‍Of je nu iets kleins plant zoals een nieuwe app-uitrol of iets ingrijpends zoals een complete herstructurering, het hebben van een effectief change management proces is een must. Maar maak je geen zorgen, we hebben alles wat je moet weten om een effectieve change agent voor elke nieuwe oplossing te zijn.

Wat is change management?

Change management gaat in wezen over het succesvol begeleiden van mensen door een gedragsverandering. Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in bedrijfstermen wanneer we het hebben over organisatorische verandering (“We hebben deze nieuwe tool en we moeten deze met succes tegen het einde van de week implementeren om onze kwartaal 4 OKR's te halen!”), maar de menselijke factor staat centraal in elke verandering. Als oude gewoonten moeilijk te doorbreken zijn, moet elke change managementstrategie volledig rekening houden met degenen die door de update worden beïnvloed, anders zal het mislukken.

Waarom is een change managementproces belangrijk? 

We hebben allemaal de gevolgen gezien van slecht beheerde veranderingen: lage acceptatie, angst, onzekerheid en terugvallen op oude gewoonten. Na een reeks mislukte veranderingen verliezen mensen uiteindelijk het vertrouwen dat enige verandering succesvol zal zijn, en proberen vervolgens zelfs geen veranderingen meer door te voeren - op dat moment verliest een bedrijf zijn concurrentievermogen en raakt het in een stagnatie. Een effectief change managementproces is een risicobeperker en stelt organisaties in staat om deze stagnatiecyclus helemaal te vermijden.

De eerste stap in een goed change managementproces is het begrijpen van de waarom achter de verandering, en het vervolgens opvolgen met duidelijke communicatie en een stimulans om te veranderen. Vergeet niet, het verkrijgen van draagvlak is een van de belangrijkste redenen waarom change management processen mislukken, maar het is niet de enige reden. Krijg een diepgaande analyse van waarom change management inspanningen falen.

Topredenen waarom veranderingen misgaan

• De reden achter de verandering is slecht begrepen of gecommuniceerd
• Leiderschap koopt niet in
• De juiste belanghebbenden zijn niet betrokken bij het proces
• Implementatie is niet goed doordacht
• Er is een gebrek aan korte of lange termijn opvolging
• Het proces wordt geleid zonder empathie

Toporganisatorische change managementrisico's

• Verwarring, stress en burn-out bij medewerkers
• Gebrek aan geloof dat veranderingen een succesvol resultaat zullen hebben, leidt tot een hoge organisatorische weerstand tegen verandering
• Een schijnbaar “chaotische” werkplek
• Hoge personeelsverloop leidt tot verlies van institutionele kennis
• Projecten worden in de wacht gezet of helemaal verlaten
• Slechte klanttevredenheid leidt tot negatieve merkassociaties
• Lagere algehele bedrijfsefficiëntie

Wat zijn de vijf stappen van change management? 

Om je organisatie op het pad van succesvolle verandering te zetten (en mogelijke risico's te beperken), zijn er vijf hoofd stappen te nemen. 

1. Bereid je voor op verandering

Als we aan voorbereiding denken, denken we meestal aan logistiek en oplossingen (die belangrijk zijn), maar een onderbelicht aspect van het voorbereidende proces is kijken naar hoe een verandering kan worden ondersteund door gedrag en cultuur. Help medewerkers en leiderschap te begrijpen waar de problemen zich bevinden voordat je een nieuwe oplossing introduceert; vraag actief om feedback over de huidige stand van zaken en gebruik dit om te informeren hoe je je aanstaande verandering communiceert en wie er belanghebbende moet zijn.

1. Maak een change managementplan en communiceer de strategie en visie

Nu je begrijpt hoe je je verandering kunt positioneren voor bredere organisatorische acceptatie, ben je klaar om de reikwijdte te bepalen, een uitrolplan op te stellen, de juiste belanghebbenden erbij te betrekken en te bepalen hoe je het succes zult meten. Het is ook belangrijk dat je het waarom achter de verandering deelt als onderdeel van je proces voor draagvlak wanneer je het plan presenteert aan verschillende belanghebbenden binnen het bedrijf, en spreek over hoe het elk van hen individueel zal beïnvloeden.

1. Voer de organisatorische verandering door

Ga verder en breng je project van de grond. Volg het actieplan dat je hebt opgesteld, maar zorg ervoor dat je op elke stap feedback vraagt om te zien of je tijdens het proces aanpassingen moet maken. Dit kan niet alleen langdurige mislukkingen beperken, maar het kan ook helpen om draagvlak te behouden terwijl medewerkers zien dat aan hun behoeften wordt voldaan en geïntegreerd als je mijlpalen bereikt.

1. Integreer de verandering in de organisatorische cultuur en processen

Je hebt de verandering uitgerold en alles gaat geweldig - voor ongeveer 6 weken. Hoe houd je mensen tegen om terug te vallen op oude gewoonten en al het geweldige werk van je team ongedaan te maken? Versterk de gedragsverandering door middel van stimulansen, documentatie, lopende communicatie, en misschien het belangrijkste, zichtbaar modeleren van de ideale staat door het leiderschap.

1. Evalueer de impact van de verandering

Het is tijd om het succes van je verandering te beoordelen. Kijk terug naar de belangrijkste prestatie-indicatoren die je vóór de uitrol hebt toegewezen (voor/achter snapshots zijn erg nuttig), en voer een post-mortem uit om een holistisch beeld te krijgen van hoe het proces is verlopen, en hoe 'plakkerig' het is geweest.

Terminologie van het change managementproces

Als je wilt uitblinken in change management, moet je de terminologie leren. Hier is een snelle spiekbrief.

Change managementmodel

Een change managementmodel is een vooraf gebouwde structuur (geïnformeerd door een heleboel experimenten in de echte wereld) voor het creëren van een effectief change managementproces binnen een bedrijf. Veelvoorkomende modellen zijn ADKAR, Lewin’s, Kotter’s, McKinsey’s, en Kübler-Ross’s.

Change managementproces

Een change managementproces is de end-to-end implementatie van een verandering binnen een organisatie.

Change managementplan

Een change managementplan is de specifieke manier waarop verandering wordt doorgevoerd binnen het grotere proces. Hier is onze expertgids voor het schrijven van de jouwe.

Hoe een effectief change managementproces voor jouw organisatie te creëren

Nu je weet hoe je een soepel change managementproces kunt uitvoeren, vraag je je misschien af welke stappen je moet nemen om dat proces in de eerste plaats te creëren. Hier is wat je moet doen:

Identificeer de gewenste verandering en doelen

Verandering omwille van de verandering is niet nuttig voor niemand. Stap één is precies uit te zoeken wat er moet veranderen en waarom. Dit verduidelijkt niet alleen zaken zoals reikwijdte en tijdslijn, maar het helpt je ook te identificeren wie erbij betrokken moet zijn en op welk niveau.

Betrek belangrijke belanghebbenden en presenteer het zakelijke geval

Het betrekken van de juiste belanghebbenden is essentieel. Vergeet niet, zij zullen degenen zijn die je helpen de verandering goed door te voeren! Zij moeten als eerste betrokken zijn en kunnen je helpen de beste manier te identificeren om de organisatie voor te bereiden op wat komen gaat.

Plan voor verandering

Hier is waar je wilt documenteren wat je belangrijkste prestatie-indicatoren zullen zijn gedurende het veranderproces. Je wilt snapshots maken van je huidige staat om het succes te beoordelen bij vooraf bepaalde voortgangspunten (evenals na de voltooiing van het proces).

Bepaal middelen en metingen van succes

Wat heb je nodig om de verandering effectief door te voeren? Hoe wil je dat de toekomstige staat eruitziet? Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het bepalen van succescriteria.

Zorg voor duidelijke communicatie van begin tot eind

Niemand houdt ervan in het duister te zitten! Zorg ervoor dat je proces, controlepunten en meetpunten voor succes zichtbaar zijn voor iedereen die beïnvloed zal worden - en vraag frequent om feedback, zodat je kunt...

Beheers weerstand en verbeter de impact van de verandering

Nogmaals, verandering is moeilijk. Zorgen dat mensen zich gehoord voelen kan helpen de weerstandsniveaus te verlagen en het proces gemakkelijker te maken. Daarnaast kunnen af en toe herinneringen aan het waarom achter de verandering en hoe het degenen die beïnvloed worden ten goede zal komen iedereen helpen om naar een gemeenschappelijk doel te werken.

Erken het succes van het change management project

Aan het einde van het proces (of beter nog, bij elke grote mijlpaal) vier wat jij en jouw team hebben bereikt. Positieve feedback maakt elke toekomstige verandering gemakkelijker om te aannemen.

Evalueer de impact en verbeter jouw change managementproces voor de toekomst

Erken dat er altijd ruimte is voor verbetering. Het wordt niet voor niks een proces genoemd. Wat jaren geleden voor jou werkte, moet misschien volledig worden aangepakt nu je een nieuw team/organisatie/product hebt. Neem wat je hebt geleerd en pas je aan.

Hoe ervoor te zorgen dat je de juiste change managementtools hebt

Evalueer jouw change managementtoolkit

Voorzie jezelf van de juiste tools om succesvol change management te voeren. Hier zijn enkele van de beste oplossingen:

‍