Un sistema di gestione documentale consente anche di creare, modificare e gestire file aziendali. Questi documenti possono essere PDF, file di elaborazione testi, immagini scansionate e salvate di contenuti su carta, email, report finanziari e fogli di calcolo.

Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione documentale automatizza i processi aziendali di gestione dei documenti, risparmiando a te e ai tuoi dipendenti tempo prezioso, oltre ad aiutarti a ripulire e a decongestionare gli spazi di archiviazione fisici e digitali esistenti. 

• Documenti organizzati e opportunamente contrassegnati possono essere recuperati più facilmente – un altro risparmio di tempo che ridurrà anche la frustrazione tra i vostri dipendenti e client.
• I processi automatizzati possono anche catturare i metadati, aiutare a validare e verificare i tuoi documenti e classificarli, migliorando i flussi di lavoro dei dipendenti e migliorando le capacità di collaborazione. 
• Le funzioni di sicurezza integrate possono aiutarti a impostare regole di accesso e autorizzazione e a vedere quando i documenti sono stati visualizzati, condivisi e modificati. 
• La gestione dei documenti consente anche di eseguire il backup di file precedentemente cartacei, così come file digitali come le email, in modo che non vadano persi. 

Qual è un sistema EDMS?

Un sistema di gestione dei documenti elettronici (EDMS) rende possibile memorizzare, organizzare, cercare, condividere e distribuire in modo più efficiente molti tipi di documenti all'interno della tua organizzazione. 

Un EDMS può essere senza soluzione di continuità integrato nei flussi di lavoro regolari. Questo fornisce agli utenti accesso a strumenti e processi automatizzati che rendono la creazione e la conversione dei documenti meno dispendiosa in termini di tempo e più affidabile. Un EDMS aiuta anche a tracciare un percorso verso una collaborazione più rapida e più semplice all'interno di questi documenti, memorizzando e accedendo ai file, e proteggendo e verificando questi documenti. 

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7 esempi di sistemi di gestione documentale

Sono disponibili diversi tipi di sistemi di gestione dei documenti, quindi è importante rivedere le caratteristiche di ciascuno per determinare quale soddisfa meglio le esigenze della vostra organizzazione.

Piattaforme di gestione dei progetti

Quando si pianificano e si gestiscono progetti, i project manager e i dipendenti possono accedere a un repository centrale contenente documenti rilevanti. Con questo software, i team di progetto possono memorizzare file e condividerli tra loro in formati di sola lettura o modificabili. 

Basi di conoscenza interne

Una base di conoscenza interna viene creata da e per i membri del team all'interno di un'organizzazione per attingere a conoscenze proprietarie e/o private su base di necessità. Dovrebbe contenere quante più informazioni e documentazione possibile per aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro con il minimo disturbo. È un modo efficace per memorizzare, gestire e condividere documenti interni. 

Strumenti di collaborazione

Gli strumenti di collaborazione offrono ai membri della tua organizzazione l'accesso immediato a documenti specifici, una visione chiara di chi sta lavorando su ciascuna sezione o componente, strutture di approvazione chiaramente definite e notifiche quando sono necessari o completati modifiche o aggiornamenti. 

Strumenti di gestione delle conoscenze

La gestione della conoscenza si riferisce a come un'organizzazione cataloghi, aggiorni e utilizzi la conoscenza collettiva dei suoi dipendenti—sia passati che presenti. Si riferisce anche all'analisi di quella conoscenza. I documenti sono esempi importanti di quella conoscenza acquisita e gli strumenti di gestione delle conoscenze consentono l'archiviazione digitale centralizzata per i documenti aziendali. Di conseguenza, i documenti possono essere recuperati più facilmente—rendendo i flussi di lavoro più efficienti. In aggiunta, un sistema di gestione delle conoscenze ben mantenuto può aiutare le aziende a rimanere conformi agli statuti normativi in continua evoluzione. Quando un sistema di gestione documentale è potenziato con password e procedure di backup, la sicurezza dei documenti è anche migliorata.

Strumenti di gestione documentale basati sul web

La gestione documentale basata sul web consente alla tua organizzazione di organizzare documenti digitali in cartelle e sottocartelle con navigazione web e controlli per la condivisione, la ricerca e il recupero dei documenti. Gli strumenti di gestione documentale basati sul web consentono ai tuoi dipendenti che lavorano da varie località di creare, collaborare, condividere e cercare documenti in modo efficiente e sicuro. 

Sistemi di gestione documentale basati sul cloud

La gestione documentale basata sul cloud è fornita da un fornitore esterno ed è accessibile alla tua organizzazione online. Il fornitore cloud di solito gestisce tutta la manutenzione e gli aggiornamenti software, quindi non avrai bisogno di un team IT per installarlo o mantenerlo. I documenti archiviati nel cloud possono essere accessibili ovunque i vostri dipendenti possano connettersi a Internet, e poiché i file si salvano automaticamente nel cloud, non è necessario preoccuparsi del backup. 

Sistemi di gestione documentale on-premises

Con un sistema di gestione documentale on-premises, la tua organizzazione utilizza i propri server e storage e gestisce la propria manutenzione. Dovrai eseguire il backup di tutti i tuoi file per garantire che i documenti siano conservati e al sicuro. Sebbene tu sia sempre in controllo del tuo sistema, la tua organizzazione avrà bisogno di un supporto IT sufficiente per la manutenzione e gli aggiornamenti. Un vantaggio è che, poiché i sistemi on-premises non dipendono dalle connessioni Internet, potrai ancora accedere ai documenti se la connessione è inattiva.

Esempi di capacità e caratteristiche della gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti efficaci includono determinate caratteristiche e capacità per garantire che tutti i documenti della vostra organizzazione siano correttamente acquisiti, convertiti, archiviati, organizzati e contrassegnati, facilmente recuperabili e pronti per la distribuzione e la collaborazione. Queste funzionalità includono:

Organizzazione intelligente

Per migliorare i flussi di lavoro, risparmiare tempo e aumentare l'efficienza della vostra organizzazione, è necessario che le persone giuste possano trovare rapidamente i documenti giusti. Un sistema di archiviazione dei documenti ben organizzato che utilizza categorizzazione intelligente, tagging, valutazione e verifica renderà le tue ricerche più veloci e intuitive.

Chiarezza di visibilità e navigazione

Il tuo sistema di gestione documentale dovrebbe essere facile da usare. Un'interfaccia attraente con funzionalità di ricerca chiaramente visibili e altri strumenti comporterà meno frustrazione e maggiore accettazione e utilizzo da parte dei tuoi team.

Una forte funzione di ricerca

Meno tempo speso a cercare i documenti di cui hanno bisogno significa che i tuoi dipendenti avranno più tempo per collaborare, innovare e far progredire la tua organizzazione. La possibilità di cercare tutti i documenti della vostra azienda contemporaneamente, dopo che tali documenti sono stati ottimizzati dal vostro sistema di gestione dei documenti per la ricerca, significa meno frustrazione e maggiore produttività tra i vostri team. 

Controllo delle versioni

Un sistema di gestione documentale che conserva tutte le versioni (e le relative modifiche e aggiornamenti) dei tuoi file è importante per identificare facilmente errori o discrepanze tra i collaboratori, per monitorare il progresso e le modifiche ai documenti, per evitare la duplicazione dei contenuti e talvolta per evitare riscritture complete quando sorgono problemi. 

Accesso e autorizzazioni

Non tutti i membri della tua organizzazione devono modificare o contribuire a ogni documento. Alcuni documenti importanti dovrebbero essere solo in sola lettura o modificabili solo da specifici manager, mentre altri devono essere modificabili da team chiave. La possibilità di impostare autorizzazioni specifiche darà alle persone giuste accesso ai documenti giusti. 

Capacità di formati di file diversi

I documenti aziendali possono essere in una vasta gamma di formati di file, dai PDF e file di elaborazione testi, a immagini scansionate e salvate di contenuti cartacei, a email, report finanziari e fogli di calcolo. Hai bisogno di un sistema di gestione documentale in grado di supportarli tutti.