Hvad er interne kommunikationsværktøjer?

Interne kommunikationsværktøjer er software, der hjælper virksomheder med at håndtere medarbejderkommunikation. Disse værktøjer kan hjælpe med at strømline kommunikationen mellem ledere og medarbejdere eller mellem medarbejdere indbyrdes. De kan også hjælpe med at reducere behovet for ansigt-til-ansigt møder, hvilket kan spare tid og penge.

Eksempler på intern kommunikation

Der er mange måder at kommunikere på arbejdet, men her er et par universelle interaktioner, der finder sted på næsten alle arbejdspladser:

Ledelse-til-medarbejder-kommunikation

Denne slags intern kommunikation har et skarpt fokus på organisationsstruktur og top-down leveringen af information fra ledere og beslutningstagere til individuelle medarbejdere. Det kan være alt fra dit sædvanlige 1:1 møde med din leder til en hurtig DM for at bekræfte, at du stadig er på rette vej til at overholde en deadline.

Medarbejder-til-leder-kommunikation

Hvis du søger en måde for medarbejdere at kommunikere vigtig information til den øverste ledelse, skal du fokusere på medarbejder-op kommunikation. Kommunikation som denne har tendens til at være samarbejdende, fordi den fokuserer på arbejdsstyrken som helhed. 

Peer-to-peer kommunikation

Uanset om du taler med nogen på dit team eller har en samtale med en anden medarbejder, arbejder du på at fremme kommunikation mellem ligestillede. Dette er kommunikation, der sker mellem medarbejdere hele dagen.

Krise kommunikation

Denne kritiske type af intern kommunikation kan skitsere strategierne, systemerne og processerne, som organisationer bruger til at kommunikere under en krise. Da disse problemer sjældent opstår med varsel, er det vigtigt for organisationer at overveje, hvordan de skal håndtere situationer, før de opstår.

Ændringskommunikation

Uanset om du har med noget mindre eller en større justering at gøre, kræver det den rette form for kommunikation at håndtere forandringsledelse. Forandringskommunikation skal kunne hjælpe medarbejderne med at forstå forventede ændringer, hvornår og hvorfor de sker, samt konteksten for, hvordan ændringen vil påvirke hele organisationen eller individuelle teams.

Hvorfor er kommunikationsværktøjer vigtige?

I dagens arbejdsplads er kommunikation nøglen. At have de rigtige værktøjer kan gøre en stor forskel i, hvor godt dit team arbejder sammen, og hvor effektivt du kan få tingene gjort.

‍

‍

Fordele ved kommunikationsværktøjer

• Faciliteter samarbejde på tværs af teams
• Reducerer spildt tid
• Fjerner geografiske barrierer
• Forbedrer effektivitet, klarhed og gennemsigtighed
• Giver medarbejderne de oplysninger, de har brug for for at udføre deres arbejde
• Fremmer en engageret arbejdsplads

Uden et kommunikationsværktøj vil du sandsynligvis støde på problemer med at koordinere arbejdet, holde alle på samme side og simpelthen få dit budskab igennem. Når kommunikationen er ineffektiv, kan det føre til frustration, spildt tid eller informationsoverload.

Funktioner ved et effektivt kommunikationsværktøj

Søgefunktioner

Muligheden for at søge efter specifikke beskeder eller samtaler er en nøglekomponent i ethvert godt kommunikationsværktøj. Disse værktøjer skal have funktioner, der giver dig mulighed for at søge efter nøgleord, personer, datoer, tags, kategorier og endda vedhæftninger. Giver brugerne mulighed for nemt at finde de oplysninger, de har brug for uden at skulle søge inden for projekter.

Maksimer kapaciteterne i dine interne kommunikationsværktøjer ved at forbinde dem med kompatibel enterprise AI-søgning. For eksempel, med Guru, kan du få øjeblikkelige svar hentet fra dine chat-samtaler—uden at forlade dit workflow for at lede efter dem.

Organisation og struktur

Et organiseret kommunikationsværktøj giver brugerne mulighed for at strukturere information på de måder, der fungerer bedst for dem. Mange kommunikationsværktøjer har evnen til at oprette kanaler, tagging og endda tilpassede felter for at hjælpe med at organisere information. 

Muligheden for at kontrollere, hvordan information præsenteres, gør det nemmere for brugerne at finde de oplysninger, de har brug for, og reducerer det samlede rod i et projekt.

Nyhedsfeed

Kommunikationsværktøjer, der giver brugerne et nyhedsfeed, giver teams mulighed for at se, hvad der sker i realtid. Denne funktion er vigtig for at holde alle på samme side og opdateret om den seneste aktivitet og projektudvikling på tværs af teams.

Notifikationer og meddelelser

Muligheden for at modtage notifikationer om specifikke samtaler eller beskeder er en nøglefunktion ved kommunikationsværktøjer. Dette giver brugerne mulighed for at holde sig opdateret om den seneste aktivitet i et projekt og sikrer, at ingen vigtig information går tabt.

Fil deling

Det er ikke usædvanligt for virksomheder at bruge flere værktøjer til intern kommunikation, hvilket gør en fildelingsfunktion afgørende. Muligheden for at dele PDF'er, billeder, videoer og andre typer filer kan gøre det meget lettere for teammedlemmer at samarbejde om projekter.

Social deling

Muligheden for at dele information med personer uden for din virksomhed er en stor fordel ved kommunikationsværktøjer. Denne funktion giver dig mulighed for hurtigt at forbinde med udsigter, kunder, partnere og andre interessenter.

Aktivitetssporing

Muligheden for at spore aktivitet er en funktion, der kan hjælpe brugere med at se historien om, hvad der er blevet sagt og gjort i et projekt. At kunne se aktivitetsloggen kan også være nyttigt, når man arbejder på flere projekter, da det kan fungere som et bogmærke til at referere til, hvad du arbejder på uden at skulle søge gennem hvert projekt individuelt. Det kan også være nyttigt til revisionsformål eller blot for at forstå, hvordan et projekt har udviklet sig over tid.

Sikkerhed og tilladelser

Sikkerhed spiller en vigtig rolle i, hvordan dine oplysninger opbevares. At bruge et kommunikationsværktøj, der tilbyder avancerede tilladelser og sikkerhed, kan give dig ro i sindet om, at dine data er sikre.

Flersproget support

Flersproget support bliver ofte overset, når det kommer til kommunikationsværktøjer. Men det kan være en kritisk funktion for virksomheder med medarbejdere eller kunder placeret i forskellige dele af verden. 

At have mulighed for at bruge værktøjer på flere sprog fremmer også et inkluderende miljø og kan give medarbejdere eller kunder mulighed for at nyde programmet på deres modersmål.

Interaktioner og diskussion

Når du arbejder inden for et værktøj, kan det være nyttigt at have mulighed for at interagere med andre brugere i en diskussion uden at skulle bruge et separat værktøj. Denne funktion giver dig mulighed for at stille spørgsmål, give feedback og samarbejde med andre i realtid.

Mobilapp

Muligheden for at få adgang til dit kommunikationsværktøj på farten er en stor fordel. Mobilapps giver brugerne mulighed for at forblive forbundet og fortsætte med at arbejde på projekter, selv når de er væk fra deres kontor. Det kan hjælpe teams med at være opmærksomme på eventuelle presserende opdateringer eller notifikationer, så snart de opstår.

Integrationer

Muligheden for at integrere med de andre værktøjer du har, kan gøre kommunikationen mere sammenhængende. Dette kan inkludere projektstyringsværktøjer, kunde relationsstyringssystemer (CRM) og endda regnskabssoftware. 

Mens nogle værktøjer har disse integrationer indbygget, kræver andre muligvis brug af tredjepartssoftware, så det er vigtigt at overveje, hvad der fungerer bedst for dit team, når du vælger dit kommunikationsværktøj.

Typer af interne kommunikationsværktøjer

Der er mange værktøjer, der bidrager til kvaliteten af en virksomheds interne kommunikationsstrategi. Her er nogle af de vigtigste:

• Beskeder og chat
• Intranet
• Samarbejds værktøjer
• Vidensledelse 
• Projektledelse 
• Stemme- og videokonference
• Fil deling 
• Team bonding
• Kunde relationsstyring (CRM)

Beskeder og chat

Besked- og live chat værktøjer giver teams mulighed for at kommunikere i realtid, uanset om de er i det samme rum eller på den anden side af kloden. Disse værktøjer giver mulighed for hurtig og nem kommunikation mellem teammedlemmer uden behov for ansigt-til-ansigt interaktion.

Nogle af fordelene ved disse værktøjer er, at de kan bruges til uformelle samtaler, de tillader hurtig udveksling af information, og de kan bruges til at dele filer og links.

På den anden side kan de gøre det svært at have en dialog og kan være disruptive, hvis de bruges til ikke-arbejdsrelaterede samtaler.

Intranet 

Intranets er private netværk, der kun er tilgængelige for en organisations medarbejdere. Medarbejderintranetter giver en platform for teams til at kommunikere, mens de holder sig opdateret om virksomhedens nyheder og meddelelser. 

Fordele:

• Kan bruges til at dele følsomme oplysninger
• Muliggør nemt samarbejde om projekter
• Kan tilpasses til at imødekomme organisationens behov

Ulemper:

• Kan være vanskelige at opsætte og vedligeholde
• Ikke alle medarbejdere har mulig adgang til netværket

Samarbejds værktøjer

I en samarbejdende arbejdsplads er det vigtigt at kunne arbejde sammen om dokumenter. Dokumentationssamarbejdsværktøjer gør det muligt for teammedlemmer at arbejde på det samme dokument samtidigt og se hinandens ændringer i realtid. Disse værktøjer kan bruges til brainstorming sessioner, skrivning af dokumenter,  designarbejde eller samarbejde om præsentationer. 

Fordele:

• Kan bruges til forskellige formål
• Tillader teammedlemmer at arbejde sammen i realtid
• Kan bruges til brainstorming sessioner

Ulemper:

• Kan kræve træning for teammedlemmer at bruge korrekt

Vidensforvaltning

I informationens tidsalder er det vigtigt at kunne administrere og dele virksomhedens viden, mens man opretholder en enkelt kilde til sandhed inden for organisationen. Videnhåndteringsværktøjer hjælper teams med at organisere, gemme og dele information, mens de minimerer spildt tid. 

Fordele:

• Kan bruges til at gemme og dele en bred vifte af oplysninger
• Muliggør nem genfinding af information
• Kan hjælpe teams med at forblive organiseret
• Nogle videnhåndteringsværktøjer har fleksibiliteten til også at fungere som et intranet

Ulemper:

• Gamle værktøjer kan kræve en stor tidsinvestering til opsætning og vedligeholdelse

Mens gamle værktøjer ofte har en høj barriere for adgang, giver næste generations værktøjer (herunder Guru) dig mulighed for at opbygge din vidensbase simpelthen ved at bruge den, takket være AI-drevne funktioner og muligheden for at forbinde med alle værktøjer i dit eksisterende workflow.

Projektledelse

Projektledelsesværktøjer hjælper teams med at planlægge, spore og udføre projekter. Disse værktøjer kan bruges til små projekter eller store initiativer, og gør det muligt for medarbejdere at styre deadlines og følge deres fremskridt.

Fordele:

• Kan bruges til små eller store projekter
• Gør det muligt for medarbejdere at styre deadlines og følge fremskridtene
• Kan hjælpe teams med at holde sig inden for budgettet

Ulemper:

• Kan være svært at lære og bruge
• Kan være ufleksible afhængigt af hvilke teams der bruger dem
• Kan kræve løbende træning for teammedlemmer

Stemme- og videokonferencer

Stemme- og videokonferenceværktøjer gør det muligt for teammedlemmer at kommunikere med hinanden uden at være i samme fysiske rum. Disse værktøjer kan bruges til teammøder, træningssessioner eller én-til-én konsultationer. Videokonferencer kan også bruges til at forbinde med fjerntliggende teammedlemmer eller kunder. 

Fordele:

• Kan bruges til alle typer samtaler
• Gør det muligt for teammedlemmer at forbinde med hinanden uden at være i samme rum

Ulemper:

• Kan være dyrt at opsætte

Filsharing

I en digital arbejdsplads er det vigtigt at kunne dele filer hurtigt og nemt. Filsharingværktøjer gør det muligt for teammedlemmer at dele dokumenter, fotos, videoer og andre typer filer med hinanden. Disse værktøjer kan bruges til samarbejde eller blot til at dele information.

Fordele:

• Gør det muligt for teammedlemmer at dele filer

Ulemper:

• Kan være svært at holde styr på, hvem der har adgang til hvilke filer
• Kan kræve et betalt abonnement for visse funktioner

Teambanding

Takket være stigningen i fjernarbejde og hybride arbejdsformer er det vigtigere end nogensinde at finde måder at knytte bånd til kolleger og ledere. Teambandingværktøjer giver medarbejdere forskellige måder at interagere og opbygge relationer på mange forskellige måder. 

Fordele:

• Opbygger forbindelser mellem medarbejdere
• Bidrager til virksomhedskulturen 

Ulemper:

• Mulighed for at skabe tidsplan konflikter blandt kolleger

Marketing

Marketingværktøjer hjælper teams med at oprette og administrere marketingkampagner. De kan bruges til en række forskellige formål, såsom e-mail marketing, sociale medier marketing eller indholdsmarkedsføring.

Fordele:

• Gør det muligt for marketingteams at spore resultater og måle messaging og kampagnesucces

Ulemper:

• Yderligere værktøjer kan være nødvendige for mere detaljerede analyser

Kunde Relationsadministration (CRM)

CRM-software hjælper organisationer med at administrere og opretholde relationer med deres kunder. Denne type software kan bruges til salg, marketing eller kundeserviceformål.

Fordele:

• Gør det muligt for organisationer at spore kundeinteraktioner og data
• Kan hjælpe med at forbedre kundetilfredshed

Ulemper:

• Kan kræve en stor tidsinvestering at opsætte og vedligeholde

Top værktøjer til intern kommunikation

Messaging og chat: Slack

Hvis du søger efter et best-in-class eksempel på et messaging og chat-fokuseret medarbejderkommunikationssoftware, så behøver du ikke lede længere end Slack. Dette værktøj gør det muligt for brugere at sende og modtage beskeder fra enkeltpersoner, grupper og teams

Intranet: Guru

Guru er værktøjet af valg for folk, der ønsker de kombinerede muligheder for [interne kommunikationsværktøjer og intranets](). Brugere får alle fordelene og fleksibiliteten ved samarbejde, som traditionelle intranets tilbyder. Og takket være vores integrationer og browserudvidelse behøver brugerne ikke at navigere ud af deres nuværende arbejdsflow for at finde (eller bidrage med) svar.

Samarbejde: Figma

Det er muligt, at dit brand- og UX-team allerede er meget bekendt med Figma, men dette kollaborative interface designværktøj kan være en fordel for alle på arbejdet. Deres FigJam-værktøj kan være meget nyttigt i enhver whiteboarding-session, og det integreres med en række værktøjer, som allerede kan være en del af din tech-stak.

Videnhåndtering: Guru

Guru kan være et fremragende intranet- og intern kommunikationsværktøj, men det er også en vidensstyringsløsning, der giver folk de oplysninger og svar, de har brug for i det øjeblik, de har brug for det. Med Guru kan dit team oprette, dele, få adgang til og opdatere oplysninger direkte i konteksten af deres eksisterende arbejdsflow. 

Projektledelse: Asana

Projektledelse tager interne kommunikationer til et helt nyt niveau, og et alt-i-én værktøj som Asana kan hjælpe PM'er og individuelle bidragydere. Udover at være let at bruge gør Asana det nemt at automatisere processer, gentage opgaver og workflows, der kan hjælpe med at gøre projektledelse meget lettere og mere effektiv. 

Videokonferencer: Zoom

En solid intern kommunikationsplan har brug for et videokonferenceværktøj til at understøtte det, og Zoom er blevet det allestedsnærværende valg for virksomheder. Udover brugervenligheden tillader Zoom også brugere at optage møder og tilbyder op til 1080p opløsning for betalte konti. 

Filsharing: Google Drive

Googles suite af professionelle værktøjer kombineret med sin notorisk lave pris har let gjort Google Drive til et af de mest populære fil delingsværktøjer for både virksomheder og enkeltpersoner. Værktøjet kan let integreres med en række andre populære apps og har en kraftfuld søgefunktion, der gør det nemt at finde filer. 

Teambanding: Donut

Vil du have en afslappet måde at kommunikere med medarbejdere og møde nye venner? Se ikke længere end Donut, et af vores yndlingsværktøjer til teambanding. Donut parrer tilfældigt medarbejdere til samtaler og chancer for at forbinde. Dette er en god måde at hjælpe folk med at møde andre kolleger uden for deres sædvanlige afdelinger og teams. 

Marketing: Hubspot

Hubspot er blevet industristandarden som et alt-i-én marketingværktøj. Udover sine planlægnings- og indholdsskabelsesmuligheder giver værktøjet også brugerne mulighed for at måle og se analyser og metrics fra kampagner.

Kunde Relationsadministration: Salesforce

Salesforce kommer måske ikke til at tænke på, når du tænker på CRM-software og teamkommunikationsværktøjer, men det er et af de mest omfattende værktøjer til forholdsadministration, der er tilgængelige. Værktøjet leveres med en bred vifte af tjenester og integrationer og er ideelt for virksomheder, der er bekymrede for tilpasning og skalerbarhed.

7 strategier til at opbygge din interne kommunikationsplan

Nu hvor du kender det grundlæggende i interne kommunikationsværktøjer, er det tid til at begynde at planlægge din strategi. Her er et par ting at huske, mens du begynder at opbygge din plan:

• Definer dine mål: Hvad vil du opnå med din interne kommunikation? Vil du øge medarbejderengagementet? Forbedre kommunikationen mellem afdelingerne? Sørg for, at alle er på samme side om virksomhedens nyheder og meddelelser?
• Identificer din målgruppe: Hvem skal du kommunikere med? Alle medarbejdere? Kun fjernarbejdere? Skal du segmentere dine beskeder efter afdeling eller lokation?
• Vælg de rigtige kanaler: Hvilke kommunikationskanaler fungerer bedst for din målgruppe og dine mål? E-mail? Intranet? Slack? Videokonferencer?

1. Gennemgå dine nuværende metoder til intern kommunikation

Tag et kig på den måde, du i øjeblikket kommunikerer med dine medarbejdere. Er der nogen områder, der kunne forbedres, eller værktøjer eller kanaler, som du ikke bruger, der kunne være nyttige? Tag vores 5-minutters quiz for at hjælpe med at bestemme områder til forbedring.

2. Identificer områder til forbedring

Nu hvor du har gennemgået dine nuværende interne kommunikationer, er det tid til at begynde at tænke på måder at forbedre dem. Her er et par ideer til at komme i gang:

Øg medarbejderengagementet: Hvis du vil øge medarbejderengagementet, skal du overveje at bruge værktøjer, der giver mulighed for to-vejs kommunikation. Dette kan være noget som et virksomhedsforum eller et instant messaging-værktøj.

Gør det nemt at finde information: Hvis medarbejdere har problemer med at finde de oplysninger, de har brug for, skal du overveje at bruge et søgbart intranet eller en intern kommunikationsplatform der giver mulighed for tags og kategorisering af indhold.

Få alle på samme side: Hvis du vil sikre, at alle modtager de samme beskeder, overveje at bruge et værktøj, der gør det muligt for dig at målrette specifikke grupper af mennesker, eller som giver mulighed for at sende beskeder til alle på én gang.

3. Indhent feedback og ideer

Spørg dine medarbejdere, hvordan de mener, at intern kommunikation kan forbedres. Hvilke værktøjer eller metoder vil de gerne se implementeret? Hvad mener de, fungerer godt, og hvad skal ændres? Du kan også bede om feedback, efter du har foretaget ændringer i din interne kommunikationsplan. Dette vil hjælpe dig med at vurdere, om ændringerne har den ønskede effekt eller ej.

4. Kommunikere regelmæssigt

Når du har implementeret din interne kommunikationsplan, er det vigtigt regelmæssigt at kommunikere med dine medarbejdere. Dette kunne være gennem ugentlige eller månedlige opdateringer, virksomhedens brede meddelelser, eller bare generelle check-ins.

Sørg for at holde dine medarbejdere opdaterede om ændringer eller opdateringer til planen og indhente deres feedback om, hvordan det går. Intern kommunikation er en løbende proces, så sørg for at gennemgå og opdatere din plan regelmæssigt

5. Tilbyd medarbejderressourcer og træning

Hvis du vil have dine medarbejdere til at gøre brug af de interne kommunikationsværktøjer og kanaler, som du har oprettet, er det vigtigt at tilbyde medarbejderressourcer og træning. Dette kan inkludere ting som:

• En hurtig startguide til brug af værktøjerne
• Online tutorials eller hvordan man laver videoer
• Personlig træning eller gruppesessioner

6. Sæt en gylden regel

Det er vigtigt at fastsætte en standard på virksomhedsniveau (eller “Gylden Regel”) for intern kommunikation, der definerer, hvordan medarbejdere bør forvente at modtage og forbruge information. Dette kan være noget så simpelt som  "alle medarbejdere skal tjekke virksomhedens intranet hver dag" eller noget mere komplekst. Hos Guru er vores:

Vi søger og deler viden. For at dette kan fungere, skal der være en “kontrakt” mellem dig og alle, du arbejder med hos Guru. Dette betyder, at hver af os forpligter sig til at gøre 2 ting…

(1) du deler din viden asynkront, velvidende at alle andre vil søge at fordøje, hvad du deler. Du anerkender det publikum, du deler med, og optimerer for dem, fordi det er vigtigt for dig, at de forstår.

(2) du søger at fordøje den viden, som andre har brugt tid på at forberede for at dele med dig. Hvis det, der deles, er uklart eller ikke relevant, anerkender du værdien i at dele den feedback for at forbedre, hvad der deles i fremtiden.

Ved at fastlægge en regel kan du hjælpe med at sikre, at alle er på samme side, og at kommunikationen er konsekvent.

7. Udnyt skabeloner 

Forbedring af din interne kommunikation behøver ikke at være en tidskrævende proces. Der er flere skabeloner og automatiseringsværktøjer, der kan hjælpe dig med at strømline processen og spare tid. 

Brug skabeloner til ting som virksomhedens meddelelser, referater eller statusopdateringer for at fastsætte standarder på tværs af virksomheden, og gør brug af automatiseringsværktøjer til at planlægge og sende beskeder eller til at oprette og distribuere indhold.