Een documentbeheersysteem stelt u ook in staat om zakelijke bestanden te creëren, te wijzigen en te beheren. Deze documenten kunnen PDF's zijn, tekstverwerkingsbestanden, gescande en opgeslagen afbeeldingen van papieren inhoud, e-mails, financiële rapporten en spreadsheets.

Wat zijn de voordelen van een documentbeheersysteem?

Een documentbeheersysteem automatiseert de documentenbeheerprocessen van de onderneming, waardoor u en uw medewerkers waardevolle tijd besparen, en helpt u bestaande fysieke en digitale opslagruimtes op te schonen en te ordenen. 

• Georganiseerde en correct getagde documenten kunnen gemakkelijker worden opgehaald – een andere tijdbesparing die ook de frustratie van uw werknemers en klanten zal verminderen.
• Geautomatiseerde processen kunnen ook metadata vastleggen, helpen uw documenten te valideren en te verifiëren, en ze classificeren, wat de workflows van medewerkers verbetert en de samenwerking mogelijkheden versterkt. 
• Ingebouwde beveiligingsfuncties kunnen u helpen bij het instellen van toegangs- en permissieregels en zien wanneer documenten zijn bekeken, gedeeld en bewerkt. 
• Documentbeheer stelt u ook in staat om eerder papieren bestanden, evenals digitale bestanden zoals e-mails, te back-uppen, zodat ze niet verloren gaan. 

Wat is een EDMS-systeem?

Een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) maakt het mogelijk om verschillende soorten documenten efficiënter op te slaan, organiseren, zoeken, delen en distribueren binnen uw organisatie. 

Een EDMS kan naadloos worden geïntegreerd in reguliere workflows. Dit geeft gebruikers toegang tot tools en geautomatiseerde processen die het minder tijdrovend en betrouwbaarder maken om documenten te maken en te converteren. Een EDMS helpt ook een pad te creëren voor snellere en gemakkelijkere samenwerking binnen die documenten, het opslaan en openen van bestanden, en het beveiligen en verifiëren van deze documenten. 

{{cta}}

7 voorbeelden van documentbeheersystemen

Er zijn verschillende soorten documentbeheersystemen beschikbaar, dus het is belangrijk om de functies van elk te bekijken om te bepalen welke het beste aan de behoeften van uw organisatie voldoet.

Projectmanagementplatforms

Bij het plannen en beheren van projecten kunnen projectmanagers en medewerkers toegang krijgen tot een centrale opslagplaats met relevante documenten. Met deze software kunnen projectteams bestanden opslaan en deze met elkaar delen in lees- of bewerkbare formaten. 

Interne kennisbases

Een interne kennisbasis wordt gemaakt door en voor teamleden binnen een organisatie om gebruik te maken van eigendoms- en/of privékennis op een as-needed basis. Het moet zoveel mogelijk informatie en documentatie bevatten om medewerkers te helpen hun werk met minimale onderbreking uit te voeren. Het is een effectieve manier om interne documenten op te slaan, beheren en delen. 

Samenwerkingstools

Samenwerkingstools bieden leden van uw organisatie die samen aan specifieke documenten werken, directe toegang, een duidelijk overzicht van wie aan elk gedeelte of component werkt, duidelijk gedefinieerde goedkeuringsstructuren en meldingen wanneer bewerkingen of updates nodig zijn of voltooid zijn. 

Kennisbeheertools

Kennisbeheer verwijst naar hoe een organisatie de collectieve kennis van zijn werknemers catalogiseert, bijwerkt en gebruikt — zowel het verleden als het heden. Het verwijst ook naar de analyse van die kennis. Documenten zijn belangrijke voorbeelden van die vastgelegde kennis, en kennisbeheertools maken gecentraliseerde digitale archivering voor bedrijfsdocumenten mogelijk. Als resultaat kunnen documenten gemakkelijker worden opgehaald — wat leidt tot efficiëntere workflows. Bovendien kan een goed onderhouden kennisbeheersysteem bedrijven helpen om compliant te blijven met voortdurend veranderende regelgeving. Wanneer een documentbeheersysteem wordt verbeterd met wachtwoorden en backupprocedures, wordt de documentbeveiliging ook verbeterd.

Webgebaseerde documentbeheertools

Webgebaseerde documentbeheer stelt uw organisatie in staat digitale documenten in mappen en submappen te organiseren met webgebaseerde navigatie en controles voor documentdeling, -zoeken en -herstel. Webgebaseerde documentbeheertools stellen uw medewerkers die vanuit verschillende locaties werken in staat om documenten efficiënt en veilig te creëren, samen te werken aan, te delen en te zoeken. 

Cloudgebaseerde documentbeheersystemen

Cloudgebaseerd documentbeheer wordt geleverd door een externe leverancier en is online toegankelijk voor uw organisatie. De cloudprovider zorgt doorgaans voor al het onderhoud en software-updates, zodat u geen IT-team nodig heeft om het te installeren of te onderhouden. Documenten die in de cloud zijn opgeslagen, kunnen overal worden geopend waar uw medewerkers online toegang hebben, en omdat bestanden automatisch in de cloud worden opgeslagen, hoeft u zich geen zorgen te maken over het back-uppen ervan. 

On-premises documentbeheersystemen

Met een on-premises documentbeheersysteem gebruikt uw organisatie zijn eigen servers en opslag en voert het zijn eigen onderhoud uit. U moet al uw bestanden back-uppen om ervoor te zorgen dat documenten worden behouden en beveiligd. Hoewel u altijd controle over uw systeem hebt, heeft uw organisatie voldoende IT-ondersteuning nodig voor onderhoud en updates. Een voordeel is dat omdat on-premises systemen niet afhankelijk zijn van internetverbindingen, u nog steeds toegang tot documenten hebt als uw verbinding is verbroken.

Documentbeheer voorbeelden mogelijkheden & functies

Effectieve documentbeheersystemen omvatten bepaalde functies en mogelijkheden om ervoor te zorgen dat al uw documenten correct worden vastgelegd, geconverteerd, opgeslagen, georganiseerd en getagd, gemakkelijk kunnen worden opgehaald en klaar zijn voor distributie en samenwerking. Deze functies zijn onder andere:

Intelligente organisatie

Om workflows te verbeteren, tijd te besparen en de efficiëntie van uw organisatie te vergroten, wilt u dat de juiste mensen de juiste documenten snel kunnen vinden. Een goed georganiseerd documentorganisatiesysteem dat slimme categorisering, tagging, beoordeling en verificatie toepast, zorgt ervoor dat uw zoekopdrachten sneller en intuïtiever zijn.

Duidelijke zichtbaarheid en navigatie

Uw documentbeheersysteem moet gebruiksvriendelijk zijn. Een aantrekkelijke interface met duidelijk zichtbare zoekfuncties en andere tools betekent minder frustratie en meer acceptatie en gebruik door uw teams.

Een sterke zoekfunctie

Minder tijd besteden aan het zoeken naar de documenten die ze nodig hebben, betekent dat uw medewerkers meer tijd hebben om samen te werken, innoveren en uw organisatie verder te helpen. De mogelijkheid om al uw bedrijfsdocumenten tegelijk door te zoeken, nadat die documenten door uw documentbeheersysteem zijn geoptimaliseerd voor zoekopdrachten, betekent minder frustratie en meer productiviteit onder uw teams. 

Versiebeheer

Een documentbeheersysteem dat alle versies (en bijbehorende aanpassingen en updates) van uw bestanden behoudt, is belangrijk om gemakkelijk fouten of inconsistenties tussen bijdragers te identificeren, de voortgang en wijzigingen van documenten bij te houden, duplicatie van inhoud te voorkomen, en soms volledige herschrijvingen te vermijden wanneer er problemen optreden. 

Toegang en permissies

Niet elk lid van uw organisatie hoeft elke document te bewerken of eraan bij te dragen. Sommige belangrijke documenten moeten alleen-lezen zijn of alleen door specifieke managers kunnen worden aangepast, terwijl andere kunnen worden bewerkt door belangrijke teams. De mogelijkheid om specifieke toegangen in te stellen, geeft de juiste mensen toegang tot de juiste documenten. 

Diverse bestandsformaatmogelijkheden

Zakelijke documenten kunnen in een breed scala aan bestandsformaten zijn, van PDF's en tekstverwerkingsbestanden, tot gescande en opgeslagen afbeeldingen van papieren inhoud, tot e-mails, financiële rapporten en spreadsheets. U heeft een documentbeheersysteem nodig dat ze allemaal kan ondersteunen.