ما هي أدوات الاتصال الداخلي؟

أدوات الاتصال الداخلي هي برامج تساعد الشركات على إدارة اتصالات الموظفين. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تبسيط الاتصال بين المديرين والموظفين، أو بين الموظفين أنفسهم. يمكن أن تساعد أيضًا في تقليل الحاجة للاجتماعات المباشرة، مما يوفر الوقت والمال.

أمثلة الاتصال الداخلي

هناك مجموعة متنوعة من الطرق للتواصل في العمل، لكن هنا بعض التفاعلات العامة التي تحدث في كل مكان تقريبًا:

الاتصال من الإدارة إلى الموظف

هذا النوع من الاتصال الداخلي يركز بشدة على الهيكل التنظيمي وتوصيل المعلومات من المديرين وصناع القرار إلى المساهمين الفرديين. يمكن أن يكون أي شيء من اجتماع المدير الخاص 1:1 المعتاد الخاص بك إلى رسالة مباشرة سريعة لتأكيد أنك لا زلت على المسار لتحقيق الموعد النهائي.

الاتصال من الموظف إلى الإدارة

إذا كنت تبحث عن وسيلة للموظفين للتواصل لإبلاغ المعلومات المهمة إلى الإدارة العليا، تحتاج إلى التركيز على الاتصال من الموظف إلى الإدارة. الاتصال مثل هذا يميل إلى أن يكون تعاونيًا لأنه يركز على القوة العاملة ككل. 

الاتصال بين الزملاء

سواء كنت تتحدث إلى شخص ما في فريقك أو تجري محادثة مع مساهم فردي مختلف، فإنك تعمل على تعزيز التواصل بين الأقران. هذا هو الاتصال الذي يحدث بين أفراد الطاقم طوال اليوم.

الاتصال في أوقات الأزمات

هذا النوع الحرج من الاتصال الداخلي يمكن أن يحدد الاستراتيجيات والأنظمة والعمليات التي تستخدمها المؤسسات للتواصل خلال الأزمة. نظرًا لأن هذه المشاكل نادرًا ما تحدث مع إشعار، من المهم أن تأخذ المنظمات بعين الاعتبار كيفية التعامل مع المواقف قبل أن تحدث.

الاتصال عن التغيير

بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع شيء بسيط أو تعديل كبير، يتطلب الأمر النوع الصحيح من التواصل للتعامل مع إدارة التغيير. يجب أن يكون التواصل حول التغيير قادرًا على مساعدة الموظفين على فهم التغييرات المتوقعة، ومتى ولماذا تحدث، بالإضافة إلى سياق حول كيفية تأثير التغيير على المنظمة بأكملها أو الفرق الفردية.

لماذا تعتبر أدوات الاتصال مهمة؟

في مكان العمل اليوم، التواصل هو المفتاح. وجود الأدوات الصحيحة يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في مدى جودة عمل فريقك معًا ومدى كفاءة إنجاز الأمور.

‍

‍

فوائد أدوات الاتصال

• يسهل التعاون بين الفرق
• يقلل من الوقت الضائع
• يقضي على الحواجز الجغرافية
• يحسن الكفاءة والوضوح والشفافية
• يوفر للموظفين المعلومات اللازمة لأداء عملهم
• يعزز بيئة العمل المتفاعلة

بدون أداة اتصال، من المحتمل أن تواجه مشكلات في تنسيق العمل، وإبقاء الجميع على نفس الصفحة، وفقط توصيل وجهة نظرك. عندما يكون الاتصال غير فعال، يمكن أن يؤدي إلى الإحباط، ووقت ضائع، أو overload للمعلومات.

ميزات أداة الاتصال الفعالة

قدرات البحث

القدرة على البحث عن رسائل أو محادثات محددة هي عنصر أساسي في أي أداة اتصال رائعة. يجب أن تحتوي هذه الأدوات على ميزات تتيح لك البحث حسب الكلمات الرئيسية، الأشخاص، التواريخ، العلامات، الفئات، وحتى المرفقات. يسمح للمستخدمين بالعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها بسهولة دون الحاجة إلى البحث ضمن المشاريع.

قم بزيادة قدرات أدوات الاتصال الداخلي الخاصة بك عن طريق ربطها مع بحث AI متوافق مع المؤسسات. على سبيل المثال، مع Guru، يمكنك الحصول على إجابات فورية مستمدة من محادثات الدردشة الخاصة بك—دون مغادرة سير عملك للبحث عنها.

التنظيم والبنية

ستسمح أداة الاتصال المنظمة للمستخدمين بتنظيم المعلومات بطرق تعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم. العديد من أدوات الاتصال لديها القدرة على إنشاء قنوات، ووضع علامات، وحتى حقول مخصصة للمساعدة في تنظيم المعلومات. 

تسمح القدرة على التحكم في كيفية تقديم المعلومات للمستخدمين بالعثور بسهولة على المعلومات التي يحتاجون إليها وتقلل الفوضى العامة في المشروع.

تغذية الأخبار

تسمح أدوات الاتصال التي تمد المستخدمين بتغذية الأخبار للفرق برؤية ما يحدث في الوقت الحقيقي. تكون هذه الميزة مهمة للحفاظ على تواجد الجميع في نفس الصفحة ومواكبة آخر الأنشطة وتطورات المشاريع بين الفرق.

الإشعارات والإعلانات

تعتبر القدرة على تلقي إشعارات حول محادثات أو رسائل معينة ميزة رئيسية لأدوات الاتصال. تسمح هذه للمستخدمين بالبقاء محدثين حول آخر الأنشطة في المشروع وتضمن عدم فقدان أي معلومات مهمة.

مشاركة الملفات

ليس من غير المألوف أن تستخدم الشركات أدوات متعددة للتواصل الداخلي، مما يجعل ميزة مشاركة الملفات أمرًا حيويًا. يمكن أن تجعل القدرة على مشاركة ملفات PDF والصور ومقاطع الفيديو وأنواع ملفات أخرى من السهولة كثيرًا على أعضاء الفريق التعاون في المشاريع.

المشاركة الاجتماعية

تعتبر القدرة على مشاركة المعلومات مع الأفراد خارج شركتك ميزة كبيرة لأدوات الاتصال. تتيح لك هذه الميزة الاتصال بسرعة مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

تتبع الأنشطة

القدرة على تتبع الأنشطة هي ميزة يمكن أن تساعد المستخدمين في رؤية تاريخ ما قيل وفُعل في المشروع. يمكن أن يكون الاطلاع على سجل النشاط مفيدًا أيضًا عند العمل على عدة مشاريع، حيث يمكن أن يعمل كمرجع لتحديد ما تعمل عليه دون الحاجة للبحث في كل مشروع على حدة. يمكن أن تكون أيضًا مفيدة لأغراض التدقيق أو ببساطة لفهم كيف تقدم المشروع مع مرور الوقت.

الأمان والأذونات

يلعب الأمان دورًا مهمًا في كيفية تخزين معلوماتك. استخدام أداة اتصال تقدم أذونات متقدمة وأمان يمكن أن يمنحك راحة البال أن بياناتك آمنة.

دعم عدة لغات

غالبًا ما يتم التغاضي عن دعم عدة لغات عندما يتعلق الأمر بأدوات الاتصال. ومع ذلك، يمكن أن تكون ميزة حاسمة للشركات التي لديها موظفين أو عملاء في مناطق مختلفة من العالم. 

إن القدرة على استخدام الأدوات بعدة لغات تعزز أيضًا بيئة شاملة ويمكن أن تسمح للموظفين أو العملاء بالتمتع بالبرنامج بلغتهم الأم.

التفاعلات والنقاش

عند العمل ضمن أداة، قد يكون من المفيد أن تمتلك القدرة على التفاعل مع مستخدمين آخرين في نقاش دون الحاجة لاستخدام أداة منفصلة. تسمح لك هذه الميزة بطرح الأسئلة، وتقديم الملاحظات، والتعاون مع الآخرين في الوقت الحقيقي.

تطبيق الهاتف المحمول

يمكن أن تكون القدرة على الوصول إلى أداة الاتصال الخاصة بك أثناء التنقل ميزة كبيرة. تتيح التطبيقات المحمولة للمستخدمين البقاء على اتصال ومتابعة العمل على المشاريع، حتى عندما يكونون بعيدين عن مكاتبهم. يمكن أن تساعد الفرق في الوعي بأي تحديثات أو إشعارات عاجلة بمجرد ظهورها.

التكاملات

القدرة على التكامل مع أدوات أخرى التي لديك يمكن أن تجعل الاتصال أكثر سلاسة. يمكن أن تشمل هذه أدوات إدارة المشاريع، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وحتى برامج المحاسبة. 

بينما تحتوي بعض الأدوات على هذه التكاملات مدمجة، قد تتطلب أدوات أخرى استخدام برامج خارجية، لذلك من المهم النظر في ما سيكون أفضل لفريقك عند اختيار أداة التواصل الخاصة بك.

أنواع أدوات الاتصال الداخلي

هناك مجموعة واسعة من الأدوات التي تساهم في جودة استراتيجية الاتصالات الداخلية للشركة. إليك بعض الأدوات الأكثر أهمية:

• المراسلة والدردشة
• الإنترانت
• أدوات التعاون
• إدارة المعرفة 
• إدارة المشاريع 
• مؤتمرات الصوت والفيديو
• مشاركة الملفات 
• رابطة الفريق
• إدارة علاقات العملاء (CRM)

المراسلة والدردشة

تسمح أدوات المراسلة والدردشة الحية للفرق بالتواصل في الوقت الحقيقي، سواء كانوا في نفس الغرفة أو عبر العالم. تسمح هذه الأدوات بالتواصل السريع والسهلة بين أعضاء الفريق دون الحاجة للتفاعل وجهًا لوجه.

بعض مزايا هذه الأدوات هي أنه يمكن استخدامها للمحادثات غير الرسمية، وتسمح بالتبادل السريع للمعلومات، ويمكن استخدامها لمشاركة الملفات والروابط.

من ناحية أخرى، قد تجعل من الصعب إجراء محادثة متبادلة وقد تكون مزعجة إذا تم استخدامها لمحادثات غير متعلقة بالعمل.

الإنترانت 

الشبكات الداخلية هي شبكات خاصة متاحة فقط لموظفي المنظمة. الشبكات الداخلية للموظفين توفر منصة للفرق للتواصل مع البقاء على اطلاع على أخبار وإعلانات الشركة. 

المزايا:

• يمكن استخدامها لمشاركة المعلومات الحساسة
• تسمح بالتعاون السهل في المشاريع
• يمكن تخصيصها لتناسب احتياجات المؤسسة

العيوب:

• قد يكون من الصعب إعدادها وصيانتها
• قد لا يمتلك جميع الموظفين إمكانية الوصول إلى الشبكة

أدوات التعاون

في مكان عمل تعاوني، من المهم أن تكون قادرًا على العمل على الوثائق معًا. تسمح أدوات التعاون في الوثائق لأعضاء الفريق بالعمل على نفس الوثيقة في الوقت نفسه، ورؤية تغييرات بعضهم البعض في الوقت الحقيقي. يمكن استخدام هذه الأدوات لجلسات العصف الذهني، وكتابة الوثائق، أو العمل على التصميم، أو التعاون في العروض التقديمية.

المزايا:

• يمكن استخدامها لأغراض متنوعة
• تسمح لأعضاء الفريق بالعمل معًا في الوقت الحقيقي
• يمكن استخدامها لجلسات العصف الذهني

العيوب:

• قد تتطلب تدريبًا لأعضاء الفريق لاستخدامها بشكل صحيح

إدارة المعرفة

في عصر المعلومات، من المهم أن تكون قادرًا على إدارة ومشاركة معرفة الشركة، مع الحفاظ على مصدر واحد للحقيقة داخل المنظمة. أدوات إدارة المعرفة تساعد الفرق على تنظيم وتخزين ومشاركة المعلومات مع الحد الأدنى من إضاعة الوقت. 

المزايا:

• يمكن استخدامها لتخزين ومشاركة مجموعة متنوعة من المعلومات
• تسمح بالاسترداد السهل للمعلومات
• يمكن أن تساعد الفرق على البقاء منظمين
• تحتوي بعض أدوات إدارة المعرفة على المرونة لتعمل أيضًا كإنترانت

العيوب:

• يمكن أن تتطلب الأدوات القديمة استثمارًا كبيرًا من الوقت لإعدادها وصيانتها

بينما تميل الأدوات القديمة إلى وجود حواجز عالية للدخول، توفر الأدوات الحديثة (بما في ذلك Guru) القدرة على بناء قاعدة معارفك ببساطة عن طريق استخدامها، بفضل الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والقدرة على الاتصال بجميع الأدوات في سير العمل الحالي لك.

إدارة المشاريع

تساعد أدوات إدارة المشاريع الفرق على التخطيط، والمتابعة، وتنفيذ المشاريع. يمكن استخدام هذه الأدوات لمشاريع صغيرة أو مبادرات كبيرة، وتسمح للموظفين بإدارة المواعيد النهائية وتتبع تقدمهم.

الإيجابيات:

• يمكن استخدامها لمشاريع صغيرة أو كبيرة
• تسمح للموظفين بإدارة المواعيد النهائية وتتبع التقدم
• يمكن أن تساعد الفرق على الالتزام بالميزانية

السلبيات:

• يمكن أن يكون من الصعب تعلمه واستخدامه
• يمكن أن يكون غير مرن اعتمادًا على الفرق التي تستخدمه
• قد يتطلب تدريبًا مستمرًا لأعضاء الفريق

المؤتمرات الصوتية والمرئية

تسمح أدوات المؤتمرات الصوتية والمرئية لأعضاء الفريق بالتواصل مع بعضهم البعض دون الحاجة إلى التواجد في نفس المكان. يمكن استخدام هذه الأدوات في اجتماعات الفريق أو جلسات التدريب أو الاستشارات الفردية. يمكن أيضًا استخدام المؤتمرات المرئية للتواصل مع أعضاء الفريق أو العملاء عن بُعد. 

الإيجابيات:

• يمكن استخدامها لجميع أنواع المحادثات
• تسمح لأعضاء الفريق بالتواصل مع بعضهم دون الحاجة إلى أن يكونوا في نفس الغرفة

السلبيات:

• يمكن أن يكون مكلفًا عند الإعداد

مشاركة الملفات

في مكان العمل الرقمي، من المهم أن تكون قادرًا على مشاركة الملفات بسرعة وسهولة. تسمح أدوات مشاركة الملفات لأعضاء الفريق بمشاركة المستندات والصور ومقاطع الفيديو وأنواع أخرى من الملفات فيما بينهم. يمكن استخدام هذه الأدوات للتعاون أو ببساطة لمشاركة المعلومات.

الإيجابيات:

• تسمح لأعضاء الفريق بمشاركة الملفات

السلبيات:

• يمكن أن يكون من الصعب تتبع من لديه وصول إلى أي ملفات
• قد يتطلب اشتراكًا مدفوعًا لبعض الميزات

ربط الفريق

بفضل ارتفاع العمل عن بُعد والهجين، أصبح إيجاد طرق للارتباط مع الزملاء والمديرين أكثر أهمية من أي وقت مضى. تمنح أدوات ربط الفريق الموظفين طرقًا مختلفة للتفاعل وبناء العلاقات بطرق متنوعة. 

الإيجابيات:

• تبني اتصالات بين الموظفين
• تضيف إلى ثقافة الشركة 

السلبيات:

• احتمالية حدوث تعارضات في الجدول الزمني بين الأقران

التسويق

تساعد أدوات التسويق الفرق على إنشاء وإدارة الحملات التسويقية. يمكن استخدامها لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو التسويق بالمحتوى.

الإيجابيات:

• تسمح لفرق التسويق بتتبع النتائج وقياس نجاح الرسائل والحملات

السلبيات:

• قد تتطلب أدوات إضافية لتحليلات أكثر تفصيلًا

إدارة علاقات العملاء (CRM)

تساعد برامج إدارة علاقات العملاء المنظمات على إدارة والحفاظ على علاقاتها مع عملائها. يمكن استخدام هذا النوع من البرمجيات لأغراض المبيعات أو التسويق أو خدمة العملاء.

الإيجابيات:

• تسمح للمنظمات بتتبع تفاعلات العملاء وبياناتهم
• يمكن أن تساعد في تحسين رضا العملاء

السلبيات:

• يمكن أن يتطلب استثمارًا كبيرًا في الوقت للإعداد والصيانة

أفضل الأدوات للتواصل الداخلي

المراسلة والدردشة: Slack

إذا كنت تبحث عن مثال رائد في برنامج الاتصالات الداخلية يركز على الرسائل والدردشة، فلا تبحث بعيدًا عن Slack. تتيح هذه الأداة للمستخدمين إرسال واستقبال الرسائل من الأفراد والمجموعات والفرق

البوابة الداخلية: Guru

Guru هو الأداة المفضلة للأشخاص الذين يريدون الجمع بين قدرات [أدوات الاتصالات الداخلية والبوابات الداخلية](). يستفيد المستخدمون من جميع الامتيازات ومرونة التعاون التي تقدمها البوابات الداخلية التقليدية. وبفضل تكاملاتنا وملحق المتصفح لدينا، لا يحتاج المستخدمون إلى التنقل خارج سير عملهم الحالي للعثور على (أو المساهمة في) الإجابات.

التعاون: Figma

من الممكن أن يكون أعضاء فريق علامتك التجارية وتجربة المستخدم على دراية بالفعل بـ Figma، لكن هذه الأداة التعاونية لتصميم الواجهات يمكن أن تفيد الجميع في العمل.  يمكن أن تأتي أداة FigJam لديهم في متناول اليد لأي جلسة تخطيط بيضاء، وهي تتكامل مع مجموعة متنوعة من الأدوات التي قد تكون جزءًا من مجموعة التقنيات الخاصة بك. 

إدارة المعرفة: Guru

قد تكون Guru أداة رائعة للانترانت وأداة للاتصالات الداخلية، لكنها أيضًا حل لإدارة المعرفة يمنح الناس المعلومات والإجابات التي يحتاجونها في اللحظة التي يحتاجون إليها. مع Guru، يمكن لفريقك إنشاء ومشاركة والوصول إلى وتحديث المعلومات في سياق سير العمل الحالي لديهم. 

إدارة المشاريع: Asana

تأخذ إدارة المشاريع التواصل الداخلي إلى مستوى جديد تمامًا، ويمكن أن تساعد أداة شاملة مثل Asana مدراء المشاريع والمساهمين الفرديين على حد سواء. بصرف النظر عن سهولة الاستخدام، تجعل Asana من السهل أتمتة العمليات وتكرار المهام وسير العمل التي يمكن أن تساعد في جعل إدارة المشاريع أسهل وأكثر كفاءة. 

المؤتمرات المرئية: Zoom

تحتاج خطة فعالة للتواصل الداخلي إلى أداة للدردشة المرئية لدعمها، وأصبحت Zoom الخيار الشائع للشركات. بعيدًا عن سهولة الاستخدام، تتيح Zoom أيضًا للمستخدمين تسجيل الاجتماعات وتقديم دقة تصل إلى 1080 بكسل للحسابات المدفوعة. 

مشاركة الملفات: Google Drive

لقد جعلت مجموعة الأدوات الاحترافية من Google، جنبًا إلى جنب مع سعرها المنخفض المعروف، Google Drive واحدة من أكثر أدوات مشاركة الملفات شيوعًا للشركات والأفراد على حد سواء. تستطيع الأداة التكامل بسلاسة مع مجموعة متنوعة من التطبيقات الشائعة الأخرى ولديها وظيفة بحث قوية تجعل العثور على الملفات أمرًا سهلاً. 

ربط الفريق: Donut

تريد طريقة غير رسمية للتواصل مع الموظفين والتعرف على أصدقاء جدد؟ لا تبحث أكثر من Donut، واحدة من أدوات ربط الفريق المفضلة لدينا. يتم توزيع Donut عشوائيًا الموظفين للمحادثات وفرص التواصل. هذه طريقة رائعة لمساعدة الأشخاص على التعرف على زملاء آخرين خارج أقسامهم المعتادة وفرقهم. 

التسويق: Hubspot

أصبح Hubspot المعيار الصناعي كأداة تسويق شاملة. بصرف النظر عن قدراتها في الجدولة وإنشاء المحتوى، تتيح الأداة أيضًا للمستخدمين قياس ورؤية التحليلات والمعايير من الحملات.

إدارة علاقات العملاء: Salesforce

ربما لا يتبادر إلى الذهن Salesforce عندما تفكر في برامج إدارة علاقات العملاء وأدوات التواصل بين الفرق، ولكنه واحد من أكثر الأدوات شمولية في إدارة العلاقات المتاحة. تأتي الأداة مع مجموعة واسعة من الخدمات والتكاملات وهي مثالية للشركات التي تهتم بالتخصيص وقابلية التوسع.

7 استراتيجيات لبناء خطة التواصل الداخلي الخاصة بك

الآن بعد أن عرفت الأساسيات حول أدوات الاتصالات الداخلية، حان الوقت لبدء التخطيط لاستراتيجيتك. إليك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء شروعك في بناء خطتك:

• حدد أهدافك: ماذا تريد أن تحقق من خلال تواصلك الداخلي؟ هل تريد زيادة مشاركة الموظفين؟ تحسين التواصل بين الأقسام؟ تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بشأن أخبار الشركة والإعلانات؟
• حدد جمهورك: من تحتاج إلى التواصل معه؟ جميع الموظفين؟ فقط العاملين عن بُعد؟ هل تحتاج إلى تقسيم رسائلك حسب القسم أو الموقع؟
• اختر القنوات الصحيحة: ما هي قنوات التواصل التي ستعمل بشكل أفضل لجمهورك وأهدافك؟ البريد الإلكتروني؟ البوابة الداخلية؟ Slack؟ المؤتمرات المرئية؟

1. راجع طرق التواصل الداخلي الحالية لديك

نظر في الطريقة التي تتواصل بها حاليًا مع موظفيك. هل هناك أي مجالات يمكن تحسينها أو أدوات أو قنوات لا تستخدمها يمكن أن تكون مفيدة؟ قم بإجراء اختبارنا الذي يستغرق 5 دقائق للمساعدة في تحديد مجالات التحسين.

2. حدد مجالات التحسين

الآن بعد أن استعرضت اتصالاتك الداخلية الحالية، حان الوقت لبدء التفكير في طرق للتحسين. إليك بعض الأفكار لبدء العمل:

زيادة مشاركة الموظفين: إذا كنت تريد زيادة مشاركة الموظفين، فكر في استخدام أدوات تسمح بالتواصل الثنائي. يمكن أن يكون هذا شيئًا مثل منتدى الشركة أو أداة مراسلة فورية.

اجعل من السهل العثور على المعلومات: إذا كان الموظفون يواجهون صعوبة في العثور على المعلومات التي يحتاجونها، فكر في استخدام بوابة داخلية قابلة للبحث أو منصة للتواصل الداخلي تسمح بتصنيف وتبويب المحتوى.

اجعل الجميع على نفس الصفحة: إذا كنت تريد التأكد من أن الجميع يتلقون نفس الرسائل، فكر في استخدام أداة تسمح لك باستهداف مجموعات محددة من الأشخاص أو التي تسمح لك بإرسال رسائل للجميع دفعة واحدة.

3. اطلب تعليقات وأفكار

اسأل موظفيك كيف يعتقدون أنه يمكن تحسين التواصل الداخلي. ما الأدوات أو الأساليب التي يرغبون في رؤيتها تنفذ؟ ما الذي يعتقدون أنه يعمل بشكل جيد وما الذي يحتاج إلى تغيير؟ يمكنك أيضًا طلب التعليقات بعد إجراء تغييرات على خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك. سيساعدك هذا في قياس ما إذا كانت التغييرات تحقق التأثير المرغوب فيه أم لا.

4. التواصل بانتظام

بمجرد تنفيذ خطة الاتصالات الداخلية الخاصة بك، من المهم التواصل بانتظام مع موظفيك. يمكن أن يكون ذلك من خلال تحديثات أسبوعية أو شهرية، أو إعلانات شاملة للشركة، أو مجرد فحوصات عامة.

تأكد من إبقاء موظفيك على اطلاع بأي تغييرات أو تحديثات على الخطة، واطلب منهم تعليقات حول كيفية سير الأمور. التواصل الداخلي هو عملية مستمرة، لذا تأكد من مراجعة وتحديث خطتك بانتظام

5. قدم موارد وتدريب للموظفين

إذا كنت تريد لموظفيك الاستفادة من أدوات وقنوات الاتصالات الداخلية التي قمت بإعدادها، فمن المهم تقديم موارد تدريب للموظفين. يمكن أن تشمل هذه أشياء مثل:

• دليل البدء السريع لاستخدام الأدوات
• دروس تعليمية عبر الإنترنت أو مقاطع فيديو تعليمية
• تدريب شخصي أو جلسات جماعية

6. حدد قاعدة ذهبية

من المهم وضع معيار شامل للشركة (أو "القاعدة الذهبية") للاتصالات الداخلية يحدد كيف ينبغي أن يتوقع الموظفون استلام واستهلاك المعلومات. يمكن أن يكون هذا شيئًا بسيطًا مثل  "يجب على جميع الموظفين التحقق من البوابة الداخلية الخاصة بالشركة كل يوم" أو شيئًا أكثر تعقيدًا. في Guru، لدينا:

نسعى ونشارك المعرفة. لكي تنجح هذه القاعدة، يجب أن يكون هناك “عقد” بينك وبين كل شخص تعمل معه في Guru. هذا يعني أن كل واحد منا ملتزم بفعل شيئان…

(1) عليك مشاركة معرفتك بشكل غير متزامن، مع العلم أن الجميع سيبذل جهدًا لاستيعاب ما تشاركه. تُدرك الجمهور الذي تشارك معه وتعمل على تحسين المحتوى من أجله لأن من المهم بالنسبة لك أن يفهموا.

(2) تسعى لاستيعاب المعرفة التي قضى الآخرون وقتًا في إعدادها لمشاركتها معك. إذا كان ما يتم مشاركته غير واضح أو غير ذي صلة، فإنك تدرك القيمة في تقديم ذلك ال feedback لتحسين ما يتم مشاركته في المستقبل.

من خلال وضع قاعدة، يمكنك المساعدة في ضمان أن الجميع على نفس الصفحة وأن الاتصال متسق.

7. استخدم القوالب 

تحسين اتصالاتك الداخلية لا يجب أن يكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً. هناك عدد من القوالب وأدوات الأتمتة التي يمكن أن تساعدك في تبسيط العملية وتوفير الوقت. 

استخدم القوالب للأشياء مثل الإعلانات الشركة، ومحاضر الاجتماعات، أو تحديثات الحالة لوضع معايير على مستوى الشركة، واستفد من أدوات الأتمتة لجدولة وإرسال الرسائل أو لإنشاء وتوزيع المحتوى.