What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Thanks to Guru's knowledge-sharing capabilities, connecting with mentors and peers becomes a breeze, fostering a positive company culture.

Why is onboarding important?

The onboarding process forms the cornerstone of a new hire's entire experience with your company. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. As Amy Hirsh Robinson, principal of the consulting firm The Interchange Group in Los Angeles, put it, "Onboarding is a magic moment when new employees decide to stay engaged or become disengaged." It's incredibly important to get right.

What are the 4 C’s of employee onboarding?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. One way to maximize the effectiveness of employee onboarding is by following the “4 C’s” model. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Кто не любит небольшую коробочку с корпоративной атрибутикой в свой первый день? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Несколько брендированных футболок, несколько мелочей, отражающих культуру вашей компании, и поздравительная открытка от команды зададут правильный тон первому дню. Если вы работаете удаленно, отправьте пакет приветствий вместе с другими материалами для удаленной работы к их двери! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. Им понадобится удостоверение личности, чтобы заполнить необходимые формы, и информация о заработной плате, чтобы они знали, когда получат свой первый чек. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. Подготовившись заранее, вы поможете сделать их переход в компанию как можно более гладким. 

Phase 2: Introductions

Начало новой работы может быть подавляющим, особенно если вы никого не знаете в компании. Вот почему важно, чтобы менеджеры и коллеги потратили время, чтобы представить новых сотрудников всем, с кем им предстоит работать. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Обучение не только о корпоративных политиках и налоговых документах, это также о том, чтобы познакомиться с людьми, с которыми вы будете работать. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

Если вы работаете в офисе, начните с экскурсии, чтобы новые сотрудники смогли ознакомиться с пространством. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

Если вы находитесь в удаленной среде, не забывайте о ‘экскурсии по офису’! Соберите всех членов вашей команды на вводный Zoom-звонок в первый день вашего нового члена команды, придерживайтесь неформальной обстановки с кофе и беседами, чтобы ваши новые коллеги чувствовали себя комфортно и взволнованно по поводу работы в этой команде. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. В качестве менеджера вы — тренер, поэтому постарайтесь сохранить эту часть своей роли, помогая новым сотрудникам быстро адаптироваться, чтобы они могли начать с места и быть успешными с самого начала. Это не только помогает снизить трение с существующими сотрудниками, это снижает вероятность того, что ваши новые сотрудники будут сожалеть о принятии работы, и облегчает им "влижение" сразу.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. При обучении нового сотрудника важно создать персонализированный опыт на основе их роли. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. Простой приветственный электронный адрес с плотным списком дел только усилит чувство настороженности у вашего нового сотрудника в их первый день. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Интересно, как Guru использует Guru для обучения сотрудников? Посмотрите этот пост от Бобби Лундквиста, специалиста по управлению персоналом Guru.

Phase 4: Follow up 

После того как вы установили четкие ожидания для своего нового сотрудника, важно регулярно проверять, чтобы обеспечить плавный переход в их новую роль. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Активное участие в обучении новых сотрудников покажет, что вы заинтересованы в их опыте и может помочь установить доверие, а также повысить производительность и удержание рабочего контингента. 

Establish a plan for review

Обучение не заканчивается после первых нескольких недель или месяцев на новой работе, и проверки тоже не должны заканчиваться. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Наконец, установите метрики успеха для каждой цели, чтобы вы могли отслеживать прогресс нового сотрудника. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Используйте шаблон 30-60-90-дневного плана от Guru, чтобы создать график проверок с вашим новым сотрудником, получить обратную связь о их процессе обучения и обеспечить их подготовленность к долгосрочному успеху.

Onboarding process examples

Давайте рассмотрим три примера эффективных процессов обучения:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Этот тип вводного обучения может быть эффективным для удаленных сотрудников, так как он предоставляет им инструменты и ресурсы, необходимые для старта, не требуя от них поездки в офис.
2. Ввод с наставником: Этот тип вводного обучения включает в себя назначение наставника или помощника для нового сотрудника. Наставник или помощник, как правило, является опытным сотрудником, который может предложить руководство и поддержку в процессе вводного обучения. Этот тип вводного обучения может быть особенно эффективным для новых сотрудников, которые могут быть нервными при начале новой работы.
3. Управляемый менеджером процесс адаптации: В этом типе адаптации менеджер нового сотрудника ведет обучение и поддержку. Этот тип вводного обучения может быть эффективным для сотрудников, которые будут работать в тесном сотрудничестве со своим менеджером или руководителем. Это позволяет новому сотруднику установить отношения со своим менеджером на раннем этапе и может помочь ему чувствовать себя более связанным с командой.

Независимо от процесса вводного обучения, ключевым моментом является обеспечение того, чтобы новички чувствовали поддержку и вовлеченность в процессе. Обеспечивая четкую коммуникацию, доступ к необходимым ресурсам и чувство общности, организации могут подготовить своих новых сотрудников к успеху. Кроме того, использование решения, такого как Guru может помочь оптимизировать процесс вводного обучения и обеспечить, чтобы новички имели доступ ко всей необходимой информации, необходимой для их успеха.

Общие вызовы во время вводного обучения сотрудников

Мы все это пережили: это ваш первый рабочий день, и есть имена, которые нужно запомнить, процессы, которые нужно освоить, новые программы для изучения и положительное первое впечатление, которое нужно произвести. Это подавляюще, и если вы начинаете в новой компании в удаленном формате, это может ощущаться еще более изолирующим.

Если все ресурсы для адаптации и обучение разбросаны по инструментам, отправкам по электронной почте и единичным сообщениям в Slack, то эти чувства стресса и изоляции могут усилиться. Инвестирование в программное обеспечение для вводного обучения , которое объединяет все материалы, необходимые новым сотрудникам для продуктивного старта, является отличным способом немедленно дать им возможность действовать в своей должности. И это важно; люди, которые имели негативный опыт адаптации новых сотрудников, в два раза чаще будут искать другую возможность в ближайшем будущем. 

Время до достижения продуктивности важно, но не спешите. Статья Harvard Business Review указывает на то, что до 20% текучести сотрудников происходит в первые 45 дней трудоустройства, и что самые успешные компании тратят год на полное вводное обучение новых сотрудников.

Перегрузка информации

Когда новый сотрудник начинает работу, его часто заваливают множеством информации и задач для освоения и выполнения. Это может легко привести к перегрузке информацией, что может быть подавляющим и мешать хорошему выполнению новой роли. Тем не менее, хорошо спроектированный процесс вводного обучения может помочь смягчить эту проблему.

Один из способов, как процесс вводного обучения может предотвратить перегрузку информации — это разделение информации на управляемые части. Вместо того, чтобы одновременно предоставлять новому сотруднику длинный список задач и информации, эффективная программа вводного обучения предоставит необходимую информацию в структурированном и логическом порядке. Это может включать предоставление учебных материалов, разделенных на небольшие, легко усваиваемые разделы, или назначение конкретных задач в логической последовательности, чтобы помочь новому сотруднику постепенно накапливать знания и навыки.

Недостаток ясности роли

Одним из ключевых аспектов успешного процесса вводного обучения является обеспечение того, чтобы новые сотрудники имели четкое понимание своей роли и обязанностей в организации. Это включает не только базовое описание работы, но также более глубокое понимание того, как их роль вписывается в более крупные цели и видение компании. Для достижения этого эффективная программа вводного обучения должна включать в себя комплексные учебные занятия, которые обеспечивают новых сотрудников полным пониманием их обязанностей и ожиданий.

Помимо обучения, также важно предоставить новым сотрудникам инструменты, необходимые для эффективного выполнения своей работы. К ним могут относиться доступ к программному обеспечению или аппаратным средствам компании, информация о соответствующих правилах и процедурах, а также связи с ключевыми членами команды или заинтересованными сторонами. 

Отсутствие специфичного для роли вводного обучения

Важно признать, что каждая роль в организации уникальна и имеет свои собственные наборы обязанностей, необходимых навыков и знаний. Чтобы обеспечить эффективность процесса адаптации, часть программы должна быть адаптирована специально для роли нового сотрудника. Это может включать в себя предоставление специализированного обучения, назначение задач, специфичных для роли, или соединение нового сотрудника с ключевыми заинтересованными сторонами в их области ответственности. 

Адаптируя процесс адаптации к роли нового сотрудника, компания может помочь им почувствовать себя более уверенными и полномочными на своей новой должности, что приведет к более плавному переходу и более быстрой интеграции в команду. Кроме того, предоставление специализированного обучения и ресурсов может помочь сотруднику стать более продуктивным и быстрее внести вклад в цели организации.

Обеспечение точной и актуальной информации

Для успешного процесса вводного обучения критически важно обеспечить актуальность и точность информации, которую получают новички. Устаревшая информация может привести к путанице, разочарованию и, в конечном итоге, к низкой производительности. Более того, неточная информация может привести к недоразумениям и ошибкам, которые могут повлиять как на работу нового сотрудника, так и на организацию в целом.

Запрос обратной связи

Это часто упускается из виду, но это не значит, что получение отзывов от новых сотрудников о их опыте неважно. Во-первых, это предоставляет ценную информацию о эффективности программы вводного обучения и помогает определить области, которые требуют улучшения. Во-вторых, обратная связь от новых сотрудников может помочь организациям вовремя выявлять потенциальные проблемы, предотвращая возникновение серьезных препятствий позже. В конечном итоге, просьба о обратной связи демонстрирует приверженность вовлеченности и развитию сотрудников, что может помочь создать позитивную корпоративную культуру и повысить общую удовлетворенность сотрудников. Активно ища и используя обратную связь от новых сотрудников, компании могут создать более эффективный и позитивный опыт вводного обучения для будущих сотрудников.

Затраты на ввод нового сотрудника

Настоящая стоимость адаптации и обучения нового сотрудника составляет около $2,000 для малых предприятий и более чем $3,000 для крупных компаний. Даже самые успешные компании могут потратить месяцы на полную адаптацию новых сотрудников, что означает, что большинство новых сотрудников не достигают полной продуктивности в течение многих, многих недель. 

Совокупно эти затраты имеют количественное влияние на конечный результат: новички (и переводы!) могут снизить общие доходы на 1-2,5%. Независимо от размера вашей компании, это значительный процент утраченных доходов в процессе улучшения вашего бизнеса. 

Узнайте, как сократить среднюю стоимость обучения нового сотрудника.

Часто задаваемые вопросы во время процесса ввода новых сотрудников

Начало новой работы может быть как захватывающим, так и пугающим. С таким количеством информации и задач совершенно нормально иметь много вопросов. Вот почему хорошо продуманный процесс адаптации так важен. Вот некоторые из самых часто задаваемых вопросов во время процесса вводного обучения.

• Какие преимущества доступны мне?
• Во что мне одеваться на работу?
• Как я буду обучен?
• К кому я должен обратиться, если у меня есть вопрос или проблема?

Что такое рабочий процесс вводного обучения?

Рабочий процесс вводного обучения — это структурированный набор шагов и процедур, которые проходят новые сотрудники во время процесса вводного обучения. Как правило, он включает в себя сочетание ориентации, обучения и практического обучения. Хороший рабочий процесс адаптации должен быть исчерпывающим, охватывающим все аспекты роли сотрудника и корпоративной культуры. Он также должен быть адаптирован к индивидуальным потребностям сотрудника, так как не все новые сотрудники имеют одни и те же требования.

С помощью Guru, HR может создать упрощенный и эффективный рабочий процесс вводного обучения, который адаптирован к индивидуальным потребностям каждого нового сотрудника. Наша функция поиска на основе ИИ упрощает поиск необходимой информации, в то время как возможности обмена знаниями позволяют новым сотрудникам взаимодействовать с наставниками и коллегами.

Что делает процесс вводного обучения сильным?

Сильный процесс вводного обучения — это тот, который является комплексным, привлекательным и поддерживающим. Он должен предоставить новым сотрудникам все инструменты и ресурсы, необходимые для того, чтобы стать полностью продуктивными в их роли, при этом способствуя позитивной корпоративной культуре. С помощью Guru HR может создать исчерпывающий процесс адаптации, который охватывает все аспекты роли сотрудника, включая обучение, политику и процедуры.

Какова роль HR в процессе вводного обучения?

HR играет жизненно важную роль в процессе вводного обучения, так как они отвечают за создание и реализацию рабочего процесса вводного обучения. Используя Guru, HR может легко создать исчерпывающий процесс адаптации, который адаптирован к индивидуальным потребностям каждого нового сотрудника; тот, который охватывает все аспекты роли сотрудника и способствует позитивной корпоративной культуре. С помощью Guru новички могут чувствовать поддержку и связь, в то время как HR может оптимизировать процесс вводного обучения, снижая риск ошибок и повышая общую эффективность компании.