Система управления документами также позволяет вам создавать, изменять и управлять бизнес-файлами. Эти документы могут быть в формате PDF, текстовых документах, сканированных и сохраненных изображениях бумажного контента, электронных письмах, финансовых отчетах и электронных таблицах.

Каковы преимущества системы управления документами?

Система управления документами автоматизирует процессы управления документами на предприятии, экономя вам и вашим сотрудникам драгоценное время, а также помогая вам очистить и упорядочить существующие физические и цифровые хранилища. 

• Организованные и правильно размеченные документы можно извлекать проще – это еще один способ сэкономить время, который также уменьшит разочарование среди ваших сотрудников и клиентов.
• Автоматизированные процессы также могут захватывать метаданные, помогать проверять и подтверждать ваши документы и классифицировать их, улучшая рабочие процессы сотрудников и расширяя возможности сотрудничества. 
• Встроенные функции безопасности помогут вам установить правила доступа и разрешений, а также увидеть, когда документы были просмотрены, поделены и отредактированы. 
• Управление документами также позволяет вам делать резервные копии ранее существовавших бумажных файлов, а также цифровых файлов, таких как электронные письма, чтобы они не потерялись. 

Что такое система EDMS?

Электронная система управления документами (EDMS) позволяет более эффективно хранить, организовывать, искать, делиться и распределять множество типов документов в вашей организации. 

Система EDMS может быть бесшовно интегрирована в обычные рабочие процессы. Это предоставляет пользователям доступ к инструментам и автоматизированным процессам, которые делают создание и преобразование документов менее затратным по времени и более надежным. Система EDMS также помогает создать путь для более быстрого и легкого сотрудничества в этих документах, хранения и доступа к файлам, а также обеспечения их безопасности и подтверждения. 

{{cta}}

7 примеров систем управления документами

Существует несколько типов систем управления документами, поэтому важно изучить функции каждой из них, чтобы определить, какая из них лучше всего соответствует потребностям вашей организации.

Платформы управления проектами

При планировании и управлении проектами менеджеры и сотрудники могут получить доступ к центральному репозиторию, содержащему соответствующие документы. С помощью этого программного обеспечения проектные группы могут хранить файлы и делиться ими друг с другом в доступных или редактируемых форматах. 

Внутренние базы знаний

Внутренняя база знаний создается членами команды внутри организации для доступа к частной и/или защищенной информации по мере необходимости. Она должна содержать как можно больше информации и документации, чтобы помочь сотрудникам выполнять свои обязанности без лишних прерываний. Это эффективный способ хранения, управления и обмена внутренними документами. 

Инструменты сотрудничества

Инструменты сотрудничества предлагают членам вашей организации, работающим вместе над конкретными документами, мгновенный доступ, четкое представление о том, кто работает над каждым разделом или компонентом, четко определенные структуры одобрения и уведомления, когда редактирование или обновления необходимы или завершены. 

Инструменты управления знаниями

Управление знаниями относится к тому, как организация каталогизирует, обновляет и использует коллективные знания своих сотрудников — как прошлых, так и настоящих. Это также относится к анализу этих знаний. Документы являются важными примерами этих захваченных знаний, и инструменты управления знаниями позволяют централизованно хранить документы компании. В результате документы могут быть извлечены проще — что способствует более эффективным рабочим процессам. Кроме того, хорошо поддерживаемая система управления знаниями может помочь компаниям оставаться в соответствии с постоянно меняющимися нормативными актами. Когда система управления документами усилена паролями и процедурами резервного копирования, безопасность документа также усиливается.

Веб-инструменты управления документами

Веб-управление документами позволяет вашей организации организовать цифровые документы в папки и подпапки с веб-навигацией и контролями для совместного использования, поиска и извлечения документов. Веб-основанные инструменты управления документами позволяют вашим сотрудникам, работающим из различных мест, создавать, сотрудничать, делиться и эффективно и безопасно искать документы. 

Облачные системы управления документами

Облачное управление документами предоставляет внешняя компания и становится доступным для вашей организации онлайн. Поставщик облака обычно отвечает за все обслуживание и обновления программного обеспечения, поэтому вам не понадобится команда ИТ для установки или обслуживания. Документы, хранящиеся в облаке, могут быть доступны в любом месте, где ваши сотрудники могут выйти в интернет, и поскольку файлы автоматически сохраняются в облаке, вам не нужно беспокоиться о их резервном копировании. 

Системы управления документами на месте

С помощью системы управления документами на месте ваша организация использует собственные серверы и хранилище и выполняет собственное обслуживание. Вам нужно будет сохранить все свои файлы, чтобы гарантировать, что документы сохраняются и защищены. Хотя вы всегда контролируете свою систему, вашей организации потребуется достаточная поддержка ИТ для обслуживания и обновлений. Одно из преимуществ заключается в том, что поскольку системы на месте не зависят от интернет-соединений, вы по-прежнему сможете получить доступ к документам, если ваше соединение отключится.

Примеры возможностей и функций управления документами

Эффективные системы управления документами включают определенные функции и возможности, чтобы гарантировать, что все документы вашей организации правильно захвачены, конвертированы, хранятся, организуются и размечаются, легко извлекаются и готовы к распространению и сотрудничеству. Эти функции включают в себя:

Интеллектуальная организация

Чтобы улучшить рабочие процессы, сэкономить время и повысить эффективность вашей организации, вам нужно, чтобы правильные люди могли быстро находить правильные документы. Система организации документов, которая использует интеллектуальную категоризацию, пометку, рейтинг и верификацию, сделает ваши поиски быстрее и интуитивно понятнее.

Четкость видимости и навигации

Ваша система управления документами должна быть удобной для пользователя. Привлекательный интерфейс с четко видимыми функциями поиска и другими инструментами будет означать меньше стресса и больше принятия и использования вашей командой.

Сильная функция поиска

Меньше времени, затрачиваемого на поиск нужных документов, означает, что у ваших сотрудников будет больше времени для сотрудничества, инноваций и продвижения вашей организации вперед. Возможность поиска всех документов вашей компании одновременно, после того как эти документы были оптимизированы вашей системой управления документами для поиска, означает меньше разочарований и больше продуктивности среди ваших команд. 

Контроль версий

Система управления документами, которая сохраняет все версии (и связанные редактирования и обновления) ваших файлов, важна для легкой идентификации ошибок или несоответствий среди участников, отслеживания прогресса и изменений документа, избегания дублирования контента и иногда полного переписывания, когда возникают проблемы. 

Доступ и разрешения

Не каждый член вашей организации должен редактировать или вносить вклад в каждый документ. Некоторые важные документы должны быть только для чтения или изменяемыми только определенными менеджерами, в то время как другие должны быть редактируемыми ключевыми командами. Возможность устанавливать конкретные разрешения даст правильным людям доступ к правильным документам. 

Разнообразные возможности форматов файлов

Бизнес-документы могут быть в самых различных форматах файлов, от PDF и текстовых документов до сканированных и сохраненных изображений бумажного контента, электронных писем, финансовых отчетов и электронных таблиц. Вам нужна система управления документами, которая поддерживает их все.