Dokumentinhallintajärjestelmä mahdollistaa myös liiketoimintatiedostojen luomisen, muokkaamisen ja hallinnan. Nämä asiakirjat voivat olla PDF-tiedostoja, tekstinkäsittelytiedostoja, skannattuja ja tallennettuja kuvia paperipohjaisista sisällöistä, sähköposteja, taloudellisia raportteja ja taulukkolaskentatiedostoja.

Mitkä ovat dokumentinhallintajärjestelmän edut?

Dokumentinhallintajärjestelmä automatisoi yrityksen dokumentinhallintaprosessit, säästäen sinulta ja työntekijöiltäsi arvokasta aikaa sekä auttamalla sinua puhdistamaan ja järjestelemään olemassa olevia fyysisiä ja digitaalisia tallennustiloja. 

• Järjestettyjä ja asianmukaisesti merkittyjä asiakirjoja voidaan ottaa helpommin talteen – toinen aikansäästö, joka myös vähentää työntekijöidesi ja asiakkaidesi turhautumista.
• Automaattiset prosessit voivat myös tallentaa metatietoja, auttaa asiakirjojen validoimisessa ja vahvistamisessa sekä luokitella niitä, parantaen työntekijöiden työnkulkua ja lisäämällä yhteistyömahdollisuuksia. 
• Sisäänrakennetut turvallisuusominaisuudet voivat auttaa sinua asettamaan käyttö- ja oikeussääntöjä sekä näkemään, milloin asiakirjoja on katsottu, jaettu ja muokattu. 
• Asiakirjahallinta mahdollistaa myös aiemmin paperimuotoisten tiedostojen varmuuskopioimisen, sekä digitaalisten tiedostojen, kuten sähköpostien, jotta ne eivät katoa. 

Mikä on EDMS-järjestelmä?

Sähköinen dokumentinhallintajärjestelmä (EDMS) mahdollistaa erilaisten asiakirjojen tehokkaan tallentamisen, järjestämisen, hakemisen, jakamisen ja jakelun koko organisaation alueella. 

EDMS voidaan saumattomasti integroida normaaleihin työnkulkuihin. Tämä tarjoaa käyttäjille pääsyn työkaluihin ja automatisoituihin prosesseihin, jotka tekevät asiakirjojen luomisesta ja muuntamisesta vähemmän aikaa vievää ja luotettavampaa. EDMS auttaa myös luomaan nopeampia ja helpompia yhteistyömahdollisuuksia näiden asiakirjojen sisällä, tiedostojen tallennuksessa ja käytössä sekä näiden asiakirjojen suojaamisessa ja vahvistamisessa. 

{{cta}}

7 dokumentinhallintajärjestelmän esimerkkiä

Saatavilla on useita erilaisia asiakirjahallintajärjestelmiä, joten on tärkeää tarkistaa kunkin ominaisuudet selvittääksesi, mikä niistä parhaiten täyttää organisaatiosi tarpeet.

Projektinhallintapohjat

Projektia suunnitellessa ja hallittaessa projektipäälliköt ja työntekijät voivat käyttää keskeistä tietovarastoa, joka sisältää asiaankuuluvia asiakirjoja. Tämän ohjelmiston avulla projektitiimit voivat tallentaa tiedostoja ja jakaa niitä keskenään vain luku- tai muokattavissa olevissa muodoissa. 

Sisäiset tietopankit

Sisäinen tietopankki luodaan tiimin jäsenten toimesta ja heidän käyttöönsä organisaatiossa hyödyntämään omistettua ja/tai yksityistä tietoa tarpeen mukaan. Sen tulisi sisältää mahdollisimman paljon tietoa ja dokumentaatiota, jotta työntekijät pystyvät tekemään työtään mahdollisimman vähän häiriöitä. Se on tehokas tapa tallentaa, hallita ja jakaa sisäisiä asiakirjoja. 

Yhteistyötyökalut

Yhteistyötyökalut tarjoavat organisaatiosi jäsenille, jotka työskentelevät yhdessä tietyissä asiakirjoissa, välittömän pääsyn, selkeän näkymän siitä, kuka työskentelee kunkin osion tai komponentin parissa, selkeästi määritellyt hyväksymistruktuurit sekä ilmoituksia, kun muokkauksia tai päivityksiä tarvitaan tai ne on suoritettu. 

Tietojohtamisen työkalut

Tietämyshallinta viittaa siihen, miten organisaatio luokittelee, päivittää ja käyttää työntekijöidensä kollektiivista tietoa—sekä menneitä että nykyisiä. Se tarkoittaa myös tuon tiedon analysointia. Asiakirjat ovat tärkeitä esimerkkejä tuosta tallennetusta tiedosta, ja tietojohtamisen työkalut mahdollistavat keskitetyn digitaalisen arkistoinnin yrityksen asiakirjoille. Tämän seurauksena asiakirjat voidaan ottaa helpommin talteen—tehostaen työnkulkua. Lisäksi hyvin hoidettu tietojohtamisjärjestelmä voi auttaa yrityksiä pysymään vaatimusten mukaisina jatkuvasti muuttuvien sääntelylakien kanssa. Kun dokumentinhallintajärjestelmää parannetaan salasanojen ja varmuuskopiointimenetelmien avulla, asiakirjojen turvallisuutta parannetaan myös.

Verkossa toimivat dokumentinhallintatyökalut

Verkossa toimiva dokumentinhallinta mahdollistaa organisaatiosi järjestää digitaaliset asiakirjat kansioihin ja alakansioihin verkossa käytettävän navigoinnin ja asiakirjojen jakamisen, hakemisen ja talteenoton hallinnan avulla. Verkossa toimivat dokumentinhallintatyökalut mahdollistavat työntekijöidesi, jotka työskentelevät eri paikoista, luoda, tehdä yhteistyötä, jakaa ja hakea asiakirjoja tehokkaasti ja turvallisesti. 

Pilvipohjaiset dokumentinhallintajärjestelmät

Pilvipohjainen dokumentinhallinta tarjotaan ulkoisen toimittajan kautta ja se tehdään organisaatiosi käytettäväksi verkossa. Pilvipalveluntoimittaja hoitaa yleensä kaikki huollot ja ohjelmistopäivitykset, joten sinun ei tarvitse IT-tiimiä asennukseen tai ylläpitoon. Pilvessä tallennettuihin asiakirjoihin voidaan päästä käsiksi missä tahansa, missä työntekijäsi pääsevät verkkoon, ja koska tiedostot tallentuvat automaattisesti pilveen, sinun ei tarvitse huolehtia niiden varmuuskopioimisesta. 

Paikalliset dokumentinhallintajärjestelmät

Paikallinen dokumentinhallintajärjestelmä tarkoittaa, että organisaatiosi käyttää omia palvelimiaan ja tallennustaan sekä tekee omat huoltotehtävänsä. Sinun on varmuuskopioitava kaikki tiedostosi varmistaaksesi, että asiakirjat säilyvät ja ovat turvassa. Vaikka olet aina hallinnassa järjestelmäsi parissa, organisaatiosi tarvitsee riittävän IT-tuen ylläpitoon ja päivityksiin. Yksi etu on se, että koska paikalliset järjestelmät eivät riipu internet-yhteyksistä, voit silti käyttää asiakirjoja, jos yhteys katkeaa.

Asiakirjahallinnan esimerkit, ominaisuudet & toiminnot

Tehokkaat asiakirjahallintajärjestelmät sisältävät tiettyjä ominaisuuksia ja kykyjä varmistaakseen, että kaikki organisaatiosi asiakirjat on asianmukaisesti tallennettu, muunnettu, järjestetty ja merkitty, helposti haettavissa ja valmiina jakamiseen ja yhteistyöhön. Nämä ominaisuudet sisältävät:

Älykäs organisointi

Parantaaksesi työnkulkuja, säästääksesi aikaa ja lisätäksesi organisaatiosi tehokkuutta, haluat oikeiden ihmisten löytävän oikeat asiakirjat nopeasti. Hyvin järjestetty dokumenttiorganisaatiosysteemi, joka käyttää älykästä luokittelua, merkintöjä, arviointeja ja varmennuksia, tekee hauistasi nopeampia ja intuitiivisempia.

Selkeä näkyvyys ja navigointi

Dokumentinhallintajärjestelmäsi pitäisi olla käyttäjäystävällinen. Houkutteleva käyttöliittymä, jossa on selkeästi näkyvät hakutoiminnot ja muut työkalut, merkitsee vähemmän turhautumista ja lisää hyväksyntää sekä käyttöä tiimeiltäsi.

Vahva hakutoiminto

Vähemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen tarkoittaa, että työntekijöilläsi on enemmän aikaa tehdä yhteistyötä, innovoida ja edistää organisaatiotasi eteenpäin. Mahdollisuus etsiä kaikkia yrityksesi asiakirjoja kerralla, kun ne on optimoitu asiakirjahallintajärjestelmäsi avulla hakua varten, tarkoittaa vähemmän turhautumista ja enemmän tuottavuutta tiimiesi keskuudessa. 

Versionhallinta

Dokumentinhallintajärjestelmä, joka säilyttää kaikkien versioiden (ja niihin liittyvien muokkausten ja päivitysten) tiedostosi, on tärkeä helpottamaan virheiden tai erojen tunnistamista osallistujien keskuudessa, seuraamaan asiakirjojen edistymistä ja muutoksia, välttämään sisällön tuplaamista ja joskus välttämään täydellisiä uudelleenkirjoituksia, kun ongelmia ilmenee. 

Pääsy ja käyttöoikeudet

Kaikkien organisaatiosi jäsenten ei tarvitse muokata tai osallistua jokaiseen asiakirjaan. Joidenkin tärkeiden asiakirjojen tulisi olla vain luettavissa tai vain tiettyjen johtajien muokattavissa, kun taas muiden tulisi olla avaimena tiimien muokattavissa. Kyky asettaa erityisiä käyttöoikeuksia antaa oikeille henkilöille pääsyn oikeisiin asiakirjoihin. 

Erilaiset tiedostomuoto-ominaisuudet

Liiketoiminta-asiakirjat voivat olla monenlaisissa tiedostomuodoissa, PDF-tiedostoista ja tekstinkäsittelytiedostoista skannattuihin ja tallennettuihin kuviin paperimuotoisista sisällöistä, sähköposteihin, talousraportteihin ja taulukkolaskentoihin. Tarvitset dokumentinhallintajärjestelmän, joka voi tukea niitä kaikkia.