Vad är interna kommunikationsverktyg?

Interna kommunikationsverktyg är programvara som hjälper företag att hantera kommunikation mellan anställda. Dessa verktyg kan hjälpa till att strömlinjeforma kommunikationen mellan chefer och anställda, eller mellan anställda sinsemellan. De kan också hjälpa till att minska behovet av ansikte-mot-ansikte-möten, vilket kan spara tid och pengar.

Exempel på intern kommunikation

Det finns många sätt att kommunicera på jobbet, men här är några universella interaktioner som händer på nästan varje arbetsplats:

Kommunikation från ledning till anställd

Denna typ av intern kommunikation fokuserar hårt på organisationsstrukturen och top-down-information som levereras från chefer och beslutsfattare till individuella bidragsgivare. Det kan vara allt från ditt vanliga 1:1-möte med chefen till ett snabbt DM för att bekräfta att du fortfarande är på rätt spår för att hålla deadline.

Kommunikation från anställd till ledning

Om du letar efter ett sätt för anställda att kommunicera viktig information till högre ledning, behöver du fokusera på kommunikation uppåt. Kommunikation som denna tenderar att vara samarbetsinriktad eftersom den fokuserar på hela arbetsstyrkan. 

Kommunikation från kollega till kollega

Oavsett om du pratar med någon i ditt team eller har en konversation med en annan medarbetare, arbetar du för att främja kommunikation mellan kollegor. Detta är kommunikation som händer mellan personalmedlemmar under dagen.

Kris kommunikation

Denna kritiska typ av intern kommunikation kan skissera de strategier, system och processer som organisationer använder för att kommunicera under en kris. Eftersom dessa problem sällan inträffar med varningar är det viktigt för organisationer att överväga hur de ska hantera situationer innan de uppstår.

Förändringskommunikation

Oavsett om du hanterar något mindre eller en stor justering, krävs det rätt typ av kommunikation för att hantera förändringsledning. Förändringskommunikation bör kunna hjälpa anställda att förstå förväntade förändringar, när och varför de inträffar, samt ge kontext om hur förändringen kommer att påverka hela organisationen eller individuella team.

Varför är kommunikationsverktyg viktiga?

I dagens arbetsmiljö är kommunikation nyckeln. Att ha de rätta verktygen på plats kan göra stor skillnad i hur väl ditt team samarbetar och hur effektivt du kan få saker gjorda.

‍

‍

Fördelarna med kommunikationsverktyg

• Faciliterar samarbete mellan team
• Minskar bortkastad tid
• Eliminerar geografiska hinder
• Förbättrar effektivitet, tydlighet och transparens
• Ger anställda informationen som behövs för att utföra sitt arbete
• Främjar en engagerad arbetsplats

Utan ett kommunikationsverktyg kommer du sannolikt att stöta på problem med att samordna arbetet, hålla alla på samma sida och helt enkelt få fram din poäng. När kommunikationen är ineffektiv kan det leda till frustration, bortkastad tid eller informationsöverbelastning.

Egenskaper hos ett effektivt kommunikationsverktyg

Sökmöjligheter

Förmågan att söka efter specifika meddelanden eller konversationer är en nyckelkomponent i alla bra kommunikationsverktyg. Dessa verktyg bör ha funktioner som gör att du kan söka efter nyckelord, personer, datum, taggar, kategorier och till och med bilagor. Möjliggör för användare att enkelt hitta den information de behöver utan att behöva söka inom projekt.

Maximera kapabiliteterna hos dina interna kommunikationsverktyg genom att koppla dem med kompatibel företags AI-sökning. Till exempel, med Guru kan du få omedelbara svar som kommer från dina chattkonversationer—utan att lämna ditt arbetsflöde för att leta efter dem.

Organisation och struktur

Ett organiserat kommunikationsverktyg kommer att göra det möjligt för användare att strukturera information på det sätt som fungerar bäst för dem. Många kommunikationsverktyg har förmågan att skapa kanaler, taggning och till och med anpassade fält för att hjälpa till att organisera information. 

Förmågan att kontrollera hur information presenteras gör det lättare för användare att hitta den information de behöver och minskar den totala oordningen i ett projekt.

Nyhetsflöde

Kommunikationsverktyg som ger användarna ett nyhetsflöde gör att team kan se vad som händer i realtid. Denna funktion är viktig för att hålla alla på samma sida och uppdaterade om den senaste aktiviteten och projektutvecklingen mellan team.

Notiser och meddelanden

Förmågan att få notiser om specifika konversationer eller meddelanden är en nyckelfunktion i kommunikationsverktyg. Detta gör att användare kan hålla sig uppdaterade om den senaste aktiviteten i ett projekt och säkerställer att ingen viktig information missas.

Filöverföring

Det är inte ovanligt att företag använder flera verktyg för intern kommunikation, vilket gör en funktion för filöverföring avgörande. Förmågan att dela PDF-filer, bilder, videor och andra typer av filer kan göra det mycket enklare för teammedlemmar att samarbeta i projekt.

Social delning

Förmågan att dela information med personer utanför ditt företag är en stor fördel med kommunikationsverktyg. Denna funktion gör att du snabbt kan koppla samman med prospekt, kunder, partners och andra intressenter.

Aktivitetsövervakning

Förmågan att spåra aktivitet är en funktion som kan hjälpa användare att se historiken över vad som har sagts och gjorts i ett projekt. Att kunna se aktivitetsloggen kan också vara till hjälp när man arbetar på flera projekt, eftersom den kan fungera som en bokmärke för att referera till vad du arbetar med utan att behöva söka igenom varje projekt individuellt. Det kan också vara användbart för revisionsändamål eller helt enkelt för att förstå hur ett projekt har utvecklats över tid.

Säkerhet och behörigheter

Säkerhet spelar en viktig roll i hur din information lagras. Att använda ett kommunikationsverktyg som erbjuder avancerade behörigheter och säkerhet kan ge dig trygghet att dina data är säkra.

Fler språkstöd

Fler språkstöd förbises ofta när det gäller kommunikationsverktyg. Men det kan vara en kritisk funktion för företag med anställda eller kunder som är bosatta i olika delar av världen. 

Att ha möjlighet att använda verktyg på flera språk främjar också en inkluderande miljö och kan göra det möjligt för anställda eller kunder att njuta av programmet på sitt modersmål.

Interaktioner och diskussion

När man arbetar inom ett verktyg kan det vara en hjälp att ha möjlighet att interagera med andra användare i en diskussion utan att behöva använda ett separat verktyg. Denna funktion ger dig möjlighet att ställa frågor, ge feedback och samarbeta med andra i realtid.

Mobilapp

Möjligheten att få tillgång till ditt kommunikationsverktyg på språng är en stor fördel. Mobilappar gör det möjligt för användare att förbli anslutna och fortsätta arbeta med projekt, även när de är borta från sitt kontor. Det kan hjälpa team att vara medvetna om eventuella brådskande uppdateringar eller meddelanden så snart de uppstår.

Integrationer

Möjligheten att integrera med de andra verktyg du har kan göra kommunikationen mer sömlös. Detta kan inkludera projektledningsverktyg, kundrelationshanteringssystem (CRM) och till och med bokföringsprogram. 

Medan vissa verktyg har dessa integrationer inbyggda, kan andra kräva användandet av tredjepartsprogramvara, så det är viktigt att överväga vad som skulle fungera bäst för ditt team vid val av kommunikationsverktyg.

Typer av interna kommunikationsverktyg

Det finns ett brett utbud av verktyg som bidrar till kvaliteten på ett företags interna kommunikationsstrategi. Här är några av de viktigaste:

• Meddelande och chatt
• Intranet
• Samarbetsverktyg
• Kunskapsförvaltning 
• Projektledning 
• Röst- och videokonferens
• Filöverföring 
• Teambuilding
• Kundrelationshantering (CRM)

Meddelande och chatt

Meddelande- och live chattverktyg gör att team kan kommunicera i realtid, oavsett om de är i samma rum eller över hela världen. Dessa verktyg möjliggör snabb och enkel kommunikation mellan teammedlemmar utan att behöva ansikte mot ansikte-interaktion.

Några av fördelarna med dessa verktyg är att de kan användas för informella konversationer, de möjliggör snabb informationsöverföring, och de kan användas för att dela filer och länkar.

Å andra sidan kan de göra det svårt att ha en fram och tillbaka-konversation och kan vara störande om de används för icke-arbetsrelaterade samtal.

Intranet 

Intranät är privata nätverk som endast är tillgängliga för en organisations anställda.Anställdas intranät ger en plattform för team att kommunicera medan de håller sig uppdaterade om företagsnyheter och meddelanden. 

Fördelar:

• Kan användas för att dela känslig information
• Möjliggör enkel samarbete i projekt
• Kan anpassas för att passa organisationens behov

Nackdelar:

• Kan vara svårt att installera och underhålla
• Inte alla anställda kanske har tillgång till nätverket

Samarbetsverktyg

I en samarbetsinriktad arbetsmiljö är det viktigt att kunna arbeta på dokument tillsammans. Verktyg för dokumenthantering låter teammedlemmar arbeta på samma dokument samtidigt och se varandras ändringar i realtid. Dessa verktyg kan användas för brainstorming-sessioner, skriva dokument,  designarbete eller samarbeta på presentationer. 

Fördelar:

• Kan användas för en mängd olika ändamål
• Möjliggör för teammedlemmar att arbeta tillsammans i realtid
• Kan användas för brainstorming-sessioner

Nackdelar:

• Kan kräva träning för teammedlemmar att använda korrekt

Kunskapsförvaltning

I informationens tidsålder är det viktigt att kunna hantera och dela företagskunskap, samtidigt som man upprätthåller en enda sanningskälla inom organisationen.Verktyg för kunskapshantering hjälper team att organisera, lagra och dela information samtidigt som man minimerar tidsförlust. 

Fördelar:

• Kan användas för att lagra och dela en mängd olika information
• Möjliggör enkel återvinning av information
• Kan hjälpa team att förbli organiserade
• Vissa kunskapsförvaltningsverktyg har flexibiliteten att också fungera som ett intranät

Nackdelar:

• Äldre verktyg kan kräva en stor tidsinvestering för att installera och underhålla

Även om äldre verktyg tenderar att ha en hög ingångströskel, låter nästa generations verktyg (inklusive Guru) dig bygga din kunskapsbas helt enkelt genom att använda den, tack vare AI-drivna funktioner och möjligheten att koppla med alla verktyg i ditt befintliga arbetsflöde.

Projektledning

Projektledningsverktyg hjälper team att planera, spåra och genomföra projekt. Dessa verktyg kan användas för små projekt eller stora initiativ, och tillåter anställda att hantera tidsfrister och följa sin utveckling.

Fördelar:

• Kan användas för små eller stora projekt
• Tillåter anställda att hantera tidsfrister och följa utveckling
• Kan hjälpa team att hålla sig inom budget

Nackdelar:

• Kan vara svårt att lära sig och använda
• Kan vara oflexibelt beroende på vilka team som använder dem
• Kan kräva kontinuerlig utbildning för teammedlemmar

Röst- och videokonferenser

Röst- och videokonferensverktyg gör det möjligt för teammedlemmar att kommunicera med varandra utan att befinna sig på samma fysiska plats. Dessa verktyg kan användas för teammöten, utbildningssessioner eller enskilda konsultationer. Videokonferenser kan också användas för att koppla ihop med fjärrteammedlemmar eller kunder. 

Fördelar:

• Kan användas för alla typer av konversationer
• Tillåter teammedlemmar att koppla samman med varandra utan att vara i samma rum

Nackdelar:

• Kan vara dyrt att sätta upp

Filöverföring

I en digital arbetsmiljö är det viktigt att kunna dela filer snabbt och enkelt. Filöverföringsverktyg gör det möjligt för teammedlemmar att dela dokument, foton, videor och andra typer av filer med varandra. Dessa verktyg kan användas för samarbete eller för att helt enkelt dela information.

Fördelar:

• Tillåter teammedlemmar att dela filer

Nackdelar:

• Kan vara svårt att hålla reda på vem som har tillgång till vilka filer
• Kan kräva en betald prenumeration för vissa funktioner

Teambuilding

Tack vare ökningen av distans- och hybridarbete är det viktigare än någonsin att hitta sätt att knyta band med kollegor och chefer. Teambuildingverktyg ger anställda olika sätt att interagera och bygga relationer på olika sätt. 

Fördelar:

• Bygger relationer mellan anställda
• Bidrar till företagskulturen 

Nackdelar:

• Potential att orsaka schemakonflikter bland kollegor

Marknadsföring

Marknadsföringsverktyg hjälper team att skapa och hantera marknadsföringskampanjer. De kan användas för en mängd olika syften, som e-postmarknadsföring, sociala medier marknadsföring eller innehållsmarknadsföring.

Fördelar:

• Tillåter marknadsföringsteam att spåra resultat och mäta budskap och kampanjframgång

Nackdelar:

• Ytterligare verktyg kan krävas för mer detaljerad analys

Kundrelationshantering (CRM)

CRM-programvara hjälper organisationer att hantera och underhålla relationer med sina kunder. Denna typ av programvara kan användas för försäljning, marknadsföring eller kundservice.

Fördelar:

• Tillåter organisationer att spåra kundinteraktioner och data
• Kan hjälpa till att förbättra kundnöjdhet

Nackdelar:

• Kan kräva stor tidsinvestering för att sätta upp och underhålla

Toppverktyg för intern kommunikation

Meddelanden och chatt: Slack

Om du letar efter ett exempel av högsta klass på programvara för medarbetarkommunikation som fokuserar på meddelanden och chatt, så behöver du inte leta längre än Slack. Detta verktyg gör det möjligt för användare att skicka och ta emot meddelanden från individer, grupper och team

Intranet: Guru

Guru är det valda verktyget för dem som vill ha de kombinerade möjligheterna av [internkommunikationsverktyg och intranät](). Användarna får alla fördelar och flexibilitet av samarbete som traditionella intranät erbjuder. Och tack vare våra integrationer och webbläsartillägg behöver användare inte navigera utanför sitt nuvarande arbetsflöde för att hitta (eller bidra med) svar.

Samarbete: Figma

Det är möjligt att ditt varumärkes- och UX-team redan är mycket bekanta med Figma, men detta samarbetsverktyg för gränssnittsdesign kan gynna alla på jobbet.  Deras FigJam-verktyg kan vara mycket användbart för alla whiteboarding-sessioner, och det integreras med en mängd olika verktyg som redan kan vara en del av din teknikstack. 

Kunskapsförvaltning: Guru

Guru kan vara ett utmärkt intranät och verktyg för intern kommunikation, men det är också en lösning för kunskapshantering som ger människor den information och de svar de behöver i samma ögonblick som de behöver det. Med Guru kan ditt team skapa, dela, få åtkomst till och uppdatera information direkt i kontexten av sitt befintliga arbetsflöde. 

Projektledning: Asana

Projektledning tar intern kommunikation till en helt ny nivå, och ett allt-i-ett-verktyg som Asana kan hjälpa både projektledare och enskilda medarbetare. Förutom att vara enkelt att använda, gör Asana det lätt att automatisera processer, upprepa uppgifter och arbetsflöden som kan göra hantering av projekt mycket enklare och mer effektivt. 

Videokonferenser: Zoom

En solid plan för intern kommunikation behöver ett videokonversationsverktyg för att driva den, och Zoom har blivit det allmänt använda valet för företag. Förutom användarvänlighet gör Zoom det också möjligt för användare att spela in möten och erbjuder upp till 1080p-upplösning för betalande konton. 

Filöverföring: Google Drive

Googles uppsättning professionella verktyg tillsammans med dess notoriska låga prispunkt har lätt gjort Google Drive till ett av de mest populära verktygen för fildelning för både företag och individer. Verktyget kan sömlöst integreras med en mängd andra populära appar och har en kraftfull sökfunktion som gör det enkelt att hitta filer. 

Teambuilding: Donut

Vill du ha ett avslappnat sätt att komma i kontakt med kollegor och träffa nya vänner? Se inte längre än Donut, ett av våra favoritverktyg för teambuilding. Donut parar slumpmässigt ihop anställda för konversationer och möjligheter att connecta. Detta är ett utmärkt sätt att hjälpa folk att träffa andra kollegor utanför sina vanliga avdelningar och team. 

Marknadsföring: Hubspot

Hubspot har blivit branschstandard som ett allt-i-ett marknadsföringsverktyg. Förutom sina schemaläggnings- och innehållsskapande funktioner, gör detta verktyg det också möjligt för användare att mäta och se analyser och mätvärden från kampanjer.

Kundrelationshantering: Salesforce

Salesforce kanske inte är det första du tänker på när du funderar på CRM-programvara och kommunikationsverktyg för team, men det är ett av de mest omfattande verktygen för relationshantering som finns. Verktyget har en mängd tjänster och integrationer och är idealiskt för företag som är oroade över anpassning och skalbarhet.

7 strategier för att bygga din interna kommunikationsplan

Nu när du känner till grunderna för verktyg för intern kommunikation är det dags att börja planera din strategi. Här är några saker att tänka på när du börjar bygga din plan:

• Definiera dina mål: Vad vill du uppnå med din interna kommunikation? Vill du öka anställdas engagemang? Förbättra kommunikationen mellan avdelningarna? Se till att alla är på samma sida när det gäller företagsnyheter och meddelanden?
• Identifiera din publik: Vem behöver du kommunicera med? Alla anställda? Bara distansarbetare? Behöver du segmentera dina meddelanden efter avdelning eller plats?
• Välj rätt kanaler: Vilka kommunikationskanaler fungerar bäst för din publik och dina mål? E-post? Intranät? Slack? Videokonferenser?

1. Granska dina nuvarande metoder för intern kommunikation

Ta en titt på hur du för närvarande kommunicerar med dina anställda. Finns det några områden som kan förbättras eller verktyg eller kanaler som du inte använder som kan vara hjälpsamma? Gör vårt 5-minuters quiz för att identifiera förbättringsområden.

2. Identifiera förbättringsområden

Nu när du har granskat din nuvarande interna kommunikation, är det dags att börja tänka på sätt att förbättra. Här är några idéer för att få dig att börja:

Öka anställdas engagemang: Om du vill öka anställdas engagemang, överväg att använda verktyg som tillåter tvåvägskommunikation. Detta kan vara något som ett företagsforum eller ett verktyg för direktmeddelande.

Gör det enkelt att hitta information: Om anställda har problem med att hitta den information de behöver, överväg att använda ett sökbart intranät eller en intern kommunikationsplattform som tillåter tagging och kategorisering av innehåll.

Få alla på samma sida: Om du vill se till att alla får samma meddelanden, överväg att använda ett verktyg som gör att du kan rikta specifika grupper av människor eller som gör att du kan skicka meddelanden till alla på en gång.

3. Begär feedback och idéer

Fråga dina anställda hur de tycker att intern kommunikation kan förbättras. Vilka verktyg eller metoder skulle de vilja se implementerade? Vad tycker de fungerar bra och vad behöver ändras? Du kan också be om feedback efter att du har genomfört förändringar i din plan för intern kommunikation. Detta kommer att hjälpa dig att mäta om förändringarna har den önskade effekten.

4. Kommunicera regelbundet

När du har implementerat din plan för intern kommunikation är det viktigt att kommunicera regelbundet med dina anställda. Detta kan vara genom veckovisa eller månatliga uppdateringar, företagsövergripande tillkännagivanden, eller bara allmänna uppföljningar.

Se till att hålla dina anställda uppdaterade om eventuella ändringar eller uppdateringar av planen och begär deras feedback på hur det går. Intern kommunikation är en pågående process, så se till att granska och uppdatera din plan regelbundet

5. Erbjud anställda resurser och utbildning

Om du vill att dina anställda ska använda de verktyg och kanaler för intern kommunikation som du har upprättat, är det viktigt att erbjuda medarbetarresurser och utbildning. Detta kan inkludera saker som:

• En snabbstartsguide för att använda verktygen
• Onlinehandledningar eller instruktionsvideos
• Personlig utbildning eller gruppsessioner

6. Sätt en gyllene regel

Det är viktigt att sätta en standard för hela företaget (eller “Guldregeln”) för intern kommunikation som definierar hur anställda bör förvänta sig att ta emot och konsumera information. Detta kan vara något så enkelt som  "alla anställda måste kolla företagets intranät varje dag" eller något mer komplext. Hos Guru är vår:

Vi söker och delar kunskap. För att detta ska fungera måste det finnas ett “kontrakt” mellan dig och alla du arbetar med på Guru. Detta innebär att var och en av oss åtar sig att göra 2 saker…

(1) du delar din kunskap asynkront, med vetskap om att alla andra kommer att försöka smälta det du delar. Du erkänner publiken du delar med och optimerar för dem eftersom det är viktigt för dig att de förstår.

(2) du strävar efter att smälta den kunskap som andra har lagt tid på att förbereda för att dela med dig. Om det som delas är oklart eller inte relevant, erkänner du värdet av att dela den feedbacken för att förbättra det som delas i framtiden.

Genom att sätta en regel kan du hjälpa till att säkerställa att alla är på samma sida och att kommunikationen är konsekvent.

7. Använd mallar 

Att förbättra din interna kommunikation behöver inte vara en tidskrävande process. Det finns ett antal mallar och automatiseringsverktyg som kan hjälpa dig att effektivisera processen och spara tid. 

Använd mallar för saker som företagsmeddelanden, protokoll eller statusuppdateringar för att sätta standarder över hela företaget och använd automatiseringsverktyg för att schemalägga och skicka meddelanden eller för att skapa och distribuera innehåll.