What is the employee onboarding process?

Employee onboarding is the process of integrating a new hire into a company and preparing them to be a productive member of the team. It encompasses the first few days, weeks, and months of employment as the employee learns about the company culture, policies, processes, and job responsibilities.

Onboarding typically includes three steps:

1. An orientation introduces the employee to the company and explains their responsibilities.
2. Training teaches the skills needed for the job.
3. Socializing helps the employee connect with co-workers and adapt to company culture.

Taking time to properly onboard improves employee satisfaction and retention. In short, it sets up everyone for success.

What is required for employee onboarding?

Ensuring a seamless onboarding process involves a series of key steps, from handling initial paperwork to providing comprehensive training and seamlessly integrating new employees into the company culture.

Start by fostering clear communication between HR and the new hire. This involves promptly sending out all necessary paperwork, addressing any queries the employee may have, and establishing transparent expectations for the onboarding journey. Equally important is ensuring that new hires gain swift access to essential training materials, policies, and procedures.

A crucial aspect of effective onboarding is assigning each new hire a mentor or buddy for support. This not only helps them feel more connected to the team but also provides a sense of security throughout the onboarding process. Berkat kemampuan berbagi pengetahuan Guru, terhubung dengan mentor dan rekan kerja menjadi mudah, mendorong budaya perusahaan yang positif.

Why is onboarding important?

Proses penerimaan merupakan batu loncatan dari seluruh pengalaman karyawan baru dengan perusahaan Anda. Equipping them with the tools and knowledge to thrive in their role contributes to happier employees who are more likely to stay for the long term. This translates into improved employee retention rates, heightened productivity, and substantial cost savings for your company. Seperti yang dikatakan Amy Hirsh Robinson, prinsipal dari firma konsultan The Interchange Group di Los Angeles, "Proses penerimaan adalah momen ajaib ketika karyawan baru memutuskan untuk tetap terlibat atau menjadi kurang terlibat." Sangat penting untuk melakukannya dengan benar.

Apa saja 4 C’s dari proses penerimaan karyawan?

Employee onboarding is a key component of any successful business, as it helps to ensure that new hires have everything they need to succeed in their roles. Salah satu cara untuk memaksimalkan efektivitas penerimaan karyawan adalah dengan mengikuti model “4 C’s”. This model focuses on four key elements: Communication, Culture, Compliance, and Capacity.

Compliance

Compliance is the process of making sure your new employee meets all the legal requirements necessary to work for you. This includes background checks, tax forms, and any other paperwork or processes that need to be completed in order for them to become an official part of your organization.

Clarification

Clarification is the process of making sure your new employee understands their job role, expectations, and any policies or procedures that need to be adhered to. This includes orientation sessions, company training courses, and other activities designed to ensure the new hire is aware of all pertinent information before they begin working.

Culture

Culture is the process of introducing your new employee to the culture and values of your organization. This includes team-building activities, team outings, and other activities designed to make sure they feel accepted as part of the workforce.

Connection

Connection is the process of making sure your new employee feels connected to their coworkers. This includes providing a mentor or sponsor, hosting social events, and other activities designed to help the new hire form relationships with their colleagues.

The 4 phases of the employee onboarding process

Phase 1: Pre-onboarding 

Pre-onboarding is the process of getting new employees acclimated to the company before their first day of work. Pre-onboarding can include offering the position, sending an acceptance letter, sharing what to expect (or bring) on the first day, and providing information about the company culture. By taking care of these things ahead of time, you can help new employees feel more comfortable and prepared for their first day on the job. Pre-onboarding is a great way to make a good impression on new hires and set them up for success at your company.

Warm welcome package

Siapa yang tidak suka kotak kecil berisi barang-barang perusahaan pada hari pertama mereka? According to QZ, tokens of appreciation like these can go a long way to helping  employees feel connected. Beberapa kaos berlogo, beberapa barang kecil yang mencerminkan budaya perusahaan Anda, dan kartu ucapan dari tim akan membuat hari pertama menjadi lebih baik. Jika Anda bekerja secara remote, kirim paket sambutan bersama dengan materi WFH lainnya ke pintu mereka! This extra touch will make even distributed team members feel closer to their co-workers and create a great first employee experience.

Prepare them for their first day

Day 1 can be a daunting experience for any new hire. To help them (and you) prepare, there are a few important documents they should bring with them: HR paperwork, identification, and payroll information. HR paperwork includes things like their offer letter, job description, and employee handbook. Mereka akan membutuhkan identifikasi untuk mengisi formulir yang diperlukan, dan informasi penggajian agar mereka tahu kapan mereka akan menerima gaji pertama mereka. If they have any questions beforehand, provide them with your contact information so they can reach out. Dengan mempersiapkan segalanya sebelumnya, Anda akan membantu membuat transisi mereka ke dalam perusahaan sehalus mungkin. 

Phase 2: Introductions

Memulai pekerjaan baru bisa sangat membingungkan, terutama jika Anda tidak mengenal siapa pun di perusahaan. Itulah mengapa penting bagi manajer dan rekan kerja untuk meluangkan waktu memperkenalkan karyawan baru kepada semua orang yang akan mereka ajak bekerja. Introductions help new employees feel welcome and comfortable, and they can provide valuable information about the company culture and expectations. In addition, introductions help to build relationships and trust, which are essential for effective teamwork. By taking the time to introduce new employees to their colleagues, managers and co-workers can help them get off to a great start at their new job.

Send out an announcement

Remind the staff that someone new has joined the team! Find a template for people to share out their life stories, fun facts, and preferred working styles. Proses penerimaan tidak hanya tentang kebijakan perusahaan dan dokumen pajak, tetapi juga tentang mengenal orang-orang yang akan Anda ajak bekerja sama. Open up a space for your new hire to connect with their colleagues and find common interests! 

Set up tours, social time, and introductions

Jika Anda bekerja di sebuah kantor, mulailah dengan tur untuk memperkenalkan karyawan baru dengan ruang tersebut. This is a great time to introduce your new hire to interdepartmental coworkers and provide them with any keys or access codes that they may need for the building.

Jika Anda dalam pengaturan remote, jangan abaikan ‘tur kantor’! Ajak semua anggota tim Anda dalam panggilan Zoom orientasi pada hari pertama anggota baru tim Anda, jaga agar tetap santai dengan kopi dan obrolan ringan di hari pertama untuk membuat rekan baru Anda merasa nyaman dan bersemangat tentang prospek bekerja dengan tim ini. Sharing photos and welcome videos of the team, the company HQ, or past bonding events is a great way to show your new hire what your company culture is all about.

Share policies, values, and guidelines with an employee handbook

An employee handbook is a document that outlines the policies, values and guidelines of a company. It is an important tool for communicating with employees and ensuring that everyone is on the same page. A well-written employee handbook can help to improve morale and reduce turnover, as well as providing a reference point for resolving disputes. It can also make clear what kinds of expectations a team member should have for their overall employee experience.

A handbook should be clear and concise, and should cover topics such as attendance, dress code, harassment, and workplace safety. In addition, the handbook should be reviewed and updated on a regular basis to ensure that it remains relevant.

​

{{cta}}

Phase 3: Settling in

Starting a new job is exciting and stressful all at the same time. Sebagai seorang manajer, Anda adalah pelatih, jadi jangkau bagian dari peran Anda dengan membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat sehingga mereka dapat segera beranjak maju dan sukses sejak awal. Ini tidak hanya membantu mengurangi gesekan dengan karyawan yang ada, tetapi juga mengurangi kemungkinan bahwa karyawan baru Anda akan menyesali keputusan mereka untuk mengambil pekerjaan tersebut dan membuatnya lebih mudah untuk "beradaptasi" dengan segera.

Match new employees with an onboarding buddy

Setting up new hires with a point person to guide them through their first few weeks and months helps to ease the transition. And although their manager is there for any questions that they may have, sometimes it feels more natural to raise the little questions and growing pains to a peer rather than a higher up.

Provide onboarding checklists and valuable resources 

Equip your new hires with the resources they need to excel and get up to speed in their role with our guide for creating an onboarding checklist. Ketika melakukan penerimaan terhadap karyawan baru, penting untuk menciptakan pengalaman yang dipersonalisasi berdasarkan peran mereka. The onboarding process for new hires in sales will look differently than those onboarding in HR or People Ops and having a structured onboarding that includes role specific resources will help keep your new employee engaged and on track.

Consolidate new hire resources into one searchable place 

Give new team members a clear place to start. Sebuah email sambutan yang sederhana dengan daftar tugas yang padat hanya akan membuat hari pertama karyawan baru Anda terasa lebih menakutkan. Instead, try utilizing a user-friendly employee onboarding software that stores everything from company policies, new hire paperwork, device setup info, various tools and logins, and every other part of your onboarding program in one searchable place.

Onboarding software that keeps information accessible even after the formal onboarding process is over will help your new employees feel confident in their roles faster in the short term and give them the flexibility to look back on those early learnings to keep productivity up in the long term.

Penasaran bagaimana Guru menggunakan Guru untuk penerimaan karyawan? Lihat posting ini oleh Bobby Lundquist, Spesialis Operasi Sumber Daya Manusia Utama Guru.

Phase 4: Follow up 

Setelah Anda menetapkan ekspektasi yang jelas untuk karyawan baru Anda, penting untuk memeriksa dengan karyawan Anda secara teratur untuk memastikan transisi yang lancar ke peran baru mereka. Maintaining consistency with how an employee is doing can help with any hiccups or confusion they may have along the way. Terlibat secara aktif dalam penerimaan karyawan baru akan menunjukkan bahwa Anda berinvestasi dalam pengalaman mereka dan dapat membantu membangun kepercayaan, serta meningkatkan kinerja dan retensi tenaga kerja. 

Establish a plan for review

Penerimaan tidak berakhir setelah beberapa minggu atau bulan di pekerjaan baru dan pemeriksaan juga tidak seharusnya. A 30-60-90 day plan is an important tool for any manager to have in their arsenal. This simple document can help to ensure that a new hire is focused and has a clear understanding of their goals and priorities. It can also be used to track the progress of a new hire, and to identify any areas where additional training may be needed. 

When creating a 30-60-90 day plan, be sure to include a mix of focus areas, goals, and priorities. For each focus area, identify one or two goals that you would like the new hire to achieve. Then, prioritize these goals by order of importance. Akhirnya, tetapkan metrik keberhasilan untuk setiap tujuan, sehingga Anda dapat melacak kemajuan karyawan baru tersebut. By taking the time to create a well-rounded 30-60-90 day plan, you can set your new hire up for success from day one.

Gunakan Guru’s templat rencana 30-60-90 hari untuk membuat ritme pemeriksaan dengan karyawan baru Anda untuk mendapatkan umpan balik terus menerus dan jangka panjang tentang pengalaman penerimaan mereka dan untuk memastikan Anda menyiapkan mereka untuk keberhasilan jangka panjang.

Onboarding process examples

Mari kita lihat tiga contoh proses penerimaan yang efektif:

1. Virtual Onboarding: Virtual onboarding typically involves a mix of online training sessions, video conferences, and other virtual resources. Jenis onboarding ini dapat efektif untuk karyawan jarak jauh, karena memberikan mereka alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk memulai tanpa mengharuskan mereka untuk bepergian ke kantor.
2. Onboarding Teman: Jenis onboarding ini melibatkan penugasan seorang mentor atau teman untuk karyawan baru. Mentor atau teman biasanya adalah karyawan berpengalaman yang dapat memberikan bimbingan dan dukungan selama proses onboarding. Jenis onboarding ini bisa sangat efektif untuk karyawan baru yang mungkin merasa gugup tentang memulai pekerjaan baru.
3. Onboarding yang Dipimpin oleh Manajer: Dalam jenis onboarding ini, manajer karyawan baru mengambil peran utama dalam memberikan pelatihan dan dukungan. Jenis onboarding ini dapat efektif untuk karyawan yang akan bekerja sama dengan manajer atau pengawas mereka. Ini memungkinkan karyawan baru untuk menjalin hubungan dengan manajer mereka dari awal dan dapat membantu mereka merasa lebih terhubung dengan tim.

Terlepas dari proses onboarding, kunci utamanya adalah memastikan bahwa karyawan baru merasa didukung dan terlibat selama proses tersebut. Dengan memberikan komunikasi yang jelas, akses kepada sumber daya yang diperlukan, dan rasa komunitas, organisasi dapat mempersiapkan karyawan baru mereka untuk sukses. Selain itu, menggunakan solusi seperti Guru dapat membantu memperlancar proses onboarding dan memastikan bahwa karyawan baru memiliki akses ke semua informasi penting yang mereka butuhkan untuk berhasil.

Tantangan umum selama onboarding karyawan

Kita semua pernah berada di sana: itu adalah hari pertama Anda di pekerjaan dan ada nama yang harus diingat, proses yang harus dipahami, program baru untuk dipelajari, dan kesan pertama yang positif untuk dibuat. Itu sangat membebani, dan jika Anda memulai di perusahaan baru dalam pengaturan jarak jauh, itu bisa terasa lebih menyendiri.

Jika semua sumber daya dan pelatihan onboarding tersebar di berbagai alat, pengiriman email, dan pesan Slack satu kali, mudah bagi perasaan stres dan isolasi itu untuk semakin meningkat. Menginvestasikan dalam sebuah perangkat lunak onboarding yang mengonsolidasikan semua materi yang diperlukan oleh karyawan baru untuk memulai dengan produktif adalah cara yang bagus untuk membuat mereka merasa langsung diberdayakan dalam posisi mereka. Dan itu penting; orang-orang yang memiliki pengalaman onboarding karyawan baru yang negatif dua kali lebih mungkin mencari peluang lain dalam waktu dekat. 

Waktu untuk produktivitas itu penting, tetapi jangan terburu-buru. Sebuah artikel Harvard Business Review menunjukkan bahwa hingga 20% dari perputaran karyawan terjadi dalam 45 hari pertama pekerjaan, dan perusahaan yang paling sukses menghabiskan satu tahun secara penuh untuk onboarding karyawan baru.

Banjir informasi

Ketika seorang karyawan baru memulai pekerjaan, mereka sering dibanjiri dengan berbagai informasi dan tugas yang harus dipelajari dan diselesaikan. Ini dapat dengan mudah mengakibatkan banjir informasi, yang dapat menjadi berlebihan dan menghambat kemampuan mereka untuk berkinerja baik dalam peran baru mereka. Namun, proses onboarding karyawan yang dirancang dengan baik dapat membantu mengurangi masalah ini.

Salah satu cara proses onboarding karyawan dapat mencegah banjir informasi adalah dengan membagi informasi menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola. Alih-alih menghadapkan karyawan baru dengan daftar panjang tugas dan informasi sekaligus, program onboarding yang efektif akan menyediakan informasi yang diperlukan dalam urutan yang terstruktur dan logis. Ini bisa melibatkan penyediaan materi pelatihan yang dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang mudah dicerna, atau menugaskan tugas-tugas tertentu dalam urutan logis untuk membantu karyawan baru membangun pengetahuan dan keterampilan mereka secara bertahap.

Kurangnya kejelasan peran

Salah satu aspek krusial dari proses onboarding karyawan yang sukses adalah memastikan bahwa karyawan baru memiliki pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab mereka dalam organisasi. Ini mencakup tidak hanya deskripsi pekerjaan dasar tetapi juga pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana peran mereka sesuai dengan tujuan dan visi yang lebih besar dari perusahaan. Untuk mencapai ini, program onboarding yang efektif harus mencakup sesi pelatihan komprehensif yang memberikan pemahaman lengkap kepada karyawan baru tentang tugas dan harapan mereka.

Selain pelatihan, penting juga untuk memberikan karyawan baru alat yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan efektif. Ini dapat mencakup akses ke perangkat lunak atau perangkat keras perusahaan, informasi tentang kebijakan dan prosedur yang relevan, dan koneksi kepada anggota tim kunci atau pemangku kepentingan.

Tidak menerapkan onboarding yang spesifik peran

Penting untuk menyadari bahwa setiap peran dalam sebuah organisasi adalah unik dan memiliki seperangkat tanggung jawab, keterampilan, dan persyaratan pengetahuan yang berbeda. Untuk memastikan bahwa proses onboarding efektif, sebagian dari program harus disesuaikan secara khusus untuk peran karyawan baru. Ini bisa melibatkan penyediaan pelatihan khusus, penugasan tugas yang spesifik untuk peran, atau menghubungkan karyawan baru dengan pemangku kepentingan kunci di area tanggung jawab mereka.

Dengan menyesuaikan pengalaman onboarding untuk peran karyawan baru, perusahaan dapat membantu mereka merasa lebih percaya diri dan diberdayakan dalam posisi baru mereka, yang mengarah pada transisi yang lebih lancar dan integrasi yang lebih cepat ke dalam tim. Selain itu, memberikan pelatihan dan sumber daya yang spesifik untuk peran dapat membantu karyawan menjadi lebih produktif dan berkontribusi lebih cepat terhadap tujuan organisasi.

Memberikan informasi yang akurat dan terkini

Dalam menjaga proses onboarding yang sukses, sangat penting untuk memastikan bahwa informasi yang diterima karyawan baru adalah terkini dan akurat. Informasi yang usang dapat menyebabkan kebingungan, frustrasi, dan pada akhirnya kinerja yang buruk. Selain itu, informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kesalahan yang dapat memengaruhi pekerjaan karyawan baru maupun organisasi secara keseluruhan.

Mengumpulkan umpan balik

Seringkali ini adalah langkah yang terlewat, tetapi itu tidak berarti bahwa meminta umpan balik dari karyawan baru tentang pengalaman mereka tidak penting. Pertama, ini memberikan wawasan berharga tentang efektivitas program onboarding dan membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Kedua, umpan balik dari karyawan baru dapat membantu organisasi mengidentifikasi masalah potensial lebih awal, mencegah masalah menjadi penghalang besar di kemudian hari. Akhirnya, meminta umpan balik menunjukkan komitmen terhadap keterlibatan dan pengembangan karyawan, yang dapat membantu menciptakan budaya perusahaan yang positif dan meningkatkan kepuasan karyawan secara keseluruhan. Dengan secara aktif mencari dan menggunakan umpan balik dari karyawan baru, perusahaan dapat menciptakan pengalaman onboarding yang lebih efektif dan positif bagi karyawan di masa depan.

Biaya onboarding karyawan

Biaya sebenarnya dari onboarding dan pelatihan karyawan baru sekitar $2,000 untuk bisnis kecil hingga lebih dari $3,000 untuk yang lebih besar. Bahkan perusahaan yang paling sukses dapat menghabiskan berbulan-bulan untuk onboarding karyawan baru, yang berarti bahwa sebagian besar karyawan baru tidak mencapai produktivitas penuh selama banyak minggu. 

Jika dijumlahkan, semua biaya ini memiliki dampak yang dapat dihitung pada hasil akhir: karyawan baru (dan transfer!) dapat mengurangi total pendapatan antara 1 dan 2.5%. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, itu adalah persentase pendapatan yang signifikan yang hilang dalam proses meningkatkan bisnis Anda. 

Pelajari cara memotong biaya rata-rata untuk melatih karyawan baru.

Pertanyaan yang sering diajukan selama proses onboarding

Memulai pekerjaan baru bisa menjadi pengalaman yang mendebarkan dan menakutkan. Dengan begitu banyak yang harus dipelajari dan dilakukan, umum untuk memiliki banyak pertanyaan. Itu sebabnya pentingnya proses onboarding yang dirancang dengan baik. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan selama proses onboarding.

• Apa saja manfaat yang tersedia untuk saya?
• Apa yang harus saya pakai untuk bekerja?
• Bagaimana saya akan dilatih?
• Siapa yang harus saya hubungi jika saya memiliki pertanyaan atau masalah?

Apa itu alur kerja onboarding?

Alur kerja onboarding adalah serangkaian langkah dan prosedur terstruktur yang dilalui karyawan baru selama proses onboarding. Ini biasanya mencakup campuran orientasi, pelatihan, dan pembelajaran di tempat kerja. Alur kerja onboarding yang baik harus komprehensif, mencakup semua aspek peran karyawan dan budaya perusahaan. Ini juga harus disesuaikan dengan kebutuhan individu karyawan, karena tidak semua karyawan baru memiliki kebutuhan yang sama.

Dengan Guru, HR dapat menciptakan alur kerja onboarding yang lancar dan efektif yang disesuaikan dengan kebutuhan individual setiap karyawan baru. Fungsi pencarian bertenaga AI kami memudahkan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan, sementara kemampuan berbagi pengetahuan memungkinkan karyawan baru terhubung dengan mentor dan rekan-rekan.

Apa yang membuat proses onboarding yang kuat?

Proses onboarding yang kuat adalah yang komprehensif, menarik, dan mendukung. Ini harus memberikan karyawan baru semua alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjadi produktif sepenuhnya dalam peran mereka sambil membangun budaya perusahaan yang positif. Dengan Guru, HR dapat menciptakan proses onboarding yang komprehensif yang mencakup semua aspek peran karyawan, termasuk pelatihan, kebijakan, dan prosedur.

Apa peran HR dalam proses onboarding?

HR memainkan peran penting dalam proses onboarding, karena mereka bertanggung jawab untuk menciptakan dan menerapkan alur kerja onboarding. Dengan menggunakan Guru, HR dapat dengan mudah membuat proses onboarding yang komprehensif yang disesuaikan dengan kebutuhan individual setiap karyawan baru; satu yang mencakup semua aspek peran karyawan dan mendorong budaya perusahaan yang positif. Dengan Guru, karyawan baru dapat merasa didukung dan terhubung, sementara HR dapat memperlancar alur kerja onboarding, mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.