What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. Se voi olla mitä tahansa tavallisesta 1:1 esihenkilöpalaverista nopeaan viestiin varmistaaksesi, että olet edelleen aikataulussa pysyäksesi määräajassa.

Employee-up communication

Jos etsit tapaa, jolla työntekijät voivat viestiä tärkeitä tietoja ylimmälle johdolle, sinun on keskityttävä työntekijöiden ylöspäin suuntautuvaan viestintään. Communication like this tends to be collaborative because it focuses on the workforce as a whole. 

Peer-to-peer communication

Olitpa sitten keskustelemassa tiimisi jäsenen kanssa tai keskustelemassa toisen yksilöesittäjän kanssa, pyrit edistämään vertaisviestintää. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. Koska näitä ongelmia esiintyy harvoin ennakoimattomasti, on tärkeää, että organisaatiot miettivät, miten käsitellä tilanteita ennen niiden syntymistä.

Change communication

Riippumatta siitä, käsitteletkö jotain pientä tai suurta muutosta, vaaditaan oikeanlaista viestintää muutoksen hallitsemiseksi. Muutoksen viestinnän tulisi auttaa työntekijöitä ymmärtämään odotettavissa olevat muutokset, milloin ja miksi ne tapahtuvat, sekä kontekstin siitä, miten muutos vaikuttaa koko organisaatioon tai yksittäisiin tiimeihin.

Why are communication tools important?

Nykyisellä työpaikalla viestintä on avainasemassa. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

‍

‍

The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

Ilman viestintätyökalua voit todennäköisesti kohdata ongelmia työn koordinoinnissa, kaikkien pitämisessä samalla sivulla ja vain sanoman välittämisessä. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. Esimerkiksi Gurun avulla voit saada välittömiä vastauksia keskusteluistasi ilman, että sinun tarvitsee poistua työnkulustasi niiden etsimiseksi.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Many communication tools have the ability to create channels, tagging, and even custom fields to help organize information. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

On tavallista, että yritykset käyttävät useita työkaluja sisäisiin viestintöihin, mikä tekee tiedostojen jakamisominaisuudesta ratkaisevan tärkeän. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. Toimintahistorian tarkastelu on myös hyödyllistä työskennellessäsi useiden projektien parissa, sillä se voi palvella kirjanmerkkinä viittaamiseen siihen, mihin olet työstämässä ilman, että sinun tarvitsee etsiä jokaisesta projektista erikseen. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security, can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. However, it can be a critical feature for companies with employees or customers located in different parts of the world. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. Mobiilisovellukset antavat käyttäjille mahdollisuuden pysyä yhteydessä ja jatkaa projektien työstämistä, vaikka he olisivat poissa toimistostaan. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

Kun jotkut työkalut sisältävät nämä integraatiot, toiset saattavat vaatia kolmannen osapuolen ohjelmistojen käyttämistä, joten on tärkeää harkita, mikä toimisi parhaiten tiimillesi valitessasi viestintätyökalua.

Types of internal communication tools

On olemassa laaja valikoima työkaluja, jotka vaikuttavat yrityksen sisäisen viestinnän strategian laatuun. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can an be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

Intranetit ovat yksityisiä verkkoja, jotka ovat vain organisaation työntekijöiden käytettävissä. Työntekijöiden intranetit tarjoavat alustan tiimeille viestiä samalla kun pysytään ajan tasalla yrityksen uutisista ja ilmoituksista. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

Yhteistyöympäristössä on tärkeää pystyä työskentelemään yhdessä asiakirjojen parissa. Asiakirjojen yhteistyötyökalut mahdollistavat tiimin jäsenten työskentelyn samalla asiakirjalla samanaikaisesti ja toistensa muutosten näkemisen reaaliajassa. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

Tiedon aikakaudella on tärkeää pystyä hallitsemaan ja jakamaan yrityksen tietoa, samalla säilyttäen yhden totuuden lähteen organisaatiossa. Tietämyksen hallintatyökalut auttavat tiimejä organisoimaan, tallentamaan ja jakamaan tietoa ajan hukkaamisen minimoimiseksi. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Allows for easy retrieval of information
• Can help teams stay organized
• Some knowledge management tools have the flexibility to also serve as an intranet

Cons:

• Legacy tools can require a large time investment to set up and maintain

While legacy tools tend to have a high barrier to entry, next-gen tools (including Guru) allow you to build your knowledge base simply by using it, thanks to AI-powered features and the ability to connect with all of the tools in your existing workflow.

Project management

Project management tools help teams to plan, track, and execute projects. Nämä työkalut voivat olla käytössä pienissä projekteissa tai suurissa aloitteissa, ja ne mahdollistavat työntekijöiden hallita määräaikoja ja seurata edistymistään.

Hyvät puolet:

• Voidaan käyttää pienissä tai suurissa projekteissa
• Mahdollistaa työntekijöiden hallita määräaikoja ja seurata edistymistä
• Voi auttaa tiimejä pysymään budjetissa

Huonot puolet:

• Voi olla haastavaa oppia ja käyttää
• Voi olla jäykkiä riippuen siitä, mitkä tiimit käyttävät niitä
• Voi vaatia jatkuvaa koulutusta tiimin jäsenille

Ääni- ja videoneuvottelut

Ääni- ja videoneuvottelutyökalut mahdollistavat tiimin jäsenten kommunikoida keskenään ilman, että he ovat samassa fyysisessä tilassa. Näitä työkaluja voidaan käyttää tiimikokouksiin, koulutustilaisuuksiin tai kahdenkeskisiin konsultaatioihin. Videoneuvottelua voidaan myös käyttää etätiimin jäsenten tai asiakkaiden yhdistämiseen. 

Hyvät puolet:

• Voidaan käyttää kaikenlaisiin keskusteluihin
• Mahdollistaa tiimin jäsenten yhdistämisen keskenään ilman, että he ovat samassa huoneessa

Huonot puolet:

• Voi olla kallista pystyttää

Tiedostojen jakaminen

Digitaalisessa työpaikassa on tärkeää voida jakaa tiedostoja nopeasti ja helposti. Tiedostojen jakamistyökalut mahdollistavat tiimin jäsenten jakaa asiakirjoja, valokuvia, videoita ja muita tiedostotyyppejä keskenään. Näitä työkaluja voidaan käyttää yhteistyöhön tai yksinkertaisesti tiedon jakamiseen.

Hyvät puolet:

• Mahdollistaa tiimin jäsenten jakaa tiedostoja

Huonot puolet:

• Voi olla vaikeaa pitää kirjaa siitä, kuka on pääsy mihin tiedostoihin
• Saattaa vaatia maksullista tilaus tiettyjä ominaisuuksia varten

Tiimibondaus

Etä- ja hybridityön kehityksen myötä on tärkeämpää kuin koskaan löytää tapoja luoda suhteita kollegoihin ja johtajiin. Tiimibondaus työkalut tarjoavat työntekijöille erilaisia tapoja olla vuorovaikutuksessa ja luoda suhteita eri tavoin. 

Hyvät puolet:

• Luodaan suhteita työntekijöiden välillä
• Lisää yrityskulttuuria 

Huonot puolet:

• Mahdollisuus aiheuttaa aikataulutaitoksia kollegoiden keskuudessa

Markkinointi

Markkinointityökalut auttavat tiimejä luomaan ja hallinnoimaan markkinointikampanjoita. Niitä voidaan käyttää erilaisiin tarkoituksiin, kuten sähköpostimarkkinointiin, sosiaalisen median markkinointiin tai sisällön markkinointiin.

Hyvät puolet:

• Mahdollistaa markkinointitiimien seurata tuloksia ja mitata viestintää ja kampanjoiden menestystä

Huonot puolet:

• Lisätyökaluja saatetaan tarvita tarkempaa analytiikkaa varten

Asiakassuhteiden hallinta (CRM)

CRM-ohjelmisto auttaa organisaatioita hallitsemaan ja ylläpitämään asiakassuhteitaan. Tätä ohjelmistotyyppiä voidaan käyttää myynti-, markkinointi- tai asiakaspalvelutarkoituksiin.

Hyvät puolet:

• Mahdollistaa organisaatioita seurata asiakasvuorovaikutuksia ja tietoja
• Voi auttaa parantamaan asiakastyytyväisyyttä

Huonot puolet:

• Voi vaatia suuren aikaisin investoinnin pystyttämiseen ja ylläpitämiseen

Parhaat työkalut sisäiseen viestintään

Viestintä ja chat: Slack

Jos etsit huippuluokan esimerkkiä viestintä- ja keskustelupainotteisista työntekijöiden viestintäohjelmista, ei tarvitse etsiä kauempaa kuin Slack. Tämä työkalu mahdollistaa käyttäjien lähettää ja vastaanottaa viestejä yksilöiltä, ryhmiltä ja tiimeiltä

Intranet: Guru

Guru on valinta niille, jotka haluavat yhdistetyt ominaisuudet [sisäiseen viestintään ja intranetteihin](). Käyttäjät saavat kaikki perinteisten intranetien tarjoamat yhteistyön hyödyt ja joustavuuden. Ja kiitos integrointiemme ja selainlaajennuksemme, käyttäjien ei tarvitse navigoida pois nykyisestä työskentelytavastaan löytääkseen (tai osallistuakseen) vastauksia.

Yhteistyö: Figma

On mahdollista, että brändi- ja UX-tiimisi jäsenet ovat jo hyvin perehtyneitä Figmaan, mutta tämä yhteistyöhön perustuva käyttöliittymäsuunnittelutyökalu voi hyödyttää kaikkia työpaikalla.   Heidän FigJam-työkalunsa saattaa olla erittäin hyödyllinen kaikissa valkotaulukohtaisissa sessioissa, ja se integroituu moniin työkaluihin, jotka saattavat jo olla osa teknologistasi. 

Tietohallinta: Guru

Guru saattaa olla loistava intranet- ja sisäisen viestinnän työkalu, mutta se on myös tietojen hallintaratkaisu, joka antaa ihmisille tarvitsemansa tiedot ja vastaukset juuri silloin, kun he niitä tarvitsevat. Gurun avulla tiimisi voi luoda, jakaa, käyttää ja päivittää tietoja nykyisen työskentelytapasi yhteydessä. 

Projektinhallinta: Asana

Projektinhallinta vie sisäistä viestintää kokonaan uudelle tasolle, ja all-in-one-työkalu, kuten Asana, voi auttaa sekä projektipäälliköitä että yksittäisiä tekijöitä. Yksinkertaisen käytön lisäksi Asana tekee prosessien automatisoinnista, tehtävien toistamisesta ja työnkulkuista suurimman osan helpompaa ja tehokkaampaa. 

Videoneuvottelu: Zoom

Vahva sisäinen viestintästrategia tarvitsee videokeskustelutyökalun, ja Zoomista on tullut kaikkialla käytetty valinta yrityksille. Yksinkertaisen käytön lisäksi Zoom mahdollistaa käyttäjille tallentaa kokouksia ja tarjoaa jopa 1080p resoluutiota maksullisille tileille. 

Tiedostojen jakaminen: Google Drive

Googlen ammattilaistyökalujen kokoelma yhdistettynä sen epäilemättömän alhaisiin hintapisteisiin on tehnyt Google Drivesta yhden suosituimmista tiedostojen jakotyökaluista sekä yrityksille että yksityishenkilöille. Työkalu integroituu saumattomasti useisiin muihin suosittuihin sovelluksiin ja sillä on tehokas hakutoiminto, joka tekee tiedostojen löytämisestä helppoa. 

Tiimibondaus: Donut

Haluatko rentouttavan tavan yhdistää työntekijöihin ja tutustua uusiin ystäviin? Älä etsi enää, Donut on yksi suosikkitiimibondaus työkaluistamme. Donut parittaa työntekijät satunnaisesti keskusteluille ja kontakteille. Tämä on hieno tapa auttaa ihmisiä tutustumaan muuhun henkilökuntaan heidän tavallisista osastoistaan ja tiimeistään. 

Markkinointi: Hubspot

Hubspot on tullut alan standardiksi monitoimityökaluna. Lisäksi ohjelmiston aikataulutus- ja sisällöntuotanto-ominaisuudet antavat käyttäjille mahdollisuuden mitata ja tarkastella kampanjoiden analytiikkaa ja metrikoita.

Asiakassuhteiden hallinta: Salesforce

Salesforce ei välttämättä tule mieleen, kun ajattelet CRM-ohjelmistoja ja tiimiviestintätyökaluja, mutta se on yksi kattavimmista suhdehallintatyökaluista, joita on saatavilla. Työkalu on varustettu laajalla valikoimalla palveluja ja integraatioita ja se sopii erinomaisesti yrityksille, jotka ovat huolissaan räätälöinnistä ja skaalaamisesta.

7 strategiaa sisäisen viestintästrategiaasi rakentamiseen

Nyt kun tiedät sisäisten viestintätyökalujen perusteet, on aika alkaa suunnitella strategiaasi. Tässä on muutamia asioita, jotka kannattaa pitää mielessä, kun alat rakentaa suunnitelmaasi:

• Määritä tavoitteesi: Mitä haluat saavuttaa sisäisellä viestinnälläsi? Haluatko lisätä työntekijöiden sitoutumista? Parantaa viestintää osastojen välillä? Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla yrityksen uutisten ja ilmoitusten suhteen?
• Tunnista kohdeyleisösi: Kenen kanssa sinun täytyy viestiä? Kaikki työntekijät? Vain etätyöntekijät? Tarvitsetko viestiesi segmentoimista osaston tai sijainnin mukaan?
• Valitse oikeat kanavat: Mitkä viestintäkanavat toimivat parhaiten kohdeyleisöllesi ja tavoitteillesi? Sähköposti? Intranet? Slack? Videoneuvottelu?

1. Tarkastele nykyisiä sisäisiä viestintätapoja

Katsokaa tapaa, jolla tällä hetkellä kommunikoitte työntekijöidenne kanssa. Onko alueita, joita voitaisiin parantaa tai työkaluja tai kanavia, joita ette käytä, mutta jotka voisivat olla hyödyllisiä? Osallistu 5 minuutin pikakyselyymme, jotta voit määrittää parannusalueita.

2. Tunnista parannuskohteet

Nyt kun olet tarkastellut nykyisiä sisäisiä viestintäsi, on aika alkaa miettiä parannuskeinoja. Tässä on muutamia ideoita, joilla pääset alkuun:

Lisää työntekijöiden sitoutumista: Jos haluat lisätä työntekijöiden sitoutumista, harkitse työkalujen käyttöä, jotka mahdollistavat kaksisuuntaisen viestinnän. Tämä voisi olla esimerkiksi yrityksen foorumi tai pikaviestintätyökalu.

Tee tiedon löytämisestä helppoa: Jos työntekijätillä on vaikeuksia löytää tarvitsemansa tieto, harkitse haettavan intranetin tai sisäisen viestintäalustan käyttämistä, joka mahdollistaa sisällön merkitsemisen ja luokittelun.

Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla: Jos haluat varmistaa, että kaikki saavat samat viestit, harkitse työkalun käyttöä, joka mahdollistaa kohdistamisen tiettyihin ihmisryhmiin tai joka mahdollistaa viestien lähettämisen kaikille kerralla.

3. Pyydä palautetta ja ideoita

Kysy työntekijöiltä, mitä mieltä he ovat sisäisen viestinnän parantamisesta. Mitä työkaluja tai menetelmiä tai he haluaisivat nähdä toteutettavan? Mitä he ajattelevat toimivan hyvin ja mikä täytyy muuttua? Voit myös pyytää palautetta sen jälkeen, kun olet tehnyt muutoksia sisäiseen viestintäsuunnitelmaasi. Tämä auttaa sinua arvioimaan, ovatko muutokset olleet toivottuja.

4. Viesti säännöllisesti

Kun olet toteuttanut sisäisen viestintäsuunnitelmasi, on tärkeää kommunikoida säännöllisesti työntekijöidesi kanssa. Se voisi olla viikoittain tai kuukausittain päivityksissä, koko yrityksen ilmoituksissa tai vain yleisissä tarkistuksissa.

Varmista, että pidät työntekijäsi ajan tasalla kaikista muutoksista tai päivityksistä suunnitelmassa ja pyydä heidän palautetta siitä, miten asiat sujuvat. Sisäinen viestintä on jatkuva prosessi, joten muista tarkistaa ja päivittää suunnitelmaasi säännöllisesti

5. Tarjoa työntekijöille resursseja ja koulutusta

Jos haluat, että työntekijät käyttävät sisäisiä viestintätyökaluja ja kanavia, jotka olet asettanut, on tärkeää tarjota työntekijöille resursseja ja koulutusta. Tämä voi sisältää esimerkiksi:

• Pikaopas työkalujen käyttöön
• Verkkokurssit tai ohjevideot
• Kasvokkain koulutus tai ryhmätapaamiset

6. Aseta kultainen sääntö

On tärkeää asettaa yrityksen laajuinen standardi (tai “Kultainen sääntö”) sisäiselle viestinnälle, joka määrittelee, kuinka työntekijöiden tulisi odottaa saavansa ja kuluttavan tietoa. Tämä voisi olla jotain yhtä yksinkertaista kuin  "kaikkien työntekijöiden on tarkistettava yrityksen intranet päivittäin" tai jotain monimutkaisempaa. Gurussa meidän sääntömme on:

Etsimme ja jaamme tietoa. Tämän toimimisen varmistamiseksi teidän ja Guru:ssa työskentelevien kesken on oltava “sopimus”. Tämä tarkoittaa, että jokaisen meistä on sitouduttava tekemään 2 asiaa…

(1) jaat tietosi asynkronisesti, tietäen, että muut pyrkivät ymmärtämään, mitä jaat. Tunnistat yleisön, jolle jaat, ja optimoit sen heidän tarpeidensa mukaan, koska on tärkeää, että he ymmärtävät.

(2) pyrit ymmärtämään tietoja, jotka muut ovat valmistelleet jaettaviksi kanssasi. Jos jaettavat tiedot ovat epäselviä tai eivät ole relevanteja, tunnistat palautteen arvon ja jaat sen parantaaksesi tulevaa sisältöä.

Sääntöjen asettaminen voi auttaa varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla ja että viestintä on johdonmukaista.

7. Hyödynnä malleja 

Sisäisten viestintäsi parantaminen ei välttämättä tarkoita aikaa vievää prosessia. On olemassa useita malleja ja automatisointityökaluja, jotka voivat auttaa sinua tehostamaan prosessia ja säästämään aikaa. 

Hyödynnä malleja asioissa, kuten yrityksen ilmoituksissa, kokousmuistioissa tai tilannetiedoissa, asettaaksesi standardit koko yritykselle, ja käytä automatisointityökaluja aikatauluttaaksesi ja lähettääksesi viestejä tai luodaksesi ja jakaksesi sisältöä.