Quels sont les outils de communication interne ?

Les outils de communication interne sont des logiciels qui aident les entreprises à gérer les communications des employés. Ces outils peuvent aider à rationaliser la communication entre les gestionnaires et les employés, ou entre les employés eux-mêmes. Ils peuvent également aider à réduire la nécessité de réunions en personne, ce qui peut faire gagner du temps et de l'argent.

Exemples de communication interne

Il existe plusieurs façons de communiquer au travail, mais voici quelques interactions universelles qui se produisent dans presque tous les lieux de travail :

Communication du management vers l'employé

Ce type de communication interne se concentre sur la structure organisationnelle et la transmission des informations des gestionnaires et des décisionnaires aux contributeurs individuels. Cela peut aller de votre réunion habituelle en tête-à-tête avec votre manager à un message direct rapide pour confirmer que vous êtes toujours sur la bonne voie pour respecter un délai.

Communication ascendante des employés

Si vous recherchez un moyen pour les employés de communiquer des informations importantes à la haute direction, vous devez vous concentrer sur la communication ascendante des employés. Une communication comme celle-ci a tendance à être collaborative car elle se concentre sur la main-d'œuvre dans son ensemble. 

Communication entre pairs

Que vous parliez à quelqu'un de votre équipe ou que vous ayez une conversation avec un autre contributeur, vous travaillez à favoriser la communication entre pairs. C'est une communication qui se produit entre les membres du personnel tout au long de la journée.

Communication de crise

Ce type critique de communication interne peut décrire les stratégies, systèmes et processus que les organisations utilisent pour communiquer en cas de crise. Comme ces problèmes surviennent rarement sans avertissement, il est important que les organisations envisagent comment gérer les situations avant qu'elles ne surviennent. 

Communication sur le changement

Que vous fassiez face à quelque chose de mineur ou à un ajustement majeur, il faut le bon type de communication pour gérer le changement. La communication sur les changements doit aider les employés à comprendre les changements attendus, quand et pourquoi ils se produisent, ainsi que le contexte sur la façon dont le changement affectera l'ensemble de l'organisation ou des équipes individuelles. 

Pourquoi les outils de communication sont-ils importants ?

Dans le lieu de travail d'aujourd'hui, la communication est essentielle. Avoir les bons outils en place peut faire une grande différence dans la façon dont votre équipe travaille ensemble et dans l'efficacité avec laquelle vous pouvez accomplir vos tâches.

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Les avantages des outils de communication

• Facilite la collaboration entre les équipes
• Réduit le temps perdu
• Élimine les barrières géographiques
• Améliore l'efficacité, la clarté et la transparence
• Donne aux employés les informations nécessaires pour faire leur travail
• Promeut un lieu de travail engagé

Sans un outil de communication, vous êtes susceptible de rencontrer des problèmes de coordination du travail, de garder tout le monde sur la même longueur d'onde et de simplement faire passer votre message. Lorsque la communication est inefficace, cela peut entraîner de la frustration, du temps perdu ou une surcharge d'informations.

Caractéristiques d'un outil de communication efficace

Fonctionnalités de recherche

La possibilité de rechercher des messages ou des conversations spécifiques est un élément clé de tout bon outil de communication. Ces outils doivent avoir des fonctionnalités qui vous permettent de rechercher par mots-clés, personnes, dates, balises, catégories et même pièces jointes. Permettant aux utilisateurs de trouver facilement les informations dont ils ont besoin sans avoir à chercher dans les projets.

Maximisez les capacités de vos outils de communication interne en les connectant à une recherche AI entreprise compatible. Par exemple, avec Guru, vous pouvez obtenir des réponses instantanées provenant de vos conversations de chat – sans quitter votre flux de travail pour les rechercher.

Organisation et structure

Un outil de communication bien organisé permettra aux utilisateurs de structurer les informations de manière à ce qui leur convient le mieux. De nombreux outils de communication ont la capacité de créer des canaux, des balises et même des champs personnalisés pour aider à organiser les informations. 

La possibilité de contrôler la façon dont les informations sont présentées facilite la recherche des informations nécessaires et réduit l'encombrement global d'un projet.

Fil d'actualités

Les outils de communication qui offrent aux utilisateurs un fil d'actualités permettent aux équipes de voir ce qui se passe en temps réel. Cette fonctionnalité est importante pour que chacun soit sur la même longueur d'onde et reste informé des dernières activités et développements de projet au sein des équipes.

Notifications et annonces

La capacité de recevoir des notifications concernant des conversations ou messages spécifiques est une fonctionnalité clé des outils de communication. Cela permet aux utilisateurs de rester informés des dernières activités dans un projet et garantit qu'aucune information importante n'est manquée.

Partage de fichiers

Il n'est pas rare que les entreprises utilisent plusieurs outils pour les communications internes, ce qui rend une fonctionnalité de partage de fichiers cruciale. La possibilité de partager des PDFs, des images, des vidéos et d'autres types de fichiers peut grandement faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe sur des projets.

Partage social

La capacité de partager des informations avec des personnes extérieures à votre entreprise est un avantage majeur des outils de communication. Cette fonctionnalité vous permet de vous connecter rapidement avec des prospects, des clients, des partenaires et d'autres parties prenantes.

Suivi de l'activité

La capacité de suivre l'activité est une fonctionnalité qui peut aider les utilisateurs à voir l'historique de ce qui a été dit et fait dans un projet. Être capable de consulter l'historique des activités peut également être utile lors de travaux sur plusieurs projets, car cela peut servir de signet pour référencer ce sur quoi vous travaillez sans avoir à rechercher chaque projet individuellement. Cela peut également être utile à des fins d'audit ou tout simplement pour comprendre comment un projet a progressé au fil du temps.

Sécurité et autorisations

La sécurité joue un rôle important dans la manière dont vos informations sont stockées. Utiliser un outil de communication qui offre des autorisations et une sécurité avancées peut vous donner l'assurance que vos données sont en sécurité.

Support multilingue

Le support multilingue est souvent négligé lorsqu'il s'agit d'outils de communication. Cependant, cela peut être une fonctionnalité critique pour les entreprises ayant des employés ou des clients situés dans différentes parties du monde. 

Avoir la possibilité d'utiliser des outils dans plusieurs langues favorise également un environnement inclusif et permet aux employés ou aux clients de profiter du programme dans leur langue maternelle.

Interactions et discussions

Lorsque vous travaillez dans un outil, il peut être utile d'avoir la possibilité d'interagir avec d'autres utilisateurs dans une discussion sans avoir à utiliser un outil séparé. Cette fonctionnalité vous permet de poser des questions, de donner votre avis et de collaborer avec d'autres en temps réel.

Application mobile

La possibilité d'accéder à votre outil de communication en déplacement est un avantage majeur. Les applications mobiles permettent aux utilisateurs de rester connectés et de continuer à travailler sur des projets, même lorsqu'ils sont loin de leur bureau. Cela peut aider les équipes à prendre connaissance de toute mise à jour urgente ou notification dès qu'elles surviennent.

Intégrations

La capacité de s'intégrer aux autres outils que vous avez peut rendre la communication plus fluide. Cela peut inclure des outils de gestion de projets, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et même des logiciels de comptabilité. 

Alors que certains outils ont ces intégrations intégrées, d'autres peuvent nécessiter l'utilisation de logiciels tiers, il est donc important de considérer ce qui convient le mieux à votre équipe lors du choix de votre outil de communication.

Types d'outils de communication interne

Il existe une large gamme d'outils qui contribuent à la qualité de la stratégie de communications internes d'une entreprise. Voici quelques-uns des plus importants :

• Messagerie et chat
• Intranet
• Outils de collaboration
• Gestion des connaissances 
• Gestion de projet 
• Conférences vidéo et audio
• Partage de fichiers 
• Renforcement d'équipe
• Gestion des relations avec les clients (CRM)

Messagerie et chat

Les outils de messagerie et de chat en direct permettent aux équipes de communiquer en temps réel, que ce soit dans la même pièce ou à l'autre bout du monde. Ces outils permettent une communication rapide et facile entre les membres de l'équipe sans nécessiter une interaction en face à face.

Certains des avantages de ces outils sont qu'ils peuvent être utilisés pour des conversations informelles, permettent un échange rapide d'informations et peuvent être utilisés pour partager des fichiers et des liens.

D'un autre côté, ils peuvent rendre difficile une conversation de va-et-vient et peuvent être perturbateurs s'ils sont utilisés pour des conversations non liées au travail.

Intranet 

Les intranets sont des réseaux privés qui ne sont accessibles qu'aux employés d'une organisation. Les intranets des employés fournissent une plateforme pour que les équipes communiquent tout en restant à jour sur les nouvelles et annonces de l'entreprise. 

Avantages :

• Peut être utilisé pour partager des informations sensibles
• Permet une collaboration facile sur des projets
• Peut être personnalisé pour répondre aux besoins de l'organisation

Inconvénients :

• Peut être difficile à configurer et à maintenir
• Tous les employés n'ont pas forcément accès au réseau

Outils de collaboration

Dans un lieu de travail collaboratif, il est important de pouvoir travailler ensemble sur des documents. Les outils de collaboration sur des documents permettent aux membres de l'équipe de travailler sur le même document en même temps et de voir les modifications de chacun en temps réel. Ces outils peuvent être utilisés pour des séances de brainstorming, la rédaction de documents,  le travail de conception ou la collaboration sur des présentations. 

Avantages :

• Peut être utilisé pour une variété de fins
• Permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble en temps réel
• Peut être utilisé pour des séances de brainstorming

Inconvénients :

• Peut nécessiter une formation pour que les membres de l'équipe l'utilisent correctement

Gestion des connaissances

À l'ère de l'information, il est important de pouvoir gérer et partager les connaissances de l'entreprise, tout en maintenant une source unique de vérité au sein de l'organisation. Les outils de gestion des connaissances aident les équipes à organiser, stocker et partager des informations tout en minimisant le temps perdu. 

Avantages :

• Peut être utilisé pour stocker et partager une variété d'informations
• Permet un accès facile aux informations
• Peut aider les équipes à rester organisées
• Certains outils de gestion des connaissances ont la flexibilité de servir également d'intranet

Inconvénients :

• Les outils hérités peuvent nécessiter un important investissement de temps pour être configurés et maintenus

Alors que les outils hérités tendent à avoir une forte barrière à l'entrée, les outils de nouvelle génération (y compris Guru) vous permettent de construire votre base de connaissances simplement en les utilisant, grâce à des fonctionnalités alimentées par IA et à la capacité de se connecter à tous les outils de votre flux de travail existant.

Gestion de projet

Les outils de gestion de projet aident les équipes à planifier, suivre et exécuter des projets. Ces outils peuvent être utilisés pour des petits projets ou de grandes initiatives, et permettent aux employés de gérer les délais et de suivre leurs progrès.

Avantages :

• Peut être utilisé pour des petits ou de grands projets
• Permet aux employés de gérer les délais et de suivre les progrès
• Peut aider les équipes à respecter le budget

Inconvénients :

• Peut être difficile à apprendre et à utiliser
• Peut être inflexible en fonction des équipes qui les utilisent
• Peut nécessiter une formation continue pour les membres de l'équipe

Conférences audio et vidéo

Les outils de conférence audio et vidéo permettent aux membres de l'équipe de communiquer entre eux sans être dans le même espace physique. Ces outils peuvent être utilisés pour des réunions d'équipe, des sessions de formation ou des consultations en tête-à-tête. La vidéoconférence peut également être utilisée pour se connecter avec des membres d'équipe ou clients à distance. 

Avantages :

• Peut être utilisé pour toutes sortes de conversations
• Permet aux membres de l'équipe de se connecter sans être dans la même pièce

Inconvénients :

• Peut être coûteux à mettre en place

Partage de fichiers

Dans un lieu de travail numérique, il est important de pouvoir partager des fichiers rapidement et facilement. Les outils de partage de fichiers permettent aux membres de l'équipe de partager des documents, des photos, des vidéos et d'autres types de fichiers avec les autres. Ces outils peuvent être utilisés pour la collaboration ou pour simplement partager des informations.

Avantages :

• Permet aux membres de l'équipe de partager des fichiers

Inconvénients :

• Peut être difficile de garder une trace de qui a accès à quels fichiers
• Peut nécessiter un abonnement payant pour certaines fonctionnalités

Renforcement de l'équipe

Grâce à l'essor du travail à distance et hybride, il est plus important que jamais de trouver des moyens de tisser des liens avec les collègues et les managers. Les outils de renforcement d'équipe offrent aux employés différentes manières d'interagir et de nouer des relations de différentes manières. 

Avantages :

• Crée des connexions entre les employés
• Contribue à la culture d'entreprise 

Inconvénients :

• Potentiel de conflits d'agenda entre pairs

Marketing

Les outils de marketing aident les équipes à créer et gérer des campagnes marketing. Ils peuvent être utilisés à diverses fins, telles que le marketing par e-mail, le marketing sur les réseaux sociaux ou le marketing de contenu.

Avantages :

• Permet aux équipes marketing de suivre les résultats et de mesurer la réussite des messages et des campagnes

Inconvénients :

• Des outils supplémentaires peuvent être nécessaires pour des analyses plus détaillées

Gestion de la relation client (CRM)

Le logiciel CRM aide les organisations à gérer et à entretenir les relations avec leurs clients. Ce type de logiciel peut être utilisé à des fins de vente, de marketing ou de service client.

Avantages :

• Permet aux organisations de suivre les interactions et les données des clients
• Peut contribuer à améliorer la satisfaction des clients

Inconvénients :

• Peut nécessiter un investissement en temps important pour la mise en place et la maintenance

Outils principaux pour la communication interne

Messagerie et chat : Slack

Si vous recherchez un exemple de logiciel de communication des employés axé sur la messagerie et le chat, ne cherchez pas plus loin que Slack. Cet outil permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des messages de la part d'individus, de groupes et d'équipes

Intranet : Guru

Guru est l'outil de choix pour les personnes qui souhaitent les capacités combinées des [outils de communication internes et des intranets](). Les utilisateurs bénéficient de tous les avantages et de la flexibilité de la collaboration que les intranets traditionnels offrent. Et grâce à nos intégrations et à notre extension de navigateur, les utilisateurs n'ont pas besoin de naviguer en dehors de leur flux de travail actuel pour trouver (ou contribuer) des réponses.

Collaboration : Figma

Il est possible que les membres de votre équipe de marque et d'expérience utilisateur soient déjà très familiers avec Figma, mais cet outil de conception d'interface collaborative peut bénéficier à tout le monde au travail.  Leur outil FigJam peut être très utile pour toute session de tableau blanc, et il s'intègre à une variété d'outils qui peuvent déjà faire partie de votre pile technologique. 

Gestion des connaissances : Guru

Guru peut être un excellent outil intranet et de communication interne, mais c'est aussi une solution de gestion des connaissances qui donne aux gens les informations et les réponses dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Avec Guru, votre équipe peut créer, partager, accéder et mettre à jour des informations directement dans le contexte de leur flux de travail existant. 

Gestion de projet : Asana

La gestion de projet élève les communications internes à un tout autre niveau, et un outil tout-en-un comme Asana peut aider les PM et les contributeurs individuels. En plus d'être simple à utiliser, Asana facilite l'automatisation des processus, la répétition des tâches, et des flux de travail qui peuvent rendre la gestion des projets beaucoup plus facile et efficace. En plus d'être simple à utiliser, Asana facilite l'automatisation des processus, la répétition des tâches et des flux de travail qui peuvent aider à rendre la gestion de projets beaucoup plus facile et efficace. 

Vidéoconférence : Zoom

Un solide plan de communication interne a besoin d'un outil de chat vidéo pour le soutenir, et Zoom est devenu le choix omniprésent des entreprises. En plus de sa facilité d'utilisation, Zoom permet également aux utilisateurs d'enregistrer des réunions et offre jusqu'à 1080p de résolution pour les comptes payants. 

Partage de fichiers : Google Drive

La suite d'outils professionnels de Google associée à son prix notoirement bas a facilement fait de Google Drive l'un des outils de partage de fichiers les plus populaires pour les entreprises et les particuliers. L'outil peut s'intégrer sans effort à une variété d'autres applications populaires et possède une fonction de recherche puissante qui facilite la recherche de fichiers. 

Renforcement d'équipe : Donut

Vous voulez un moyen décontracté de vous connecter avec des employés et de rencontrer de nouveaux amis ? Ne cherchez pas plus loin que Donut, l'un de nos outils de renforcement d'équipe préférés. Donut associe aléatoirement des employés pour des conversations et des occasions de se connecter. C'est un excellent moyen d'aider les gens à rencontrer d'autres collègues en dehors de leurs départements et équipes habituels. 

Marketing : Hubspot

Hubspot est devenu la norme de l'industrie en tant qu'outil de marketing tout-en-un. En plus de ses capacités de planification et de création de contenu, l'outil permet également aux utilisateurs de mesurer et de visualiser les analyses et les métriques des campagnes.

Gestion de la relation client : Salesforce

Salesforce peut ne pas venir à l'esprit lorsque vous pensez à un logiciel CRM et aux outils de communication d'équipe, mais c'est l'un des outils de gestion de relations les plus complets disponibles. L'outil est livré avec une large gamme de services et d'intégrations et est idéal pour les entreprises qui se soucient de la personnalisation et de l'évolutivité.

7 stratégies pour construire votre plan de communication interne

Maintenant que vous connaissez les bases des outils de communication internes, il est temps de commencer à planifier votre stratégie. Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous commencez à construire votre plan :

• Définissez vos objectifs : Que voulez-vous accomplir avec vos communications internes ? Voulez-vous augmenter l'engagement des employés ? Améliorer la communication entre les départements ? Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les nouvelles et les annonces de l'entreprise ?
• Identifiez votre audience : Qui devez-vous communiquer ? Tous les employés ? Juste les travailleurs à distance ? Avez-vous besoin de segmenter vos messages par département ou par emplacement ?
• Choisissez les bons canaux : Quels canaux de communication fonctionneront le mieux pour votre audience et vos objectifs ? E-mail ? Intranet ? Slack ? Vidéoconférence ?

1. Examinez vos méthodes actuelles de communication interne

Jetez un œil à la façon dont vous communiquez actuellement avec vos employés. Y a-t-il des domaines qui pourraient être améliorés ou des outils ou des canaux que vous n'utilisez pas et qui pourraient être utiles ? Faites notre quiz de 5 minutes pour aider à déterminer les domaines à améliorer.

2. Identifiez les domaines à améliorer

Maintenant que vous avez examiné vos communications internes actuelles, il est temps de commencer à penser à des moyens d'améliorer. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer :

Augmentez l'engagement des employés : Si vous souhaitez augmenter l'engagement des employés, envisagez d'utiliser des outils qui permettent une communication bidirectionnelle. Cela pourrait être quelque chose comme un forum d'entreprise ou un outil de messagerie instantanée.

Facilitez la recherche d'informations : Si les employés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin, envisagez d'utiliser un intranet consultable ou une plateforme de communication interne permettant le balisage et le classement du contenu.

Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde : Si vous voulez vous assurer que tout le monde reçoit les mêmes messages, envisagez d'utiliser un outil qui vous permet de cibler des groupes spécifiques de personnes ou qui vous permet d'envoyer des messages à tous en même temps.

3. Sollicitez des retours et des idées

Demandez à vos employés comment ils pensent que les communications internes pourraient être améliorées. Quels outils ou méthodes aimeraient-ils voir mis en place ? Que pensent-ils qui fonctionne bien et ce qui doit être changé ? Vous pouvez également demander des retours après avoir apporté des modifications à votre plan de communication interne. Cela vous aidera à évaluer si les modifications ont l'effet souhaité ou non.

4. Communiquez régulièrement

Une fois que vous avez mis en œuvre votre plan de communication interne, il est important de communiquer régulièrement avec vos employés. Cela pourrait se faire par des mises à jour hebdomadaires ou mensuelles, des annonces générales ou simplement des points de contrôle généraux.

Assurez-vous de tenir vos employés informés de tout changement ou mise à jour du plan, et sollicitez leurs retours sur le déroulement des choses. La communication interne est un processus continu, alors assurez-vous de revoir et de mettre à jour votre plan régulièrement

5. Offrez des ressources et une formation aux employés

Si vous voulez que vos employés utilisent les outils et canaux de communication internes que vous avez mis en place, il est important d'offrir des ressources et une formation aux employés. Cela pourrait inclure des choses comme :

• Un guide de démarrage rapide pour utiliser les outils
• Des tutoriels en ligne ou des vidéos explicatives
• Une formation en personne ou des sessions de groupe

6. Définissez une règle d'or

Il est important de définir une norme à l'échelle de l'entreprise (ou “Règle d'or”) pour les communications internes qui définit comment les employés doivent s'attendre à recevoir et à consommer les informations. Cela pourrait être quelque chose d'aussi simple que  "tous les employés doivent consulter l'intranet de l'entreprise chaque jour" ou quelque chose de plus complexe. Chez Guru, la nôtre est :

Nous cherchons et partageons des connaissances. Pour que cela fonctionne, il doit y avoir un “contrat” entre vous et tous ceux avec qui vous travaillez chez Guru. Cela signifie que chacun d'entre nous s'engage à faire 2 choses…

(1) vous partagez vos connaissances de manière asynchrone, sachant que les autres chercheront à digérer ce que vous partagez. Vous reconnaissez le public auquel vous vous adressez et optimisez pour eux car il est important pour vous qu'ils comprennent.

(2) vous cherchez à assimiler les connaissances que d'autres ont passé du temps à préparer pour vous. Si ce qui est partagé est flou ou non pertinent, vous reconnaissez la valeur de partager ce retour pour améliorer ce qui est partagé à l'avenir.

En établissant une règle, vous pouvez aider à garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que la communication est cohérente.

7. Utilisez des modèles 

Améliorer vos communications internes ne doit pas être un processus long et fastidieux. Il existe plusieurs modèles et outils d'automatisation qui peuvent vous aider à rationaliser le processus et à gagner du temps. 

Utilisez des modèles pour des choses comme les annonces de l'entreprise, les procès-verbaux des réunions ou les mises à jour d'état pour établir des normes à l'échelle de l'entreprise, et faites usage d'outils d'automatisation pour programmer et envoyer des messages ou créer et distribuer du contenu.