Un système de gestion documentaire vous permet également de créer, modifier et gérer des fichiers professionnels. Ces documents peuvent être des PDF, des fichiers de traitement de texte, des images numérisées et sauvegardées de contenu papier, des courriels, des rapports financiers et des tableurs.

Quels sont les avantages d'un système de gestion documentaire?

Un système de gestion documentaire automatise les processus de gestion documentaire de l'entreprise, vous faisant gagner, à vous et à vos employés, un temps précieux, tout en aidant à nettoyer et à désencombrer les espaces de stockage physiques et numériques existants. 

• Des documents organisés et correctement étiquetés peuvent être récupérés plus facilement – un autre gain de temps qui réduira également la frustration de vos employés et de vos clients.
• Les processus automatisés peuvent également capturer des métadonnées, aider à valider et vérifier vos documents, et les classifier, améliorant ainsi les flux de travail des employés et renforçant les capacités de collaboration. 
• Les fonctionnalités de sécurité intégrées peuvent vous aider à définir des règles d'accès et d'autorisation et à voir quand les documents ont été consultés, partagés et modifiés. 
• La gestion documentaire vous permet également de sauvegarder des fichiers qui étaient auparavant papier, ainsi que des fichiers numériques comme des courriels, afin qu'ils ne se perdent pas. 

Qu'est-ce qu'un système EDMS?

Un système de gestion électronique des documents (EDMS) permet de stocker, organiser, rechercher, partager et distribuer de manière plus efficace de nombreux types de documents dans toute votre organisation. 

Un EDMS peut être intégré dans les flux de travail habituels. Cela donne aux utilisateurs accès à des outils et des processus automatisés qui rendent la création et la conversion de documents moins chronophages et plus fiables. Un EDMS aide également à tracer un chemin vers une collaboration plus rapide et plus facile au sein de ces documents, en stockant et accédant aux fichiers, et en sécurisant et vérifiant ces documents. 

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7 exemples de systèmes de gestion documentaire

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion documentaire disponibles, il est donc important de passer en revue les fonctionnalités de chacun pour déterminer lequel répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Plateformes de gestion de projet

Lors de la planification et de la gestion de projets, les chefs de projet et les employés peuvent accéder à un référentiel central contenant des documents pertinents. Avec ce logiciel, les équipes de projet peuvent stocker des fichiers et les partager entre elles dans des formats en lecture seule ou modifiables. 

Bases de connaissances internes

Une base de connaissances interne est créée par et pour les membres de l'équipe au sein d'une organisation pour puiser dans des connaissances propriétaires et/ou privées selon les besoins. Elle doit contenir autant d'informations et de documentation que possible afin d'aider les employés à faire leur travail avec un minimum d'interruption. C'est un moyen efficace de stocker, gérer et partager des documents internes. 

Outils de collaboration

Les outils de collaboration offrent aux membres de votre organisation travaillant ensemble sur des documents spécifiques un accès instantané, une vue claire de qui travaille sur chaque section ou composant, des structures d'approbation clairement définies, et des notifications lorsque des modifications ou des mises à jour sont nécessaires ou complètes. 

Outils de gestion des connaissances

La gestion des connaissances se réfère à la façon dont une organisation catalogue, met à jour et utilise le savoir collectif de ses employés—tant passé que présent. Il s'agit également de l'analyse de ce savoir. Les documents sont d'importants exemples de ce savoir capturé, et les outils de gestion des connaissances permettent un classement numérique centralisé des documents de l'entreprise. En conséquence, les documents peuvent être récupérés plus facilement—ce qui permet d'optimiser les flux de travail. De plus, un système de gestion des connaissances bien entretenu peut aider les entreprises à rester conformes aux réglementations en constante évolution. Lorsqu'un système de gestion documentaire est amélioré avec des mots de passe et des procédures de sauvegarde, la sécurité des documents est également renforcée.

Outils de gestion documentaire basés sur le Web

La gestion documentaire basée sur le Web permet à votre organisation d'organiser des documents numériques en dossiers et sous-dossiers avec une navigation et des contrôles basés sur le Web pour le partage, la recherche et la récupération de documents. Les outils de gestion documentaire basés sur le Web permettent à vos employés travaillant depuis différents endroits de créer, collaborer, partager et rechercher des documents efficacement et en toute sécurité. 

Systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud

La gestion documentaire basée sur le cloud est fournie par un fournisseur externe et rendue accessible à votre organisation en ligne. Le fournisseur de cloud s'occupe généralement de tout l'entretien et des mises à jour logicielles, vous n'aurez donc pas besoin d'une équipe informatique pour l'installer ou l'entretenir. Les documents stockés dans le cloud peuvent être consultés n'importe où où vos employés peuvent se connecter en ligne, et comme les fichiers sont automatiquement sauvegardés dans le cloud, vous n'avez pas à vous soucier de leur sauvegarde. 

Systèmes de gestion documentaire sur site

Avec un système de gestion documentaire sur site, votre organisation utilise ses propres serveurs et stockage et effectue sa propre maintenance. Vous devrez sauvegarder tous vos fichiers pour garantir que les documents soient conservés et sécurisés. Bien que vous soyez toujours en contrôle de votre système, votre organisation aura besoin d'un soutien informatique suffisant pour l'entretien et les mises à jour. Un avantage est que, comme les systèmes sur site ne dépendent pas des connexions Internet, vous pourrez toujours accéder aux documents si votre connexion est interrompue.

Exemples de fonctionnalités et capacités de gestion documentaire

Les systèmes de gestion documentaire efficaces incluent certaines fonctionnalités et capacités pour s'assurer que tous les documents de votre organisation soient correctement capturés, convertis, stockés, organisés et étiquetés, facilement récupérables et prêts pour la distribution et la collaboration. Ces fonctionnalités comprennent :

Organisation intelligente

Pour améliorer les flux de travail, gagner du temps et améliorer l'efficacité de votre organisation, vous voulez que les bonnes personnes puissent trouver les bons documents rapidement. Un système d'organisation document bien organisé qui emploie une catégorisation, un étiquetage, une évaluation et une vérification intelligents rendra vos recherches plus rapides et plus intuitives.

Visibilité claire et navigation

Votre système de gestion documentaire doit être convivial. Une interface attrayante avec des fonctionnalités de recherche clairement visibles et d'autres outils signifie moins de frustration et une plus grande acceptation et utilisation par vos équipes.

Une fonctionnalité de recherche robuste

Moins de temps passé à chercher les documents dont ils ont besoin signifie que vos employés auront plus de temps pour collaborer, innover et faire avancer votre organisation. La capacité de rechercher tous les documents de votre entreprise à la fois, après que ces documents aient été optimisés par votre système de gestion documentaire pour la recherche, signifie moins de frustration et plus de productivité parmi vos équipes. 

Contrôle des versions

Un système de gestion documentaire qui préserve toutes les versions (et les modifications et mises à jour associées) de vos fichiers est important pour identifier facilement les erreurs ou les divergences parmi les contributeurs, suivre l'avancement et les modifications des documents, éviter la duplication de contenu, et parfois éviter des réécritures complètes en cas de problèmes. 

Accès et autorisations

Tous les membres de votre organisation n'ont pas besoin de modifier ou de contribuer à chaque document. Certains documents importants doivent être en lecture seule ou seulement modifiables par des chefs spécifiques, tandis que d'autres doivent être modifiables par des équipes clés. La possibilité de définir des autorisations spécifiques permettra aux bonnes personnes d'accéder aux bons documents. 

Capacités de formats de fichiers divers

Les documents professionnels peuvent être dans une grande variété de formats de fichiers, allant des PDF et fichiers de traitement de texte, aux images numérisées et sauvegardées de contenu papier, aux courriels, rapports financiers et tableurs. Vous avez besoin d'un système de gestion documentaire qui puisse les prendre en charge tous.