What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Wie houdt er niet van een klein doosje met bedrijfs-swag op zijn eerste werkdag? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Een aantal gebrandmerkte t-shirts, een paar hebbedingetjes die de cultuur van je bedrijf weerspiegelen, en een kaart van het team zorgen ervoor dat de eerste dag goed van start gaat. Als je op afstand werkt, verstuur dan een welkomstpakket samen met andere WFH-materialen naar hun deur! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. Ze hebben identificatie nodig om de noodzakelijke formulieren in te vullen en payrollinformatie zodat ze weten wanneer ze hun eerste salaris ontvangen. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. Door je van tevoren voor te bereiden, help je hun overgang naar het bedrijf zo soepel mogelijk te maken. 

Phase 2: Introductions

Een nieuwe baan beginnen kan overweldigend zijn, vooral als je niemand kent binnen het bedrijf. Daarom is het belangrijk dat managers en collega's de tijd nemen om nieuwe medewerkers aan iedereen voor te stellen met wie ze gaan samenwerken. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Onboarding draait niet alleen om bedrijfsregels en belastingdocumenten, het gaat erom de mensen te leren kennen met wie je samen gaat werken. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

Als je op kantoor werkt, begin dan met een rondleiding zodat nieuwe medewerkers vertrouwd kunnen raken met de ruimte. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

Als je in een externe omgeving werkt, schaam je dan niet voor de 'officetour'! Zorg ervoor dat al je teamleden op de eerste dag van hun nieuwe teamlid deelnemen aan een oriëntatie Zoom-gesprek, houd het casual met koffie en een praatje om je nieuwe collega's zich comfortabel en enthousiast te laten voelen over het werken met dit team. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. Als manager ben je een coach, dus laat die rol je leiden door nieuwe medewerkers snel te helpen zich te vestigen zodat ze meteen productief kunnen zijn. Dit helpt niet alleen om frictie met bestaande medewerkers te verminderen, het verkleint ook de kans dat je nieuwe medewerker spijt krijgt van de baan en maakt het gemakkelijker om meteen 'te passen'.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. Bij de onboarding van een nieuwe werknemer is het belangrijk om een gepersonaliseerde ervaring te creëren op basis van hun rol. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. Een eenvoudige welkomstmail met een dichte to-do lijst maakt de eerste dag van je nieuwe medewerker alleen maar ontmoedigender. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Benieuwd hoe Guru Guru gebruikt voor de onboarding van medewerkers? Bekijk deze post door Bobby Lundquist, Guru’s Lead People Operations Specialist.

Phase 4: Follow up 

Zodra je duidelijke verwachtingen voor je nieuwe medewerker hebt vastgesteld, is het belangrijk om regelmatig bij je werknemer in te checken om een soepele overgang naar hun nieuwe rol te waarborgen. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Actief betrokken zijn bij de onboarding van nieuwe medewerkers laat zien dat je in hun ervaring investeert en kan helpen vertrouwen op te bouwen, evenals het verbeteren van de prestaties en het behoud van werknemers. 

Establish a plan for review

Onboarding eindigt niet na de eerste paar weken of maanden op een nieuwe baan en check-ins zouden dat ook niet moeten doen. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Tot slot, stel succescriteria vast voor elk doel, zodat je de voortgang van de nieuwe medewerker kunt volgen. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Gebruik Guru’s 30-60-90 dagen plan template om een check-in ritme met je nieuwe medewerker te creëren voor continue, langetermijnfeedback over hun onboardingervaring en om ervoor te zorgen dat je ze voorbereidt op langdurig succes.

Onboarding process examples

Laten we kijken naar drie voorbeelden van effectieve onboardingprocessen:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Dit type inwerken kan effectief zijn voor remote medewerkers, omdat het hen de tools en middelen biedt die ze nodig hebben om te beginnen zonder dat ze naar een kantoor hoeven te reizen.
2. Buddy-inwerken: Dit type inwerken houdt in dat er een mentor of maat aan de nieuwe medewerker wordt toegewezen. De mentor of maat is meestal een ervaren medewerker die begeleiding en ondersteuning kan bieden tijdens het inwerkproces. Dit type inwerken kan bijzonder effectief zijn voor nieuwe medewerkers die nerveus kunnen zijn over het beginnen aan een nieuwe baan.
3. Manager-geleide onboarding: In dit type onboarding neemt de manager van de nieuwe medewerker de leiding in het bieden van training en ondersteuning. Dit type inwerken kan effectief zijn voor medewerkers die nauw zullen samenwerken met hun manager of supervisor. Het stelt de nieuwe medewerker in staat om vroegtijdig een relatie met hun manager op te bouwen en kan hen helpen zich meer verbonden te voelen met het team.

Ongeacht het inwerkproces is de sleutel ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich ondersteund en betrokken voelen tijdens het proces. Door duidelijke communicatie, toegang tot benodigde middelen en een gevoel van gemeenschap te bieden, kunnen organisaties hun nieuwe medewerkers ondersteunen om succesvol te zijn. Bovendien kan het gebruik van een oplossing zoals Guru helpen om het inwerkproces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot alle benodigde informatie die ze nodig hebben om te slagen.

Veelvoorkomende uitdagingen tijdens het inwerken van medewerkers

We zijn er allemaal geweest: het is je eerste dag op het werk en er zijn namen om te memoriseren, processen om op te pikken, nieuwe programma's om te leren en positieve eerste indrukken te maken. Het is overweldigend, en als je bij een nieuw bedrijf in een afstandsinstelling begint, kan het nog isolerender aanvoelen.

Als alle onboarding-middelen en training verspreid zijn over hulpmiddelen, e-mailverzendingen en eenmalige Slack-berichten, is het gemakkelijk dat die gevoelens van stress en isolatie versterkt worden. Investeren in een inwerksoftware die al het materiaal samenbrengt dat nieuwe medewerkers nodig hebben om productief te beginnen, is een geweldige manier om ze onmiddellijk in hun functie empowered te laten voelen. En dat is belangrijk; mensen die een negatieve ervaring met inwerken hebben gehad, zijn tweemaal zo waarschijnlijk om in de nabije toekomst naar een andere mogelijkheid te zoeken. 

Tijd tot productiviteit is belangrijk, maar haast je er niet mee. Een Harvard Business Review-artikel wijst erop dat tot 20% van de personeelsverloop plaatsvindt in de eerste 45 dagen van het dienstverband, en dat de meest succesvolle bedrijven een jaar besteden aan het volledig inwerken van nieuwe medewerkers.

Informatie-overload

Wanneer een nieuwe medewerker een baan begint, worden ze vaak gebombardeerd met een overvloed aan informatie en taken om te leren en te volbrengen. Dit kan gemakkelijk leiden tot informatie-overload, wat overweldigend kan zijn en hun vermogen om goed te presteren in hun nieuwe rol kan belemmeren. Een goed ontworpen inwerkproces kan echter helpen dit probleem te verminderen.

Een manier waarop een inwerkproces informatie-overload kan voorkomen, is door informatie op te splitsen in beheersbare delen. In plaats van de nieuwe medewerker een lange lijst met taken en informatie in één keer voor te leggen, zal een effectief inwerkprogramma de nodige informatie op een gestructureerde en logische manier bieden. Dit kan inhouden dat er trainingsmaterialen worden aangeboden die zijn verdeeld in kleine, gemakkelijk te verteren secties, of dat er specifieke taken in een logische volgorde worden toegewezen om de nieuwe medewerker te helpen hun kennis en vaardigheden geleidelijk op te bouwen.

Gebrek aan rolduidelijkheid

Een cruciaal aspect van een succesvol inwerkproces is ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers een duidelijk begrip hebben van hun rol en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Dit omvat niet alleen een basis functiebeschrijving, maar ook een dieper begrip van hoe hun rol past in de bredere doelen en visie van het bedrijf. Om dit te bereiken, moet een effectief inwerkprogramma uitgebreide trainingssessies omvatten die nieuwe medewerkers een compleet begrip van hun taken en verwachtingen bieden.

Naast training is het ook belangrijk om nieuwe medewerkers de tools te bieden die ze nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren. Dit kan toegang tot bedrijfssoftware of hardware inhouden, informatie over relevante beleid en procedures, en verbindingen met belangrijke teamleden of belanghebbenden. 

Geen rol-specifieke inwerking implementeren

Het is belangrijk te erkennen dat elke rol binnen een organisatie uniek is en een eigen set verantwoordelijkheden, vaardigheden en kennisvereisten met zich meebrengt. Om ervoor te zorgen dat het onboardingproces effectief is, moet een deel van het programma specifiek voor de rol van de nieuwe medewerker zijn ingericht. Dit kan inhouden dat er gespecialiseerde training wordt aangeboden, rol-specifieke taken worden toegewezen, of dat de nieuwe medewerker met belangrijke belanghebbenden in hun verantwoordelijkheidsgebied wordt verbonden. 

Door de onboardingervaring aan te passen aan de rol van de nieuwe medewerker, kan het bedrijf hen helpen zich zekerder en krachtiger te voelen in hun nieuwe positie, wat leidt tot een soepelere overgang en snellere integratie in het team. Bovendien kan het bieden van rol-specifieke training en middelen de werknemer helpen om productiever te worden en sneller bij te dragen aan de doelen van de organisatie.

Nauwkeurige en actuele informatie bieden

Bij het onderhouden van succesvolle inwerkprocessen is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de informatie die nieuwe medewerkers ontvangen actueel en nauwkeurig is. Verouderde informatie kan leiden tot verwarring, frustratie en uiteindelijk slechte prestaties. Bovendien kan onnauwkeurige informatie leiden tot misverstanden en fouten die zowel het werk van de nieuwe werknemer als de organisatie als geheel kunnen beïnvloeden.

Feedback vragen

Het is vaak een gemiste stap, maar dat betekent niet dat het vragen om feedback van nieuwe medewerkers over hun ervaring niet belangrijk is. Ten eerste biedt het waardevolle inzichten in de effectiviteit van het inwerkprogramma en helpt het om gebieden te identificeren die verbetering behoeven. Ten tweede kan feedback van nieuwe medewerkers organisaties helpen om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren, waardoor het risico wordt verkleind dat problemen belangrijke obstakels worden. Tot slot toont het vragen om feedback een betrokkenheid bij de betrokkenheid en ontwikkeling van medewerkers, wat kan helpen om een positieve bedrijfscultuur te creëren en de algehele medewerkerstevredenheid te verbeteren. Door actief feedback van nieuwe medewerkers te zoeken en te gebruiken, kunnen bedrijven een effectievere en positieve inwerkomgeving voor toekomstige medewerkers creëren.

Kosten van het inwerken van medewerkers

De daadwerkelijke kosten van inwerken en training van een nieuwe medewerker bedragen ongeveer $2,000 voor kleinere bedrijven tot meer dan $3,000 voor grotere bedrijven. Zelfs de meest succesvolle bedrijven kunnen maanden besteden aan het volledig onboarden van nieuwe werknemers, wat betekent dat de meeste nieuwe medewerkers voor veel, veel weken geen volledige productiviteit bereiken. 

Als je alles samenvoegt, hebben deze kosten een kwantificeerbare impact op de eindresultaten: nieuwe medewerkers (en overdrachten!) kunnen de totale inkomsten met tussen de 1 en 2,5% verlagen. Ongeacht de grootte van je bedrijf, is dat een significant percentage van de omzet die verloren gaat in het proces van je bedrijf verbeteren. 

Leer hoe je de gemiddelde kosten om een nieuwe medewerker op te leiden kunt verlagen.

Veelgestelde vragen tijdens het inwerkproces

Een nieuwe baan beginnen kan zowel spannend als ontmoedigend zijn. Met zoveel te leren en te doen is het normaal om veel vragen te hebben. Daarom is een goed ontworpen onboardingproces zo belangrijk. Hier zijn enkele van de meest voorkomende vragen tijdens het inwerkproces.

• Welke voordelen zijn er voor mij beschikbaar?
• Wat moet ik aan het werk dragen?
• Hoe zal ik worden getraind?
• Tot wie moet ik me wenden als ik een vraag of probleem heb?

Wat is een inwerkworkflow?

Een inwerkworkflow is een gestructureerde set van stappen en procedures die nieuwe medewerkers doorlopen tijdens het inwerkproces. Het omvat typisch een mix van oriëntatie, training en on-the-job leren. Een goede onboarding workflow moet allesomvattend zijn en alle aspecten van de rol van de werknemer en de bedrijfscultuur behandelen. Het moet ook zijn afgestemd op de individuele behoeften van de medewerker, aangezien niet alle nieuwe medewerkers dezelfde vereisten hebben.

Met Guru kan HR een gestroomlijnde en effectieve onboardingworkflow creëren die is aangepast aan de individuele behoeften van elke nieuwe werknemer. Onze door AI aangedreven zoekfunctie maakt het gemakkelijk om de benodigde informatie te vinden, terwijl kennisdelingsmogelijkheden nieuwe medewerkers in staat stellen verbinding te maken met mentors en collega's.

Wat maakt een sterk inwerkproces?

Een sterk inwerkproces is er een die uitgebreid, boeiend en ondersteunend is. Het moet nieuwe medewerkers alle tools en middelen bieden die ze nodig hebben om volledig productief te worden in hun rol en tegelijkertijd een positieve bedrijfscultuur bevorderen. Met Guru kan HR een uitgebreid onboardingproces creëren dat alle aspecten van de rol van de werknemer dekt, inclusief training, beleid en procedures.

Wat is de rol van HR in het inwerkproces?

HR speelt een essentiële rol in het inwerkproces, omdat zij verantwoordelijk zijn voor het creëren en implementeren van de inwerkworkflow. Met Guru kan HR gemakkelijk een uitgebreid onboardingproces creëren dat is aangepast aan de individuele behoeften van elke nieuwe werknemer; een die alle aspecten van de rol van de werknemer dekt en een positieve bedrijfscultuur bevordert. Met Guru kunnen nieuwe medewerkers zich ondersteund en verbonden voelen, terwijl HR de inwerkworkflow kan stroomlijnen, wat het risico op fouten vermindert en de algehele prestaties van het bedrijf verbetert.