probleem is opgelost. Niemand weet waaraan iemand werkt, wat leidt tot vergaderingen en lange e-maildraden.

Gebruik afstandscheck-ins om vergaderingen asynchroon te maken. Het is een manier voor teams om te delen waar ze aan werken zonder hun workflow te verstoren.

Een paar manieren om dit te doen zijn:

• Een centraal portaal waar teams projecten delen waaraan ze elke dag werken
• Een projectmanagementtool zoals Asana waar je workflows bouwt en de voortgang over meerdere projecten bijhoudt
• Een messagingtool zoals Slack waar teams kunnen melden waar ze aan werken en die naadloos integreert met interne communicatie platforms  zoals Guru

Moedig routines aan, maar keer niet terug naar oude gewoonten 

Hoewel er minder behoefte is om traditionele werkuren aan te houden in een remote omgeving, moedig je team aan om een werkroutine te hebben die het oude 9-5-schema vervangt.

Als teamleider kun je instellen:

• Tijden voor wekelijkse check-ins wanneer iedereen aanwezig moet zijn
• Een tijdlijn voor reacties op e-mails en berichten op Slack (kan 12-24 uur zijn)
• Procedures om te communiceren voor degenen in verschillende tijdzones en in geval van nood

Bouw vertrouwen, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid in je werkcultuur 

Vertrouwen en onafhankelijkheid zijn de waarden waar asynchrone communicatie op is gebouwd. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je team op tijd levert, zodat teamgenoten zich geen zorgen hoeven te maken over iemand die zijn woord niet houdt. Wanneer werknemers onafhankelijk werken zonder micromanagement, stimuleert dit innovatie en versterkt het hun zelfvertrouwen.

Laten we mensen wat ruimte geven. Tot zeer recent was het bijna onmogelijk voor asynchroon werk om... goed te functioneren. Dankzij innovaties in moderne technologie is het werken op afstand gemakkelijker dan ooit, maar het is belangrijk om in gedachten te houden dat de werkomgeving die we nu genieten, 20 jaar geleden of zelfs 10 jaar geleden in sommige gevallen niet mogelijk zou zijn geweest. 

Vergeet niet dat jij en je collega's om een reden samenwerken. Jullie zijn allemaal beoordeeld als efficiënte, getalenteerde en capabele werknemers. Tenzij iemand je een reden heeft gegeven om te geloven dat ze de verantwoordelijkheid die hoort bij asynchronic werken niet kunnen dragen, vertrouw erop dat ze de volgende stap in je werkomgeving kunnen aan.

Maak informatie gemakkelijk toegankelijk met een kennisbeheersysteem 

81% van de werknemers voelt zich gefrustreerd wanneer ze geen toegang kunnen krijgen tot de informatie die ze nodig hebben om een taak te voltooien. 

Een intern kennisbeheersysteem (KM) minimaliseert de behoefte voor werknemers om vragen te stellen. Het wordt de centrale repository voor alle bedrijfsdocumenten, zoals onboarding van werknemers, procesdocumentatie, publicatierichtlijnen en merkwaarden. Het systeem dat je kiest moet intuïtief zijn, gemakkelijk doorzoekbaar en integreren met je workflow.

Gebruik je vergadertijd goed

We hebben eerder gezegd dat het omarmen van een asynchroon communicatie model niet betekent dat je synchrone arbeid verwerpt. Wanneer je deel uitmaakt van een gedistribueerde workforce telt elke vergadering. De pandemie dwong ons om zorgvuldig te kijken naar hoe we onze vergadertijden gebruikten en echt na te denken over de beste manieren om ieders tijd te benutten. 

Neem de tijd om na te denken over het doel en de hoofddoelen van een vergadering voordat je je planningshulpmiddel opent. Vraag jezelf af of dit iets is dat live besproken moet worden, of dat je hetzelfde resultaat kunt krijgen na het verzenden van een e-mail of Slack.

Voorwerk kan een waardevol hulpmiddel zijn voor mensen die asynchroon werken. Mensen documenten laten herzien, video's laten kijken of voorbereid met vragen of ideeën laten komen voordat je officieel bijeenkomt, kan de vergadertijd verminderen en de tijd die je samen doorbrengt nog impactvoller maken. 

En vergeet de waarde van opgenomen vergaderingen niet. Ondanks je beste inspanningen, zullen er momenten zijn waarop sommige mensen niet kunnen vergaderen. Opgenomen vergaderingen kunnen de informatie geven die mensen nodig hebben om verder te werken.

Investeer in team-bonding activiteiten 

Wanneer je asynchrone communicatie aanneemt, zijn er minder mogelijkheden voor teams om persoonlijk contact te maken of te socialiseren, vooral wanneer je op afstand werkt. 

Je kunt de leegte vullen door regelmatige activiteiten te organiseren die het opbouwen van relaties en team-eenheid bevorderen. Bijvoorbeeld, je zou een maandelijkse vrijdag speluurtje, drinks via Zoom om bij te praten, of tweejaarlijkse persoonlijke retraites kunnen organiseren.

Het geeft je team iets om naar uit te kijken op dagen dat ze zich geïsoleerd of gedemotiveerd voelen.

Gebruik tools die asynchrone communicatie bevorderen 

Guru 

Guru is een intern communicatietool en kennisdelingsplatform dat geverifieerde informatie van experts in je team biedt. De informatie kan door werknemers precies daar worden bereikt waar ze werken. Denk aan Guru als een bedrijfswiki die integreert met je workflow, zodat je altijd de informatie hebt die je nodig hebt om je werk te doen.

Google Workspace

Google Workspace is een verzameling cloudcomputing- en productiviteitstools die het gemakkelijk maken om samen te werken aan projecten op één locatie. Tools in Google Workspace zijn onder andere Chat, Gmail, Agenda, Docs, Presentaties, Bladen, Formulieren en Drive.

Meerdere mensen kunnen aan een document samenwerken, opmerkingen achterlaten waar iets onduidelijk is en problemen in realtime oplossen. Alles is opgeslagen op Google Drive, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het verliezen van documenten of toegang tot bestanden.  

Messaging-apps

Messaging-apps zoals Slack en Microsoft Teams elimineren de noodzaak om lange discussies te hebben via e-mailthreads en stroomlijnen de communicatie via een messagingplatform. 

Je kunt onderwerpen organiseren per kanaal voor verschillende teams om de kwaliteit en relevantie van gesprekken te verbeteren. Teamleden kunnen kiezen hoe ze willen worden gewaarschuwd op basis van onderwerpen van interesse of beschikbaarheid. 

Gelukkig toont Slack geen leesbevestiging wat de druk wegneemt om onmiddellijk te reageren zodra je een privébericht ontvangt.

Asana

Gebruik Asana om projecten en deadlines aan je teamgenoten toe te wijzen zonder een e-mail te sturen of een vergadering te organiseren. Je kunt je werknemers taggen, opmerkingen maken op projecten en zelfs belangrijke projectdocumenten in Asana linken om hun alles te bieden wat ze nodig hebben om de klus effectief te klaren. 

Loom

Loom is een video messaging-tool waarmee je je scherm, gezicht en stem kunt opnemen om video's te maken en deze direct te delen via e-mail of een link. Je kunt Loom gebruiken om processen te documenteren, nieuwe werknemers in te werken en kennis met je collega's te delen.

Als een hulpmiddel voor asynchrone communicatie, kun je videoberichten op je eigen tijd verzenden en consumeert je collega de video op zijn of haar gemak. Het is een geweldige manier om een productroadmap uit te leggen, je teamgenoten te laten zien hoe ze een fout kunnen oplossen, of uit te leggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Pas op met het creëren van een altijd "aan" cultuur

Samenwerkingsoverload gebeurt wanneer een werknemer te veel tijd besteedt aan het reageren op verzoeken en interactie met het team tot nadeel van hun eigen werk. Een paar oorzaken van samenwerkingsoverload zijn:

Prioriteren van communicatie boven productiviteit 

Volgens Harvard Business Review besteden werknemers momenteel 50% meer tijd aan samenwerking dan 20 jaar geleden. 

Denk aan 80% van een werkdag aan e-mailcommunicatie, 15% van de bedrijfstijd aan vergaderingen, en meer dan 200 Slack-berichten per dag. De tijd van werknemers is kostbaar, en bedrijven moeten evalueren of hun huidige interne communicatiepraktijken werken voor of tegen hen.

Deze trend van constante communicatie betekent dat hun hele dag is ingericht rondom vergaderingen, met tijd die ertussen wordt besteed aan kernfuncties. Dit resulteert vaak in werknemers die overwerken op weekdagen en in het weekend (zonder extra betaling) om toegewezen taken te voltooien.

Onnodige druk voor werknemers om altijd beschikbaar te zijn 

Als werknemers altijd betrokken zijn bij realtime communicatie, hebben ze geen controle over hun schema's. In plaats van hun eigen agenda's te bepalen en productief te zijn, besteedt je team de dag aan het reageren op verzoeken. Om verloren tijd goed te maken, werken ze sneller, wat leidt tot meer druk, hogere frustratie en stress. Het resultaat is burn-out en een gebrek aan motivatie om op te dagen.

Laagwaardige gesprekken 

Het eerste antwoord is waarschijnlijk niet je beste antwoord. Wanneer je onmiddellijk moet reageren, is er geen tijd om je antwoorden goed na te denken en een doordachte reactie te geven omdat je onder druk staat. De kwaliteit van het gesprek lijdt eronder en oplossingen zijn vaak ondermaats.

Thuiswerken is hier om te blijven: promoot efficiëntie boven constante communicatie

De toekomst van werk is gedistribueerd en divers. Steeds meer bedrijven realiseren zich dat ze niet in dezelfde tijdzone hoeven te zijn om resultaten te behalen. Daarom hangt succes nu af van resultaten en output, niet van hoeveel uren je aanwezig bent.

Het aannemen van een asynchroon systeem stelt je in staat om de beste talenten van over de hele wereld aan te boren. Het geeft je team de autonomie om uren te kiezen wanneer ze het meest productief zijn en de output te maximaliseren zonder altijd "aan" te hoeven zijn. Het is een geweldige manier om meer diepgaand werk te doen, te desconecteren wanneer je dat nodig hebt en weer opgeladen terug te komen.

Voor die momenten waarop je persoonlijke gesprekken nodig hebt, kies je hulpmiddelen die asynchrone communicatie met synchrone communicatie combineren voor een gestroomlijnde workflow.