什麼是內部溝通工具？

內部溝通工具是幫助公司管理員工溝通的軟體。 這些工具可以幫助簡化經理與員工之間，或員工之間的溝通。 它們也可以幫助減少面對面會議的需求，從而節省時間和金錢。

內部溝通示例

在工作中有多種溝通方式，但這裡有幾種在幾乎每個工作場所都會發生的普遍互動：

管理層與員工的溝通

這種類型的內部溝通專注於組織結構以及經理和決策者向個別貢獻者的自上而下的信息傳遞。 這可以是你常見的1:1經理會議，或者是一個快速的私訊以確認你仍在趕赴截止日期的路上。

員工上行溝通

如果你正在尋找一種方法讓員工向高層管理者傳達重要信息，你需要專注於員工上行的溝通。 這類溝通往往是協作性的，因為它聚焦於整個員工隊伍。

同儕之間的溝通

無論你是在與團隊中的某人交談，還是與另一位個別貢獻者進行對話，你都在努力促進同儕之間的溝通。 這是整天在員工之間發生的溝通。

危機溝通

這種關鍵的內部溝通類型可以概述組織在危機期間使用的策略、系統和流程。 由於這些問題很少會提前發生，因此組織考慮如何在問題發生之前處理情況非常重要。

變革溝通

不論你是在處理小問題還是重大調整，應對變更管理需要正確的溝通方式。 變更溝通應能幫助員工理解預期的變更，這些變更何時發生以及為何發生，還有這些變更將如何影響整個組織或個別團隊的背景信息。

為什麼溝通工具很重要？

在當今的工作場所中，溝通至關重要。 擁有合適的工具可以在團隊協作的效率及完成工作的效率上產生重大差異。

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溝通工具的好處

• 促進團隊之間的合作
• 減少浪費的時間
• 消除地理障礙
• 提高效率、清晰度和透明度
• 為員工提供執行工作的所需信息
• 促進參與感的工作環境

沒有溝通工具，你可能會遇到協調工作、保持所有人保持一致以及簡單表達意見的問題。 當溝通不有效時，可能會導致挫折、浪費時間或信息過載。

有效溝通工具的特徵

搜索功能

搜索特定消息或對話的能力是任何優秀溝通工具的關鍵組成部分。 這些工具應該具備按關鍵字、人物、日期、標籤、類別甚至附件搜索的功能。 允許用戶輕鬆找到所需的信息，而無需在項目中進行搜索。

通過將其與兼容的企業AI搜索連接，最大化內部溝通工具的能力。 例如，使用Guru，你可以獲得來自聊天對話的即時答案，而無需離開工作流程去尋找它們。

組織和結構

組織良好的溝通工具將允許用戶以最適合自己的方式來構建信息。 許多通信工具具備創建頻道、標籤甚至自定義字段的能力，以幫助組織信息。

控制信息呈現方式的能力使得用戶更容易找到所需的信息，並減少項目的整體混亂。

消息推送

提供用戶新聞推送的溝通工具允許團隊即時了解發生的事情。 該功能對於保持每個人步調一致並及時了解最新活動和項目發展非常重要。

通知和公告

接收有關特定對話或消息的通知的能力是溝通工具的一個關鍵特性。 這使得用戶能夠隨時了解項目中的最新活動，並確保不會錯過重要信息。

檔案共享

公司使用多個內部溝通工具並不罕見，這使得檔案共享功能至關重要。 共享PDF、圖片、視頻和其他類型檔案的能力可以讓團隊成員在項目上更輕鬆地協作。

社交分享

與公司外部的人共享信息的能力是溝通工具的一大優勢。 這個功能使你能夠迅速與潛在客戶、顧客、夥伴和其他利益相關者聯繫。

活動追蹤

追蹤活動的能力是一個可以幫助用戶查看項目中所說和所做歷史的特徵。 能夠查看活動歷史在多個項目之間協作時也非常有幫助，因為它可以作為參考你正在進行的工作而無需單獨搜索每個項目。 這對於審核目的或單純理解項目隨時間的進展也非常有幫助。

安全性和權限

安全性在您的信息存儲方式中扮演著重要角色。 使用提供進階權限和安全性的溝通工具，可以讓你放心您的數據是安全的。

多語言支持

在談到溝通工具時，多語言支持通常被忽視。 然而，對於在不同地區擁有員工或客戶的公司來說，這可能是一個關鍵功能。

能夠在多種語言中使用工具也促進了包容性環境，並可以讓員工或顧客以母語享受該程序。

互動和討論

在工具內工作時，能夠與其他用戶互動而無需使用單獨的工具是非常有幫助的。 此功能允許你提問、給予反饋和與他人實時協作。

移動應用

在外出時能夠訪問你的溝通工具是一大優勢。 移動應用程序允許用戶保持聯繫，並在離開辦公室時繼續進行項目工作。 它可以幫助團隊及時了解任何緊急更新或通知。

整合

能夠與你擁有的其他工具進行整合將使溝通更加無縫。 這可以包括項目管理工具、客戶關係管理（CRM）系統，甚至會計軟件。 

雖然一些工具具備這些內建整合，其他的可能需要使用第三方軟件，因此在選擇你的溝通工具時考慮什麼最適合你的團隊非常重要。

內部溝通工具的類型

有各種各樣的工具可以促進公司內部通信策略的質量。 這裡有一些最重要的：

• 即時消息和聊天
• 內聯網
• 協作工具
• 知識管理 
• 項目管理 
• 語音和視頻會議
• 檔案共享 
• 團隊聯絡
• 客戶關係管理（CRM）

即時消息和聊天

即時消息和聊天工具允許團隊無論在同一房間還是在全世界都能實時溝通。 這些工具允許團隊成員之間快速且方便的溝通，而無需面對面互動。

這些工具的一些優點是它們可以用於非正式對話，允許快速信息的交流，並且可以用來共享檔案和鏈接。

另一方面，它們可能會使雙向對話變得困難，如果用於非工作相關對話則可能會造成干擾。

內聯網 

內聯網是僅供組織員工訪問的私人網絡 。員工內聯網 提供一個平台以便團隊在獲取公司新聞和公告的同時進行溝通。 

優點：

• 可用於共享敏感信息
• 允許在項目上輕鬆協作
• 可根據組織的需求自定義

缺點：

• 設置和維護可能會很困難
• 並非所有員工都能訪問該網絡

協作工具

在一個協作的工作場所中，能夠共同處理文件是十分重要的。 文檔協作工具允許團隊成員同時在同一文檔上工作，並即時看到彼此的變更。 這些工具可以用於頭腦風暴會議、撰寫文件、設計工作或協作展示。

優點：

• 可用於各種用途
• 允許團隊成員實時協作
• 可用於頭腦風暴會議

缺點：

• 可能需要對團隊成員進行培訓以正確使用

知識管理

在信息時代，能夠管理和分享公司知識同時在組織內保持單一的真相來源非常重要。知識管理工具 幫助團隊組織、存儲和分享信息，並最大限度地減少浪費的時間。 

優點：

• 可用於存儲和共享各種信息
• 允許輕鬆檢索信息
• 可以幫助團隊保持組織
• 一些知識管理工具也有靈活性作為內聯網使用

缺點：

• 舊版工具可能需要大量的時間投入來設置和維護

雖然舊的工具通常進入門檻較高，但下一代工具（包括Guru）允許你通過使用它來建立知識庫，這要歸功於人工智能驅動的功能以及與現有工作流程中所有工具連接的能力。

項目管理

項目管理工具幫助團隊計劃、跟踪和執行項目。 這些工具可以用於小型項目或大型計劃，並允許員工管理截止日期並跟蹤他們的進度。

優點：

• 可用於小型或大型項目
• 允許員工管理截止日期並追蹤進展
• 可以幫助團隊遵守預算

缺點：

• 學習和使用可能比較困難
• 可能根據使用它的團隊而存在靈活性問題
• 可能需要為團隊成員提供持續培訓

語音和視頻會議

語音和視頻會議工具使團隊成員能夠在不在同一物理空間的情況下互相交流。 這些工具可用於團隊會議、培訓課程或一對一諮詢。 視頻會議還可以用來與遠端團隊成員或客戶連接。 

優點：

• 可用於各種類型的對話
• 允許團隊成員在不在同一房間的情況下相互聯繫

缺點：

• 設置可能很昂貴

文件分享

在數位工作環境中，能夠快速和輕鬆地分享檔案非常重要。 文件共享工具允許團隊成員之間共享文件、照片、視頻和其他類型的文件。 這些工具可用於協作或者僅僅共享信息。

優點：

• 允許團隊成員分享文件

缺點：

• 可能難以跟蹤誰有權訪問哪些文件
• 某些功能可能需要付費訂閱

團隊聯繫

由於遠端和混合工作方式的興起，與同事和經理建立聯繫變得比以往任何時候都重要。 團隊聯繫工具為員工提供多種互動和建立關係的方式。 

優點：

• 建立員工之間的聯繫
• 增強公司文化 

缺點：

• 潛在地導致同事之間的日程衝突

行銷

行銷工具幫助團隊創建和管理行銷活動。 它們可用於多種目的，例如電子郵件行銷、社交媒體行銷或內容行銷。

優點：

• 允許行銷團隊跟蹤結果並衡量訊息和活動的成功

缺點：

• 可能需要額外的工具來獲得更詳細的分析

客戶關係管理 (CRM)

CRM軟件幫助組織管理和維護與客戶的關係。 這類軟件可用於銷售、行銷或客戶服務目的。

優點：

• 允許組織跟蹤客戶互動和數據
• 可以幫助改善客戶滿意度

缺點：

• 設置和維護可能需要大量時間投入

內部通信的最佳工具

消息和聊天： Slack

如果您正在尋找一個最佳的職位溝通軟體範例，專注於訊息和聊天，請不要錯過Slack。 這個工具允許用戶從個人、群組和團隊發送和接收消息。

內部網： Guru

Guru是那些想要整合[內部溝通工具和內部網]能力的人的首選工具。 用戶獲得傳統內部網提供的所有協作好處和靈活性。 感謝我們的整合和瀏覽器擴展，用戶不需要離開當前的工作流程即可尋找（或貢獻）答案。

協作： Figma

您的品牌和UX團隊成員可能已經非常熟悉Figma，但這個協作介面設計工具可以使工作中的每個人受益。  他們的FigJam工具在任何白板會議中都非常有用，並且可以與許多可能已經在您技術堆棧中的工具集成。 

知識管理： Guru

Guru可能是一個出色的內部網和內部溝通工具，但它也是一個知識管理解決方案，使人們在需要的時候獲取所需的信息和答案。 使用Guru，您的團隊可以在現有工作流程中創建、共享、訪問和更新信息。 

項目管理： Asana

項目管理將內部通信提升到一個全新的水平，像Asana這樣的一體化工具可以幫助項目經理和個別貢獻者。 除了簡單使用之外，Asana還能輕鬆自動化流程、重複任務和工作流程，使項目管理變得更加簡單和高效。 

視頻會議： Zoom

一個穩固的內部通信計劃需要一個視頻聊天工具來支持，而Zoom已成為企業的普遍選擇。 除了易於使用之外，Zoom還允許用戶錄製會議並為付費帳戶提供高達1080p的解析度。 

文件共享： Google Drive

Google的專業工具組合加上其低廉的價格已經讓Google Drive輕易成為公司和個人中最受歡迎的檔案分享工具之一。 該工具可以無縫整合各種其他流行應用程序，並且具有強大的搜索功能，讓尋找文件變得簡單。 

團隊聯繫： Donut

想要一種隨意的方式與員工聯繫並結識新朋友嗎？ 那就看看Donut吧，這是我們最喜愛的團隊聯繫工具之一。 Donut隨機將員工配對，以便他們進行對話和建立聯繫。 這是一個很好的方式，幫助人們在平時所在的部門和團隊之外見到其他同事。 

行銷： Hubspot

Hubspot已成為一個一體化行銷工具的行業標準。 除了其日程安排和內容創建能力，該工具還允許用戶測量和查看活動的分析和指標。

客戶關係管理： Salesforce

當您想到CRM軟體和團隊溝通工具時，Salesforce可能不會浮現在您的腦海中，但它是最全面的關係管理工具之一。 該工具提供範圍廣泛的服務和整合，適合重視定制和可擴展性的公司。

建立內部通信計劃的7個策略

現在您已經了解了內部溝通工具的基本概念，是時候開始計劃您的策略了。 在開始建立您的計劃時，請記住以下幾點：

• 定義您的目標：您希望通過內部通信實現什麼？ 您想提高員工參與度嗎？ 改善部門之間的溝通？ 確保每個人都了解公司新聞和公告？
• 確定您的受眾：您需要與誰通信？ 所有員工？ 僅限遠程工作者？ 您需要按部門或位置劃分您的消息嗎？
• 選擇正確的渠道：哪些通信渠道最適合您的受眾和目標？ 電子郵件？ 內部網？ Slack？ 視頻會議？

1. 檢視您當前的內部通信方法

看看您現在如何與員工溝通。 是否有任何可以改進的地方或您未使用的工具或渠道，可能會有所幫助？ 參加我們的5分鐘小測驗以確定改進的領域。

2. 識別改進的地方

現在您已經回顧了當前的內部通信，是時候開始考慮改善的方法了。 這裡有幾個點子來幫助您開始：

提高員工的參與度：如果您希望提高 員工參與度，請考慮使用可以進行雙向交流的工具。 這可能是公司論壇或即時消息工具。

使查找信息變得簡單：如果員工在查找所需信息時遇到困難，請考慮使用可搜索的內部網或一個 內部通信平台 ，允許標籤和分類內容。

讓每個人意見一致：如果您希望確保每個人都在接收相同的消息，請考慮使用一個可以針對特定群體發送消息的工具，或者允許您一次性向所有人發送消息的工具。

3. 徵求意見和想法

詢問您的員工他們認為內部通信可以如何改進。 他們希望看到哪些工具或方法的實施？ 他們認為什麼運行良好，什麼需要改變？ 在您對內部溝通計劃做出更改後，您也可以徵求反饋。 這將幫助您評估更改是否達到預期效果。

4. 定期交流

一旦您實施了內部溝通計劃，與員工定期溝通是非常重要的。 這可以通過每週或每月的更新、公司範圍內的公告或一般的檢查來進行。

確保讓您的員工了解計劃的任何更改或更新，並徵求他們對進展的反饋。 內部通信是一個持續的過程，因此請確保定期檢視和更新您的計劃。

5. 提供員工資源和培訓

如果您希望員工使用您設置的內部溝通工具和渠道，提供員工資源和培訓是非常重要的。 這可能包括以下內容：

• 工具使用的快速入門指南
• 在線教程或使用說明視頻
• 面對面培訓或小組會議

6. 設定黃金規則

為內部通信設置一項公司範圍內的標準（或“金則”）是重要的，以定義員工應該如何期望接收和消費信息。 這可以是一些簡單的規定，例如  「所有員工必須每天查看公司的內部網」或更複雜的要求。 在Guru，我們的規則是：

我們尋找並分享知識。 為了使這一切奏效，您和您在Guru工作的每一位同事之間必須存在一個“合同”。 這意味著我們每一個人都承諾要做兩件事…

(1) 你們要以非同步的方式分享你的知識，知道其他人會尋找和消化你所分享的內容。 你認識到你分享的對象，並為他們進行優化，因為你希望他們能理解這些內容。

(2) 你尋求消化其他人花時間準備與您分享的知識。 如果所分享的內容不清晰或不相關，你認識到分享反饋以改善未來分享內容的價值。

通過設定規則，你可以幫助確保每個人都在同一頁面上，並且溝通是一致的。

7. 利用模板 

改善您的內部溝通不一定要是一個耗時的過程。 有許多 模板 和自動化工具可以幫助你簡化過程並節省時間。 

使用模板來處理公司公告、會議記錄或狀態更新，以在公司內部設立標準，並利用自動化工具來安排和發送消息，或創建和分發內容。