¿Qué son las herramientas de comunicación interna?

Las herramientas de comunicación interna son software que ayuda a las empresas a gestionar la comunicación con los empleados. Estas herramientas pueden ayudar a agilizar la comunicación entre gerentes y empleados, o entre los propios empleados. También pueden ayudar a reducir la necesidad de reuniones en persona, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.

Ejemplos de comunicación interna

Hay una variedad de formas de comunicar en el trabajo, pero aquí hay algunas interacciones universales que ocurren en casi todos los lugares de trabajo:

Comunicación de la gerencia a los empleados

Este tipo de comunicación interna pone un enfoque estricto en la estructura organizacional y la entrega de información de arriba hacia abajo de gerentes y tomadores de decisiones a contribuyentes individuales. Puede ser cualquier cosa, desde tu habitual reunión de 1:1 con el gerente hasta un DM rápido para confirmar que aún estás en camino de cumplir con un plazo.

Comunicación de empleado hacia la gerencia

Si estás buscando una forma de que los empleados comuniquen información importante a la alta dirección, necesitas centrarte en la comunicación de empleado hacia la gerencia. Comunicación como esta tiende a ser colaborativa porque se centra en la fuerza laboral como un todo. 

Comunicación entre pares

Ya sea que estés hablando con alguien de tu equipo o teniendo una conversación con un contribuyente individual diferente, trabajas para fomentar la comunicación entre pares. Esta es una comunicación que ocurre entre los miembros del personal a lo largo del día.

Comunicación en crisis

Este tipo crítico de comunicación interna puede detallar las estrategias, sistemas y procesos que las organizaciones utilizan para comunicarse durante una crisis. Dado que estos problemas rara vez ocurren con advertencia, es importante que las organizaciones consideren cómo manejar situaciones antes de que surjan. 

Comunicación sobre cambios

Independientemente de si estás lidiando con algo menor o un ajuste mayor, se necesita el tipo correcto de comunicación para gestionar el cambio. La comunicación sobre cambios debería ayudar a los empleados a entender los cambios esperados, cuándo y por qué están ocurriendo, así como el contexto acerca de cómo el cambio afectará a toda la organización o a equipos individuales. 

¿Por qué son importantes las herramientas de comunicación?

En el lugar de trabajo actual, la comunicación es clave. Tener las herramientas adecuadas puede marcar una gran diferencia en cuán bien trabaja tu equipo en conjunto y cuán eficientemente puedes hacer las cosas.

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Los beneficios de las herramientas de comunicación

• Facilita la colaboración entre equipos
• Reduce el tiempo perdido
• Elimina barreras geográficas
• Mejora la eficiencia, claridad y transparencia
• Proporciona a los empleados la información necesaria para hacer su trabajo
• Promueve un lugar de trabajo comprometido

Sin una herramienta de comunicación, es probable que enfrentes problemas para coordinar el trabajo, mantener a todos en la misma página y simplemente transmitir tu punto. Cuando la comunicación es ineficaz, puede llevar a la frustración, al tiempo perdido o a la sobrecarga de información.

Características de una herramienta de comunicación efectiva

Capacidades de búsqueda

La capacidad de buscar mensajes o conversaciones específicas es un componente clave de cualquier gran herramienta de comunicación. Estas herramientas deberían tener características que te permitan buscar por palabras clave, personas, fechas, etiquetas, categorías e incluso archivos adjuntos. Permitir a los usuarios encontrar fácilmente la información que necesitan sin tener que buscar dentro de proyectos.

Maximiza las capacidades de tus herramientas de comunicación interna conectándolas con búsqueda de IA empresarial compatible. Por ejemplo, con Guru, puedes obtener respuestas instantáneas extraídas de tus conversaciones de chat—sin salir de tu flujo de trabajo para buscarlas.

Organización y estructura

Una herramienta de comunicación organizada permitirá a los usuarios estructurar la información de la manera que mejor les funcione. Muchas herramientas de comunicación tienen la capacidad de crear canales, etiquetar e incluso campos personalizados para ayudar a organizar la información. 

La capacidad de controlar cómo se presenta la información facilita a los usuarios encontrar la información que necesitan y reduce el desorden general en un proyecto.

Feed de noticias

Las herramientas de comunicación que proporcionan a los usuarios un feed de noticias permiten a los equipos ver lo que está sucediendo en tiempo real. Esta característica es importante para mantener a todos en la misma página y actualizados sobre la última actividad y los desarrollos del proyecto entre equipos.

Notificaciones y anuncios

La capacidad de recibir notificaciones sobre conversaciones o mensajes específicos es una característica clave de las herramientas de comunicación. Esto permite a los usuarios mantenerse actualizados sobre la última actividad en un proyecto y asegura que no se pierda información importante.

Compartición de archivos

No es raro que las empresas utilicen múltiples herramientas para comunicaciones internas, lo que hace que una característica de compartición de archivos sea crucial. La capacidad de compartir PDFs, imágenes, videos y otros tipos de archivos puede facilitar mucho la colaboración entre los miembros del equipo en proyectos.

Compartición social

La capacidad de compartir información con personas fuera de tu empresa es una gran ventaja de las herramientas de comunicación. Esta característica te permite conectar rápidamente con prospectos, clientes, socios y otros interesados.

Seguimiento de actividades

La capacidad de rastrear la actividad es una característica que puede ayudar a los usuarios a ver el historial de lo que se ha dicho y hecho en un proyecto. Poder ver el historial de actividades también puede ser útil al trabajar en varios proyectos, ya que puede servir como marcador para referenciar en qué estás trabajando sin tener que buscar en cada proyecto individualmente. También puede ser útil para fines de auditoría o simplemente para entender cómo ha progresado un proyecto con el tiempo.

Seguridad y permisos

La seguridad juega un papel importante en cómo se almacena tu información. Usar una herramienta de comunicación que ofrezca permisos y seguridad avanzados, puede darte tranquilidad de que tus datos están seguros.

Soporte multilingüe

El soporte multilingüe a menudo se pasa por alto cuando se trata de herramientas de comunicación. Sin embargo, puede ser una característica crítica para empresas con empleados o clientes ubicados en diferentes partes del mundo. 

Tener la capacidad de usar herramientas en varios idiomas también promueve un entorno inclusivo y puede permitir a los empleados o clientes disfrutar del programa en su idioma nativo.

Interacciones y discusiones

Al trabajar dentro de una herramienta, puede ser útil tener la capacidad de interactuar con otros usuarios en una discusión sin tener que utilizar una herramienta separada. Esta característica te permite hacer preguntas, dar retroalimentación y colaborar con otros en tiempo real.

Aplicación móvil

La capacidad de acceder a tu herramienta de comunicación sobre la marcha es una gran ventaja. Las aplicaciones móviles permiten a los usuarios mantenerse conectados y continuar trabajando en proyectos, incluso cuando están lejos de su oficina. Puede ayudar a los equipos a estar al tanto de cualquier actualización urgente o notificaciones, tan pronto como surjan.

Integraciones

La capacidad de integrarse con otras herramientas que tienes puede hacer que la comunicación sea más fluida. Esto puede incluir herramientas de gestión de proyectos, sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) e incluso software de contabilidad. 

Si bien algunas herramientas tienen estas integraciones incorporadas, otras pueden requerir el uso de software de terceros, por lo que es importante considerar qué funcionará mejor para tu equipo al elegir tu herramienta de comunicación.

Tipos de herramientas de comunicación interna

Hay una amplia variedad de herramientas que contribuyen a la calidad de la estrategia de comunicación interna de una empresa. Aquí hay algunas de las más importantes:

• Mensajería y chat
• Intranet
• Herramientas de colaboración
• Gestión del conocimiento 
• Gestión de proyectos 
• Videoconferencias
• Compartición de archivos 
• Fortalecimiento del equipo
• Gestión de relaciones con clientes (CRM)

Mensajería y chat

Las herramientas de mensajería y chat en vivo permiten a los equipos comunicarse en tiempo real, ya sea en la misma habitación o en todo el mundo. Estas herramientas permiten una comunicación rápida y sencilla entre los miembros del equipo sin necesidad de interacción cara a cara.

Algunas de las ventajas de estas herramientas son que se pueden usar para conversaciones informales, permitir un intercambio rápido de información y se pueden usar para compartir archivos y enlaces.

Por otro lado, pueden dificultar tener una conversación en ida y vuelta y pueden ser disruptivas si se utilizan para conversaciones no relacionadas con el trabajo.

Intranet 

Las intranets son redes privadas que solo son accesibles para los empleados de una organización. Las intranets para empleados proporcionan una plataforma para que los equipos se comuniquen mientras se mantienen actualizados sobre noticias y anuncios de la empresa. 

Pros:

• Se puede utilizar para compartir información sensible
• Permite una fácil colaboración en proyectos
• Se puede personalizar para satisfacer las necesidades de la organización

Contras:

• Puede ser difícil de configurar y mantener
• No todos los empleados pueden tener acceso a la red

Herramientas de colaboración

En un lugar de trabajo colaborativo, es importante poder trabajar en documentos juntos. Las herramientas de colaboración de documentos permiten a los miembros del equipo trabajar en el mismo documento simultáneamente, y ver los cambios de los otros en tiempo real. Estas herramientas se pueden utilizar para sesiones de lluvia de ideas, redacción de documentos,   trabajo de diseño, o colaborar en presentaciones. 

Pros:

• Se puede utilizar para una variedad de propósitos
• Permite a los miembros del equipo trabajar juntos en tiempo real
• Se puede utilizar para sesiones de lluvia de ideas

Contras:

• Puede requerir capacitación para que los miembros del equipo lo usen correctamente

Gestión del conocimiento

En la era de la información, es importante poder gestionar y compartir el conocimiento de la empresa, manteniendo una única fuente de verdad dentro de la organización. Las herramientas de gestión del conocimiento ayudan a los equipos a organizar, almacenar y compartir información mientras minimizan el tiempo desperdiciado. 

Pros:

• Se puede utilizar para almacenar y compartir una variedad de información
• Permite una fácil recuperación de información
• Puede ayudar a los equipos a mantenerse organizados
• Algunas herramientas de gestión del conocimiento tienen la flexibilidad de también servir como una intranet

Contras:

• Las herramientas heredadas pueden requerir una gran inversión de tiempo para configurar y mantener

Aunque las herramientas heredadas tienden a tener una alta barrera de entrada, las herramientas de nueva generación (incluyendo Guru) te permiten construir tu base de conocimiento simplemente usándola, gracias a características impulsadas por IA y la capacidad de conectarse con todas las herramientas en tu flujo de trabajo existente.

Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a planificar, rastrear y ejecutar proyectos. Estas herramientas se pueden utilizar para proyectos pequeños o grandes iniciativas, y permiten a los empleados gestionar los plazos y hacer seguimiento de su progreso.

Pros:

• Se pueden utilizar para proyectos pequeños o grandes
• Permite a los empleados gestionar plazos y hacer seguimiento del progreso
• Puede ayudar a los equipos a mantenerse dentro del presupuesto

Contras:

• Puede ser difícil de aprender y usar
• Puede ser inflexible dependiendo de qué equipos los estén utilizando
• Puede requerir capacitación continua para los miembros del equipo

Conferencias de voz y video

Las herramientas de conferencias de voz y video permiten a los miembros del equipo comunicarse entre sí sin estar en el mismo espacio físico. Estas herramientas se pueden utilizar para reuniones de equipo, sesiones de entrenamiento o consultas uno a uno. Las conferencias de video también se pueden utilizar para conectar con miembros del equipo o clientes remotos. 

Pros:

• Se puede utilizar para todo tipo de conversaciones
• Permite a los miembros del equipo conectarse entre sí sin estar en la misma sala

Contras:

• Puede ser costoso de configurar

Compartición de archivos

En un lugar de trabajo digital, es importante poder compartir archivos de manera rápida y fácil. Las herramientas de compartición de archivos permiten a los miembros del equipo compartir documentos, fotos, videos y otros tipos de archivos entre sí. Estas herramientas se pueden utilizar para colaboración o simplemente para compartir información.

Pros:

• Permite a los miembros del equipo compartir archivos

Contras:

• Puede ser difícil hacer seguimiento de quién tiene acceso a qué archivos
• Puede requerir una suscripción paga para ciertas funciones

Vinculación de equipo

Gracias al aumento del trabajo remoto e híbrido, encontrar formas de vincularse con compañeros de trabajo y gerentes es más importante que nunca. Las herramientas de vinculación de equipo brindan a los empleados diferentes maneras de interactuar y construir relaciones de diversas formas. 

Pros:

• Construye conexiones entre empleados
• Aporta a la cultura de la empresa 

Contras:

• Potencial para causar conflictos de programación entre compañeros

Marketing

Las herramientas de marketing ayudan a los equipos a crear y gestionar campañas de marketing. Se pueden utilizar para una variedad de propósitos, como marketing por correo electrónico, marketing en redes sociales o marketing de contenido.

Pros:

• Permite a los equipos de marketing realizar un seguimiento de los resultados y medir el éxito del mensaje y de la campaña

Contras:

• Se pueden requerir herramientas adicionales para análisis más detallados

Gestión de relaciones con clientes (CRM)

El software CRM ayuda a las organizaciones a gestionar y mantener relaciones con sus clientes. Este tipo de software se puede utilizar para ventas, marketing o atención al cliente.

Pros:

• Permite a las organizaciones hacer seguimiento de las interacciones y datos de los clientes
• Puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente

Contras:

• Puede requerir una gran inversión de tiempo para configurar y mantener

Las mejores herramientas para comunicación interna

Mensajería y chat: Slack

Si estás buscando un ejemplo de primera clase de un software de comunicaciones para empleados enfocado en mensajería y chat, no busques más que Slack. Esta herramienta permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de individuos, grupos y equipos

Intranet: Guru

Guru es la herramienta preferida por las personas que quieren las capacidades combinadas de [herramientas de comunicación interna e intranets](). Los usuarios obtienen todos los beneficios y la flexibilidad de colaboración que ofrecen las intranets tradicionales. Y gracias a nuestras integraciones y la extensión del navegador, los usuarios no necesitan navegar fuera de su flujo de trabajo actual para encontrar (o contribuir) respuestas.

Colaboración: Figma

Es posible que los miembros de tu equipo de marca y UX ya estén muy familiarizados con Figma, pero esta herramienta de diseño colaborativo de interfaces puede beneficiar a todos en el trabajo. Su herramienta FigJam puede ser muy útil para cualquier sesión de pizarra, y se integra con una variedad de herramientas que ya pueden ser parte de tu conjunto tecnológico.

Gestión del conocimiento: Guru

Guru puede ser una gran herramienta de intranet y de comunicaciones internas, pero también es una solución de gestión del conocimiento que brinda a las personas la información y las respuestas que necesitan en el momento que las necesitan. Con Guru, tu equipo puede crear, compartir, acceder y actualizar información exactamente en el contexto de su flujo de trabajo existente. 

Gestión de proyectos: Asana

La gestión de proyectos lleva las comunicaciones internas a un nivel completamente nuevo, y una herramienta todo en uno como Asana puede ayudar tanto a los gerentes de proyecto como a los contribuyentes individuales. Además de ser fácil de usar, Asana facilita la automatización de procesos, la repetición de tareas y flujos de trabajo que pueden ayudar a que la gestión de proyectos sea mucho más fácil y eficiente. 

Conferencias de video: Zoom

Un sólido plan de comunicaciones internas necesita una herramienta de videoconferencia para impulsarlo, y Zoom se ha convertido en la opción ubicua para las empresas. Además de ser fácil de usar, Zoom también permite a los usuarios grabar reuniones y ofrece hasta 1080p de resolución para cuentas pagadas. 

Compartición de archivos: Google Drive

La suite de herramientas profesionales de Google, junto con su notoriamente bajo precio, han hecho que Google Drive sea una de las herramientas de compartición de archivos más populares tanto para empresas como para individuos. La herramienta puede integrarse sin problemas con una variedad de otras aplicaciones populares y cuenta con una potente función de búsqueda que hace que encontrar archivos sea muy fácil. 

Vinculación de equipo: Donut

¿Quieres una forma informal de conectarte con empleados y hacer nuevos amigos? No busques más que Donut, una de nuestras herramientas de vinculación de equipo favoritas. Donut empareja aleatoriamente a los empleados para conversaciones y oportunidades de conexión. Esta es una excelente manera de ayudar a las personas a conocer a otros compañeros de trabajo fuera de sus departamentos y equipos habituales. 

Marketing: Hubspot

Hubspot se ha convertido en el estándar de la industria como una herramienta de marketing todo en uno. Además de sus capacidades de programación y creación de contenido, la herramienta también permite a los usuarios medir y ver análisis y métricas de las campañas.

Gestión de relaciones con clientes: Salesforce

Salesforce puede no venir a la mente cuando piensas en software CRM y herramientas de comunicación del equipo, pero es una de las herramientas de gestión de relaciones más completas disponibles. La herramienta viene con una amplia gama de servicios e integraciones y es ideal para empresas que se preocupan por la personalización y la escalabilidad.

7 estrategias para construir tu plan de comunicaciones internas

Ahora que conoces lo básico sobre las herramientas de comunicaciones internas, es hora de comenzar a planificar tu estrategia. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta al empezar a construir tu plan:

• Define tus objetivos: ¿Qué quieres lograr con tus comunicaciones internas? ¿Quieres aumentar la participación de los empleados? ¿Mejorar la comunicación entre departamentos? ¿Asegurarte de que todos estén al tanto de las noticias y anuncios de la empresa?
• Identifica a tu audiencia: ¿Con quién necesitas comunicarte? ¿Todos los empleados? ¿Solo trabajadores remotos? ¿Necesitas segmentar tus mensajes por departamento o ubicación?
• Elige los canales adecuados: ¿Qué canales de comunicación funcionarán mejor para tu audiencia y objetivos? ¿Correo electrónico? ¿Intranet? ¿Slack? ¿Videoconferencia?

1. Revisa tus métodos actuales de comunicación internas

Echa un vistazo a la forma en que actualmente te estás comunicando con tus empleados. ¿Hay áreas que podrían mejorarse o herramientas o canales que no estás utilizando que podrían ser útiles? Realiza nuestro cuestionario de 5 minutos para ayudar a determinar áreas de mejora.

2. Identifica áreas de mejora

Ahora que has revisado tus comunicaciones internas actuales, es hora de comenzar a pensar en formas de mejorar. Aquí hay algunas ideas para ayudarte a empezar:

Aumenta la participación de los empleados: Si quieres aumentar la participación de los empleados, considera usar herramientas que permitan la comunicación bidireccional. Esto podría ser algo como un foro de la empresa o una herramienta de mensajería instantánea.

Haz que sea fácil encontrar información: Si los empleados tienen problemas para encontrar la información que necesitan, considera usar una intranet buscable o una plataforma de comunicaciones internas que permita etiquetar y categorizar contenido.

Consigue que todos estén en la misma página: Si quieres asegurarte de que todos reciben los mismos mensajes, considera usar una herramienta que te permita dirigirte a grupos específicos de personas o que te permita enviar mensajes a todos a la vez.

3. Solicita retroalimentación e ideas

Pregunta a tus empleados cómo creen que podrían mejorarse las comunicaciones internas. ¿Qué herramientas o métodos les gustaría ver implementados? ¿Qué piensan que está funcionando bien y qué necesita cambiar? También puedes pedir retroalimentación después de que hayas realizado cambios en tu plan de comunicaciones internas. Esto te ayudará a medir si los cambios están teniendo el efecto deseado.

4. Comunica regularmente

Una vez que hayas implementado tu plan de comunicaciones internas, es importante comunicarte regularmente con tus empleados. Esto podría ser a través de actualizaciones semanales o mensuales, anuncios en toda la empresa, o simplemente chequeos generales.

Asegúrate de mantener a tus empleados actualizados sobre cualquier cambio o actualización del plan, y solicita su retroalimentación sobre cómo van las cosas. La comunicación interna es un proceso continuo, así que asegúrate de revisar y actualizar tu plan de forma regular

5. Ofrece recursos y capacitación para empleados

Si quieres que tus empleados utilicen las herramientas y canales de comunicación internos que has establecido, es importante ofrecer recursos y capacitación para empleados. Esto podría incluir cosas como:

• Una guía rápida para utilizar las herramientas
• Tutoriales en línea o videos instructivos
• Capacitación en persona o sesiones grupales

6. Establece una regla de oro

Es importante establecer un estándar en toda la empresa (o “Regla de Oro”) para las comunicaciones internas que defina cómo los empleados deben esperar recibir y consumir información. Esto podría ser algo tan simple como  "todos los empleados deben revisar la intranet de la empresa todos los días" o algo más complejo. En Guru, la nuestra es:

Buscamos y compartimos conocimiento. Para que esto funcione, debe haber un “contrato” entre tú y todos con los que trabajas en Guru. Esto significa que cada uno de nosotros se compromete a hacer 2 cosas…

(1) compartes tu conocimiento de manera asincrónica, sabiendo que todos los demás buscarán digerir lo que compartas. Reconoces al público al que estás compartiendo y optimizas para ellos porque es importante para ti que comprendan.

(2) buscas digerir el conocimiento que otros han dedicado tiempo a preparar para compartir contigo. Si lo que se está compartiendo no está claro o no es relevante, reconoces el valor de compartir esa retroalimentación para mejorar lo que se comparte en el futuro.

Al establecer una regla, puedes ayudar a garantizar que todos estén en la misma página y que la comunicación sea consistente.

7. Utiliza plantillas 

Mejorar tu comunicación interna no tiene que ser un proceso que consuma mucho tiempo. Hay una serie de plantillas y herramientas de automatización que pueden ayudarte a simplificar el proceso y ahorrar tiempo. 

Usa plantillas para cosas como anuncios de la empresa, actas de reuniones o actualizaciones de estado para establecer estándares en toda la empresa, y haz uso de herramientas de automatización para programar y enviar mensajes o para crear y distribuir contenido.