What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Monet ihmiset HR-alalla käyttävät termiä perehdytys liittyen uusiin työntekijöihin, mutta on olemassa erilaisia perehdyttämisen muotoja, jotka eivät välttämättä liity uusiin rekrytointeihin. Otetaanpa hetki aikaa keskittyä kolmeen perehdyttämistyypiin: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Tässä on katsaus siihen, mitä voidaan odottaa työntekijöiden perehdytyksen aikana roolien mukaan:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Tämä voi sisältää paperitöiden loppuunsaattamista, kollegoiden tapaamista ja sellaista työtä, joka on suunniteltu auttamaan heitä tottumaan uuteen työympäristöönsä. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Olipa kyseessä tärkeiden paperitöiden varmistaminen tai tehtävien määrittäminen, esimiesten tulisi tehdä parhaansa saadakseen uudet työntekijänsä tuntemaan olonsa tervetulleiksi. He ovat paikalla vastaamassa uusiin rekrytoiisiin liittyviin kysymyksiin ja heillä on suunnitelma ensimmäisille työviikoille ja kuukausille. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

Koko tämä prosessi voi olla kriittisessä roolissa asiakaspalvelussa ja kokonaisvaltaisessa asiakaskokemuksessa. Yritysten tulisi tehdä kaikkensa varmistakseen, että heidän asiakkaidensa tarpeet täyttyvät tänä tärkeänä aikana.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Asiakkaiden perehdyttämiseen ei ole asetettua aikarajaa, joten prosessi voi olla niin monimutkainen kuin sitoutuminen vaatii. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Vaikka saatat ajatella muuta, käyttäjien perehdyttäminen ei ole pelkästään sen opettamista, miten käytetään tuotetta. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Koska olemme jo käyttäneet Guru-esimerkkinä, jatketaan samalla linjalla! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Olemme perustaneet Guru-yhteisön niin, että ihmiset voivat jatkaa parhaiden käytäntöjen ja vinkkien oppimista. 

Perehdyttäminen vs. orientaatio: mikä on ero?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Olipa kyseessä yhden päivän tapahtuma tai viikon kestävä prosessi, orientaatio on kertaluonteinen tapahtuma. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Riippumatta siitä, ketä olet perehdyttämässä, oikeiden työkalujen käyttö voi vaikuttaa merkittävästi siihen, onko kaikilla onnistunut perehdytyskokemus. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Työntekijät, käyttäjät, asiakkaat: ei ole väliä, kuka olet, jos olet uudessa tilanteessa, kysymyksiä ilmenee. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Ole luova ajatellessasi, mitä tietoa joku uusi saattaisi haluta. Työhön ja kokouksiin liittyvät tiedot voivat olla hyödyllisiä, mutta suositukset lounaspaikoista ja kahvitauosta voivat piristää jonkun päivää. 

2. Training modules 

Perehdyttämisestä ei tulisi olla kertaluonteinen prosessi. Ihmisillä voi olla kysymyksiä sen jälkeen, kun he ovat käyneet läpi harjoituksia ja keskusteluja. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contracts and e-signatures 

Useimmat yritykset ovat siirtyneet paperittomaan toimintatapaan, mutta se ei tarkoita, että paperityöt olisivat kadonneet. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Saat myös etuna helposti seurattavat paperityöt. 

4. Feedback and surveys 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Haluat oppia, miten prosessi on toiminut uusille ihmisille ja prosessia vetäville henkilöille. 

Älä tunne, että voit odottaa prosessin loppuun saattamista nähdäksesi, miten se meni. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Älä tee virhettä olettaessasi, että perehdytyksen läpiviemistä hoitavat työntekijät ovat kartalla kaikesta, mitä pitää tehdä. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Varmista, että he ovat ajan tasalla uusimmista perehdytyskäytännöistä ja hanki tietoa heidän suunnitelmistaan. Nyt on aika vastata kysymyksiin, joita heillä saattaa olla, ja varmistaa, että odotukset ja tulokset ovat linjassa. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Jos haluat onnistuneen perehdytyksen, käytä aikaa odotusten asettamiseen varhaisessa vaiheessa, jotta kaikki voivat täyttää ne helpommin. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Jos perehdytät uusia käyttäjiä, kerro heille, mitä heidän tulisi osata ohjelmistosi kanssa koulutuksen päätyttyä. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Strike a balance between learning styles 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Älä yritä pakata heidän päiväänsä liikaa yhdestä asiasta. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Muista, että joustavuuden arvo perehdytysprosessissa on tärkeää. Ihmisten antaminen riittävästi aikaa miettiä oppimaansa ja tarjota heille erilaisia tapoja käsitellä tietoa on tärkeää. 

4. Create opportunities to give feedback

Se, että oppii, että perehdytysprosessisi ei ollut hyödyllinen kaiken päätteeksi, ei ole kenellekään hyödyksi. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Rakentakaa aikaa perehdyttäjien ja perehdytyksestä vastuussa olevien ihmisten kanssa varmistaaksesi, ettei mikään jää huomaamatta. Älä kysy heiltä suoraan, onko jotain, mitä he eivät ymmärrä. Kysy heiltä, mitä mieltä he ovat koko prosessista, heidän viimeisimmistä perehdytysohjelmistaan ja kuinka mukavaa heillä on oppimansa kanssa. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Prepare for the unexpected 

Saatat olla huolellisesti mietityssä perehdytysprosessissa, mutta edes parhaimmat suunnitelmat eivät kestä elämän satunnaisia yllätyksiä. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Harkitse 'täydennys'-päivien suunnittelemista, jos ihmiset ovat joutuneet missaamaan tärkeitä osia perehdytysprosessista. Tämä voi olla hyödyllistä viime hetkellä tapahtuville hätätilanteille ja auttaa saamaan ihmiset perille käsitteistä, joita he eivät ymmärrä. 

Tämä on täydellinen hetki tuoda esiin joustavan perehdytyksen edut, jossa on synkronisoimaton puoli työskentelyyn. Mahdollisuus tarkistaa materiaaleja, katsella koulutusvideoita ja etsiä usein kysyttyjä kysymyksiä helpottaa ongelmien hallintaa ja pitää ihmiset oikealla tiellä. 

Hae kaikki mallit, joita tarvitset perehdytyksen sujuvoittamiseksi