What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Wiele osób w obszarze HR używa terminu onboarding w odniesieniu do nowych pracowników, ale istnieją różne rodzaje onboardingu, które niekoniecznie muszą dotyczyć nowych zatrudnionych. Zatrzymajmy się na chwilę, aby skupić się na 3 rodzajach onboardingu: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Oto przegląd tego, czego można się spodziewać podczas onboardingu pracowników według ról:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Może to obejmować wypełnianie dokumentów, spotkania z kolegami i wykonywanie zadań zaprojektowanych, aby pomóc im przyzwyczaić się do nowego środowiska pracy. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Bez względu na to, czy zapewniają, że ważne dokumenty są kompletne, czy przydzielają zadania, menedżerowie powinni robić wszystko, co w ich mocy, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani. Są dostępni, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą mieć nowi zatrudnieni, i mają plan na pierwsze kilka tygodni i miesięcy pracy pracownika. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

Cały ten proces może odegrać kluczową rolę w obsłudze klienta i ogólnym doświadczeniu klienta. Firmy powinny robić wszystko, co w ich mocy, aby zapewnić, że potrzeby klientów są spełnione w tym ważnym czasie.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Nie ma ustalonego czasu trwania onboardingu klientów, więc proces może być tak zaangażowany, jak potrzebuje tego zaangażowanie. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Mimo że możesz tak myśleć, onboarding użytkowników nie polega wyłącznie na nauczaniu użytkownika, jak „korzystać” z produktu. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Ponieważ już użyliśmy Guru jako przykładu, kontynuujmy ten trend! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Utworzyliśmy Społeczność Guru po to, aby ludzie mogli kontynuować naukę najlepszych praktyk i wskazówek. 

Onboarding a orientacja: Jaka jest różnica?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Bez względu na to, czy odbywa się to w ciągu jednego dnia, czy w ciągu tygodnia, orientacja jest jednokrotną sprawą. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Bez względu na to, kogo onboardujesz, posiadanie odpowiednich narzędzi może odegrać dużą rolę w tym, czy wszyscy będą mieli udane doświadczenie onboardingu. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Pracownicy, użytkownicy, klienci: nie ma znaczenia, kim jesteś, jeśli jesteś w nowej sytuacji, pytania się pojawią. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Nie krępuj się być trochę kreatywnym, myśląc o tym, jakie informacje mogą być potrzebne nowej osobie. Informacje o pracy i spotkaniach mogą być pomocne, ale rekomendacje dotyczące miejsc na lunch i przerwy na kawę mogą poprawić komuś dzień. 

2. Moduły szkoleniowe 

Onboarding nie powinien być jednorazowym wydarzeniem. Ludzie mogą mieć pytania po przejściu przez ćwiczenia i rozmowy. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Umowy i e-podpisy 

Większość firm mogła przejść na system bezpapierowy, ale to nie oznacza, że dokumenty zniknęły. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Będziesz także mieć dodatkową korzyść w postaci łatwego śledzenia dokumentów. 

4. Opinie i Udoskonalenia 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Będziesz chciał dowiedzieć się, jak proces działał dla nowych osób oraz dla ludzi prowadzących ten proces. 

Nie czuj, że możesz jedynie czekać do końca procesu, aby zobaczyć, jak to poszło. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Nie popełnij błędu, zakładając, że pracownicy przeprowadzający ludzi przez proces onboardingu są na bieżąco ze wszystkim, co musi być zrobione. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Upewnij się, że są na bieżąco z najnowszymi praktykami onboardingu i uzyskaj wgląd w ich plany. Teraz jest czas na odpowiedź na wszelkie pytania, które mogą mieć, oraz na zapewnienie, że masz zgodność w oczekiwaniach i wynikach. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Jeśli chcesz mieć udany onboarding, poświęć czas na wcześniejsze ustalenie oczekiwań, aby łatwiej było je spełnić. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Jeśli szkolisz nowych użytkowników, daj im znać, co powinni wiedzieć o korzystaniu z oprogramowania po zakończeniu szkolenia. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Zrównoważony styl nauczania 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Nie próbuj wypełniać ich dnia zbyt dużą ilością jednego. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Pamiętaj, że wartością elastyczności w procesie onboardingu jest coś, co warto podkreślić. Danie ludziom wystarczająco dużo czasu na refleksję nad tym, czego się nauczyli, oraz zaoferowanie im różnych sposobów przyswajania wiedzy jest ważne. 

4. Create opportunities to give feedback

Dowiedzenie się, że twój proces onboardingu nie był pomocny na końcu wszystkiego, nie jest pomocne dla nikogo zaangażowanego. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Wprowadź czas na spotkania z on-boarderami oraz z osobami odpowiedzialnymi za onboarding, aby upewnić się, że niczego nie brakuje. Nie pytaj ich bezpośrednio, czy jest coś, czego nie rozumieją. Zapytaj ich, co myślą o całym procesie, ich ostatnich aktywnościach w onboardingu oraz jak komfortowo czują się z tym, czego się nauczyli. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Przygotuj się na niespodzianki 

Możesz mieć starannie przemyślany proces onboardingu, ale nawet najlepiej zaplanowane plany nie są w stanie poradzić sobie z losowymi niespodziankami życia. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Rozważ zaplanowanie dni „doganiania”, jeśli ludzie musieli przegapić ważne części onboardingu. Może to być pomocne w przypadku nagłych sytuacji i pomóc w szybkiej nauce pojęć, których nie rozumieją. 

To idealny czas, aby poruszyć korzyści z elastycznego wprowadzenia, które ma asynchroniczną stronę pracy. Możliwość przeglądania materiałów, oglądania filmów szkoleniowych i wyszukiwania najczęściej zadawanych pytań znacznie ułatwia zarządzanie problemami i utrzymanie ludzi na właściwej drodze. 

Zdobądź wszystkie szablony, których potrzebujesz, aby wprowadzenie było przyjemnością