Un système de gestion de documents vous permet également de créer, de modifier et de gérer des fichiers professionnels. Ces documents peuvent être des PDF, des fichiers de traitement de texte, des images numérisées et enregistrées de contenu papier, des e-mails, des rapports financiers et des feuilles de calcul.

Quels sont les avantages d'un système de gestion de documents ?

Un système de gestion des documents automatise les processus de gestion des documents de l'entreprise, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, de gagner un temps précieux, tout en vous aidant à nettoyer et à désencombrer les espaces de stockage physiques et numériques existants.

• Les documents organisés et étiquetés de manière appropriée peuvent être récupérés plus facilement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la frustration de vos employés et de vos clients.
• Les processus automatisés peuvent également capturer des métadonnées, aider à valider et à vérifier vos documents, et à les classer, améliorant ainsi les flux de travail des employés et les capacités de collaboration.
• Les fonctionnalités de sécurité intégrées peuvent vous aider à définir des règles d'accès et d'autorisation et à voir quand les documents ont été consultés, partagés et modifiés.
• La gestion des documents vous permet également de sauvegarder des fichiers papier, ainsi que des fichiers numériques tels que des e-mails, afin de ne pas les perdre.

Qu'est-ce qu'un système EDMS ?

Un système de gestion électronique des documents (EDMS) permet de stocker, d'organiser, de rechercher, de partager et de distribuer plus efficacement de nombreux types de documents au sein de votre organisation.

Un EDMS peut être parfaitement intégré dans les flux de travail réguliers. Cela permet aux utilisateurs d'accéder à des outils et à des processus automatisés qui rendent la création et la conversion de documents plus rapides et plus fiables. Un EDMS permet également de créer une voie vers une collaboration plus rapide et plus facile au sein de ces documents, en stockant et en accédant aux fichiers, ainsi qu'en sécurisant et en vérifiant ces documents.

{{chat}}

7 exemples de systèmes de gestion de documents

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de documents. Il est donc important de passer en revue les caractéristiques de chacun pour déterminer lequel répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Plateformes de gestion de projet

Lors de la planification et de la gestion de projets, les chefs de projet et les employés peuvent accéder à un référentiel central contenant les documents pertinents. Grâce à ce logiciel, les équipes de projet peuvent stocker des fichiers et les partager entre elles dans des formats modifiables ou en lecture seule.

Bases de connaissances internes

Un base de connaissances interne est créé par et pour les membres de l'équipe au sein d'une organisation afin d'exploiter des connaissances exclusives et/ou privées selon les besoins. Il doit contenir autant d'informations et de documentation que possible afin d'aider les employés à faire leur travail avec un minimum d'interruptions. Il s'agit d'un moyen efficace de stocker, de gérer et de partager des documents internes.

Outils de collaboration

Les outils de collaboration offrent aux membres de votre organisation qui travaillent ensemble sur des documents spécifiques un accès instantané, une vision claire des personnes qui travaillent sur chaque section ou composant, des structures d'approbation clairement définies et des notifications lorsque des modifications ou des mises à jour sont nécessaires ou terminées.

Outils de gestion des connaissances

Gestion des connaissances fait référence à la manière dont une organisation catalogue, met à jour et utilise les connaissances collectives de ses employés, passés et présents. Il fait également référence à l'analyse de ces connaissances. Les documents sont des exemples importants de ces connaissances capturées, et les outils de gestion des connaissances permettent de centraliser le classement numérique des documents de l'entreprise. Par conséquent, les documents peuvent être récupérés plus facilement, ce qui permet des flux de travail plus efficaces. En outre, un système de gestion des connaissances bien entretenu peut aider les entreprises à rester en conformité avec les lois réglementaires en constante évolution. Lorsqu'un système de gestion de documents est amélioré avec des mots de passe et des procédures de sauvegarde, la sécurité des documents est également renforcée.

Outils de gestion de documents basés sur le Web

La gestion des documents basée sur le Web permet à votre organisation d'organiser les documents numériques dans des dossiers et des sous-dossiers grâce à une navigation Web et à des commandes pour le partage, la recherche et la récupération de documents. Les outils de gestion de documents Web permettent à vos employés travaillant à partir de différents endroits de créer, de collaborer, de partager et de rechercher des documents de manière efficace et sécurisée.

Systèmes de gestion de documents basés sur le cloud

La gestion documentaire basée sur le cloud est fournie par un fournisseur externe et mise à la disposition de votre organisation en ligne. Le fournisseur de cloud gère généralement toutes les opérations de maintenance et les mises à jour logicielles. Vous n'aurez donc pas besoin d'une équipe informatique pour l'installer ou le maintenir. Les documents stockés dans le cloud sont accessibles partout où vos employés peuvent se connecter, et comme les fichiers sont automatiquement enregistrés dans le cloud, vous n'avez pas à vous soucier de leur sauvegarde.

Systèmes de gestion de documents sur site

Avec un système de gestion de documents sur site, votre organisation utilise ses propres serveurs et systèmes de stockage et effectue sa propre maintenance. Vous devrez sauvegarder tous vos fichiers pour vous assurer que les documents sont conservés et sécurisés. Bien que vous ayez toujours le contrôle de votre système, votre organisation aura besoin d'un support informatique suffisant pour la maintenance et les mises à jour. L'un des avantages est que, comme les systèmes locaux ne dépendent pas des connexions Internet, vous pourrez toujours accéder aux documents en cas de panne de connexion.

Exemples de capacités et fonctionnalités de gestion de documents

Les systèmes de gestion de documents efficaces incluent certaines fonctionnalités et fonctionnalités qui garantissent que tous les documents de votre organisation sont correctement capturés, convertis, stockés, organisés et balisés, facilement récupérés et prêts à être distribués et collaboratifs. Ces fonctionnalités incluent :

Organisation intelligente

Pour améliorer les flux de travail, gagner du temps et améliorer l'efficacité de votre organisation, vous souhaitez que les bonnes personnes puissent trouver rapidement les bons documents. Un système d'organisation des documents bien organisé qui utilise une catégorisation, un balisage, une évaluation et une vérification intelligents rendra vos recherches plus rapides et plus intuitives.

Visibilité et navigation claires

Votre système de gestion de documents doit être convivial. Une interface attrayante avec des fonctionnalités de recherche clairement visibles et d'autres outils permettra de réduire la frustration et d'être davantage acceptée et utilisée par vos équipes.

Une fonction de recherche puissante

En passant moins de temps à rechercher les documents dont ils ont besoin, vos employés auront plus de temps pour collaborer, innover et faire avancer votre organisation. La possibilité de rechercher tous les documents de votre entreprise en une seule fois, une fois que ces documents ont été optimisés par votre système de gestion de documents pour la recherche, signifie moins de frustration et une plus grande productivité au sein de vos équipes.

Contrôle de version

Un système de gestion de documents qui préserve toutes les versions (ainsi que les modifications et mises à jour associées) de vos fichiers est important pour identifier facilement les erreurs ou les divergences entre les contributeurs, suivre la progression et les modifications des documents, éviter la duplication du contenu et parfois éviter les réécritures complètes en cas de problème.

Accès et autorisations

Les membres de votre organisation n'ont pas tous besoin de modifier ou de contribuer à tous les documents. Certains documents importants doivent être en lecture seule ou modifiables uniquement par des responsables spécifiques, tandis que d'autres doivent être modifiables par les équipes clés. La possibilité de définir des autorisations spécifiques permettra aux bonnes personnes d'accéder aux bons documents.

Diverses fonctionnalités de formats de fichiers

Les documents commerciaux peuvent être présentés dans une grande variété de formats de fichiers, qu'il s'agisse de PDF ou de fichiers de traitement de texte, d'images numérisées et enregistrées de contenu papier, de courriels, de rapports financiers et de feuilles de calcul. Vous avez besoin d'un système de gestion de documents capable de tous les prendre en charge.