What are internal communication tools?

Internal communication tools are software that helps companies manage employee communications. These tools can help streamline communication between managers and employees, or between employees themselves. They can also help reduce the need for face-to-face meetings, which can save time and money.

Internal communication examples

There are a variety of ways to communicate at work, but here are a few universal interactions that happen at nearly every workplace:

Management-to-employee communication

This kind of internal communication puts a tight focus on organizational structure and the top-down delivery of information from managers and decision-makers to individual contributors. It can be anything from your usual 1:1 manager meeting to a quick DM to confirm that you’re still on track to make a deadline.

Employee-up communication

If you’re looking for a way for employees to communicate important information to upper management, you need to focus on employee-up communication. Communication like this tends to be collaborative because it focuses on the workforce as a whole. 

Peer-to-peer communication

Whether you’re talking to someone on your team or having a conversation with a different individual contributor, you’re working to foster peer-to-peer communication. This is communication that happens between staff members throughout the day.

Crisis communication

This critical type of internal communication can outline the strategies, systems, and processes that organizations use to communicate during a crisis. Since these issues rarely occur with warning, it’s important for organizations to consider how to handle situations before they arise. 

Change communication

Regardless of if you’re dealing with something minor or a major adjustment, it takes the right kind of communication to handle change management. Change communication should be able to help employees understand expected changes, when and why they’re happening, as well as context into how the change will affect the entire organization or individual teams. 

Why are communication tools important?

In today's workplace, communication is key. Having the right tools in place can make a big difference in how well your team works together and how efficiently you can get things done.

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The benefits of communication tools

• Facilitates collaboration across teams
• Reduces time wasted
• Eliminates geographic barriers
• Improves efficiency, clarity, and transparency
• Gives employees the information needed to do their job
• Promotes an engaged workplace

Without a communication tool, you're likely to run into issues with coordinating work, keeping everyone on the same page, and simply getting your point across. When communication is ineffective, it can lead to frustration, wasted time, or information overload.

Features of an effective communication tool

Search capabilities

The ability to search for specific messages or conversations is a key component of any great communication tool. These tools should have features that allow you to search by keywords, people, dates, tags, categories, and even attachments. Allowing users to easily find the information they need without having to search within projects.

Maximize the capabilities of your internal communication tools by connecting them with compatible enterprise AI search. For example, with Guru, you can get instant answers sourced from your chat conversations—without leaving your workflow to hunt for them.

Organization and structure

An organized communication tool will allow users to structure information in the ways that work best for them. Many communication tools have the ability to create channels, tagging, and even custom fields to help organize information. 

The ability to control how information is presented makes it easier for users to find the information they need and reduces the overall clutter in a project.

News feed

Communication tools that provide users with a news feed allow teams to see what is happening in real-time. This feature is important for keeping everyone on the same page and up-to-date on the latest activity and project developments across teams.

Notifications and announcements

The ability to receive notifications about specific conversations or messages is a key feature of communication tools. This allows users to stay updated on the latest activity in a project and ensures that no important information is missed.

File sharing

It's not uncommon for companies to use multiple tools for internal communications, which makes a file sharing feature crucial. The ability to share PDFs, images, videos, and other types of files can make it much easier for team members to collaborate on projects.

Social sharing

The ability to share information with people outside of your company is a major advantage of communication tools. This feature allows you to quickly connect with prospects, customers, partners, and other stakeholders.

Activity tracking

The ability to track activity is a feature that can help users see the history of what has been said and done in a project. Being able to view the activity history can also be helpful when working across several projects, as it can serve as a bookmark for referencing what you're working on without having to search through each project individually. It can also be helpful for auditing purposes or simply understanding how a project has progressed over time.

Security and permissions

Security plays an important role in how your information is stored. Using a communication tool that offers advanced permissions and security, can give you peace of mind that your data is safe.

Multi-language support

Multi-language support is often overlooked when it comes to communication tools. However, it can be a critical feature for companies with employees or customers located in different parts of the world. 

Having the ability to use tools in several languages also promotes an inclusive environment and can allow employees or customers to enjoy the program in their native language.

Interactions and discussion

When working within a tool, it can be helpful to have the ability to interact with other users in a discussion without having to utilize a separate tool. This feature allows you to ask questions, give feedback and collaborate with others in real-time.

Mobile app

The ability to access your communication tool on the go is a major advantage. Mobile apps allow users to stay connected and continue working on projects, even when they're away from their office. It can help teams be aware of any urgent updates or notifications, as soon as they arise.

Integrations

The ability to integrate with the other tools you have can make communication more seamless. This can include project management tools, customer relationship management (CRM) systems, and even accounting software. 

While some tools have these integrations built-in, others may require using third-party software, so it's important to consider what would work best for your team when choosing your communication tool.

Types of internal communication tools

There is a wide of tools that contribute to the quality of a company's internal communications strategy. Here are some of the most important ones:

• Messaging and chat
• Intranet
• Collaboration tools
• Knowledge management 
• Project management 
• Voice and video conferencing
• File sharing 
• Team bonding
• Client relationship management (CRM)

Messaging and chat

Messaging and live chat tools allow teams to communicate in real-time, whether in the same room or across the globe. These tools allow for quick and easy communication between team members without needing face-to-face interaction.

Some of the advantages of these tools are that they can be used for informal conversations, they allow for quick exchange of information, and they can an be used to share files and links.

On the other hand, they can make it difficult to have a back-and-forth conversation and may be disruptive if used for non-work related conversations.

Intranet 

Intranets are private networks that are only accessible to an organization's employees. Employee intranets provide a platform for teams to communicate while staying up-to-date on company news and announcements. 

Pros:

• Can be used to share sensitive information
• Allows for easy collaboration on projects
• Can be customized to fit the needs of the organization

Cons:

• Can be difficult to set up and maintain
• Not all employees may have access to the network

Collaboration tools

In a collaborative workplace, it's important to be able to work on documents together. Document collaboration tools allow team members to work on the same document simultaneously, and see each other's changes in real-time. These tools can be used for brainstorming sessions, writing documents,  design work, or collaborating on presentations. 

Pros:

• Can be used for a variety of purposes
• Allows team members to work together in real-time
• Can be used for brainstorming sessions

Cons:

• May require training for team members to use correctly

Knowledge management

In the age of information, it's important to be able to manage and share company knowledge, while maintaining a single source of truth within the organization. Knowledge management tools help teams to organize, store and share information while minimizing time wasted. 

Pros:

• Can be used to store and share a variety of information
• Ermöglicht das einfache Abrufen von Informationen
• Kann Teams helfen, organisiert zu bleiben
• Einige Wissensmanagement-Tools bieten die Flexibilität, auch als Intranet zu dienen

Nachteile:

• Die Einrichtung und Wartung älterer Tools kann einen großen Zeitaufwand erfordern.

Während ältere Tools in der Regel eine hohe Einstiegshürde aufweisen, ermöglichen es Ihnen Tools der nächsten Generation (einschließlich Guru), Ihre Wissensdatenbank einfach aufzubauen, indem Sie sie verwenden, dank KI-gestützter Funktionen und der Möglichkeit, sich mit allen Tools in Ihrem bestehenden Workflow zu verbinden.

Verwaltung von Projekten

Projektmanagement-Tools helfen Teams bei der Planung, Nachverfolgung und Ausführung von Projekten. Diese Tools können für kleine Projekte oder große Initiativen verwendet werden und ermöglichen es den Mitarbeitern, Termine zu verwalten und ihren Fortschritt zu verfolgen.

Vorteile:

• Kann für kleine oder große Projekte verwendet werden
• Ermöglicht Mitarbeitern, Termine zu verwalten und Fortschritte zu verfolgen
• Kann Teams dabei helfen, das Budget einzuhalten

Nachteile:

• Kann schwierig zu erlernen und zu verwenden sein
• Kann unflexibel sein, je nachdem, welche Teams sie verwenden
• Möglicherweise ist eine kontinuierliche Schulung der Teammitglieder erforderlich

Sprach- und Videokonferenzen

Sprach- und Videokonferenztools ermöglichen es Teammitgliedern, miteinander zu kommunizieren, ohne sich im selben physischen Raum zu befinden. Diese Tools können für Teambesprechungen, Schulungen oder Einzelgespräche verwendet werden. Videokonferenzen können auch verwendet werden, um mit Teammitgliedern oder Kunden aus der Ferne in Kontakt zu treten.

Vorteile:

• Kann für alle Arten von Gesprächen verwendet werden
• Ermöglicht Teammitgliedern, sich miteinander zu verbinden, ohne sich im selben Raum zu befinden

Nachteile:

• Die Einrichtung kann teuer sein

Teilen von Dateien

An einem digitalen Arbeitsplatz ist es wichtig, Dateien schnell und einfach teilen zu können. Mithilfe von Filesharing-Tools können Teammitglieder Dokumente, Fotos, Videos und andere Dateitypen miteinander teilen. Diese Tools können für die Zusammenarbeit oder für den einfachen Informationsaustausch verwendet werden.

Vorteile:

• Ermöglicht Teammitgliedern das Teilen von Dateien

Nachteile:

• Es kann schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf welche Dateien hat
• Für bestimmte Funktionen ist möglicherweise ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich

Teambindung

Dank der Zunahme von Telearbeit und hybrider Arbeit ist es wichtiger denn je, Wege zu finden, um eine Bindung zu Kollegen und Managern aufzubauen. Tools zur Teambindung bieten Mitarbeitern verschiedene Möglichkeiten, auf vielfältige Weise zu interagieren und Beziehungen aufzubauen.

Vorteile:

• Baut Verbindungen zwischen Mitarbeitern auf
• Trägt zur Unternehmenskultur bei

Nachteile:

• Kann zu Planungskonflikten zwischen Kollegen führen

Marketing

Marketing-Tools helfen Teams dabei, Marketingkampagnen zu erstellen und zu verwalten. Sie können für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden, z. B. für E-Mail-Marketing, Social-Media-Marketing oder Content-Marketing.

Vorteile:

• Ermöglicht Marketingteams, Ergebnisse zu verfolgen und den Erfolg von Botschaften und Kampagnen zu messen

Nachteile:

• Für detailliertere Analysen sind möglicherweise zusätzliche Tools erforderlich

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM-Software hilft Unternehmen dabei, die Beziehungen zu ihren Kunden zu verwalten und aufrechtzuerhalten. Diese Art von Software kann für Vertriebs-, Marketing- oder Kundendienstzwecke verwendet werden.

Vorteile:

• Ermöglicht Unternehmen, Kundeninteraktionen und Daten zu verfolgen
• Kann helfen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern

Nachteile:

• Die Einrichtung und Wartung kann einen großen Zeitaufwand erfordern

Die besten Tools für die interne Kommunikation

Nachrichten und Chat: Slack

Wenn Sie nach einem erstklassigen Beispiel für eine auf Messaging und Chat ausgerichtete Mitarbeiterkommunikationssoftware suchen, sind Sie bei Slack genau richtig. Mit diesem Tool können Benutzer Nachrichten von Einzelpersonen, Gruppen und Teams senden und empfangen

Intranet: Guru

Guru ist das Tool der Wahl für Menschen, die die kombinierten Fähigkeiten von interne Kommunikationstools und Intranets. Benutzer profitieren von allen Vorteilen und der Flexibilität der Zusammenarbeit, die herkömmliche Intranets bieten. Und dank unserer Integrationen und unserer Browsererweiterung müssen Benutzer ihren aktuellen Arbeitsablauf nicht verlassen, um Antworten zu finden (oder beizutragen).

Zusammenarbeit: Figma

Es ist möglich, dass Ihre Marken- und UX-Teammitglieder bereits mit Figma vertraut sind, aber dieses kollaborative Interface-Design-Tool kann allen bei der Arbeit zugute kommen. Ihr FigJam-Tool kann sich für jede Whiteboard-Sitzung als sehr praktisch erweisen und lässt sich in eine Vielzahl von Tools integrieren, die möglicherweise bereits Teil Ihres Tech-Stacks sind.

Wissensmanagement: Guru

Guru mag ein großartiges Intranet- und interne Kommunikationstool sein, aber es ist auch eine Wissensmanagement-Lösung, die Menschen die Informationen und Antworten gibt, die sie benötigen, in dem Moment, in dem sie sie benötigen. Mit Guru kann dein Team Informationen direkt im Kontext seines bestehenden Workflows erstellen, teilen, darauf zugreifen und sie aktualisieren.

Projektleitung: Asana

Das Projektmanagement hebt die interne Kommunikation auf ein völlig neues Niveau, und ein All-in-One-Tool wie Asana kann PMs und einzelnen Mitwirkenden gleichermaßen helfen. Asana ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern macht es auch einfach, Prozesse, sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren, was dazu beitragen kann, Projekte viel einfacher und effizienter zu verwalten.

Videokonferenzen: Zoomen

Ein solider interner Kommunikationsplan benötigt ein Video-Chat-Tool, um ihn zu unterstützen, und Zoom ist zur allgegenwärtigen Wahl für Unternehmen geworden. Zoom ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern ermöglicht Benutzern auch das Aufzeichnen von Besprechungen und bietet eine Auflösung von bis zu 1080p für kostenpflichtige Konten.

Filesharing: Google Drive

Die professionellen Tools von Google in Kombination mit dem notorisch niedrigen Preis haben Google Drive mit Leichtigkeit zu einem der beliebtesten Filesharing-Tools für Unternehmen und Privatpersonen gemacht. Das Tool lässt sich nahtlos in eine Vielzahl anderer beliebter Apps integrieren und verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der das Auffinden von Dateien zum Kinderspiel wird.

Teambindung: Donut

Möchten Sie auf ungezwungene Weise mit Mitarbeitern in Kontakt treten und neue Freunde kennenlernen? Dann sind Sie bei Donut genau richtig, einem unserer Lieblings-Tools zur Teambindung. Donut bringt Mitarbeiter nach dem Zufallsprinzip zusammen, um Gespräche zu führen und Kontakte zu knüpfen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Menschen dabei zu helfen, andere Mitarbeiter außerhalb ihrer üblichen Abteilungen und Teams kennenzulernen.

Vermarktung: Hubspot

Hubspot ist als All-in-One-Marketinginstrument zum Industriestandard geworden. Neben den Funktionen zur Planung und Erstellung von Inhalten ermöglicht das Tool Benutzern auch das Messen und Anzeigen von Analysen und Kennzahlen aus Kampagnen.

Kundenbeziehungsmanagement: Salesforce

Salesforce kommt Ihnen vielleicht nicht in den Sinn, wenn Sie an CRM-Software und Tools für die Teamkommunikation denken, aber es ist eines der umfassendsten verfügbaren Tools für das Beziehungsmanagement. Das Tool bietet eine breite Palette von Diensten und Integrationen und ist ideal für Unternehmen, die Wert auf Anpassung und Skalierbarkeit legen.

7 Strategien für die Erstellung Ihres internen Kommunikationsplans

Jetzt, da Sie die Grundlagen der internen Kommunikationstools kennen, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihrer Strategie zu beginnen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie mit der Erstellung Ihres Plans beginnen:

• Definieren Sie Ihre Ziele: Was möchten Sie mit Ihrer internen Kommunikation erreichen? Möchten Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter erhöhen? Die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern? Stellen Sie sicher, dass alle über Unternehmensnachrichten und Ankündigungen auf derselben Seite sind?
• Identifizieren Sie Ihr Publikum: Mit wem müssen Sie kommunizieren? Alle Mitarbeiter? Nur Telearbeit? Müssen Sie Ihre Nachrichten nach Abteilung oder Standort segmentieren?
• Wählen Sie die richtigen Kanäle: Welche Kommunikationskanäle eignen sich am besten für Ihr Publikum und Ihre Ziele? E-Mail? Intranet? Langsam? Videokonferenzen?

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen internen Kommunikationsmethoden

Schauen Sie sich an, wie Sie derzeit mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Gibt es Bereiche, die verbessert werden könnten, oder Tools oder Kanäle, die Sie nicht verwenden und die hilfreich sein könnten? Nehmen Sie an unserem 5-minütigen Quiz teil, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.

2. Identifizieren Sie Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind

Nachdem Sie Ihre aktuelle interne Kommunikation überprüft haben, ist es an der Zeit, über Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken. Hier sind ein paar Ideen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Steigern Sie das Mitarbeiterengagement: Wenn Sie es steigern möchten Engagement der Mitarbeiter, erwägen Sie die Verwendung von Tools, die eine bidirektionale Kommunikation ermöglichen. Dies könnte so etwas wie ein Unternehmensforum oder ein Instant-Messaging-Tool sein.

Machen Sie es einfach, Informationen zu finden: Wenn Mitarbeiter Probleme haben, die benötigten Informationen zu finden, sollten Sie ein durchsuchbares Intranet oder eine interne Kommunikationsplattform das ermöglicht das Taggen und Kategorisieren von Inhalten.

Get everyone on the same page: If you want to make sure everyone is receiving the same messages, consider using a tool that allows you to target specific groups of people or that allows you to send messages to everyone at once.

3. Solicit feedback and ideas

Ask your employees how they think internal communications could be improved. What tools or methods would they like to see implemented? What do they think is working well and what needs to be changed? You can also ask for feedback after you've made changes to your internal communications plan. This will help you to gauge whether or not the changes are having the desired effect.

4. Communicate regularly

Once you've implemented your internal communications plan, it's important to communicate regularly with your employees. This could be through weekly or monthly updates, company-wide announcements, or just general check-ins.

Make sure to keep your employees updated on any changes or updates to the plan, and solicit their feedback on how things are going. Internal communication is an ongoing process, so make sure to review and update your plan on a regular basis

5. Offer employee resources and training

If you want your employees to make use of the internal communications tools and channels that you've set up, it's important to offer employee resources and training. This could include things like:

• A quick start guide to using the tools
• Online tutorials or how-to videos
• In-person training or group sessions

6. Set a golden rule

It's important to set a company-wide standard (or “Golden Rule”) for internal communications that defines how employees should expect to receive and consume information. This could be something as simple as  "all employees must check the company intranet every day" or something more complex. At Guru, ours is:

We Seek and Share Knowledge. For this to work, there must be a “contract” between you and everyone you work with at Guru. This means every one of us commits to doing 2 things…

(1) you share your knowledge asynchronously, knowing that everyone else will seek to digest what you share. You recognize the audience you are sharing to and optimize for them because it is important to you that they understand.

(2) you seek to digest the knowledge that others have spent time preparing to share with you. If what is being shared is unclear or not relevant, you recognize the value in sharing that feedback to improve what is shared in the future.

By setting a rule, you can help to ensure that everyone is on the same page and that communication is consistent.

7. Utilize templates 

Improving your internal communications doesn't have to be a time-consuming process. There are a number of templates and automation tools that can help you to streamline the process and save time. 

Use templates for things like company announcements, meeting minutes, or status updates to set standards company-wide, and make use of automation tools to schedule and send messages or to create and distribute content.