What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. It can be anything from your usual 1:1 manager meeting to a quick DM to confirm that you’re still on track to make a deadline.

Employee-up communication

If you’re looking for a way for employees to communicate important information to upper management, you need to focus on employee-up communication. Communication like this tends to be collaborative because it focuses on the workforce as a whole. 

Peer-to-peer communication

Whether you’re talking to someone on your team or having a conversation with a different individual contributor, you’re working to foster peer-to-peer communication. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. Since these issues rarely occur with warning, it’s important for organizations to consider how to handle situations before they arise. 

Change communication

Regardless of if you’re dealing with something minor or a major adjustment, it takes the right kind of communication to handle change management. Change communication should be able to help employees understand expected changes, when and why they’re happening, as well as context into how the change will affect the entire organization or individual teams. 

Why are communication tools important?

오늘날의 직장에서 커뮤니케이션은 핵심입니다. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

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The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

커뮤니케이션 도구가 없으면 작업 조율, 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 유지, 그리고 단순히 당신의 요점을 전달하는 데 문제가 발생할 가능성이 높습니다. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. 예를 들어, Guru를 사용하면 작업 흐름을 벗어나 검색하지 않고도 채팅 대화에서 소싱된 즉각적인 답변을 얻을 수 있습니다.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Many communication tools have the ability to create channels, tagging, and even custom fields to help organize information. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

회사들이 내부 커뮤니케이션을 위해 여러 도구를 사용하는 것은 드문 일이 아니며, 이는 파일 공유 기능을 필수적으로 만듭니다. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. 활동 기록을 볼 수 있는 기능은 여러 프로젝트를 작업할 때도 유용할 수 있습니다. 이는 각 프로젝트를 개별적으로 검색하지 않고도 작업 중인 내용을 참조하는 북마크 역할을 할 수 있습니다. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. However, it can be a critical feature for companies with employees or customers located in different parts of the world. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback, and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. 모바일 앱은 사용자가 사무실을 떠나 있을 때도 연결 상태를 유지하고 프로젝트 작업을 계속할 수 있게 해줍니다. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

일부 도구는 이러한 통합이 내장되어 있지만, 다른 도구는 제3자 소프트웨어를 사용해야 할 수도 있습니다. 따라서 커뮤니케이션 도구를 선택할 때 팀에 가장 적합한 것이 무엇인지 고려하는 것이 중요합니다.

Types of internal communication tools

회사의 내부 커뮤니케이션 전략의 질에 기여하는 다양한 도구가 많이 있습니다. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

인트라넷은 사설 네트워크 로, 조직의 직원만 접근할 수 있습니다. 직원 인트라넷 은 팀이 회사 뉴스와 공지사항을 업데이트하며 소통할 수 있는 플랫폼을 제공합니다. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

협업하는 직장에서 문서를 함께 작업할 수 있는 것이 중요합니다. 문서 협업 도구는 팀원이 같은 문서에서 동시에 작업하고 서로의 변경 사항을 실시간으로 볼 수 있도록 해줍니다. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

정보의 시대에, 조직 내에서 단일 진실 출처를 유지하면서 회사 지식을 관리하고 공유할 수 있는 것이 중요합니다. 지식 관리 도구 는 팀이 정보를 조직하고 저장하며 공유하는 데 도움을 주며, 낭비되는 시간을 최소화합니다. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Allows for easy retrieval of information
• Can help teams stay organized
• Some knowledge management tools have the flexibility to also serve as an intranet

Cons:

• Legacy tools can require a large time investment to set up and maintain

While legacy tools tend to have a high barrier to entry, next-gen tools (including Guru) allow you to build your knowledge base simply by using it, thanks to AI-powered features and the ability to connect with all of the tools in your existing workflow.

Project management

Project management tools help teams to plan, track, and execute projects. 이 도구는 소규모 프로젝트나 대규모 이니셔티브에 사용될 수 있으며, 직원들이 마감일을 관리하고 진행 상황을 추적할 수 있게 해줍니다.

장점:

• 소규모 또는 대규모 프로젝트에 사용할 수 있습니다.
• 직원들이 마감일을 관리하고 진행 상황을 추적할 수 있게 해줍니다.
• 팀이 예산을 유지하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

단점:

• 배우고 사용하는 것이 어려울 수 있습니다.
• 어떤 팀이 사용하는지에 따라 유연하지 않을 수 있습니다.
• 팀원들에게 지속적인 교육이 필요할 수 있습니다.

음성 및 영상 회의

음성 및 영상 회의 도구는 팀원들이 같은 물리적 공간에 있지 않더라도 서로 소통할 수 있게 해줍니다. 이 도구는 팀 회의, 교육 세션 또는 일대일 상담에 사용될 수 있습니다. 영상 회의는 원거리 팀원이나 고객과 연결하는 데에도 사용될 수 있습니다. 

장점:

• 모든 종류의 대화에 사용할 수 있습니다.
• 팀원들이 같은 방에 있지 않더라도 서로 연결될 수 있게 해줍니다.

단점:

• 설치하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다.

파일 공유

디지털 직장에서 파일을 빠르고 쉽게 공유할 수 있는 것이 중요합니다. 파일 공유 도구는 팀원들이 서로 문서, 사진, 비디오 및 기타 유형의 파일을 공유할 수 있게 해줍니다. 이 도구는 협업이나 단순히 정보를 공유하는 데 사용할 수 있습니다.

장점:

• 팀원들이 파일을 공유할 수 있게 해줍니다.

단점:

• 누가 어떤 파일에 접근할 수 있는지 추적하기 어려울 수 있습니다.
• 특정 기능을 위해 유료 구독이 필요할 수 있습니다.

팀 결속

원격 및 하이브리드 작업의 증가 덕분에 동료 및 관리자와 결속할 방법을 찾는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 팀 결속 도구는 직원들에게 다양한 방식으로 상호 작용하고 관계를 구축할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 

장점:

• 직원 간의 연결을 구축합니다.
• 회사 문화를 더합니다. 

단점:

• 동료 간에 일정 충돌을 일으킬 수 있습니다.

마케팅

마케팅 도구는 팀이 마케팅 캠페인을 생성하고 관리할 수 있도록 도와줍니다. 이 도구는 이메일 마케팅, 소셜 미디어 마케팅 또는 콘텐츠 마케팅 등 다양한 목적에 사용할 수 있습니다.

장점:

• 마케팅 팀이 결과를 추적하고 메시지 및 캠페인 성공을 측정할 수 있게 해줍니다.

단점:

• 보다 상세한 분석을 위해 추가 도구가 필요할 수 있습니다.

고객 관계 관리 (CRM)

CRM 소프트웨어는 조직이 고객과의 관계를 관리하고 유지하는 데 도움을 줍니다. 이 유형의 소프트웨어는 판매, 마케팅 또는 고객 서비스 목적으로 사용할 수 있습니다.

장점:

• 조직이 고객 상호작용 및 데이터를 추적할 수 있게 해줍니다.
• 고객 만족도를 향상하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

단점:

• 설치 및 유지 관리에 많은 시간 투자가 필요할 수 있습니다.

내부 커뮤니케이션을 위한 최고의 도구

메시징 및 채팅: Slack

최고의 메시징 및 채팅 중심의 직원 커뮤니케이션 소프트웨어의 모범 사례를 찾고 있다면, Slack보다 더 이상 찾을 필요가 없습니다. 이 도구는 사용자들이 개인, 그룹 및 팀으로부터 메시지를 보내고 받을 수 있게 해줍니다.

인트라넷: Guru

Guru는 [내부 커뮤니케이션 도구와 인트라넷]의 결합된 기능을 원하는 사람들에게 가장 선호되는 도구입니다. 사용자는 전통적인 인트라넷이 제공하는 모든 협업의 혜택과 유연성을 누릴 수 있습니다. 또한 우리의 통합 기능과 브라우저 확장 덕분에 사용자는 현재의 작업 흐름에서 답변을 찾거나 기여하기 위해 탐색할 필요가 없습니다.

협업: Figma

당신의 브랜드와 UX 팀원이 이미 Figma에 매우 익숙한 경우가 있을 수 있지만, 이 협업 인터페이스 디자인 도구는 모든 직원에게 도움이 될 수 있습니다.  그들의 FigJam 도구는 어떤 화이트보드 세션에서도 매우 유용할 수 있으며, 이미 기술 스택의 일부일 수 있는 다양한 도구와 통합됩니다. 

지식 관리: Guru

Guru는 훌륭한 인트라넷 및 내부 통신 도구일 수 있지만, 사람들이 필요한 정보를 즉시 제공하는 지식 관리 솔루션이기도 합니다. Guru를 사용하면 팀이 기존 작업 흐름의 맥락에서 정보를 생성, 공유, 접근 및 업데이트할 수 있습니다. 

프로젝트 관리: Asana

프로젝트 관리 도구는 내부 커뮤니케이션을 완전히 새로운 차원으로 끌어올리며, 아사나와 같은 올인원 도구는 PM과 개별 기여자 모두를 돕습니다. 단순한 사용 외에도, 아사나는 프로세스를 자동화하고, 작업과 워크플로를 반복하여 프로젝트 관리를 훨씬 더 쉽고 효율적으로 만드는 데 도움이 됩니다. 

영상 회의: Zoom

강력한 내부 커뮤니케이션 계획에는 이를 지원할 영상 채팅 도구가 필요하며, Zoom은 기업들이 보편적으로 선택하는 도구가 되었습니다. 사용의 용이성 외에도, Zoom은 사용자가 회의를 녹화할 수 있게 하며, 유료 계정에서는 최대 1080p 해상도를 제공합니다. 

파일 공유: Google Drive

Google의 전문 도구 모음이 저렴한 가격과 결합되어 Google Drive는 기업과 개인 모두에게 매우 인기 있는 파일 공유 도구가 되었습니다. 이 도구는 다양한 인기 있는 앱과 원활하게 통합될 수 있으며, 파일 찾기를 쉽게 만드는 강력한 검색 기능이 있습니다. 

팀 결속: Donut

직원들과 캐주얼하게 연결하고 새로운 친구를 만나는 방법을 원하나요? 우리가 가장 좋아하는 팀 결속 도구 중 하나인 Donut을 확인해 보세요. Donut은 직원들을 랜덤으로 연결하여 대화하고 연결할 기회를 줍니다. 이는 사람들이 자신이 일하는 팀과 부서 외의 다른 동료들을 만나는 데 큰 도움이 됩니다. 

마케팅: Hubspot

Hubspot은 올인원 마케팅 도구로 산업의 표준이 되었습니다. 일정 및 콘텐츠 생성 기능 외에도 이 도구는 사용자가 캠페인의 분석 및 메트릭을 측정하고 볼 수 있게 해줍니다.

고객 관계 관리: Salesforce

Salesforce는 CRM 소프트웨어와 팀 커뮤니케이션 도구를 생각할 때 떠오르지 않을 수 있지만, 그것은 가장 포괄적인 관계 관리 도구 중 하나입니다. 이 도구는 광범위한 서비스와 통합 기능이 있으며, 맞춤화와 확장성에 관심이 있는 기업에 적합합니다.

내부 커뮤니케이션 계획 구축을 위한 7가지 전략

이제 내부 커뮤니케이션 도구의 기초를 알았으므로, 전략을 계획할 때입니다. 계획을 세우기 시작하면서 명심해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다:

• 목표 정의: 내부 커뮤니케이션으로 무엇을 달성하고 싶으신가요? 직원 참여도를 높이고 싶으신가요? 부서 간의 커뮤니케이션을 개선하고 싶으신가요? 모든 직원들이 회사 뉴스 및 발표에 대해 같은 정보를 알고 있도록 하고 싶으신가요?
• 청중 정체: 누구와 커뮤니케이션해야 하나요? 모든 직원들인가요? 원격 직원만인가요? 메시지를 부서나 위치별로 나눠야 하나요?
• 적절한 채널 선택: 귀하의 청중과 목표에 가장 적합한 커뮤니케이션 채널은 무엇인가요? 이메일인가요? 인트라넷인가요? 슬랙인가요? 영상 회의인가요?

1. 현재 내부 커뮤니케이션 방법 검토

현재 직원들과 어떻게 소통하고 있는지 살펴보십시오. 개선할 수 있는 영역이나 사용하지 않고 있는 도구나 채널이 있습니까? 5분 퀴즈를 통해 개선할 수 있는 부분을 확인해 보세요.

2. 개선할 부분 식별

현재 내부 커뮤니케이션을 검토했으므로 향상할 방법에 대해 생각해 볼 때입니다. 시작하는 데 도움이 될 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다:

직원 참여도 증가: 직원 참여도를 높이고 싶다면 직원 참여도, 양방향 커뮤니케이션을 허용하는 도구를 사용하는 것을 고려하세요. 이것은 회사 포럼이나 인스턴트 메시징 도구와 같은 것일 수 있습니다.

정보 찾기를 쉽게 하세요: 직원들이 필요한 정보를 찾는 데 어려움을 겪고 있다면, 검색 가능한 인트라넷이나 내부 커뮤니케이션 플랫폼 를 사용하는 것을 고려하세요.

모든 사람을 같은 페이지에 두세요: 모든 사람이 동일한 메시지를 받고 있는지 확인하려면 특정 그룹을 목표로 하거나 모든 사람에게 한 번에 메시지를 보낼 수 있는 도구를 사용하는 것이 좋습니다.

3. 피드백 및 아이디어 요청

직원들에게 내부 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 방법에 대한 의견을 물어보세요. 어떤 도구나 방법을 구현했으면 좋겠다고 생각하나요? 무엇이 잘 작동하고 무엇이 변경될 필요가 있다고 생각하나요? 내부 커뮤니케이션 계획에 변경 사항을 만든 후, 피드백을 요청할 수도 있습니다. 이는 변경 사항이 원하는 효과를 나타내고 있는지 판단하는 데 도움이 될 것입니다.

4. 정기적으로 소통하세요

내부 커뮤니케이션 계획을 실행한 후, 직원들과 정기적으로 소통하는 것이 중요합니다. 이것은 매주 또는 매월 업데이트, 회사 전체 발표, 또는 일반 확인을 통해 이루어질 수 있습니다.

계획의 모든 변경 사항이나 업데이트에 대해 직원들에게 알려주고, 상황이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 피드백을 요청하세요. 내부 커뮤니케이션은 지속적인 과정이므로 계획을 정기적으로 검토하고 업데이트해야 합니다.

5. 직원 자원 및 교육 제공

직원들이 설정한 내부 커뮤니케이션 도구와 채널을 사용하도록 하려면, 직원 리소스와 교육을 제공하는 것이 중요합니다. 여기에 포함될 수 있는 사항은 다음과 같습니다:

• 도구 사용에 관한 빠른 시작 가이드
• 온라인 튜토리얼 또는 사용 방법 비디오
• 대면 교육 또는 그룹 세션

6. 황금 규칙 설정

모든 직원이 정보를 수신하고 소비하는 방식을 정의하는 사내 커뮤니케이션에 대한 회사 차원의 기준(“골든 룰”)을 설정하는 것이 중요합니다. 이것은   "모든 직원은 매일 회사 인트라넷을 확인해야 한다"는 것처럼 간단할 수 있습니다. 우리의 것은 다음과 같습니다:

우리는 지식을 찾고 공유합니다. 이것이 작동하려면, 당신과 Guru에서 함께 일하는 모든 사람 간에 “계약”이 있어야 합니다. 이것은 우리 모두가 두 가지를 하기로 다짐한다는 것을 의미합니다…

(1) 당신은 다른 사람들이 당신이 공유하는 것을 소화하려고 할 것이라는 것을 알고 비동기적으로 지식을 공유합니다. 당신은 공유하는 청중을 인식하고 그들이 이해하도록 중요하므로 그에 맞게 최적화합니다.

(2) 당신은 다른 사람들이 당신과 공유하기 위해 시간과 노력을 들인 지식을 소화하려고 노력합니다. 공유되는 내용이 불명확하거나 관련이 없는 경우, 향후 공유된 내용을 개선하기 위해 피드백을 공유하는 것의 가치를 인식합니다.

규칙을 설정함으로써 모든 사람이 같은 입장에 있고 커뮤니케이션이 일관되도록 돕는 것이 가능합니다.

7. 템플릿 활용하기 

내부 커뮤니케이션을 개선하는 것이 시간이 많이 소요되는 과정일 필요는 없습니다. 프로세스를 간소화하고 시간을 절약할 수 있도록 도와주는 여러 개의 템플릿 및 자동화 도구가 있습니다. 

회사의 공지, 회의 기록 또는 상태 업데이트와 같은 자료에 대해 템플릿을 사용하여 회사 전체에 기준을 설정하고, 자동화 도구를 활용하여 메시지를 예약하고 보내거나 콘텐츠를 생성 및 배포합니다.