What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. It can be anything from your usual 1:1 manager meeting to a quick DM to confirm that you’re still on track to make a deadline.

Employee-up communication

If you’re looking for a way for employees to communicate important information to upper management, you need to focus on employee-up communication. Communication like this tends to be collaborative because it focuses on the workforce as a whole. 

Peer-to-peer communication

Whether you’re talking to someone on your team or having a conversation with a different individual contributor, you’re working to foster peer-to-peer communication. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. Since these issues rarely occur with warning, it’s important for organizations to consider how to handle situations before they arise. 

Change communication

Regardless of if you’re dealing with something minor or a major adjustment, it takes the right kind of communication to handle change management. Change communication should be able to help employees understand expected changes, when and why they’re happening, as well as context into how the change will affect the entire organization or individual teams. 

Why are communication tools important?

In today's workplace, communication is key. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

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The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

Without a communication tool, you're likely to run into issues with coordinating work, keeping everyone on the same page, and simply getting your point across. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. For example, with Guru, you can get instant answers sourced from your chat conversations—without leaving your workflow to hunt for them.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Many communication tools have the ability to create channels, tagging, and even custom fields to help organize information. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

It's not uncommon for companies to use multiple tools for internal communications, which makes a file sharing feature crucial. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. Being able to view the activity history can also be helpful when working across several projects, as it can serve as a bookmark for referencing what you're working on without having to search through each project individually. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security, can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. However, it can be a critical feature for companies with employees or customers located in different parts of the world. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. Mobile apps allow users to stay connected and continue working on projects, even when they're away from their office. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

While some tools have these integrations built-in, others may require using third-party software, so it's important to consider what would work best for your team when choosing your communication tool.

Types of internal communication tools

There is a wide of tools that contribute to the quality of a company's internal communications strategy. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can an be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

Intranets are private networks that are only accessible to an organization's employees. Employee intranets provide a platform for teams to communicate while staying up-to-date on company news and announcements. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

In a collaborative workplace, it's important to be able to work on documents together. Document collaboration tools allow team members to work on the same document simultaneously, and see each other's changes in real-time. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

In the age of information, it's important to be able to manage and share company knowledge, while maintaining a single source of truth within the organization. Knowledge management tools help teams to organize, store and share information while minimizing time wasted. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Permite una fácil recuperación de la información
• Puede ayudar a los equipos a mantenerse organizados
• Algunas herramientas de gestión del conocimiento tienen la flexibilidad de funcionar también como intranet

Contras:

• La configuración y el mantenimiento de las herramientas antiguas pueden requerir una gran inversión de tiempo.

Si bien las herramientas antiguas tienden a tener una gran barrera de entrada, las herramientas de próxima generación (incluida Guru) le permiten crear su base de conocimientos simplemente usándola, gracias a las funciones impulsadas por la inteligencia artificial y a la capacidad de conectarse con todas las herramientas de su flujo de trabajo actual.

Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a planificar, realizar un seguimiento y ejecutar los proyectos. Estas herramientas se pueden usar para proyectos pequeños o grandes iniciativas, y permiten a los empleados gestionar los plazos y realizar un seguimiento de su progreso.

Ventajas:

• Se puede utilizar para proyectos pequeños o grandes
• Permite a los empleados gestionar los plazos y realizar un seguimiento del progreso
• Puede ayudar a los equipos a mantenerse dentro del presupuesto

Contras:

• Puede ser difícil de aprender y usar
• Pueden ser inflexibles según los equipos que los usen
• Puede requerir capacitación continua para los miembros del equipo

Conferencias de voz y videoconferencias

Las herramientas de videoconferencia y voz permiten a los miembros del equipo comunicarse entre sí sin estar en el mismo espacio físico. Estas herramientas se pueden usar para reuniones de equipo, sesiones de capacitación o consultas individuales. La videoconferencia también se puede utilizar para conectarse con miembros del equipo o clientes remotos.

Ventajas:

• Se puede usar para todo tipo de conversaciones
• Permite a los miembros del equipo conectarse entre sí sin estar en la misma habitación

Contras:

• Puede resultar caro de configurar

Uso compartido de archivos

En un lugar de trabajo digital, es importante poder compartir archivos de forma rápida y sencilla. Las herramientas para compartir archivos permiten a los miembros del equipo compartir documentos, fotos, vídeos y otros tipos de archivos entre sí. Estas herramientas se pueden usar para colaborar o simplemente para compartir información.

Ventajas:

• Permite a los miembros del equipo compartir archivos

Contras:

• Puede resultar difícil hacer un seguimiento de quién tiene acceso a qué archivos
• Es posible que se requiera una suscripción de pago para ciertas funciones

Vinculación de equipo

Gracias al auge del trabajo remoto e híbrido, encontrar formas de establecer vínculos con los compañeros de trabajo y los gerentes es más importante que nunca. Las herramientas de creación de vínculos en equipo brindan a los empleados diferentes formas de interactuar y construir relaciones de diversas maneras.

Ventajas:

• Crea conexiones entre los empleados
• Se suma a la cultura de la empresa

Contras:

• Potencial de provocar conflictos de programación entre compañeros

Mercadeo

Las herramientas de marketing ayudan a los equipos a crear y gestionar campañas de marketing. Se pueden utilizar para diversos fines, como el marketing por correo electrónico, el marketing en redes sociales o el marketing de contenidos.

Ventajas:

• Permite a los equipos de marketing realizar un seguimiento de los resultados y medir el éxito de los mensajes y las campañas

Contras:

• Es posible que se requieran herramientas adicionales para un análisis más detallado

Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

El software CRM ayuda a las organizaciones a gestionar y mantener las relaciones con sus clientes. Este tipo de software se puede utilizar con fines de ventas, marketing o servicio al cliente.

Ventajas:

• Permite a las organizaciones rastrear las interacciones y los datos de los clientes
• Puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente

Contras:

• Puede requerir una gran inversión de tiempo para configurarlo y mantenerlo

Las mejores herramientas para la comunicación interna

Mensajería y chat: Slack

Si estás buscando el mejor ejemplo de un software de comunicación para empleados centrado en la mensajería y el chat, no busques más: Slack es lo que buscas. Esta herramienta permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de personas, grupos y equipos

Intranet: Gurú

Guru es la herramienta elegida por las personas que desean las capacidades combinadas de herramientas de comunicación interna e intranets. Los usuarios obtienen todos los beneficios y la flexibilidad de la colaboración que ofrecen las intranets tradicionales. Además, gracias a nuestras integraciones y a nuestra extensión de navegador, los usuarios no necesitan salir de su flujo de trabajo actual para encontrar (o contribuir) respuestas.

Colaboración: Figma

Es posible que los miembros de tu marca y del equipo de UX ya estén muy familiarizados con Figma, pero esta herramienta colaborativa de diseño de interfaces puede beneficiar a todos los que trabajan. Su herramienta FigJam puede resultar muy útil para cualquier sesión de pizarra, y se integra con una variedad de herramientas que quizás ya formen parte de tu oferta tecnológica.

Gestión del conocimiento: Gurú

Guru puede ser una excelente herramienta de comunicación interna y de intranet, pero también es una solución de gestión del conocimiento que brinda a las personas la información y las respuestas que necesitan en el momento en que las necesitan. Con Guru, tu equipo puede crear, compartir, acceder y actualizar la información en el contexto de su flujo de trabajo actual.

Gestión de proyectos: Asana

La gestión de proyectos lleva las comunicaciones internas a un nivel completamente nuevo, y una herramienta integral como Asana puede ayudar tanto a los PM como a los colaboradores individuales. Además de ser fácil de usar, Asana facilita la automatización de los procesos, la repetición de tareas y los flujos de trabajo, lo que puede ayudar a que la administración de proyectos sea mucho más fácil y eficiente.

Videoconferencia: Zoom

Un plan de comunicación interna sólido necesita una herramienta de videochat para impulsarlo, y Zoom se ha convertido en la opción omnipresente para las empresas. Además de la facilidad de uso, Zoom también permite a los usuarios grabar reuniones y ofrece una resolución de hasta 1080p para cuentas de pago.

Uso compartido de archivos: Google Drive

El conjunto de herramientas profesionales de Google, junto con su precio notoriamente bajo, han convertido fácilmente a Google Drive en una de las herramientas para compartir archivos más populares tanto para empresas como para particulares. La herramienta se puede integrar perfectamente con una variedad de otras aplicaciones populares y tiene una potente función de búsqueda que facilita la búsqueda de archivos.

Vinculación de equipo: Donut

¿Quieres una forma informal de conectarte con los empleados y conocer nuevos amigos? No busques más: Donut es una de nuestras herramientas favoritas para crear lazos en equipo. Donut empareja a los empleados al azar para entablar conversaciones y oportunidades de conectarse. Esta es una excelente manera de ayudar a las personas a conocer a otros compañeros de trabajo fuera de sus departamentos y equipos habituales.

Mercadeo: Hubspot

Hubspot se ha convertido en el estándar de la industria como herramienta de marketing integral. Además de sus capacidades de programación y creación de contenido, la herramienta también permite a los usuarios medir y ver los análisis y las métricas de las campañas.

Gestión de las relaciones con los clientes: Fuerza de ventas

Puede que Salesforce no le venga a la mente cuando piense en el software CRM y las herramientas de comunicación de equipo, pero es una de las herramientas de gestión de relaciones más completas disponibles. La herramienta viene con una amplia gama de servicios e integraciones y es ideal para las empresas que se preocupan por la personalización y la escalabilidad.

7 estrategias para crear tu plan de comunicación interna

Ahora que conoces los conceptos básicos de las herramientas de comunicación interna, es hora de empezar a planificar tu estrategia. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta al comenzar a crear tu plan:

• Defina sus objetivos: ¿Qué quiere lograr con sus comunicaciones internas? ¿Quiere aumentar el compromiso de los empleados? ¿Mejorar la comunicación entre los departamentos? ¿Asegúrese de que todos estén informados sobre las noticias y los anuncios de la empresa?
• Identifica a tu audiencia: ¿con quién necesitas comunicarte? ¿Todos los empleados? ¿Solo trabajadores remotos? ¿Necesitas segmentar tus mensajes por departamento o ubicación?
• Elige los canales correctos: ¿Qué canales de comunicación funcionarán mejor para tu audiencia y tus objetivos? ¿Correo electrónico? ¿Intranet? ¿Slack? ¿Videoconferencia?

1. Revise sus métodos de comunicación interna actuales

Eche un vistazo a la forma en que se comunica actualmente con sus empleados. ¿Hay áreas que se puedan mejorar o herramientas o canales que no estés utilizando y que puedan ser útiles? Realice nuestro cuestionario de 5 minutos para ayudar a determinar las áreas de mejora.

2. Identifique las áreas de mejora

Ahora que ha revisado sus comunicaciones internas actuales, es hora de empezar a pensar en formas de mejorarlas. Estas son algunas ideas para empezar:

Aumente el compromiso de los empleados: si desea aumentar compromiso de los empleados, considere la posibilidad de utilizar herramientas que permitan la comunicación bidireccional. Podría ser algo así como un foro empresarial o una herramienta de mensajería instantánea.

Facilite la búsqueda de la información: si los empleados tienen problemas para encontrar la información que necesitan, considere la posibilidad de utilizar una intranet con capacidad de búsqueda o un plataforma de comunicación interna que permite etiquetar y categorizar el contenido.

Haz que todos estén en sintonía: si quieres asegurarte de que todos reciban los mismos mensajes, considera la posibilidad de usar una herramienta que te permita dirigirte a grupos específicos de personas o que te permita enviar mensajes a todos a la vez.

3. Solicita comentarios e ideas

Pregunte a sus empleados cómo creen que se podría mejorar la comunicación interna. ¿Qué herramientas o métodos les gustaría que se implementaran? ¿Qué creen que funciona bien y qué es lo que hay que cambiar? También puedes solicitar comentarios después de haber realizado cambios en tu plan de comunicación interna. Esto te ayudará a evaluar si los cambios están teniendo el efecto deseado o no.

4. Comunícate con regularidad

Una vez que haya implementado su plan de comunicación interna, es importante que se comunique regularmente con sus empleados. Esto puede consistir en actualizaciones semanales o mensuales, en anuncios en toda la empresa o simplemente en revisiones generales.

Asegúrese de mantener a sus empleados informados sobre cualquier cambio o actualización del plan y solicite sus comentarios sobre cómo van las cosas. La comunicación interna es un proceso continuo, así que asegúrate de revisar y actualizar tu plan con regularidad

5. Ofrezca recursos y capacitación a los empleados

Si quieres que tus empleados utilicen las herramientas y los canales de comunicación interna que has establecido, es importante ofrecerles recursos y formación a los empleados. Esto podría incluir cosas como:

• Guía de inicio rápido para usar las herramientas
• Tutoriales en línea o vídeos instructivos
• Entrenamiento presencial o sesiones grupales

6. Establece una regla de oro

Es importante establecer un estándar para toda la empresa (o»Regla de oro») para las comunicaciones internas que definen cómo los empleados deben esperar recibir y consumir la información. Esto puede ser algo tan simple como «todos los empleados deben revisar la intranet de la empresa todos los días» o algo más complejo. En Guru, el nuestro es:

Buscamos y compartimos conocimiento. Para que esto funcione, debe haber un «contrato» entre tú y todas las personas con las que trabajas en Guru. Esto significa que cada uno de nosotros se compromete a hacer dos cosas...

(1) compartes tus conocimientos de forma asincrónica, sabiendo que todos los demás tratarán de digerir lo que compartes. Reconoces a la audiencia con la que compartes y lo optimizas para ellos porque es importante que lo entiendan.

(2) busca digerir el conocimiento que otros han dedicado tiempo a prepararse para compartir con usted. Si lo que compartes no está claro o no es relevante, reconoces el valor de compartir esos comentarios para mejorar lo que se comparte en el futuro.

Al establecer una regla, puedes ayudar a garantizar que todos estén en sintonía y que la comunicación sea coherente.

7. Utilice plantillas

Mejorar sus comunicaciones internas no tiene por qué ser un proceso lento. Hay una serie de plantillas y herramientas de automatización que pueden ayudarlo a agilizar el proceso y ahorrar tiempo.

Usa plantillas para cosas como anuncios de la empresa, actas de reuniones o actualizaciones de estado para establecer estándares en toda la empresa y utiliza las herramientas de automatización para programar y enviar mensajes o para crear y distribuir contenido.