What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Det gör att du kan tänka igenom en viss idé, samla dina tankar och ge svar när du är redo. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Eftersom asynkron kommunikation inte kräver att distansarbetare är anslutna samtidigt, kan du skicka ett meddelande till en anställd i Europa från din lägenhet i San Francisco och de kommer att svara senare på dagen när de sitter vid sin arbetsstation.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

För att vara tydlig, vi ber dig inte att helt överge realtidskommunikation. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

Det är också användbart när du vill diskutera känsliga ämnen, ge kritisk feedback, göra prestationsbedömning, eller brainstorma många idéer på en gång.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• Du spenderar en hel dag med att svara på en oändlig e-posttråd istället för att avsluta den uppgift som ska vara klar om en timme.

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Mikromanagea inte men var tillgänglig när de behöver hjälp för att komma förbi ett hinder.

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Kombinera asynkron och synkron kommunikation så får du ett lyckligt team med en hälsosam balans mellan arbete och fritid.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

Det är svårare att missförstå eller tappa kontext när du skriver. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Tyvärr, om du inte arbetar med ett riktigt häftigt topphemligt program som vi förmodligen inte borde veta om, kommer folk att behöva många påminnelser om regler för arbete och kommunikation.

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

Det är viktigt att inte begränsa dig till skriftliga dokument när du tänker på det bästa sättet att kommunicera vissa saker. Instruktionsvideor, infografik och ljudfiler kan vara ett utmärkt sätt att hålla människor informerade. 

Att ha rätt dokumentation ger människor mycket mer flexibilitet och hjälper till att säkerställa att informationen är tillgänglig och lätt att förstå. Detta kan hjälpa till att minska oändliga fram och tillbaka-meddelanden (så långa axelknuffar) och låter alla arbeta mer autonomt och effektivt.

Planera i förväg 

Snarare än att skicka ett meddelande som säger:

“Hej Linda, kan du skicka mig den uppdaterade onboardinglistan för vårt säljteam just nu?”

Du kan säga:

“Hej Linda, jag kommer att behöva den uppdaterade onboardingchecklistan för vårt försäljningsteam om tre dagar.”

Planering ger anställda tid att förbereda sig och eliminerar pressen att omedelbart slutföra uppgifter.

Se till att alla har tillgång till de rätta dokumenten 

Kontrollera dina inställningar för dokumentdelning och se till att dina kollegor har tillgång till de lämpliga filerna. Detta kan verka litet, men om någon behöver begära åtkomst kan det resultera i onödiga förseningar på flera timmar eller till och med en hel dag. 

Använd trådar för att kommunicera effektivt 

Syftet med trådar är att göra det enkelt att ha textbaserade konversationer. E-postdiskussioner är fragmenterade och låser information inom en inkorg där den endast kan nås av avsändaren och mottagaren.

Trådar är utmärkta för samtal där flera teammedlemmar kan dela idéer och fatta beslut.

Innan möten, använd trådar för att dela relevant information som hjälper ditt team att förstå ämnet. Efter mötet, fortsätt tråden så att de som inte kunde delta kan hitta informationen. Du kan dela en länk till videon av mötet i tråden och alla som ställer frågor kommer att få svar direkt i tråden.

Kommunikationsverktyg som Slack låter dig hantera grupprojekt genom att lägga till uppgifter direkt i projektdiskussionstrådarna. Istället för att gå igenom olika osammanhängande samtal kan ditt team snabbt hitta den relevanta tråden tillsammans med den information de behöver för att komma igång. 

Stäng av aviseringar när du arbetar

Aviseringar förstör din produktivitet. Det håller dig i ett tillstånd av hyperreagerande när du alltid väntar på ljudet av en smartphone- eller datoravisering. Varje gång du svarar tar det 25 minuter att återkomma på spåret, vilket resulterar i förlorad produktivitet.

Använd istället tidsblock för att få mer ut av varje dag. Om du arbetar 8 timmar per dag kan du kontrollera aviseringar var tredje timme och svara på en gång.

Som chef

Vet när du ska använda asynkron kontra synkron kommunikation

Vad kan du kommunicera via e-post, i en tråd eller genom ett Zoom-möte?

Medan teammedlemmar kan ställa in sina arbetstider under asynkron kommunikation, är det viktigt för chefer att veta när de kan förvänta sig (eller inte förvänta sig) realtidsrespons.

Etablera ett protokoll för situationer som kräver ett omedelbart svar och skapa en dedikerad kanal så att anställda vet att de ska svara omedelbart när de får sådana meddelanden.

Till exempel, om din webbplats går ner är det en nödsituation och kräver alla händers insats för att fixa det omedelbart. En rapport för en uppgift som ska lämnas in nästa vecka kan kommuniceras via Slack eller en påminnelse skickas på Asana.

Ha tydliga kommunikationsprocesser på plats 

En av de största anledningarna till att asynkron kommunikation ofta misslyckas är för att folk inte har regler för kommunikationen på plats. Det är därför det är viktigt att fastställa mycket tydliga förväntningar kring hur folk kommunicerar med varandra. När du gör det korrekt minskar du risken för missförstånd eller felkommunicerad information. 

Överväg att låta anställda skapa bestämda arbetstider där de vet att de kommer att vara vid sin dator och tillgängliga för arbete. Använd olika etiketter, namn och ämnesinställningar i dina Slack-kanaler så att anställda vet vilka samtal de ska ha i dem

Definiera brådska 

En trasig offentlig funktion på en webbplats eller app är ett brådskande arbetsproblem. En fråga om vilken färg Post-it®-lappar ditt team föredrar är det inte. Om du inte hittar ett sätt att differentiera mellan de två, kommer varje inkommande e-post eller Slack att kännas som en nödsituation. 

För att asynkron kommunikation ska fungera måste anställda veta skillnaden mellan brådskande ärenden och sådana som kan vänta.

Etablera riktlinjer kring vad som verkligen utgör en brådskande fråga och det bästa sättet att märka det. Ha en uppsättning handlingsplaner kring vem som ska kontakta, de rätta stegen att ta och hur man dokumenterar problemet. 

Vill du dyka djupare in i det bästa sättet att hantera kommunikationsproblem på jobbet? Kolla in vårt inlägg om vår metod för intern kommunikation på Guru.

Utvärdera teammedlemmar baserat på resultat och resultat 

Gör det tydligt för de anställda att de kommer att bedömas utifrån bidrag till teamets mål, inte hur många timmar de spenderade på jobbet. 

Anställda kan ställa in sina arbetstider så länge de är produktiva. Om de föredrar att arbeta tre timmar på morgonen och fyra timmar på kvällen för ostört djuparbete är det okej så länge de uppfyller sina månatliga mål.

Abolera rigida arbetstider

Att anta ett flexibelt arbetsschema gör att du kan rekrytera toppkompetens från hela världen. Du kommer naturligt att luta dig mot asynkron kommunikation när alla inte kan vara online samtidigt. 

Schemalägg asynkrona avstämningar

När det finns många beroenden inom ditt team slutar du med fler möten. Innan Rick skickar en uppdatering till en kund om en bugg som kunden hittade måste han kolla med Anna från ingenjörsteamet för att se om problemet har åtgärdats. Ingen vet vad någon arbetar med, vilket leder till möten och långa e-posttrådar.

Använd fjärravstämningar för att göra möten asynkrona. Det är ett sätt för team att dela vad de arbetar med utan att störa sitt arbetsflöde.

Flera sätt att göra detta inkluderar:

• En central portal där team delar projekt de arbetar med varje dag
• Ett projektledningsverktyg som Asana där du bygger arbetsflöden och följer framsteg över flera projekt
• Ett meddelandeverktyg som Slack där team kan posta vad de arbetar med och det sömlöst integreras med interna kommunikationsplattformar som Guru

Uppmuntra rutiner, men återgå inte till gamla vanor 

Även om det finns mindre behov av att upprätthålla traditionella arbetstider i en fjärrmiljö, uppmuntra ditt team att ha en arbetsrutin som ersätter det gamla 9-5-schemat.

Som teamledare kan du ställa in:

• Tider för veckovisa avstämningar när alla bör delta
• En tidslinje för svar på e-post och meddelanden på Slack (kan vara 12-24 timmar)
• Rutiner för att kommunicera för dem i olika tidszoner och vid nödsituationer

Bygg förtroende, självständighet och ansvar i din arbetskultur 

Förtroende och självständighet är de värden som asynkron kommunikation är uppbyggd på. Du behöver lita på att ditt team kommer att leverera i tid, så att lagkamraterna inte behöver oroa sig för att någon inte håller sitt ord. När anställda arbetar självständigt utan att bli mikroskickade uppmuntras innovation och deras självförtroende byggs upp.

Låt oss ge folk lite frist. Fram till väldigt nyligen var det nästan omöjligt för asynkront arbete att fungera...väl. Tack vare innovationer inom modern teknik är det lättare än någonsin att arbeta på distans, men det är viktigt att komma ihåg att den arbetsmiljö vi njuter av nu inte skulle ha varit möjlig för 20 år sedan, eller ens 10 år sedan i vissa fall. 

Kom ihåg, du och dina kollegor arbetar tillsammans av en anledning. Ni har alla bedömts som effektiva, talangfulla och kompetenta anställda. Om någon inte har gett dig en anledning att tro att de inte kan hantera ansvaret som följer med asynkront arbete, lita på att de kan hantera nästa steg i din arbetsmiljö.

Gör information lättillgänglig med ett kunskapshanteringssystem 

81% av anställda  känner sig frustrerade när de inte kan få tillgång till den information de behöver för att slutföra en uppgift. 

Ett internt kunskapshanterings (KM) system minimerar behovet för anställda att ställa frågor. Det blir det centrala lagret för alla företagsdokument såsom onboarding för anställda, processdokumentation, publiceringsriktlinjer och varumärkesvärden. Det system du väljer bör vara intuitivt, lätt att söka och integrera med ditt arbetsflöde.

Använd din mötestid väl

Vi sade tidigare att ett antagande av en asynkron kommunikationsmodell inte betyder att du avvisar synkron arbete. När du är en del av en distribuerad arbetsstyrka räknas varje möte. Pandemin tvingade oss att ta en hård titt på hur vi använde vår mötestid och verkligen tänka på de bästa sätten att utnyttja allas tid. 

Ta dig tid att tänka på ett mötes syfte och huvudmål innan du öppnar ditt schemaläggningsverktyg. Fråga dig själv om detta är något som behöver diskuteras live, eller om du kan få samma resultat efter att ha skickat ett e-postmeddelande eller Slack.

Förarbetsarbete kan vara ett värdefullt verktyg för personer som arbetar asynkront. Att låta människor granska dokument, titta på videor eller komma förberedda med frågor eller idéer innan du officiellt möts kan minska mötestiden och göra den tid du spenderar tillsammans ännu mer betydelsefull. 

Och glöm inte bort värdet av inspelade möten. Trots dina bästa ansträngningar kommer det ibland att finnas personer som inte kan delta. Inspelade möten kan ge människor den informationen de behöver för att fortsätta arbeta.

Investera i team-bonding aktiviteter 

När du antar asynkron kommunikation finns det färre möjligheter för team att ansluta personligen eller umgås, särskilt när du är på distans. 

Du kan fylla tomrummet genom att arrangera regelbundna aktiviteter som främjar relationsbyggande och teamenhet. Till exempel kan du arrangera en månatlig fredags-spelstund, drinkar över Zoom för att umgås, eller halvårsvis retreats.

Det ger ditt team något att se fram emot på dagar när de känner sig isolerade eller omotiverade.

Använd verktyg som främjar asynkrona kommunikationer 

Guru 

Guru är ett internt kommunikationsverktyg och plattform för kunskapsdelning som tillhandahåller verifierad information från experter i ditt team. Informationen kan nås av anställda just där de arbetar. Tänk på Guru som en företags-wiki som integreras med ditt arbetsflöde så att du alltid har den information du behöver för att utföra ditt arbete.

Google Workspace

Google Workspace är en samling av verktyg för molnberäkning och produktivitet som gör det enkelt att samarbeta över projekt på ett ställe. Verktyg i Google Workspace inkluderar Chatt, Gmail, Kalender, Dokument, Presentationer, Kalkylblad, Formulär och Drive.

Flera personer kan samarbeta på ett dokument, lämna kommentarer där något är oklar och lösa problem i realtid. Allt sparas på Google Drive så du behöver inte oroa dig för att förlora dokument eller åtkomst till filer.  

Meddelandeappar

Meddelandeappar som Slack och Microsoft Teams eliminera behovet att ha långa diskussioner över e-posttrådar och strömlinjeforma kommunikationen via en meddelandeplattform. 

Du kan organisera ämnen efter kanaler för olika team för att förbättra kvaliteten och relevansen av samtalen. Teammedlemmar kan välja hur de vill bli notifierade baserat på ämnen som intresserar dem eller deras tillgänglighet. 

Lyckligtvis visar Slack ingen läskvitto vilket tar bort trycket att svara omedelbart när du får ett privat meddelande.

Asana

Använd Asana för att tilldela projekt och deadlines till dina teammedlemmar utan att skicka ett e-postmeddelande eller organisera ett möte. Du kan tagga dina anställda, kommentera projekt och till och med länka viktiga projekt-dokument i Asana för att ge dem allt de behöver för att utföra uppgiften effektivt. 

Loom

Loom är ett videomeddelandeverktyg där du kan spela in din skärm, ditt ansikte och din röst för att skapa videor och dela omedelbart antingen via e-post eller en länk. Du kan använda Loom för att dokumentera processer, introducera nya anställda och dela kunskap med dina kollegor.

Som ett verktyg för asynkron kommunikation skickar du videomeddelanden i din egen tidsram och din kollega konsumerar videon när de har tid. Det är ett utmärkt sätt att förklara en produktplan, visa dina kollegor hur man åtgärdar ett fel, eller förklara varför du gjorde vissa beslut.

Var försiktig med att skapa en alltid "på"-kultur

Ett samarbetsöverskott inträffar när en anställd spenderar för mycket tid på att svara på förfrågningar och interagera med teamet till nackdel för deras eget arbete. Några orsaker till samarbetsöverskott inkluderar:

Prioritera kommunikation framför produktivitet 

Enligt Harvard Business Review spenderar anställda för närvarande 50 % mer tid på samarbete än de gjorde för 20 år sedan. 

Tänk 80 % av en arbetsdag på e-postkommunikation, 15 % av företags tid på möten, och över 200 Slack-meddelanden om dagen. Anställdas tid är dyrbar, och företag bör utvärdera om deras nuvarande interna kommunikationsmetoder fungerar för eller emot dem.

Denna trend av konstant kommunikation innebär att hela deras dag är arrangerad runt möten med tid däremellan som spenderas på kärnfunktioner. Det resulterar vanligtvis i att anställda arbetar övertid på veckodagar och helger (utan extra betalning) för att slutföra tilldelade uppgifter.

Onödig press på anställda att alltid vara tillgängliga 

Om arbetare alltid är engagerade i realtidskommunikation, då har de ingen kontroll över sina scheman. Istället för att sätta sina egna agendor och vara produktiva, spenderar ditt team dagen med att svara på förfrågningar. För att kompensera för förlorad tid arbetar de snabbare, vilket leder till mer press, högre frustration och stress. Resultatet är utbrändhet och brist på motivation för att dyka upp.

Lågkvalitativa samtal 

Det första svaret är förmodligen inte ditt bästa svar. När du måste svara omedelbart, finns det ingen tid att tänka igenom dina svar och ge ett genomtänkt svar eftersom du är under press. Kvaliteten på samtalet lidande och lösningar är ofta under medel.

Distansarbete är här för att stanna: främja effektivitet framför konstant kommunikation

Framtiden för arbete är distribuerad och mångfaldig. Fler företag inser att de inte behöver befinna sig i samma tidszon för att få resultat. Därför beror framgång nu på resultat och utdata, inte hur många timmar du dyker upp.

Att anta ett asynkront system gör att du kan utnyttja den bästa talangen runt om i världen. Det ger ditt team autonomi att välja timmar när de är mest produktiva och maximera resultat utan att alltid behöva vara på. Det är ett utmärkt sätt att göra mer djupt arbete, koppla bort när du behöver och komma tillbaka återuppladdad.

För de tillfällen när du behöver personliga samtal, välj verktyg som blandar synkron med asynkron kommunikation för ett strömlinjeformat arbetsflöde.