Wat zijn interne communicatietools?

Interne communicatietools zijn software die bedrijven helpt om werknemerscommunicatie te beheren. Deze tools kunnen helpen de communicatie tussen managers en werknemers te stroomlijnen, of tussen werknemers onderling. Ze kunnen ook helpen de behoefte aan persoonlijke vergaderingen te verminderen, wat tijd en geld kan besparen.

Voorbeelden van interne communicatie

Er zijn verschillende manieren om op het werk te communiceren, maar hier zijn enkele universele interacties die vrijwel op elke werkplek plaatsvinden:

Communicatie van management naar werknemer

Dit soort interne communicatie richt zich sterk op de organisatiestructuur en de top-down levering van informatie van managers en besluitvormers naar individuele bijdragers. Het kan van alles zijn, van je gebruikelijke 1:1 managervergadering tot een snelle DM om te bevestigen dat je nog steeds op schema ligt om een deadline te halen.

Communicatie van werknemer naar management

Als je op zoek bent naar een manier voor werknemers om belangrijke informatie aan het management door te geven, moet je je richten op communicatie van werknemers naar het management. Communicatie zoals deze is doorgaans samenwerkingsgericht omdat het zich richt op de werknemers als geheel. 

Peer-to-peer communicatie

Of je nu met iemand uit je team praat of een gesprek hebt met een andere individuele bijdrager, je werkt aan het bevorderen van communicatie tussen collega's. Dit is communicatie die tussen personeelsleden gedurende de dag plaatsvindt.

Crisiscommunicatie

Dit kritieke type interne communicatie kan de strategieën, systemen en processen schetsen die organisaties gebruiken om te communiceren tijdens een crisis. Aangezien deze problemen zelden met waarschuwing optreden, is het belangrijk voor organisaties om na te denken over hoe ze situaties moeten aanpakken voordat ze zich voordoen.

Verandercommunicatie

Het maakt niet uit of je te maken hebt met iets kleins of een grote aanpassing, het vereist de juiste soort communicatie om verandermanagement aan te pakken. Verandercommunicatie moet werknemers helpen te begrijpen welke veranderingen te verwachten zijn, wanneer en waarom deze plaatsvinden, evenals context over hoe de wijziging de hele organisatie of individuele teams zal beïnvloeden.

Waarom zijn communicatietools belangrijk?

In de huidige werkplek is communicatie essentieel. De juiste tools kunnen een groot verschil maken in hoe goed je team samenwerkt en hoe efficiënt je dingen gedaan krijgt.

‍

‍

De voordelen van communicatietools

• Faciliteert samenwerking tussen teams
• Vermindert verloren tijd
• Elimineert geografische barrières
• Verbetert efficiëntie, helderheid en transparantie
• Geeft werknemers de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen
• Bevorder een betrokken werkplek

Zonder een communicatietool is de kans groot dat je tegen problemen aanloopt bij het coördineren van werk, het houden van iedereen op dezelfde pagina en simpelweg je punt overbrengen. Wanneer communicatie ineffectief is, kan dit leiden tot frustratie, verloren tijd of informatie-overload.

Kenmerken van een effectieve communicatietool

Zoekfuncties

De mogelijkheid om specifieke berichten of gesprekken te zoeken is een essentieel onderdeel van elke geweldige communicatietool. Deze tools moeten functies hebben waarmee je kunt zoeken op sleutelwoorden, mensen, data, tags, categorieën en zelfs bijlagen. Door gebruikers in staat te stellen de informatie die ze nodig hebben gemakkelijk te vinden zonder binnen projecten te hoeven zoeken.

Maximaliseer de mogelijkheden van je interne communicatietools door ze te verbinden met compatibele enterprise AI-zoekfuncties. Bijvoorbeeld, met Guru kun je directe antwoorden krijgen die zijn gehaald uit je chatgesprekken—zonder je workflow te verlaten om ze te zoeken.

Organisatie en structuur

Een georganiseerde communicatietool stelt gebruikers in staat om informatie te structureren op de manieren die het beste voor hen werken. Veel communicatietools hebben de mogelijkheid om kanalen, tagging en zelfs aangepaste velden te creëren om informatie te helpen organiseren. 

De mogelijkheid om te controleren hoe informatie wordt gepresenteerd, maakt het voor gebruikers gemakkelijker om de informatie te vinden die ze nodig hebben en vermindert de algehele rommel in een project.

Nieuwsfeed

Communicatietools die gebruikers een nieuwsfeed bieden, stellen teams in staat om te zien wat er in realtime gebeurt. Deze functie is belangrijk om iedereen op dezelfde pagina te houden en up-to-date te blijven over de laatste activiteit en projectontwikkelingen tussen teams.

Meldingen en aankondigingen

De mogelijkheid om meldingen te ontvangen over specifieke gesprekken of berichten is een belangrijke functie van communicatietools. Dit stelt gebruikers in staat om op de hoogte te blijven van de laatste activiteit in een project en zorgt ervoor dat er geen belangrijke informatie wordt gemist.

Bestand delen

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven meerdere tools gebruiken voor interne communicatie, wat een bestanddeel voor delen van bestanden cruciaal maakt. De mogelijkheid om PDF's, afbeeldingen, video's en andere bestandstypen te delen, kan het veel gemakkelijker maken voor teamleden om samen aan projecten te werken.

Sociale media delen

De mogelijkheid om informatie te delen met mensen buiten je bedrijf is een groot voordeel van communicatietools. Deze functie stelt je in staat om snel contact te maken met prospects, klanten, partners en andere belanghebbenden.

Activiteiten volgen

De mogelijkheid om activiteiten bij te houden is een functie die gebruikers kan helpen de geschiedenis te zien van wat er in een project is gezegd en gedaan. In staat zijn om de activiteitengeschiedenis te bekijken kan ook handig zijn wanneer je aan verschillende projecten werkt, omdat het kan dienen als een bladwijzer voor het verwijzen naar waar je aan werkt zonder door elk project afzonderlijk te hoeven zoeken. Het kan ook nuttig zijn voor auditdoeleinden of eenvoudigweg het begrijpen van hoe een project in de loop van de tijd is veranderd.

Beveiliging en machtigingen

Beveiliging speelt een belangrijke rol in hoe je informatie wordt opgeslagen. Het gebruik van een communicatietool die geavanceerde machtigingen en beveiliging biedt, kan je gemoedsrust geven dat je gegevens veilig zijn.

Ondersteuning voor meerdere talen

Ondersteuning voor meerdere talen wordt vaak over het hoofd gezien als het gaat om communicatietools. Het kan echter een cruciale functie zijn voor bedrijven met werknemers of klanten die zich op verschillende delen van de wereld bevinden. 

De mogelijkheid om tools in verschillende talen te gebruiken, bevordert ook een inclusieve omgeving en kan werknemers of klanten in staat stellen om het programma in hun moedertaal te genieten.

Interacties en discussies

Wanneer je binnen een tool werkt, kan het nuttig zijn om de mogelijkheid te hebben om met andere gebruikers in een discussie te interageren zonder een aparte tool te hoeven gebruiken. Deze functie stelt je in staat om vragen te stellen, feedback te geven en in realtime samen te werken met anderen.

Mobiele app

De mogelijkheid om je communicatietool onderweg te bereiken, is een groot voordeel. Mobiele apps stellen gebruikers in staat om verbinding te houden en aan projecten te blijven werken, zelfs wanneer ze niet op kantoor zijn. Het kan teams helpen om zich bewust te zijn van dringende updates of meldingen zodra ze zich voordoen.

Integraties

De mogelijkheid om te integreren met de andere tools die je hebt, kan de communicatie naadlozer maken. Dit kan projectmanagementtools, klantrelatiebeheer (CRM) systemen en zelfs boekhoudsoftware omvatten. 

Terwijl sommige tools deze integraties standaard hebben, vereisen andere misschien het gebruik van software van derden, dus het is belangrijk om te overwegen wat het beste voor je team zou werken bij het kiezen van je communicatietool.

Types van interne communicatietools

Er is een breed scala aan tools die bijdragen aan de kwaliteit van de interne communicatiestrategie van een bedrijf. Hier zijn enkele van de belangrijkste:

• Berichten en chat
• Intranet
• Samenwerkingstools
• Kennisbeheer 
• Projectbeheer 
• Stem- en videoconferencing
• Bestand delen 
• Teambinding
• Klantenrelatiebeheer (CRM)

Berichten en chat

Berichten en live chattools stellen teams in staat om in realtime te communiceren, of ze nu in dezelfde ruimte zijn of over de hele wereld. Deze tools maken snelle en gemakkelijke communicatie tussen teamleden mogelijk zonder dat er face-to-face interactie nodig is.

Enkele voordelen van deze tools zijn dat ze kunnen worden gebruikt voor informele gesprekken, ze maken een snelle uitwisseling van informatie mogelijk en ze kunnen worden gebruikt om bestanden en links te delen.

Aan de andere kant kan het moeilijk zijn om een terug- en vooruitgesprek te voeren en kan het storend zijn als het wordt gebruikt voor gesprekken die niet met werk te maken hebben.

Intranet 

Intranets zijn privénetwerken dat alleen toegankelijk is voor de werknemers van een organisatie.Werknemers intranets bieden een platform voor teams om te communiceren terwijl ze op de hoogte blijven van bedrijfsnieuws en aankondigingen. 

Voordelen:

• Kan worden gebruikt om gevoelige informatie te delen
• Maakt samenwerking aan projecten eenvoudig
• Kan worden aangepast aan de behoeften van de organisatie

Nadelen:

• Kan moeilijk zijn op te zetten en te onderhouden
• Niet alle werknemers hebben mogelijk toegang tot het netwerk

Samenwerkingstools

In een samenwerkingsgerichte werkplek is het belangrijk om samen aan documenten te kunnen werken. Document samenwerkingshulpmiddelen stellen teamleden in staat om gelijktijdig aan hetzelfde document te werken, en elkaars wijzigingen in real-time te zien. Deze tools kunnen worden gebruikt voor brainstormsessies, het schrijven van documenten,  ontwerpwerk of samenwerking aan presentaties. 

Voordelen:

• Kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt
• Stelt teamleden in staat om samen in realtime te werken
• Kan worden gebruikt voor brainstormsessies

Nadelen:

• Kan training vereisen voor teamleden om deze correct te gebruiken

Kennisbeheer

In het tijdperk van informatie is het belangrijk om bedrijfskennis te beheren en te delen, terwijl je een enkele bron van waarheid binnen de organisatie behoudt.Kennisbeheer tools helpen teams te organiseren, opslaan en delen van informatie terwijl ze de verspilling van tijd minimaliseren. 

Voordelen:

• Kan worden gebruikt om een verscheidenheid aan informatie op te slaan en te delen
• Maakt een gemakkelijke terughaalbaarheid van informatie mogelijk
• Kan teams helpen georganiseerd te blijven
• Sommige tools voor kennisbeheer hebben de flexibiliteit om ook als een intranet te fungeren

Nadelen:

• Verouderde tools kunnen een grote tijdsinvestering vereisen om op te zetten en te onderhouden

Hoewel verouderde tools meestal een hoge toegangsdrempel hebben, stellen next-gen tools (inclusief Guru) je in staat om je kennisbasis eenvoudig op te bouwen door het gewoon te gebruiken, dankzij AI-ondersteunde functies en de mogelijkheid om verbinding te maken met alle tools in je bestaande workflow.

Projectbeheer

Projectmanagementtools helpen teams om projecten te plannen, volgen en uit te voeren. Deze tools kunnen worden gebruikt voor kleine projecten of grote initiatieven en stellen werknemers in staat om deadlines te beheren en hun voortgang bij te houden.

Voordelen:

• Kan worden gebruikt voor kleine of grote projecten
• Stelt werknemers in staat om deadlines te beheren en voortgang bij te houden
• Kan teams helpen om binnen budget te blijven

Nadelen:

• Kan moeilijk te leren en te gebruiken zijn
• Kan onflexibel zijn afhankelijk van welke teams ze gebruiken
• Kan voortdurende training voor teamleden vereisen

Stem- en videovergadering

Stem- en videovergaderingshulpmiddelen stellen teamleden in staat om met elkaar te communiceren zonder in dezelfde fysieke ruimte te zijn. Deze tools kunnen worden gebruikt voor teamvergaderingen, trainingssessies of één-op-één consultaties. Videovergaderingen kunnen ook worden gebruikt om verbinding te maken met medewerkers of klanten op afstand. 

Voordelen:

• Kan worden gebruikt voor allerlei soorten gesprekken
• Stelt teamleden in staat om met elkaar te verbinden zonder in dezelfde kamer te zijn

Nadelen:

• Kan duur zijn om in te stellen

Bestand delen

In een digitale werkomgeving is het belangrijk om bestanden snel en eenvoudig te kunnen delen. Bestanddeelhulpmiddelen stellen teamleden in staat om documenten, foto's, video's en andere soorten bestanden met elkaar te delen. Deze tools kunnen worden gebruikt voor samenwerking of gewoon om informatie te delen.

Voordelen:

• Stelt teamleden in staat om bestanden te delen

Nadelen:

• Kan moeilijk zijn om bij te houden wie toegang heeft tot welke bestanden
• Kan een betaald abonnement vereisen voor bepaalde functies

Team bonding

Dankzij de opkomst van afstands- en hybride werk is het vinden van manieren om een band op te bouwen met collega's en managers belangrijker dan ooit. Team bonding tools bieden werknemers verschillende manieren om te interageren en relaties op te bouwen op verschillende manieren. 

Voordelen:

• Bouwt connecties op tussen werknemers
• Voegt toe aan de bedrijfscultuur 

Nadelen:

• Potentieel om planningsconflicten onder collega's te veroorzaken

Marketing

Marketingtools helpen teams bij het creëren en beheren van marketingcampagnes. Ze kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals e-mailmarketing, sociale media marketing of contentmarketing.

Voordelen:

• Stelt marketingteams in staat om resultaten te volgen en messaging en campagnesucces te meten

Nadelen:

• Extra tools kunnen vereist zijn voor meer gedetailleerde analyses

Klantenrelatiebeheer (CRM)

CRM-software helpt organisaties om relaties met hun klanten te beheren en te onderhouden. Dit soort software kan worden gebruikt voor verkoop-, marketing- of klantenservice-doeleinden.

Voordelen:

• Stelt organisaties in staat om klantinteracties en gegevens te volgen
• Kan helpen om klanttevredenheid te verbeteren

Nadelen:

• Kan een grote tijdsinvestering vereisen om op te zetten en te onderhouden

Top tools voor interne communicatie

Messaging en chat: Slack

Als je op zoek bent naar een voorbeeld van het beste communicatie- en chatgerelateerde software voor medewerkers, kijk dan niet verder dan Slack. Deze tool stelt gebruikers in staat om berichten te verzenden en te ontvangen van individuen, groepen en teams

Intranet: Guru

Guru is de voorkeurs-tool voor mensen die de gecombineerde mogelijkheden van [interne communicatiehulpmiddelen en intranets] willen. Gebruikers krijgen alle voordelen en flexibiliteit van samenwerking die traditionele intranets aanbieden. En dankzij onze integraties en browserextensie hoeven gebruikers niet uit hun huidige workflow te navigeren om antwoorden te vinden (of bij te dragen).

Samenwerking: Figma

Het is mogelijk dat je merk- en UX-teamleden al heel goed bekend zijn met Figma, maar dit samenwerkende interfaceontwerptool kan iedereen op het werk ten goede komen.  Hun FigJam-tool kan zeer nuttig zijn voor elke whiteboarding-sessie, en het integreert met verschillende tools die al deel uitmaken van jouw technische stack. 

Kennisbeheer: Guru

Guru kan een geweldige intranet- en interne communicatietool zijn, maar het is ook een kennisbeheersoplossing die mensen de informatie en antwoorden geeft die ze op het juiste moment nodig hebben. Met Guru kan je team informatie creëren, delen, toegang krijgen en bijwerken direct in de context van hun bestaande workflow. 

Projectbeheer: Asana

Projectbeheer tilt interne communicatie naar een geheel nieuw niveau, en een alles-in-één-tool zoals Asana kan zowel PM's als individuele bijdragers helpen. Naast dat het eenvoudig is in gebruik, maakt Asana het gemakkelijk om processen te automatiseren, taken te herhalen en werkstromen te creëren die het beheren van projecten veel gemakkelijker en efficiënter maken. 

Videovergadering: Zoom

Een solide intern communicatieplan heeft een videochat-tool nodig om het kracht te geven, en Zoom is de alomtegenwoordige keuze voor bedrijven geworden. Naast gebruiksgemak stelt Zoom gebruikers ook in staat om vergaderingen op te nemen en biedt het tot 1080p-resolutie voor betaalde accounts. 

Bestand delen: Google Drive

De suite van professionele tools van Google, gecombineerd met de beruchte lage prijs, heeft ervoor gezorgd dat Google Drive een van de populairste bestandsdelingshulpmiddelen is voor zowel bedrijven als individuen. De tool kan naadloos integreren met een verscheidenheid aan andere populaire apps en heeft een krachtige zoekfunctie die het vinden van bestanden eenvoudig maakt. 

Team bonding: Donut

Wil je een informele manier om verbonden te zijn met werknemers en nieuwe vrienden te ontmoeten? Zoek niet verder dan Donut, een van onze favoriete team bonding-tools. Donut koppelt werknemers willekeurig voor gesprekken en kansen om verbinding te maken. Dit is een geweldige manier om mensen te helpen andere collega's buiten hun gebruikelijke afdelingen en teams te ontmoeten. 

Marketing: Hubspot

Hubspot is de industriestandaard geworden als een alles-in-één marketingtool. Naast zijn plannings- en contentcreatiemogelijkheden, stelt de tool gebruikers ook in staat om analyses en statistieken van campagnes te meten en bekijken.

Klantenrelatiebeheer: Salesforce

Salesforce komt misschien niet meteen in je op als je denkt aan CRM-software en teamcommunicatietools, maar het is een van de meest uitgebreide relatiebeheertools die beschikbaar zijn. De tool wordt geleverd met een breed scala aan diensten en integraties en is ideaal voor bedrijven die zich zorgen maken over aanpassing en schaalbaarheid.

7 strategieën voor het opbouwen van je interne communicatiestrategie

Nu je de basisprincipes van interne communicatietools kent, is het tijd om je strategie te beginnen plannen. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden terwijl je begint met het bouwen van je plan:

• Definieer je doelen: Wat wil je bereiken met je interne communicatie? Wil je de betrokkenheid van werknemers vergroten? Verbeter de communicatie tussen afdelingen? Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit over bedrijfsnieuws en aankondigingen?
• Identificeer je doelgroep: Wie moet je communiceren? Alle werknemers? Slechts afstandswerkers? Moet je je berichten segmenteren op afdeling of locatie?
• Kies de juiste kanalen: Welke communicatiekanalen werken het beste voor jouw publiek en doelen? E-mail? Intranet? Slack? Videovergadering?

1. Beoordeel je huidige interne communicatiemethoden

Bekijk de manier waarop je momenteel met je werknemers communiceert. Zijn er gebieden die verbeterd kunnen worden of tools of kanalen die je niet gebruikt die nuttig kunnen zijn? Neem onze 5-minuten quiz om gebieden voor verbetering te bepalen.

2. Identificeer verbetermogelijkheden

Nu je je huidige interne communicatie hebt herzien, is het tijd om na te denken over manieren om te verbeteren. Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen:

Verhoog de betrokkenheid van werknemers: Als je de betrokkenheid van werknemers wilt vergroten, overweeg dan om tools te gebruiken die twee-weg communicatie mogelijk maken. Dit kan iets zijn zoals een bedrijfsforum of een instant messaging-tool.

Gemakkelijk informatie vinden: Als werknemers moeite hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben, overweeg dan om een doorzoekbaar intranet of een intern communicatietplatform te gebruiken dat tagging en categorisering van inhoud mogelijk maakt.

Krijg iedereen op dezelfde pagina: Als je ervoor wilt zorgen dat iedereen dezelfde berichten ontvangt, overweeg dan om een tool te gebruiken die je in staat stelt om specifieke groepen mensen te targeten of waarmee je berichten naar iedereen tegelijk kunt sturen.

3. Vraag om feedback en ideeën

Vraag je werknemers hoe ze denken dat interne communicatie verbeterd kan worden. Welke tools of methoden zouden ze graag geïmplementeerd zien? Wat vinden ze dat goed werkt en wat moet er veranderd worden? Je kunt ook om feedback vragen nadat je wijzigingen in je interne communicatieplan hebt aangebracht. Dit zal je helpen om te bepalen of de wijzigingen het gewenste effect hebben.

4. Communiceer regelmatig

Zodra je je interne communicatieplan hebt geïmplementeerd, is het belangrijk om regelmatig met je medewerkers te communiceren. Dit kan zijn door middel van wekelijkse of maandelijkse updates, aankondigingen op bedrijfsniveau of gewoon algemene check-ins.

Zorg ervoor dat je je werknemers op de hoogte houdt van eventuele wijzigingen of updates aan het plan en vraag om hun feedback over hoe het gaat. Interne communicatie is een doorlopend proces, dus zorg ervoor dat je je plan regelmatig herzien en bijwerken.

5. Bied werknemersbronnen en training aan

Als je wilt dat jouw medewerkers gebruikmaken van de interne communicatietools en -kanalen die je hebt opgezet, is het belangrijk om middelen en training voor medewerkers aan te bieden. Dit kan dingen omvatten zoals:

• Een snelstartgids voor het gebruik van de tools
• Online tutorials of how-to-video's
• In-person training of groepssessies

6. Stel een gouden regel in

Het is belangrijk om een standaard voor het bedrijf vast te stellen (of “Gouden Regel”) voor interne communicatie die definieert hoe medewerkers informatie mogen verwachten te ontvangen en consumeren. Dit kan iets eenvoudigs zijn zoals  "alle werknemers moeten de bedrijfsintranet elke dag controleren" of iets complexer. Bij Guru is onze:

Wij Zoeken en Delen Kennis. Voor dit alles moet er een “contract” zijn tussen jou en iedereen met wie je bij Guru werkt. Dit betekent dat ieder van ons zich inzet om 2 dingen te doen…

(1) je delen van je kennis asynchroon, wetende dat iedereen anders zal proberen te begrijpen wat je deelt. Je herkent het publiek waar je naar deelt en optimaliseert voor hen omdat het belangrijk voor je is dat ze het begrijpen.

(2) je zoekt naar het begrijpen van de kennis die anderen tijd hebben besteed aan het voorbereiden om met jou te delen. Als wat er gedeeld wordt onduidelijk of niet relevant is, erken je de waarde van het delen van die feedback om te verbeteren wat in de toekomst gedeeld wordt.

Door een regel vast te stellen, kun je ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat de communicatie consistent is.

7. Gebruik sjablonen 

Het verbeteren van uw interne communicatie hoeft geen tijdrovend proces te zijn. Er zijn verschillende sjablonen en automatiseringstools die je kunnen helpen om het proces te stroomlijnen en tijd te besparen. 

Gebruik sjablonen voor dingen zoals bedrijfsmededelingen, notulen of statusupdates om normen bedrijfsoverstijgend vast te stellen, en maak gebruik van automatiseringstools om berichten in te plannen en te verzenden of om content te creëren en te verspreiden.