Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Ihnen auch, Geschäftsdateien zu erstellen, zu ändern und zu verwalten. Diese Dokumente können PDFs, Textverarbeitungsdateien, gescannte und gespeicherte Bilder von papierbasierten Inhalten, E-Mails, Finanzberichte und Tabellenkalkulationen sein.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Ein Dokumentenmanagementsystem automatisiert die Dokumentenmanagementprozesse des Unternehmens, spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit und hilft Ihnen gleichzeitig, bestehende physische und digitale Speicherplätze zu klären und aufzuräumen. 

• Organisierte und angemessen gekennzeichnete Dokumente können einfacher abgerufen werden – ein weiterer Zeitersparer, der auch Frustration bei Ihren Mitarbeitern und Kunden verringert.
• Automatisierte Prozesse können auch Metadaten erfassen, bei der Validierung und Überprüfung Ihrer Dokumente helfen und diese klassifizieren, wodurch die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter verbessert und die Zusammenarbeit gefördert wird. 
• Integrierte Sicherheitsfunktionen können Ihnen helfen, Zugriffs- und Berechtigungsregeln festzulegen und zu sehen, wann Dokumente angezeigt, geteilt und bearbeitet wurden. 
• Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen auch, zuvor papierbasierte Dateien sowie digitale Dateien wie E-Mails zu sichern, damit sie nicht verloren gehen. 

Was ist ein EDMS-System?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ermöglicht es, viele Arten von Dokumenten innerhalb Ihrer Organisation effizienter zu speichern, zu organisieren, zu suchen, zu teilen und zu verteilen. 

Ein EDMS kann nahtlos in reguläre Arbeitsabläufe integriert werden. Dies gibt den Benutzern Zugriff auf Werkzeuge und automatisierte Prozesse, die das Erstellen und Konvertieren von Dokumenten weniger zeitaufwendig und zuverlässiger machen. Ein EDMS hilft auch, einen Weg für schnellere und einfachere Zusammenarbeit innerhalb dieser Dokumente zu schlagen, Dateien zu speichern und abzurufen sowie diese Dokumente zu sichern und zu überprüfen. 

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7 Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme

Es gibt mehrere Arten von Dokumentenmanagementsystemen, daher ist es wichtig, die Funktionen jedes einzelnen zu überprüfen, um zu bestimmen, welches am besten den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht.

Projektmanagement-Plattformen

Bei der Planung und Verwaltung von Projekten können Projektmanager und Mitarbeiter auf ein zentrales Repository mit relevanten Dokumenten zugreifen. Mit dieser Software können Projektteams Dateien speichern und sie einander in schreibgeschützten oder editierbaren Formaten teilen. 

Interne Wissensdatenbanken

Eine interne Wissensdatenbank wird von und für Teammitglieder innerhalb einer Organisation erstellt, um auf proprietäres und/oder privates Wissen bei Bedarf zuzugreifen. Sie sollte so viele Informationen und Dokumentationen wie möglich enthalten, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Arbeit mit minimalen Unterbrechungen zu erledigen. Es ist eine effektive Möglichkeit, interne Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu teilen. 

Zusammenarbeitstools

Zusammenarbeitstools bieten Mitgliedern Ihrer Organisation, die an spezifischen Dokumenten arbeiten, sofortigen Zugriff, eine klare Ansicht, wer an jedem Abschnitt oder Teil arbeitet, klar definierte Genehmigungsstrukturen und Benachrichtigungen, wenn Änderungen oder Updates erforderlich oder abgeschlossen sind. 

Wissensmanagement-Tools

Wissenmanagement bezieht sich darauf, wie eine Organisation das kollektive Wissen ihrer Mitarbeiter katalogisiert, aktualisiert und nutzt – sowohl vergangenes als auch gegenwärtiges. Es bezieht sich auch auf die Analyse dieses Wissens. Dokumente sind wichtige Beispiele für dieses erfasste Wissen, und Wissensmanagement-Tools ermöglichen eine zentrale digitale Ablage von Unternehmensdokumenten. Infolgedessen können Dokumente einfacher abgerufen werden – was effizientere Arbeitsabläufe ermöglicht. Darüber hinaus kann ein gut gepflegtes Wissensmanagementsystem Unternehmen dabei helfen, mit ständig wechselnden gesetzlichen Vorschriften konform zu bleiben. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem mit Passwörtern und Backup-Verfahren verbessert wird, wird auch die Datensicherheit erhöht.

Webbasierte Dokumentenmanagement-Tools

Webbasiertes Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihrer Organisation, digitale Dokumente in Ordnern und Unterordnern mit webbasierten Navigations- und Steuerungselementen für das Teilen, Suchen und Abrufen von Dokumenten zu organisieren. Webbasierte Dokumentenmanagement-Tools ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, effizient und sicher Dokumente zu erstellen, zusammenzuarbeiten, zu teilen und zu suchen. 

Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme

Cloud-basiertes Dokumentenmanagement wird von einem externen Anbieter bereitgestellt und Ihrer Organisation online zugänglich gemacht. Der Cloud-Anbieter kümmert sich in der Regel um alle Wartungs- und Software-Updates, sodass Sie kein IT-Team benötigen, um es zu installieren oder zu warten. In der Cloud gespeicherte Dokumente können von überall dort abgerufen werden, wo Ihre Mitarbeiter online kommen, und da Dateien automatisch in der Cloud gespeichert werden, müssen Sie sich keine Sorgen um deren Backup machen. 

On-Premises-Dokumentenmanagementsysteme

Bei einem On-Premises-Dokumentenmanagementsystem verwendet Ihre Organisation ihre eigenen Server und Speicher und führt ihre eigenen Wartungsarbeiten durch. Sie müssen alle Ihre Dateien sichern, um sicherzustellen, dass Dokumente erhalten bleiben und gesichert sind. Zwar haben Sie immer die Kontrolle über Ihr System, doch Ihre Organisation benötigt ausreichende IT-Unterstützung für Wartungs- und Updatearbeiten. Ein Vorteil ist, dass On-Premises-Systeme nicht von Internetverbindungen abhängen, sodass Sie auch dann auf Dokumente zugreifen können, wenn Ihre Verbindung ausfällt.

Fähigkeiten & Funktionen von Dokumentenmanagementbeispielen

Effektive Dokumentenmanagementsysteme beinhalten bestimmte Funktionen und Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass alle Dokumente Ihrer Organisation richtig erfasst, konvertiert, gespeichert, organisiert und gekennzeichnet, einfach abgerufen und bereit für die Verteilung und Zusammenarbeit sind. Diese Funktionen umfassen:

Intelligente Organisation

Um Arbeitsabläufe zu verbessern, Zeit zu sparen und die Effizienz Ihrer Organisation zu steigern, möchten Sie, dass die richtigen Personen die richtigen Dokumente schnell finden können. Ein gut organisiertes Dokumentationssystem, das intelligente Kategorisierung, Kennzeichnung, Bewertung und Überprüfung anwendet, macht Ihre Suchen schneller und intuitiver.

Klare Sichtbarkeit und Navigation

Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte benutzerfreundlich sein. Eine ansprechende Benutzeroberfläche mit klar sichtbaren Suchfunktionen und anderen Werkzeugen bedeutet weniger Frustration und mehr Akzeptanz und Nutzung durch Ihre Teams.

Eine starke Suchfunktion

Weniger Zeit, die mit der Suche nach den benötigten Dokumenten verbracht wird, bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, um zu kollaborieren, innovieren und Ihre Organisation voranzubringen. Die Möglichkeit, alle Dokumente Ihres Unternehmens gleichzeitig zu suchen, nachdem diese Dokumente von Ihrem Dokumentenmanagementsystem für die Suche optimiert wurden, führt zu weniger Frustration und mehr Produktivität in Ihren Teams. 

Versionskontrolle

Ein Dokumentenmanagementsystem, das alle Versionen (und zugehörige Bearbeitungen und Updates) Ihrer Dateien bewahrt, ist wichtig, um Fehler oder Unstimmigkeiten unter den Mitwirkenden zu identifizieren, den Fortschritt und die Änderungen des Dokuments zu verfolgen, eine Inhaltsduplizierung zu vermeiden und manchmal vollständige Neuschreibungen zu vermeiden, wenn Probleme auftreten. 

Zugriff und Berechtigungen

Nicht jedes Mitglied Ihrer Organisation muss jedes Dokument bearbeiten oder dazu beitragen. Einige wichtige Dokumente sollten schreibgeschützt oder nur von bestimmten Managern änderbar sein, während andere von Schlüsselteams bearbeitet werden müssen. Die Fähigkeit, spezifische Berechtigungen festzulegen, gibt den richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente. 

Vielfältige Dateiformatformate

Geschäftsdokumente können in einer Vielzahl von Dateiformaten vorliegen, von PDFs und Textverarbeitungsdateien bis hin zu gescannten und gespeicherten Bildern von papierbasiertem Inhalt, E-Mails, Finanzberichten und Tabellenkalkulationen. Sie benötigen ein Dokumentenmanagementsystem, das alle unterstützen kann.