Hva er interne kommunikasjonsverktøy?

Interne kommunikasjonsverktøy er programvare som hjelper selskaper med å administrere ansattkommunikasjon. Disse verktøyene kan bidra til å effektivisere kommunikasjonen mellom ledere og ansatte, eller mellom ansatte seg imellom. De kan også bidra til å redusere behovet for fysiske møter, noe som kan spare tid og penger.

Eksempler på intern kommunikasjon

Det finnes mange forskjellige måter å kommunisere på jobben, men her er noen universelle interaksjoner som skjer i nesten hver arbeidsplass:

Ledelse-til-ansatt kommunikasjon

Denne typen intern kommunikasjon fokuserer sterkt på organisasjonsstruktur og topp-ned informasjonsoverføring fra ledere og beslutningstakere til individuelle medarbeidere. Det kan være alt fra ditt vanlige 1:1 møte med sjefen til en rask DM for å bekrefte at du fortsatt er på rett vei for å overholde en frist.

Ansatt-oppover kommunikasjon

Hvis du leter etter en måte for ansatte å formidle viktig informasjon til ledelsen, må du fokusere på kommunikasjon oppover i organisasjonen. Kommunikasjon som dette har en tendens til å være samarbeidende fordi den fokuserer på arbeidsstyrken som helhet. 

Kollegial kommunikasjon

Enten du snakker med noen i teamet ditt eller har en samtale med en annen bidragsyter, jobber du for å fremme kommunikasjon mellom kolleger. Dette er kommunikasjon som skjer mellom ansatte gjennom dagen.

Krise kommunikasjon

Denne kritiske typen intern kommunikasjon kan skissere strategiene, systemene og prosessene som organisasjoner bruker for å kommunisere under en krise. Siden disse problemene sjeldent oppstår med forvarsel, er det viktig for organisasjoner å vurdere hvordan de skal håndtere situasjoner før de skjer. 

Endringskommunikasjon

Uansett om du håndterer noe lite eller en større justering, krever det riktig type kommunikasjon for å håndtere endringsledelse. Kommunkasjon om endringer bør kunne hjelpe ansatte å forstå forventede endringer, når og hvorfor de skjer, samt konteksten til hvordan endringen vil påvirke hele organisasjonen eller enkeltteam. 

Hvorfor er kommunikasjonsverktøy viktige?

I dagens arbeidsplass er kommunikasjon nøkkelen. Å ha de riktige verktøyene kan gjøre en stor forskjell i hvor godt teamet ditt samarbeider og hvor effektivt dere kan få ting gjort.

‍

‍

Fordelene med kommunikasjonsverktøy

• Legger til rette for samarbeid på tvers av team
• Reduserer tid som går til spille
• Eliminerer geografiske barrierer
• Forbedrer effektivitet, klarhet og åpenhet
• Gir ansatte informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin
• Fremmer et engasjert arbeidsmiljø

Uten et kommunikasjonsverktøy er det sannsynlig at du vil støte på problemer med å koordinere arbeidet, holde alle på samme side, og bare få poenget ditt frem. Når kommunikasjonen er ineffektiv, kan det føre til frustrasjon, bortkastet tid eller informasjons-overbelastning.

Egenskaper ved et effektivt kommunikasjonsverktøy

Søkeevner

Evnen til å søke etter spesifikke meldinger eller samtaler er en nøkkelkomponent i ethvert flott kommunikasjonsverktøy. Disse verktøyene bør ha funksjoner som lar deg søke etter nøkkelord, personer, datoer, tagger, kategorier og til og med vedlegg. Lar brukere enkelt finne informasjon de trenger uten å måtte søke innen prosjekter.

Maksimer evnene til dine interne kommunikasjonsverktøy ved å koble dem til kompatibel bedrifts-AI-søk. For eksempel, med Guru kan du få umiddelbare svar hentet fra dine chat-samtaler—uten å forlate arbeidsflyten din for å lete etter dem.

Organisering og struktur

Et organisert kommunikasjonsverktøy vil tillate brukere å strukturere informasjon på måter som fungerer best for dem. Mange kommunikasjonsverktøy har evnen til å opprette kanaler, tagging og til og med tilpassede felt for å hjelpe til med å organisere informasjon. 

Evnen til å kontrollere hvordan informasjon blir presentert, gjør det enklere for brukere å finne informasjonen de trenger og reduserer den totale rotet i et prosjekt.

Nyhetsstrøm

Kommunikasjonsverktøy som gir brukere en nyhetsstrøm, gjør det mulig for team å se hva som skjer i sanntid. Denne funksjonen er viktig for å holde alle på samme side og oppdatert om den nyeste aktiviteten og prosjektutviklingen på tvers av team.

Varsler og kunngjøringer

Evnen til å motta varsler om spesifikke samtaler eller meldinger er en nøkkelfunksjon ved kommunikasjonsverktøy. Dette gjør det mulig for brukere å holde seg oppdatert på den nyeste aktiviteten i et prosjekt og sikrer at ingen viktig informasjon går tapt.

Fildeling

Det er ikke uvanlig at selskaper bruker flere verktøy for intern kommunikasjon, noe som gjør en funksjon for fildeling avgjørende. Evnen til å dele PDF-filer, bilder, videoer og andre typer filer kan gjøre det mye lettere for teammedlemmer å samarbeide om prosjekter.

Sosial deling

Evnen til å dele informasjon med personer utenfor selskapet ditt er en stor fordel med kommunikasjonsverktøy. Denne funksjonen gjør at du raskt kan koble til potensielle kunder, kunder, partnere og andre interessenter.

Aktivitetsoppfølging

Evnen til å spore aktivitet er en funksjon som kan hjelpe brukere å se historikken til hva som har blitt sagt og gjort i et prosjekt. Å kunne se aktivitetsloggen kan også være nyttig når man jobber med flere prosjekter, da det kan fungere som et bokmerke for å referere til hva du jobber med uten å måtte lete i hvert prosjekt individuelt. Det kan også være nyttig for revisjonsformål eller bare for å forstå hvordan et prosjekt har utviklet seg over tid.

Sikkerhet og tillatelser

Sikkerhet spiller en viktig rolle i hvordan informasjonen din lagres. Å bruke et kommunikasjonsverktøy som tilbyr avanserte tillatelser og sikkerhet, kan gi deg trygghet om at dataene dine er trygge.

Flerspråklig støtte

Flerspråklig støtte blir ofte oversett når det gjelder kommunikasjonsverktøy. Men det kan være en kritisk funksjon for selskaper med ansatte eller kunder som ligger i forskjellige deler av verden. 

Å ha muligheten til å bruke verktøy på flere språk fremmer også et inkluderende miljø og kan la ansatte eller kunder nyte programmet på sitt eget språk.

Interaksjoner og diskusjoner

Når du arbeider innen et verktøy, kan det være nyttig å ha muligheten til å samhandle med andre brukere i en diskusjon uten å måtte bruke et separat verktøy. Denne funksjonen gjør at du kan stille spørsmål, gi tilbakemelding og samarbeide med andre i sanntid.

Mobilapp

Evnen til å få tilgang til kommunikasjonsverktøyet ditt på farten er en stor fordel. Mobilapper gjør det mulig for brukere å holde seg tilkoblet og fortsette å jobbe med prosjekter, selv når de er borte fra kontoret. Det kan hjelpe team med å være oppmerksomme på eventuelle presserende oppdateringer eller varsler, så snart de oppstår.

Integrasjoner

Evnen til å integrere med de andre verktøyene du har kan gjøre kommunikasjonen mer sømløs. Dette kan inkludere prosjektledelsesverktøy, kundehåndteringssystemer (CRM) og til og med regnskapsprogramvare. 

Mens noen verktøy har disse integrasjonene innebygd, kan andre kreve bruk av tredjepartsprogramvare, så det er viktig å vurdere hva som vil fungere best for teamet ditt når du velger kommunikasjonsverktøy.

Typer interne kommunikasjonsverktøy

Det finnes et bredt utvalg av verktøy som bidrar til kvaliteten på en bedrifts interne kommunikasjonsstrategi. Her er noen av de viktigste:

• Meldinger og chat
• Intranett
• Samarbeidsverktøy
• Kunnskapshåndtering 
• Prosjektledelse 
• Stemme- og videokonferanser
• Fildeling 
• Team bonding
• Kundehåndtering (CRM)

Meldinger og chat

Meldings- og live chat-verktøy lar team kommunisere i sanntid, enten de befinner seg i samme rom eller over hele verden. Disse verktøyene gir rask og enkel kommunikasjon mellom teammedlemmer uten behov for ansikt-til-ansikt-interaksjon.

Noen av fordelene med disse verktøyene er at de kan brukes til uformelle samtaler, de tillater rask utveksling av informasjon, og de kan brukes til å dele filer og lenker.

På den annen side kan de gjøre det vanskelig å ha en frem-og-tilbake samtale og kan være forstyrrende hvis de brukes til ikke-arbeidsrelaterte samtaler.

Intranett 

Intranett er private nettverk som kun er tilgjengelige for en organisasjons ansatte. Ansatt-intranett gir en plattform for team å kommunisere mens de holder seg oppdatert på bedriftsnyheter og kunngjøringer. 

Fordeler:

• Kan brukes til å dele sensitiv informasjon
• Tillater enkel samarbeid om prosjekter
• Kan tilpasses for å møte organisasjonens behov

Ulemper:

• Kan være vanskelig å sette opp og vedlikeholde
• Ikke alle ansatte har kanskje tilgang til nettverket

Samarbeidsverktøy

I et samarbeidende arbeidsmiljø er det viktig å kunne jobbe sammen på dokumenter. Dokumentbeslutningsverktøy lar teammedlemmer jobbe med det samme dokumentet samtidig, og se hverandres endringer i sanntid. Disse verktøyene kan brukes til idémyldring, skriving av dokumenter,  designarbeid, eller samarbeid om presentasjoner. 

Fordeler:

• Kan brukes til en rekke formål
• Lar teammedlemmer jobbe sammen i sanntid
• Kan brukes til idémyldring

Ulemper:

• Kan kreve opplæring for at teammedlemmene skal bruke dem riktig

Kunnskapshåndtering

I informasjonsalderen er det viktig å kunne administrere og dele bedriftskunnskap, samtidig som man opprettholder en enkelt sannhetskilde i organisasjonen. Verktøy for kunnskapsadministrasjon hjelper team med å organisere, lagre og dele informasjon samtidig som de minimerer tid brukt. 

Fordeler:

• Kan brukes til å lagre og dele en rekke informasjon
• Tillater enkel gjenfinning av informasjon
• Kan hjelpe team med å forbli organiserte
• Noen verktøy for kunnskapshåndtering har fleksibiliteten til også å fungere som et intranett

Ulemper:

• Legacy-verktøy kan kreve mye tid å sette opp og vedlikeholde

Mens legacy-verktøy ofte har en høy inngangsbarriere, lar neste generasjons verktøy (inkludert Guru) deg bygge kunnskapsbasen din bare ved å bruke det, takket være AI-drevne funksjoner og muligheten til å koble til alle verktøyene i arbeidsflyten din.

Prosjektledelse

Prosjektledelsesverktøy hjelper team med å planlegge, spore og utføre prosjekter. Disse verktøyene kan brukes til små prosjekter eller store initiativer, og lar ansatte håndtere frister og spore fremdriften sin.

Fordeler:

• Kan brukes til små eller store prosjekter
• Lar ansatte håndtere frister og spore fremdrift
• Kan hjelpe team med å holde seg innen budsjettet

Ulemper:

• Kan være vanskelig å lære og bruke
• Kan være lite fleksible avhengig av hvilke team som bruker dem
• Kan kreve kontinuerlig opplæring for teammedlemmer

Tale- og videokonferanser

Tale- og videokonferanseverktøy lar teammedlemmer kommunisere med hverandre uten å være i samme fysiske rom. Disse verktøyene kan brukes til teammøter, opplæringsøkter eller en-til-en-konsultasjoner. Videokonferanser kan også brukes til å koble til eksterne teammedlemmer eller kunder. 

Fordeler:

• Kan brukes til alle slags samtaler
• Lar teammedlemmer koble til uten å være i samme rom

Ulemper:

• Kan være kostbart å sette opp

Filsharing

I et digitalt arbeidsmiljø er det viktig å kunne dele filer raskt og enkelt. Filsharingverktøy lar teammedlemmer dele dokumenter, bilder, videoer og andre typer filer med hverandre. Disse verktøyene kan brukes til samarbeid eller til enkelt å dele informasjon.

Fordeler:

• Lar teammedlemmer dele filer

Ulemper:

• Kan være vanskelig å holde oversikt over hvem som har tilgang til hvilke filer
• Kan kreve et betalt abonnement for visse funksjoner

Team bonding

Takket være økningen av fjern- og hybridarbeid, er det viktigere enn noen gang å finne måter å knytte bånd med kolleger og ledere. Team bonding-verktøy gir ansatte forskjellige måter å interagere og bygge relasjoner på på forskjellige måter. 

Fordeler:

• Bygger forbindelser mellom ansatte
• Legger til selskapets kultur 

Ulemper:

• Potensiale for å forårsake tidsplan konflikter blant kolleger

Markedsføring

Markedsføringsverktøy hjelper team med å lage og administrere markedsføringskampanjer. De kan brukes til en rekke formål, som e-postmarkedsføring, markedsføring på sosiale medier eller innholdsmarkedsføring.

Fordeler:

• Lar markedsføringsteam spore resultater og måle meldinger og kampanjesuksess

Ulemper:

• Ytterligere verktøy kan være nødvendige for mer detaljert analyse

Kunde-relasjonsforvaltning (CRM)

CRM-programvare hjelper organisasjoner å administrere og opprettholde relasjoner med kundene sine. Denne typen programvare kan brukes til salg, markedsføring eller kundeserviceformål.

Fordeler:

• Lar organisasjoner spore kundekontakter og data
• Kan bidra til å forbedre kundetilfredshet

Ulemper:

• Kan kreve en stor tidsinvestering for å sette opp og vedlikeholde

Toppverktøy for intern kommunikasjon

Meldings- og chatverktøy: Slack

Hvis du leter etter et førsteklasses eksempel på programvare for medarbeiderkommunikasjon med fokus på meldinger og chat, trenger du ikke lete lenger enn Slack. Dette verktøyet lar brukerne sende og motta meldinger fra enkeltpersoner, grupper og team

Intranet: Guru

Guru er verktøyet for deg som ønsker de kombinerte evnene til [interne kommunikasjonsverktøy og intranett](). Brukerne får alle fordelene og fleksibiliteten ved samarbeid som tradisjonelle intranett tilbyr. Og takket være våre integrasjoner og nettleserutvidelse, trenger ikke brukerne å navigere bort fra sin nåværende arbeidsflyt for å finne (eller bidra med) svar.

Samarbeid: Figma

Det er mulig at medlemmene i merkevaren og UX-teamet ditt allerede er veldig kjent med Figma, men dette samarbeidsverktøyet for grensesnittdesign kan være til nytte for alle på arbeidsplassen. Deres FigJam-verktøy kan være svært nyttig for enhver whiteboarding-økt, og det integreres med en rekke verktøy som kan være en del av din teknologiske stakk.

Kunnskapshåndtering: Guru

Guru kan være et flott intranett og internt kommunikasjonsverktøy, men det er også en kunnskapsstyringsløsning som gir folk informasjonen og svarene de trenger i det øyeblikket de trenger det. Med Guru kan teamet ditt opprette, dele, få tilgang til og oppdatere informasjon direkte i konteksten av arbeidsflyten deres. 

Prosjektledelse: Asana

Prosjektledelse tar intern kommunikasjon til et helt nytt nivå, og et alt-i-ett-verktøy som Asana kan hjelpe både PM-er og individuelle bidragsytere. Bortsett fra å være enkelt å bruke, gjør Asana det enkelt å automatisere prosesser, gjenta oppgaver og arbeidsflyter som kan hjelpe med å gjøre prosjektledelse mye enklere og mer effektivt. 

Videokonferanser: Zoom

En solid intern kommunikasjonsplan trenger et videokonferanseverktøy for å drive den, og Zoom har blitt det universelle valget for selskaper. Bortsett fra brukervennlighet, lar Zoom også brukerne ta opp møter og tilbyr opptil 1080p oppløsning for betalte kontoer. 

Filsharing: Google Drive

Googles pakke med profesjonelle verktøy kombinert med deres notorisk lave pris har lett gjort Google Drive til et av de mest populære verktøyene for fildeling for både selskaper og enkeltpersoner. Verktøyet kan sømløst integreres med en rekke andre populære apper og har en kraftig søkefunksjon som gjør det enkelt å finne filer. 

Team bonding: Donut

Vil du ha en uformell måte å koble til med ansatte og møte nye venner? Se ikke lenger enn Donut, et av våre favorittverktøy for team bonding. Donut parer tilfeldig ansatte for samtaler og muligheter til å knytte bånd. Dette er en flott måte å hjelpe folk med å møte andre kolleger utenfor deres vanlige avdelinger og team. 

Markedsføring: Hubspot

Hubspot har blitt industristandarden som et alt-i-ett markedsføringsverktøy. Bortsett fra planlegging og innholdsoppretting, lar verktøyet også brukerne måle og se analyser og metrikker fra kampanjer.

Kunde-relasjonsforvaltning: Salesforce

Salesforce kommer kanskje ikke til tankene når du tenker på CRM-programvare og verktøy for teamkommunikasjon, men det er et av de mest omfattende verktøyene for forholdshåndtering som er tilgjengelige. Verktøyet kommer med et bredt spekter av tjenester og integrasjoner og er ideelt for selskaper som er bekymret for tilpasning og skalerbarhet.

7 strategier for å bygge din interne kommunikasjonsplan

Nå som du kjenner det grunnleggende om interne kommunikasjonsverktøy, er det på tide å begynne å planlegge strategien din. Her er noen ting å huske på når du begynner å bygge planen din:

• Definer målene dine: Hva ønsker du å oppnå med din interne kommunikasjon? Ønsker du å øke engasjementet til ansatte? Forbedre kommunikasjonen mellom avdelingene? Sikre at alle er på samme side angående nyheter og kunngjøringer fra selskapet?
• Identifiser publikum ditt: Hvem må du kommunisere med? Alle ansatte? Bare fjernarbeidere? Må du segmentere meldingene dine etter avdeling eller plassering?
• Velg de riktige kanalene: Hvilke kommunikasjonskanaler vil fungere best for publikum og målene dine? E-post? Intranett? Slack? Videokonferanser?

1. Gå gjennom dine nåværende metoder for intern kommunikasjon

Ta en titt på måten du for øyeblikket kommuniserer med ansatte. Er det noen områder som kan forbedres, eller verktøy eller kanaler som du ikke bruker som kan være nyttige? Ta vår 5-minutters quiz for å hjelpe deg med å bestemme områder for forbedring.

2. Identifiser forbedringsområder

Nå som du har gjennomgått din nåværende interne kommunikasjon, er det på tide å begynne å tenke på måter å forbedre dette på. Her er noen ideer for å komme i gang:

Øk engasjementet til ansatte: Hvis du ønsker å øke engasjementet til ansatte, vurder å bruke verktøy som muliggjør toveiskommunikasjon. Dette kan være noe som et selskapforum eller et verktøy for direktemeldinger.

Gjør det enklere å finne informasjon: Hvis ansatte har problemer med å finne informasjonen de trenger, vurder å bruke et søkbart intranett eller en intern kommunikasjonsplattform som gjør det mulig å tagge og kategorisere innhold.

Få alle på samme side: Hvis du vil forsikre deg om at alle mottar de samme meldingene, vurder å bruke et verktøy som lar deg målrette mot spesifikke grupper av mennesker eller som lar deg sende meldinger til alle på en gang.

3. Be om tilbakemelding og ideer

Spør de ansatte hvordan de mener at intern kommunikasjon kan forbedres. Hvilke verktøy eller metoder vil de gjerne se implementert? Hva mener de fungerer godt og hva trenger å endres? Du kan også be om tilbakemeldinger etter at du har gjort endringer i kommunikasjonsplanen din. Dette vil hjelpe deg med å vurdere om endringene har hatt ønsket effekt.

4. Kommuniser regelmessig

Når du har implementert din interne kommunikasjonsplan, er det viktig å kommunisere regelmessig med dine ansatte. Dette kan være gjennom ukentlige eller månedlige oppdateringer, selskapets kunngjøringer eller bare generelle sjekker.

Sørg for å holde de ansatte oppdatert om eventuelle endringer eller oppdateringer til planen, og be om deres tilbakemelding på hvordan det går. Intern kommunikasjon er en kontinuerlig prosess, så sørg for å gjennomgå og oppdatere planen din regelmessig

5. Tilby ressurser og opplæring for ansatte

Hvis du vil at de ansatte skal bruke de interne kommunikasjonsverktøyene og kanalene du har satt opp, er det viktig å tilby ressurser og opplæring for ansatte. Dette kan inkludere ting som:

• En hurtigstartguide for å bruke verktøyene
• Nettkurs eller hvordan-videoer
• Ansikts-til-ansikt opplæring eller gruppesesjoner

6. Sett en gylden regel

Det er viktig å sette en standard på tvers av selskapet (eller “Golden Rule”) for interne kommunikasjon som definerer hvordan ansatte bør forvente å motta og konsumere informasjon. Dette kan være noe så enkelt som  "alle ansatte må sjekke selskapets intranett hver dag" eller noe mer komplekst. Hos Guru er vår:

Vi søker og deler kunnskap. For at dette skal fungere, må det være en “kontrakt” mellom deg og alle du jobber med hos Guru. Dette betyr at hver av oss forplikter seg til å gjøre 2 ting…

(1) du deler kunnskapen din asynkront, og vet at alle andre vil søke å fordøye det du deler. Du gjenkjenner publikumet du deler med og optimaliserer for dem fordi det er viktig for deg at de forstår.

(2) du søker å fordøye kunnskapen som andre har brukt tid på å forberede for å dele med deg. Hvis det som deles er uklart eller ikke relevant, gjenkjenner du verdien i å dele tilbakemelding for å forbedre det som deles i fremtiden.

Ved å sette en regel kan du bidra til å sikre at alle er på samme side og at kommunikasjonen er konsistent.

7. Bruk maler 

Å forbedre intern kommunikasjon trenger ikke å være en tidkrevende prosess. Det finnes flere maler og automatiseringsverktøy som kan hjelpe deg med å strømline prosessen og spare tid. 

Bruk maler for ting som firmaposteringer, møteprotokoller eller statusoppdateringer for å sette standarder på tvers av selskapet, og benytt automatiseringsverktøy for å planlegge og sende meldinger eller for å opprette og distribuere innhold.