What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Banyak orang di bidang HR menggunakan istilah onboarding yang terkait dengan karyawan baru, tetapi ada berbagai jenis onboarding yang tidak harus berhubungan dengan karyawan baru. Mari kita luangkan waktu sejenak untuk fokus pada 3 jenis onboarding: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Berikut adalah ringkasan tentang apa yang dapat diharapkan selama onboarding karyawan berdasarkan peran:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Ini dapat melibatkan penyelesaian dokumen, bertemu rekan kerja, dan melakukan pekerjaan yang dirancang untuk membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan kerja baru mereka. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Apakah mereka memastikan dokumen penting sudah lengkap atau sedang menugaskan tugas, manajer harus berusaha sebaik mungkin untuk membuat karyawan baru mereka merasa disambut. Mereka siap menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki karyawan baru dan memiliki rencana untuk beberapa minggu dan bulan pertama waktu kerja karyawan. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

This entire process can play a critical role in customer service and the overall customer experience. Companies should do what they can to ensure that their customer's needs are met during this important time.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Tidak ada batas waktu yang ditetapkan untuk onboarding pelanggan, jadi prosesnya bisa sekompleks yang diperlukan oleh keterlibatan. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Meskipun mungkin Anda berpikir demikian, onboarding pengguna tidak semata-mata tentang mengajarkan pengguna bagaimana cara “menggunakan” produk. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Karena kita sudah menggunakan Guru sebagai contoh, mari kita lanjutkan tren tersebut! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Kami telah mempersiapkan Komunitas Guru agar orang-orang dapat terus belajar praktik terbaik dan tips. 

Onboarding vs orientasi: Apa perbedaannya?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Apakah dilakukan dalam satu hari atau selama seminggu, orientasi adalah sesuatu yang sekali jalan. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Terlepas dari siapa yang Anda onboarding, memiliki alat yang tepat dapat berperan besar dalam apakah semua orang memiliki pengalaman onboarding yang sukses. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Karyawan, pengguna, klien: tidak masalah siapa Anda, jika Anda berada dalam situasi baru, pertanyaan akan muncul. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Silakan berkreasi sedikit saat Anda memikirkan informasi apa yang diinginkan seseorang yang baru. Rincian tentang pekerjaan dan rapat dapat bermanfaat, tetapi rekomendasi untuk tempat makan siang dan waktu istirahat kopi dapat membuat hari seseorang lebih baik. 

2. Modul pelatihan 

Onboarding tidak seharusnya menjadi sesuatu yang sekali jalan. Orang mungkin memiliki pertanyaan setelah mereka melalui latihan dan diskusi. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Kontrak dan tanda tangan elektronik 

Kebanyakan perusahaan mungkin telah menjadi tanpa kertas, tetapi itu tidak berarti bahwa dokumen telah menghilang. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Anda juga akan mendapatkan manfaat tambahan dari kemudahan melacak dokumen. 

4. Umpan Balik dan Survei 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Anda ingin tahu bagaimana proses tersebut berjalan untuk orang baru dan untuk orang-orang yang menjalankan proses tersebut. 

Jangan merasa bahwa Anda hanya bisa menunggu hingga akhir proses untuk melihat bagaimana semuanya berjalan. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Jangan melakukan kesalahan dengan menganggap bahwa karyawan yang membawa orang melewati proses onboarding sudah paham tentang semua yang perlu dilakukan. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Pastikan mereka memahami praktik onboarding terbaru dan mendapatkan wawasan tentang rencana mereka. Sekarang adalah waktu untuk menjawab pertanyaan apapun yang mungkin mereka miliki dan memastikan Anda sejajar dengan harapan dan hasil. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Jika Anda ingin memiliki onboarding yang sukses, luangkan waktu untuk menetapkan harapan lebih awal agar lebih mudah bagi semua orang untuk memenuhinya. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Jika Anda melatih pengguna baru, beri tahu mereka apa yang mereka harus ketahui untuk dapat menggunakan perangkat lunak Anda setelah pelatihan berakhir. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Ciptakan keseimbangan antara gaya belajar 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Jangan coba untuk mengisi hari mereka dengan terlalu banyak satu hal. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Ingat, ada sesuatu yang bisa dikatakan tentang nilai fleksibilitas dalam proses onboarding. Memberikan orang cukup waktu untuk merenungkan apa yang telah mereka pelajari dan memberikan mereka berbagai cara untuk menangani pengetahuan itu sangat penting. 

4. Create opportunities to give feedback

Mengetahui bahwa proses onboarding Anda tidak membantu di akhir segalanya tidak berguna bagi siapa pun yang terlibat. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Siapkan waktu dengan para onboarder dan orang-orang yang bertanggung jawab atas onboarding untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun. Jangan hanya bertanya langsung kepada mereka jika ada yang mereka tidak mengerti. Tanyakan kepada mereka apa pendapat mereka tentang seluruh proses, aktivitas onboarding terbaru mereka, dan seberapa nyaman mereka dengan apa yang telah mereka pelajari. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Siapkan untuk hal yang tak terduga 

Anda mungkin memiliki proses onboarding yang direncanakan dengan baik, tetapi bahkan rencana terbaik pun tidak dapat menandingi kejutan acak dalam hidup. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Pertimbangkan untuk merencanakan hari “catch up” jika orang-orang harus melewatkan bagian penting dari onboarding. Ini bisa bermanfaat untuk keadaan darurat mendadak dan membantu orang-orang untuk memahami konsep yang mereka tidak mengerti. 

Ini adalah waktu yang sempurna untuk membahas manfaat memiliki proses onboarding yang fleksibel dengan sisi asinkron untuk bekerja. Kemampuan untuk meninjau materi, menonton video pelatihan, dan mencari FAQ membuatnya jauh lebih mudah untuk menangani masalah dan menjaga orang tetap pada jalurnya. 

Ambil semua template yang Anda butuhkan untuk membuat proses onboarding menjadi mudah