Was sind interne Kommunikationswerkzeuge?

Interne Kommunikationswerkzeuge sind Software, die Unternehmen dabei hilft, die Kommunikation der Mitarbeiter zu verwalten. Diese Werkzeuge können helfen, die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern oder zwischen den Mitarbeitern selbst zu optimieren. Sie können auch helfen, die Notwendigkeit von persönlichen Meetings zu verringern, was Zeit und Geld sparen kann.

Beispiele für interne Kommunikation

Es gibt viele Möglichkeiten, am Arbeitsplatz zu kommunizieren, aber hier sind einige universelle Interaktionen, die an fast jedem Arbeitsplatz stattfinden:

Management-zu-Mitarbeiter Kommunikation

Diese Art der internen Kommunikation legt einen strengen Fokus auf die Organisationsstruktur und die top-down Weiterleitung von Informationen von Managern und Entscheidungsträgern zu einzelnen Mitwirkenden. Es kann alles sein, von deinem üblichen 1:1-Managermeeting bis zu einer schnellen DM, um zu bestätigen, dass du weiterhin auf Kurs bist, um eine Frist einzuhalten.

Mitarbeiter-zu-Management Kommunikation

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, wie Mitarbeiter wichtige Informationen an das obere Management kommunizieren können, musst du dich auf die Kommunikation von Mitarbeitern nach oben konzentrieren. Diese Kommunikation neigt dazu, kollaborativ zu sein, da sie den Fokus auf die Belegschaft als Ganzes legt. 

Peer-to-Peer Kommunikation

Egal, ob du mit jemandem aus deinem Team sprichst oder ein Gespräch mit einem anderen Einzelbeitragenden führst, du arbeitest daran, die Kommunikation zwischen Gleichgestellten zu fördern. Das ist die Kommunikation, die tagsüber zwischen den Mitarbeitern stattfindet.

Krisenkommunikation

Diese kritische Art der internen Kommunikation kann die Strategien, Systeme und Prozesse umreißen, die Organisationen verwenden, um während einer Krise zu kommunizieren. Da diese Probleme selten mit Vorwarnung auftreten, ist es wichtig, dass Organisationen in Betracht ziehen, wie sie mit Situationen umgehen, bevor sie eintreten. 

Änderungskommunikation

Unabhängig davon, ob du es mit etwas Kleinem oder einer größeren Anpassung zu tun hast, braucht es die richtige Art von Kommunikation, um das Änderungsmanagement zu bewältigen. Die Änderungscommunication sollte den Mitarbeitern helfen, erwartete Änderungen zu verstehen, wann und warum sie stattfinden, sowie den Kontext dazu, wie die Änderung die gesamte Organisation oder einzelne Teams betreffen wird. 

Warum sind Kommunikationswerkzeuge wichtig?

In der heutigen Arbeitswelt ist Kommunikation entscheidend. Die richtigen Werkzeuge können einen großen Unterschied machen, wie gut Ihr Team zusammenarbeitet und wie effizient Sie Dinge erledigen können.

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Die Vorteile von Kommunikationswerkzeugen

• Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams
• Reduziert verschwendete Zeit
• Beseitigt geografische Barrieren
• Verbessert Effizienz, Klarheit und Transparenz
• Gibt Mitarbeitern die Informationen, die sie brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen
• Fördert ein engagiertes Arbeitsumfeld

Ohne ein Kommunikationstool wirst du wahrscheinlich auf Probleme stoßen, wenn es darum geht, die Arbeit zu koordinieren, alle auf dem gleichen Stand zu halten und einfach deinen Standpunkt zu vermitteln. Wenn Kommunikation ineffektiv ist, kann dies zu Frustration, Zeitverschwendung oder Informationsüberlastung führen.

Funktionen eines effektiven Kommunikationswerkzeugs

Suchfunktionen

Die Fähigkeit, nach bestimmten Nachrichten oder Gesprächen zu suchen, ist ein entscheidendes Element jedes großartigen Kommunikationswerkzeugs. Diese Werkzeuge sollten über Funktionen verfügen, die es Ihnen ermöglichen, nach Schlüsselwörtern, Personen, Daten, Tags, Kategorien und sogar Anhängen zu suchen. Es ermöglicht den Benutzern, die Informationen, die sie benötigen, leicht zu finden, ohne innerhalb von Projekten suchen zu müssen.

Maximieren Sie die Funktionen Ihrer internen Kommunikationswerkzeuge, indem Sie sie mit kompatibler KI-Suchtechnologie verbinden. Zum Beispiel kannst du mit Guru sofortige Antworten erhalten, die aus deinen Chatgesprächen stammen—ohne deinen Workflow zu verlassen, um sie zu suchen.

Organisation und Struktur

Ein organisiertes Kommunikationswerkzeug ermöglicht es den Benutzern, Informationen auf die Art und Weise zu strukturieren, die für sie am besten geeignet ist. Viele Kommunikationswerkzeuge bieten die Möglichkeit, Kanäle zu erstellen, zu taggen und sogar benutzerdefinierte Felder zu verwenden, um Informationen zu organisieren. 

Die Fähigkeit zu steuern, wie Informationen präsentiert werden, erleichtert es den Benutzern, die Informationen zu finden, die sie benötigen, und reduziert die Gesamtübersichtlichkeit eines Projekts.

Nachrichtenfeed

Kommunikationswerkzeuge, die den Benutzern einen Nachrichtenfeed bereitstellen, ermöglichen es den Teams, in Echtzeit zu sehen, was geschieht. Dieses Feature ist wichtig, um alle auf demselben Stand zu halten und über die neuesten Aktivitäten und Entwicklungen in Projekten auf dem Laufenden zu bleiben.

Benachrichtigungen und Ankündigungen

Die Fähigkeit, Benachrichtigungen über bestimmte Gespräche oder Nachrichten zu erhalten, ist ein wesentliches Merkmal von Kommunikationswerkzeugen. Das ermöglicht den Benutzern, über die neuesten Aktivitäten in einem Projekt auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verpasst werden.

Dateifreigabe

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mehrere Tools für interne Kommunikation verwenden, was eine Dateifreigabefunktion unerlässlich macht. Die Fähigkeit, PDFs, Bilder, Videos und andere Dateitypen zu teilen, kann es den Teammitgliedern erheblich erleichtern, an Projekten zusammenzuarbeiten.

Soziale Freigabe

Die Fähigkeit, Informationen mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen, ist ein großer Vorteil von Kommunikationswerkzeugen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell mit Interessenten, Kunden, Partnern und anderen Beteiligten in Kontakt zu treten.

Aktivitätsverfolgung

Die Fähigkeit, Aktivitäten zu verfolgen, ist eine Funktion, die Benutzern helfen kann, die Historie dessen zu sehen, was in einem Projekt gesagt und getan wurde. Die Möglichkeit, den Aktivitätsverlauf einzusehen, kann auch hilfreich sein, wenn an mehreren Projekten gearbeitet wird, da er als Lesezeichen für den Bezug auf das dienen kann, woran du arbeitest, ohne jedes Projekt einzeln durchsuchen zu müssen. Es kann auch hilfreich sein für Prüfzwecke oder einfach zum Verständnis, wie sich ein Projekt im Laufe der Zeit entwickelt hat.

Sicherheit und Berechtigungen

Sicherheit spielt eine wichtige Rolle dabei, wie Ihre Informationen gespeichert werden. Die Verwendung eines Kommunikationswerkzeugs, das erweiterte Berechtigungen und Sicherheit bietet, kann Ihnen die Gewissheit geben, dass Ihre Daten sicher sind.

Mehrsprachige Unterstützung

Die mehrsprachige Unterstützung wird oft übersehen, wenn es um Kommunikationswerkzeuge geht. Sie kann jedoch ein kritisches Merkmal für Unternehmen sein, die Mitarbeiter oder Kunden in verschiedenen Teilen der Welt haben. 

Die Fähigkeit, Werkzeuge in mehreren Sprachen zu nutzen, fördert auch ein integratives Umfeld und ermöglicht es Mitarbeitern oder Kunden, das Programm in ihrer eigenen Sprache zu genießen.

Interaktionen und Diskussionen

Wenn Sie innerhalb eines Werkzeugs arbeiten, kann es hilfreich sein, die Möglichkeit zu haben, mit anderen Benutzern in einer Diskussion zu interagieren, ohne ein separates Werkzeug nutzen zu müssen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und in Echtzeit mit anderen zusammenzuarbeiten.

Mobile App

Die Möglichkeit, auf Ihr Kommunikationswerkzeug unterwegs zuzugreifen, ist ein großer Vorteil. Mobile Apps ermöglichen es Benutzern, verbunden zu bleiben und an Projekten weiterzuarbeiten, auch wenn sie sich nicht im Büro befinden. Sie kann Teams helfen, über dringende Aktualisierungen oder Benachrichtigungen Bescheid zu wissen, sobald sie auftreten.

Integrationen

Die Fähigkeit sich mit den anderen Tools zu integrieren, die du hast, kann die Kommunikation nahtloser machen. Dies kann Projektmanagement-Tools, Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und sogar Buchhaltungssoftware umfassen. 

Während einige Tools diese Integrationen eingebaut haben, benötigen andere möglicherweise die Verwendung von Drittanbieter-Software, daher ist es wichtig zu prüfen, was am besten für dein Team funktioniert, wenn du dein Kommunikationstool auswählst.

Arten von internen Kommunikationswerkzeugen

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die zur Qualität der internen Kommunikationsstrategie eines Unternehmens beitragen. Hier sind einige der wichtigsten:

• Messaging und Chat
• Intranet
• Zusammenarbeitswerkzeuge
• Wissensmanagement 
• Projektmanagement 
• Sprach- und Videokonferenzen
• Dateifreigabe 
• Teambindung
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Messaging und Chat

Messaging- und Live-Chat-Tools ermöglichen es Teams, in Echtzeit zu kommunizieren, egal ob im selben Raum oder weltweit. Diese Werkzeuge ermöglichen eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen Teammitgliedern, ohne dass persönliche Interaktionen erforderlich sind.

Einige der Vorteile dieser Werkzeuge sind, dass sie für informelle Gespräche verwendet werden können, sie ermöglichen einen schnellen Austausch von Informationen und sie können auch verwendet werden, um Dateien und Links zu teilen.

Auf der anderen Seite kann es schwierig sein, ein wechselseitiges Gespräch zu führen, und es kann störend sein, wenn sie für nicht arbeitsbezogene Gespräche verwendet werden.

Intranet 

Intranets sind private Netzwerke die nur für Mitarbeiter einer Organisation zugänglich sind. Mitarbeiter-Intranets bieten eine Plattform, damit Teams kommunizieren können, während sie über Unternehmensnachrichten und Ankündigungen auf dem Laufenden bleiben. 

Vorteile:

• Kann verwendet werden, um vertrauliche Informationen zu teilen
• Ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit an Projekten
• Kann an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden

Nachteile:

• Kann schwer einzurichten und zu pflegen sein
• Nicht alle Mitarbeiter haben möglicherweise Zugang zum Netzwerk

Zusammenarbeitswerkzeuge

In einem kollaborativen Arbeitsplatz ist es wichtig, gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können. Dokumenten-Kollaborationstools ermöglichen es Teammitgliedern, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten und die Änderungen der anderen in Echtzeit zu sehen. Diese Tools können für Brainstorming-Sitzungen, das Schreiben von Dokumenten,  Designarbeiten oder die Zusammenarbeit an Präsentationen verwendet werden. 

Vorteile:

• Kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden
• Ermöglicht es den Teammitgliedern, in Echtzeit zusammenzuarbeiten
• Kann für Brainstorming-Sitzungen genutzt werden

Nachteile:

• Kann Schulungen für Teammitglieder erfordern, um korrekt verwendet zu werden

Wissensmanagement

Im Informationszeitalter ist es wichtig, Unternehmenswissen zu verwalten und zu teilen, während innerhalb der Organisation eine einzige Wahrheit aufrechterhalten wird. Wissensmanagement-Tools helfen Teams, Informationen zu organisieren, zu speichern und zu teilen, während sie die verschwendete Zeit minimieren. 

Vorteile:

• Kann verwendet werden, um eine Vielzahl von Informationen zu speichern und zu teilen
• Ermöglicht eine einfache Wiederbeschaffung von Informationen
• Kann Teams helfen, organisiert zu bleiben
• Einige Wissensmanagement-Tools bieten die Flexibilität, auch als Intranet zu fungieren

Nachteile:

• Legacy-Werkzeuge können eine große Zeitinvestition für Einrichtung und Pflege erfordern

Während Legacy-Werkzeuge tendenziell eine hohe Eintrittsbarriere haben, ermöglichen es Next-Gen-Werkzeuge (einschließlich Guru), Ihre Wissensbasis einfach im Rahmen der Nutzung aufzubauen, dank KI-gestützter Funktionen und der Möglichkeit, mit all den Werkzeugen in Ihrem bestehenden Workflow zu verbinden.

Projektmanagement

Projektmanagement-Werkzeuge helfen Teams, Projekte zu planen, zu verfolgen und auszuführen. Diese Werkzeuge können für kleine Projekte oder große Initiativen verwendet werden und erlauben es den Mitarbeitern, Fristen zu verwalten und ihren Fortschritt zu verfolgen.

Vorteile:

• Kann für kleine oder große Projekte verwendet werden
• Ermöglicht es den Mitarbeitern, Fristen zu verwalten und den Fortschritt zu verfolgen
• Kann helfen, dass Teams im Budget bleiben

Nachteile:

• Kann schwierig zu lernen und zu benutzen sein
• Kann unflexibel sein, je nachdem, welche Teams sie verwenden
• Kann laufende Schulungen für Teammitglieder erfordern

Voice- und Video-Konferenzen

Voice- und Video-Konferenzwerkzeuge ermöglichen es den Teammitgliedern, miteinander zu kommunizieren, ohne im selben physischen Raum zu sein. Diese Werkzeuge können für Teammeetings, Schulungssitzungen oder Einzelberatungen verwendet werden. Video-Konferenzen können auch verwendet werden, um sich mit entfernten Teammitgliedern oder Kunden zu verbinden. 

Vorteile:

• Kann für alle Arten von Gesprächen verwendet werden
• Ermöglicht es Teammitgliedern, ohne im selben Raum miteinander zu kommunizieren

Nachteile:

• Kann teuer in der Einrichtung sein

Dateifreigabe

In einem digitalen Arbeitsplatz ist es wichtig, Dateien schnell und einfach teilen zu können. Dateifreigabe-Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, Dokumente, Fotos, Videos und andere Dateitypen miteinander zu teilen. Diese Werkzeuge können für die Zusammenarbeit oder einfach zum Teilen von Informationen verwendet werden.

Vorteile:

• Ermöglicht es den Teammitgliedern, Dateien zu teilen

Nachteile:

• Kann schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer auf welche Dateien zugreifen kann
• Kann für bestimmte Funktionen ein kostenpflichtiges Abonnement erfordern

Teambildung

Durch den Anstieg von Remote- und Hybridarbeit ist es wichtiger denn je, Wege zu finden, um sich mit Kollegen und Vorgesetzten zu verbinden. Teambildungswerkzeuge geben den Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, in vielfältiger Weise zu interagieren und Beziehungen aufzubauen. 

Vorteile:

• Baut Verbindungen zwischen Mitarbeitern auf
• Bereichert die Unternehmenskultur 

Nachteile:

• Kann zu Terminüberschneidungen zwischen Kollegen führen

Marketing

Marketing-Tools helfen Teams dabei, Marketingkampagnen zu erstellen und zu verwalten. Sie können für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. E-Mail-Marketing, Social Media-Marketing oder Content-Marketing.

Vorteile:

• Ermöglicht es den Marketingteams, Ergebnisse zu verfolgen und die Wirkung von Nachrichten und den Erfolg von Kampagnen zu messen

Nachteile:

• Zusätzliche Werkzeuge könnten für detailliertere Analysen erforderlich sein

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM-Software hilft Organisationen, Beziehungen zu ihren Kunden zu verwalten und aufrechtzuerhalten. Diese Art von Software kann für Verkaufs-, Marketing- oder Kundenservicezwecke verwendet werden.

Vorteile:

• Ermöglicht es den Organisationen, Kundeninteraktionen und Daten zu verfolgen
• Kann helfen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern

Nachteile:

• Kann eine große Zeitinvestition erfordern, um sie einzurichten und aufrechtzuerhalten

Top-Tools für die interne Kommunikation

Messaging und Chat: Slack

Wenn Sie nach einem erstklassigen Beispiel für eine Kommunikationssoftware suchen, die sich auf Messaging und Chat konzentriert, brauchen Sie nicht weiter als Slack zu schauen. Dieses Tool ermöglicht es den Nutzern, Nachrichten von Einzelpersonen, Gruppen und Teams zu senden und zu empfangen.

Intranet: Guru

Guru ist das bevorzugte Tool für Menschen, die die kombinierten Funktionen von [internen Kommunikationstools und Intranets] wünschen. Benutzer profitieren von allen Vorteilen und der Flexibilität der Zusammenarbeit, die traditionelle Intranets bieten. Und dank unserer Integrationen und Browsererweiterung müssen die Nutzer ihren aktuellen Arbeitsfluss nicht verlassen, um Antworten zu finden (oder beizutragen).

Zusammenarbeit: Figma

Es ist möglich, dass Ihre Marken- und UX-Teammitglieder bereits sehr vertraut mit Figma sind, aber dieses kollaborative Interface-Design-Tool kann jedem im Unternehmen zugutekommen. Ihr FigJam-Tool kann bei jeder Whiteboarding-Sitzung sehr nützlich sein und es integriert sich mit einer Vielzahl von Tools, die möglicherweise bereits Teil Ihres Technologie-Stacks sind.

Wissensmanagement: Guru

Guru mag ein großartiges Intranet- und internes Kommunikationstool sein, aber es ist auch eine Wissensmanagementlösung, die den Menschen die Informationen und Antworten gibt, die sie im Moment brauchen. Mit Guru kann Ihr Team Informationen im Kontext seines bestehenden Workflows erstellen, teilen, aufrufen und aktualisieren. 

Projektmanagement: Asana

Projektmanagement hebt interne Kommunikation auf ein ganz neues Level, und ein All-in-One-Tool wie Asana kann PMs und individuellen Mitwirkenden helfen. Neben der einfachen Benutzung erleichtert es Asana, Prozesse, sich wiederholende Aufgaben und Workflows zu automatisieren, was das Projektmanagement viel einfacher und effizienter macht. 

Video-Konferenzen: Zoom

Ein solider Interner Kommunikationsplan benötigt ein Video-Chat-Tool, um ihn zu unterstützen, und Zoom ist zur ubiquitären Wahl für Unternehmen geworden. Neben der Benutzerfreundlichkeit ermöglicht es Zoom den Benutzern, Meetings aufzuzeichnen und bietet bis zu 1080p Auflösung für bezahlte Konten. 

Dateifreigabe: Google Drive

Die Suite professioneller Tools von Google in Kombination mit ihrem notorisch günstigen Preis hat Google Drive zu einem der beliebtesten Tools für den Dateiaustausch sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen gemacht. Das Tool kann nahtlos mit einer Vielzahl anderer beliebter Apps integriert werden und verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, die das Finden von Dateien zum Kinderspiel macht. 

Teambildung: Donut

Möchten Sie eine informelle Möglichkeit, sich mit Mitarbeitern zu verbinden und neue Freunde zu treffen? Dann schauen Sie sich Donut an, eines unserer Lieblings-Teambildungswerkzeuge. Donut bringt Mitarbeiter zufällig für Gespräche und Gelegenheiten zur Verbindung zusammen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Mitarbeitern zu helfen, andere Kollegen außerhalb ihrer gewohnten Abteilungen und Teams zu treffen. 

Marketing: Hubspot

Hubspot ist zum Branchenstandard als All-in-One-Marketing-Tool geworden. Neben seinen Planungs- und Inhaltsgenerierungsfähigkeiten ermöglicht es das Tool den Benutzern, Analysen und Kennzahlen von Kampagnen zu messen und einzusehen.

Kundenbeziehungsmanagement: Salesforce

Salesforce kommt Ihnen vielleicht nicht in den Sinn, wenn Sie an CRM-Software und Teamkommunikationstools denken, aber es ist eines der umfassendsten Werkzeuge für das Beziehungsmanagement, die verfügbar sind. Das Tool bietet eine breite Palette von Dienstleistungen und Integrationen und ist ideal für Unternehmen, die sich um Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit kümmern.

7 Strategien zur Erstellung Ihres internen Kommunikationsplans

Jetzt, da Sie die Grundlagen der internen Kommunikationstools kennen, ist es an der Zeit, Ihre Strategie zu planen. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, während Sie mit dem Aufbau Ihres Plans beginnen:

• Definieren Sie Ihre Ziele: Was möchten Sie mit Ihren internen Kommunikation erreichen? Möchten Sie die Mitarbeiterbindung erhöhen? Die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessern? Sichern Sie, dass alle über Unternehmensneuigkeiten und Ankündigungen informiert sind?
• Identifizieren Sie Ihr Publikum: Mit wem müssen Sie kommunizieren? Alle Mitarbeiter? Nur Remote-Mitarbeiter? Müssen Sie Ihre Nachrichten nach Abteilung oder Standort segmentieren?
• Wählen Sie die richtigen Kanäle: Welche Kommunikationskanäle funktionieren am besten für Ihr Publikum und Ihre Ziele? E-Mail? Intranet? Slack? Video-Konferenzen?

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen internen Kommunikationsmethoden

Werfen Sie einen Blick darauf, wie Sie derzeit mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Gibt es Bereiche, die verbessert werden könnten oder Werkzeuge oder Kanäle, die Sie nicht nutzen, die hilfreich sein könnten? Machen Sie unser 5-minütiges Quiz, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

2. Identifizieren Sie Bereiche zur Verbesserung

Jetzt, da Sie Ihre aktuelle interne Kommunikation überprüft haben, ist es an der Zeit, über Möglichkeiten zur Verbesserung nachzudenken. Hier sind ein paar Ideen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Erhöhen Sie das Engagement der Mitarbeiter: Wenn Sie das Engagement der Mitarbeiter erhöhen möchten, ziehen Sie in Betracht, Werkzeuge zu verwenden, die eine zweiseitige Kommunikation ermöglichen. Das könnte etwas wie ein Unternehmensforum oder ein Instant Messaging-Tool sein.

Es einfach machen, Informationen zu finden: Wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die Informationen zu finden, die sie benötigen, ziehen Sie in Betracht, ein durchsuchbares Intranet oder eine interne Kommunikationsplattform zu verwenden, die das Taggen und Kategorisieren von Inhalten ermöglicht.

Alle auf denselben Stand bringen: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle dieselben Nachrichten erhalten, ziehen Sie in Betracht, ein Tool zu verwenden, das es Ihnen ermöglicht, bestimmte Gruppen von Personen anzusprechen oder das es Ihnen ermöglicht, Nachrichten an alle gleichzeitig zu senden.

3. Feedback und Ideen einholen

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie denken, dass interne Kommunikation verbessert werden könnte. Welche Tools oder Methoden würden sie gerne sehen? Was denken sie, funktioniert gut und was muss geändert werden? Sie können auch um Feedback bitten, nachdem Sie Änderungen an Ihrem Plan für die interne Kommunikation vorgenommen haben. Dies hilft Ihnen zu beurteilen, ob die Änderungen den gewünschten Effekt haben oder nicht.

4. Regelmäßig kommunizieren

Sobald Sie Ihren Plan für die interne Kommunikation umgesetzt haben, ist es wichtig, regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies könnte durch wöchentliche oder monatliche Aktualisierungen, unternehmensweite Ankündigungen oder einfach allgemeine Check-ins geschehen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter über alle Änderungen oder Aktualisierungen des Plans informieren und deren Feedback dazu einholen, wie es läuft. Interne Kommunikation ist ein fortlaufender Prozess, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Plan regelmäßig überprüfen und aktualisieren

5. Mitarbeiterressourcen und Schulungen anbieten

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter die Werkzeuge und Kanäle für die interne Kommunikation, die Sie eingerichtet haben, nutzen, ist es wichtig, Ressourcen und Schulungen für Mitarbeiter anzubieten. Das könnte Dinge wie Folgendes umfassen:

• Eine Schnellstartanleitung zur Nutzung der Werkzeuge
• Online-Tutorials oder Anleitungsvideos
• Persönliche Schulungen oder Gruppensitzungen

6. Eine goldene Regel festlegen

Es ist wichtig, einen unternehmensweiten Standard (oder “Goldene Regel”) für die interne Kommunikation festzulegen, der definiert, wie die Mitarbeiter erwarten sollten, Informationen zu erhalten und zu konsumieren. Dies könnte etwas so Einfaches sein wie  "alle Mitarbeiter müssen das Unternehmensintranet jeden Tag überprüfen" oder etwas Komplexeres. Bei Guru lautet unser Motto:

Wir suchen und teilen Wissen. Damit dies funktioniert, muss es einen “Vertrag” zwischen Ihnen und allen geben, mit denen Sie bei Guru arbeiten. Das bedeutet, dass jeder von uns sich verpflichtet, 2 Dinge zu tun…

(1) Sie teilen Ihr Wissen asynchron, in dem Wissen, dass alle anderen versuchen werden, das, was Sie teilen, zu verdauen. Sie erkennen das Publikum, mit dem Sie teilen, und optimieren für sie, weil es Ihnen wichtig ist, dass sie es verstehen.

(2) Sie bemühen sich, das Wissen zu verarbeiten, das andere Zeit investiert haben, um es mit Ihnen zu teilen. Wenn das, was geteilt wird, unklar oder nicht relevant ist, erkennen Sie den Wert darin, dieses Feedback zu teilen, um das, was in Zukunft geteilt wird, zu verbessern.

Durch die Festlegung einer Regel können Sie sicherstellen, dass alle auf derselben Seite sind und die Kommunikation konsistent ist.

7. Vorlagen nutzen 

Die Verbesserung Ihrer internen Kommunikation muss kein zeitaufwändiger Prozess sein. Es gibt eine Reihe von Vorlagen und Automatisierungstools, die Ihnen helfen können, den Prozess zu optimieren und Zeit zu sparen. 

Verwenden Sie Vorlagen für Dinge wie Unternehmensankündigungen, Protokolle oder Statusupdates, um Standards im gesamten Unternehmen festzulegen, und nutzen Sie Automatisierungstools, um Nachrichten zu planen und zu versenden oder um Inhalte zu erstellen und zu verteilen.