문서 관리 시스템은 비즈니스 파일을 생성, 수정 및 관리할 수 있습니다. 이 문서는 PDF, 워드 프로세싱 파일, 종이 기반 콘텐츠의 스캔 및 저장된 이미지, 이메일, 재무 보고서 및 스프레드시트일 수 있습니다.

문서 관리 시스템의 이점은 무엇입니까?

문서 관리 시스템은 기업 문서 관리 프로세스를 자동화하여 귀하와 귀하의 직원이 귀중한 시간을 절약할 수 있도록 하고 기존 물리적 및 디지털 저장 공간을 정리하고 청소하는 데 도움을 줍니다. 

• 조직화되고 적절하게 태그가 지정된 문서는 더 쉽게 검색할 수 있습니다 – 이는 직원과 고객의 좌절감을 줄여줄 또 다른 시간 절약입니다.
• 자동화된 프로세스는 메타데이터를 캡처하고 문서를 검증 및 확인하는 데 도움을 주며, 이를 분류하여 직원의 작업 흐름을 개선하고 협업 능력을 향상시킵니다. 
• 내장된 보안 기능은 귀하가 접근 및 권한 규칙을 설정하고 문서가 언제 조회, 공유 및 수정되었는지 확인하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 
• 문서 관리 시스템은 또한 이전의 종이 기반 파일과 이메일과 같은 디지털 파일을 백업할 수 있도록 하여, 이들이 분실되는 것을 방지합니다. 

EDMS 시스템이란 무엇입니까?

전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 조직 전반에 걸쳐 다양한 유형의 문서를 보다 효율적으로 저장하고, 조직하고, 검색하고, 공유하고, 배포할 수 있도록 합니다. 

EDMS는 정기적인 작업 흐름에 사전 통합할 수 있습니다. 통합되어. 이 시스템은 사용자가 문서를 작성하고 변환하는 데 소요되는 시간을 줄이고 신뢰성을 높일 수 있는 도구와 자동화된 프로세스에 접근할 수 있게 합니다. EDMS는 문서 내에서 더 빠르고 쉬운 협업을 할 수 있는 경로를 열어주며, 파일 저장 및 접근, 문서 보안 및 검증을 지원합니다. 

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7가지 문서 관리 시스템의 예

여러 유형의 문서 관리 시스템이 제공되므로, 각 시스템의 기능을 검토하여 어떤 것이 귀하의 조직 요구 사항에 가장 적합한지 결정하는 것이 중요합니다.

프로젝트 관리 플랫폼

프로젝트를 계획하고 관리할 때 프로젝트 관리자 및 직원은 관련 문서를 포함하는 중앙 저장소에 접근할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 팀은 파일을 저장하고 읽기 전용 또는 편집 가능한 형식으로 서로 공유할 수 있습니다. 

내부 지식 기반

An 내부 지식 베이스 는 조직 내 팀원에 의해 그리고 그들을 위해 만들어져 필요에 따라 독점적 및/또는 개인 지식에 접근할 수 있도록 합니다. 직원들이 최소한의 방해로 업무를 수행할 수 있도록 가능한 한 많은 정보와 문서를 포함해야 합니다. 이는 내부 문서를 저장, 관리 및 공유하는 효과적인 방법입니다. 

협업 도구

협업 도구는 특정 문서에 대해 함께 작업하는 구성원에게 즉각적인 접근, 각 섹션 또는 구성요소에서 누가 작업하고 있는지에 대한 명확한 보기, 명확하게 정의된 승인 구조, 편집 또는 업데이트가 필요하거나 완료된 경우 알림을 제공합니다. 

지식 관리 도구

지식 관리 는 조직이 직원들의 집단 지식을 어떻게 분류하고, 업데이트하고, 사용하는지를 말합니다 — 과거와 현재 모두 포함됩니다. 또한 해당 지식에 대한 분석을 의미합니다. 문서는 포착된 지식의 중요한 예이며, 지식 관리 도구는 회사 문서의 중앙 집중식 디지털 파일링을 허용합니다. 결과적으로, 문서는 더 쉽게 검색할 수 있습니다 — 이는 더 효율적인 작업 흐름을 만들어줍니다. 또한 잘 관리된 지식 관리 시스템은 회사가 끊임없이 변화하는 규제 법규를 준수하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 문서 관리 시스템에 비밀번호 및 백업 절차가 강화되면 문서 보안도 강화됩니다.

웹 기반 문서 관리 도구

웹 기반 문서 관리는 귀하의 조직이 디지털 문서를 폴더와 하위 폴더로 조직하고, 문서 공유, 검색 및 검색을 위한 웹 기반 탐색 및 제어로 수행할 수 있게 해줍니다. 웹 기반 문서 관리 도구는 다양한 위치에서 작업하는 직원이 효율적이고 안전하게 문서를 생성, 협업, 공유 및 검색할 수 있게 해줍니다. 

클라우드 기반 문서 관리 시스템

클라우드 기반 문서 관리는 외부 공급자가 제공하며 귀하의 조직에 온라인으로 접근할 수 있게 됩니다. 클라우드 제공자가 일반적으로 모든 유지 관리 및 소프트웨어 업데이트를 처리하므로 설치 또는 유지 관리를 위한 IT 팀이 필요하지 않습니다. 클라우드에 저장된 문서는 귀하의 직원들이 온라인에 접속할 수 있는 곳이라면 어디에서나 접근할 수 있으며, 파일이 자동으로 클라우드에 저장되기 때문에 백업에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 

온프레미스 문서 관리 시스템

온프레미스 문서 관리 시스템에서는 귀하의 조직이 자체 서버와 저장소를 사용하고 자체 유지 관리를 수행합니다. 문서가 유지되고 안전하게 보관되려면 모든 파일을 백업해야 합니다. 항상 시스템을 통제할 수 있지만 조직은 유지 관리 및 업데이트를 위한 충분한 IT 지원이 필요합니다. 하나의 장점은 온프레미스 시스템이 인터넷 연결에 의존하지 않기 때문에 연결이 끊겨도 문서에 여전히 접근할 수 있다는 것입니다.

문서 관리 예제 기능 및 특성

효과적인 문서 관리 시스템은 조직의 모든 문서가 적절하게 캡처되고, 변환되고, 저장되고, 구성되고 태그가 지정되며, 쉽게 검색 가능하고 배포 및 협업 준비가 되도록 하는 특정 기능 및 능력을 포함합니다. 이러한 기능에는 다음이 포함됩니다:

지능형 조직

작업 흐름을 개선하고, 시간을 절약하며, 조직의 효율성을 향상시키기 위해 올바른 사람들이 올바른 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 하십시오. 스마트 분류, 태깅, 등급 매기기 및 검증을 사용하는 잘 조직된 문서 조직 시스템은 검색을 더 빠르고 직관적으로 만들어줄 것입니다.

명확한 가시성 및 탐색

문서 관리 시스템은 사용자 친화적이어야 합니다. 명확하게 가시적인 검색 기능과 다른 도구들을 갖춘 매력적인 인터페이스는 직원들의 불만을 줄이고 수용성과 사용성을 높여줄 것입니다.

강력한 검색 기능

필요한 문서를 찾는 데 시간을 덜 소모하면 직원들은 협업, 혁신 및 기타 방식으로 조직을 발전시키는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 귀사의 모든 문서를 한 번에 검색할 수 있는 능력은 문서 관리 시스템에 의해 검색을 최적화한 후에, 팀 간의 좌절을 줄이고 생산성을 높입니다. 

버전 관리

모든 버전(및 관련 편집 및 업데이트)을 보존하는 문서 관리 시스템은 오류나 불일치를 쉽게 식별하고, 문서 진행 상황 및 변경 사항을 추적하고, 내용 중복을 피하며, 문제 발생 시 전체 재작성을 피하는 데 중요합니다. 

접근 및 권한

조직의 모든 구성원이 모든 문서를 편집하거나 기여할 필요는 없습니다. 일부 중요한 문서는 읽기 전용이거나 특정 관리자만 수정할 수 있도록 하거나, 다른 문서는 핵심 팀에서 편집할 수 있어야 합니다. 특정 권한을 설정할 수 있는 기능은 적합한 사람들이 적절한 문서에 접근할 수 있도록 합니다. 

다양한 파일 형식 기능

비즈니스 문서는 PDF 및 워드 프로세싱 파일, 종이 기반 콘텐츠의 스캔 및 저장된 이미지, 이메일, 재무 보고서 및 스프레드시트와 같은 다양한 파일 형식으로 존재할 수 있습니다. 모든 형식을 지원할 수 있는 문서 관리 시스템이 필요합니다.