What is asynchronous communication? 

Asynchronous communication means interaction without real-time conversation — replies can be delayed. A good example is email. In this approach, people aren't scheduling meetings and responses are less time-sensitive.

In this scenario, instead of asking your employees to be online at the same time, you give your teammates the flexibility to choose their working hours, irrespective of their location. 

For example, if you’ve sent an email requesting a document from a team member, rather than expecting an immediate response, you’re patient and wait for them to respond later on. There's a growing body of evidence that shows the productivity benefits of not responding to all requests the moment they come in. In fact, research from the American Psychological Association has found that interruptions can significantly reduce productivity.

Types of synchronous vs asynchronous communication

Learning

Synchronous learning happens in real-time, with students and teachers together. Alternatively, teachers can share information asynchronously. Learners explore on their own time, for example by watching videos, reading, and listening. Teachers use a learning management system (LMS) to share learning materials.

Programming

In coding, synchronous operations are performed one at a time. One task finishes, the next step begins. Asynchronous operations can happen at the same time — you can move to the next step while another step finishes.

Communication

The key difference between synchronous and asynchronous communication is synchronous communications are scheduled, real-time interactions by phone, video, or in-person. Asynchronous communication happens on your own time and doesn’t need scheduling.

In this article, we'll explore everything you need to know about synchronous vs asynchronous communication, in general.

Why should you move toward asynchronous communication? 

A Stanford study of 16,000 employees revealed that remote workers are 13% more productive. In another review, a company that switched to remote work recorded an increased $1.3 billion annual value. 

No more rush-hour commute to work, inhaling carbon-fueled air, engaging in office politics, or having to always be present even when you don’t feel like it. You have more time to dedicate to your family and hobbies because you’ve regained control of your day and how you plan your activities.

While many people assume that location independence is the entire reason remote workers are happier, asynchronous communication plays a significant role in giving remote employees control over how they communicate with their teammates.

In a remote-first, fully asynchronous environment, you wake up when you want to, see the emails sitting in your inbox, and feel no pressure to reply. So you grab a beverage and finish your morning routine before settling at your desktop to start work for the day.

While many companies are convinced that remote work is the future, they are also struggling with how to hand control over to their employees and adopt async communication — even when the benefits include a happier workforce, reduced overhead costs, and the ability to hire top talent from anywhere in the world.

Synchronous vs asynchronous communication 

Synchronous communication takes place in real-time between two or more people. All parties are online at the same time. When a message or request is sent, there’s an immediate response.

Synchronous communication is common in a physical work location where managers can walk up to a team member’s office and ask for a document or question about a process. Work hours and break times are preset, and there’s a ton of pressure to always be available.

Examples of synchronous communication include video conferencing, instant messaging, and telephone conversations.

Situations where synchronous communication is beneficial include:

• Brainstorming sessions
• Weekly team meetings
• Team building activities
• Project discussions
• Interview sessions
• Water cooler conversations

While synchronous communication is instantaneous, there’s an expected lag in asynchronous communication. Rather than determining when employees can work or respond to communications, async communication places control with the employee, not the employer.

Examples of asynchronous communication

Messaging software: Messaging software like Microsoft Teams and Slack is helpful for employee communication and collaboration. You send a message and the recipient replies when they come online.

Email: There’s no pressure to respond instantly to work emails. Employees can reply at a convenient time with tools like Gmail and Outlook. 

Video recording: Video recordings or demos work great when you need to explain a process. Popular video recording tools include Zoom and Loom.

Cloud collaboration: With tools like Google Workspace and Microsoft Teams, you can collaborate on documents with your teammates, make edits, and leave comments they can address at a convenient time.   

Video libraries: A video library is a collection of training videos that employees can watch as part of the onboarding process or regular training intervals. You can integrate Guru with learning management software like Lessonly and Skilljar to help employees learn at their own pace.

Project management software: Project management tools are a great way to collaborate on projects, communicate deliverables and track project activity. Examples to explore with Guru include Asana and Trello. 

Wikis and intranets: Wikis and intranets serve as the single source of truth within an organization. It’s a repository of company documents, processes, and other resources employees need to perform their job functions. With an intranet CMS like Guru, anyone can create content and share verifiable knowledge so employees are always using best practices.

What are the benefits of asynchronous communication?

Flexibility to respond when you can 

Async communication gives you the freedom to plan your workday based on your most productive hours. Instead of switching tabs to reply to non-stop messages, you can batch your responses when you have time. 

With more flexibility, you spend extended periods on more important tasks, resulting in improved performance and productivity. 

More honest communication 

While asynchronous communication is slower, it also tends to be of higher quality than knee-jerk responses. Det lar deg tenke gjennom en bestemt idé, samle tankene dine og tilby svar når du er klar. This makes it easier for other people to understand your message effectively and avoid unnecessary back-and-forths. 

Greater transparency since communication is saved by default 

Chat messages and Slack threads all happen in writing and are automatically saved so you and your team can reference them later. This results in greater transparency across your company and ensures nobody misses important information. 

Better for people in different time zones 

Communicating in real-time across different time zones is hard when one teammate is sleeping peacefully just as another is coming back from their morning run. 

Since async communication doesn't require remote workers to be connected at the same time, you can send a message to an employee in Europe from your apartment in San Francisco and they’ll respond later in the day when they sit at their workstation.

Increased productivity 

In a synchronous environment, the average employee spends 12 hours per week preparing and attending meetings. 

Without distractions, employees can block off time for deep work, then batch responses a few times a day instead of checking their phone every 30 minutes. 

Not to mention, employees can skyrocket productivity with asynchronous information sharing to save time and stress.

Finding the balance between synchronous and asynchronous communication

To be clear, we’re not asking you to ditch real-time communication entirely. There are situations where it makes sense.

Remote work, for example,  can be extremely isolating. Synchronous communication can help you build rapport with teammates and develop personal relationships that lead to better collaboration at work.

It’s also useful when you want to discuss sensitive topics, give critical feedback, performance review, or brainstorm a lot of ideas at once.

When a project is moving quickly and you want to get everyone in sync, a Zoom conference meeting can help you achieve this goal. In a crisis or emergency, it makes sense to get everyone on board fast, to mitigate the problem.

However, it can be a time suck when:

• Employees have to show up to meetings and wait for everyone to arrive 
• You wake up in the morning and the first thing you do is respond to work emails and Slack messages
• You spend an entire day replying to an endless email thread instead of finishing that task that’s due in an hour

The trick is to keep synchronous communication to a minimum. Give your team autonomy but set rules that keep everyone aligned. Don’t micromanage but stay available when they need help getting past a roadblock. 

Organize regular team bonding events to manage isolation and maintain social relationships. Combine async and synchronous communication and you’ll have a happy team with a healthy work-life balance.

How can asynchronous communication be improved? 

As an individual

Write your thoughts down

It’s harder to misunderstand or lose context when you write. Writing down your thoughts gives people the time to read and think about your message versus reacting immediately. As you write your thoughts you can refine them and provide more context that helps others understand your messaging quickly which reduces the need for one-on-one meetings or long messaging threads.

Overcommunicate 

The time lag between responses offers an opportunity to send clear messages. What does the next person need to know about the task or meeting? Give as much background detail as possible. 

Use screenshots and screen recording to provide context. Send links to relevant past conversations and resources that will help your colleagues understand your message better. Set clear deadlines so they know when a task is due. You save more time when you provide context upfront. 

Create stellar documentation 

It would be great if everyone in your company had superhuman recall abilities and only had to be told things once. Unfortunately, unless you’re working in a really cool top-secret program we probably shouldn’t know about, people are going to need plenty of reminders about rules for work and communication.  

Focus on creating informative documentation that can easily explain tasks and answer basic questions that are likely to pop up throughout the day. You can create documentation around communication processes, specific guidelines around project work, and anything you think your people will find particularly useful. 

It’s important to not limit yourself to written documents when you’re thinking about the best way to communicate certain things. Instruksjonsvideoer, infografikker og lydfiler kan være en flott måte å holde folk informert på. 

Å ha riktig dokumentasjon gir folk mye mer fleksibilitet og bidrar til å sikre at informasjonen er tilgjengelig og lett å forstå. Dette kan bidra til å redusere endeløse meldinger frem og tilbake (så lenge skuldertapping) og lar alle arbeide mer autonomt og effektivt.

Planlegg på forhånd 

I stedet for å sende en melding som sier:

“Hei Linda, kan du sende meg den oppdaterte onboarding-sjekklisten for salgsteamet vårt akkurat nå?”

Du kan si:

“Hei Linda, jeg trenger den oppdaterte onboarding-sjekklisten for salgsteamet vårt om tre dager.”

Planlegging gir ansatte tid til å forberede seg og eliminerer presset for å fullføre oppgaver umiddelbart.

Sørg for at alle har tilgang til de riktige dokumentene 

Sjekk innstillingene for dokumentdeling og sørg for at kollegene dine har tilgang til de aktuelle filene. Dette kan virke ubetydelig, men hvis noen må be om tilgang, kan det føre til unødvendige forsinkelser på flere timer eller til og med en hel dag. 

Bruk tråder for å kommunisere effektivt 

Formålet med tråder er å gjøre det enkelt å ha tekstbaserte samtaler. E-postdiskusjoner er fragmenterte og låser informasjon inne i innboksen hvor den bare kan nås av avsender og mottaker.

Tråder er flotte for samtaler hvor flere teammedlemmer kan dele ideer og ta beslutninger.

Før møter, bruk tråder for å dele relevant informasjon for å hjelpe teamet ditt med å forstå emnet som skal tas opp. Etter møtet, fortsett tråden slik at de som ikke kunne delta kan finne informasjonen. Du kan dele en lenke til videoen av møtet i tråden, og alle som stiller spørsmål vil få svar rett i tråden.

Kommunikasjonsverktøy som Slack lar deg administrere gruppeprosjekter ved å legge til oppgaver direkte i prosjektdiskusjonstrådene. I stedet for å gå gjennom ulike fragmenterte samtaler, kan teamet ditt raskt finne den relevante tråden sammen med informasjonen de trenger for å komme i gang. 

Slå av varsler når du jobber

Varsler ødelegger produktiviteten din. Det holder deg i en tilstand av hyper-responsivitet når du alltid venter på lyden av en smarttelefon- eller skrivebordsvarsling. Hver gang du svarer, tar det 25 minutter å komme tilbake på sporet, noe som resulterer i tapt produktivitet.

Bruk tidblokker for å få mer ut av hver dag. Hvis du jobber 8 timer om dagen, kan du sjekke varsler hver tredje time og svare på en gang.

Som leder

Vite når man skal bruke asynkron vs synkron kommunikasjon

Hva kan du kommunisere via e-post, i en tråd, eller gjennom et Zoom-videomøte?

Mens teammedlemmer kan sette arbeidstiden sin under asynkron kommunikasjon, er det viktig for ledere å vite når de kan forvente (eller ikke forvente) svar i sanntid.

Etablere et protokoll for situasjoner som krever en øyeblikkelig respons og opprette en dedikert kanal slik at ansatte vet at de skal svare umiddelbart når de mottar slike meldinger.

For eksempel, når nettstedet ditt er nede, er det en nødsituasjon og krever at alle hender er på dekk for å fikse det umiddelbart. En rapport for en oppgave som forfaller neste uke kan kommuniseres via Slack eller en påminnelse sendt på Asana.

Ha klare kommunikasjonsprosesser på plass 

En av de største grunnene til at asynkron kommunikasjon mislykkes er fordi folk ikke har regler for kommunikasjon på plass. Det er derfor det er viktig å etablere veldig klare forventninger til hvordan folk snakker med hverandre. Når du gjør det riktig, reduserer du sjansene for misforståelser eller feilkommunikasjon av informasjon. 

Vurder å la ansatte opprette bestemte arbeidstimer hvor de vet at de vil være ved datamaskinen og tilgjengelige for arbeid. Bruk forskjellige etiketter, navn og temainnstillinger i Slack-kanalene dine slik at ansatte vet hvilke samtaler de bør ha der.

Definer hastighet 

En ødelagt offentlig funksjon på et nettsted eller en app er et presserende arbeidsproblem. Et spørsmål om hvilken farge Post-it® lapper teamet ditt foretrekker, er ikke. Hvis du ikke finner en måte å skille mellom de to, kommer hver innkommende e-post eller Slack til å føles som en nødsituasjon. 

For at asynkron kommunikasjon skal fungere, må ansatte vite forskjellen mellom presserende saker og de som kan vente.

Sett opp retningslinjer rundt hva som virkelig utgjør en presserende sak og den beste måten å flagge det. Ha en fast handlingsplan for hvem som skal kontaktes, de riktige stegene å ta, og hvordan man skal dokumentere problemet. 

Vil du ta et dypere dykk inn i den beste måten å håndtere kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen? Se vårt innlegg om vår tilnærming til intern kommunikasjon hos Guru.

Evaluer teammedlemmer basert på resultater og resultater 

Gjør det klart for ansatte at de vil bli vurdert basert på bidrag til teamets mål, ikke hvor mange timer de har brukt på jobben. 

Ansatte kan sette sine arbeidstimer så lenge de er produktive. Hvis de foretrekker å jobbe tre timer om morgenen og fire timer om kvelden for uavbrutt dybdearbeid, er det greit så lenge de møter sine månedlige mål.

Avskaff stive arbeidstider

Å ta i bruk en fleksibel arbeidsplan lar deg rekruttere topp talenter fra hvor som helst i verden. Du vil naturlig gravitere mot asynkron kommunikasjon når ikke alle kan være online samtidig. 

Planlegg asynkrone innspillinger

Når det er mange avhengigheter i teamet ditt, ender du opp med flere møter. Før Rick sender en oppdatering til en kunde om en feil kunden har funnet, må han sjekke med Anna i ingeniøren for å se om problemet ble løst. Ingen vet hva noen jobber med, noe som fører til møter og lange e-posttråder.

Bruk fjerntilsyn for å gjøre møter asynkrone. Det er en måte for team å dele hva de jobber med uten å forstyrre arbeidsflyten sin.

Noen måter å gjøre dette på inkluderer:

• En sentral portal hvor team deler prosjekter de jobber med hver dag.
• Et prosjektledelsesverktøy som Asana hvor du bygger arbeidsflyter og sporer fremgang på tvers av flere prosjekter
• Et meldingsverktøy som Slack hvor team kan legge ut hva de jobber med, og det integreres sømløst med interne kommunikasjonsplattformer som Guru.

Oppfordre til rutiner, men ikke gå tilbake til gamle vaner 

Mens det er mindre behov for å opprettholde tradisjonelle arbeidstimer i et fjerntilknyttet miljø, oppfordre teamet ditt til å ha en arbeidsrutine som erstatter det gamle 9-5-skjemaet.

Som teamleder kan du sette:

• Tidspunkt for ukentlig sjekk-in når alle bør være til stede
• En tidslinje for svar på e-poster og meldinger på Slack (kan være 12-24 timer)
• Prosedyrer for kommunikasjon for de i forskjellige tidssoner og i tilfelle en nødsituasjon

Bygg tillit, uavhengighet og ansvarlighet inn i arbeidskulturen din 

Tillit og uavhengighet er verdiene asynkron kommunikasjon er bygget på. Du må stole på at teamet ditt leverer i tide, slik at teammedlemmene ikke trenger å bekymre seg for at noen ikke holder ord. Når ansatte jobber uavhengig uten å bli mikrostyrt, oppmuntrer det til innovasjon og bygger opp deres selvtillit.

La oss gi folk litt slakk. Frem til meget nylig var det nesten umulig å for asynkront arbeid å virkelig...fungere. Takket være innovasjoner innen moderne teknologi er det lettere enn noen gang å jobbe eksternt, men det er viktig å huske at arbeidsmiljøet vi nyter nå ikke ville vært mulig for 20 år siden, eller til og med 10 år siden i noen tilfeller. 

Husk, du og kollegene dine jobber sammen av en grunn. Dere har alle blitt ansett som effektive, talentfulle og kapable ansatte. Med mindre noen har gitt deg grunn til å tro at de ikke kan håndtere ansvaret som følger med asynkron arbeid, stol på at de kan håndtere neste steg i arbeidsmiljøet ditt.

Gjør informasjon lett tilgjengelig med et system for kunnskapshåndtering 

81% av ansatte føler seg frustrerte når de ikke kan få tilgang til informasjonen de trenger for å fullføre en oppgave. 

Et internt system for kunnskapshåndtering (KM) minimerer behovet for at ansatte må stille spørsmål. Det blir det sentrale lageret for alle selskapsdokumenter som ansatt onboarding, prosessdokumentasjon, publiseringsretningslinjer og merkeverdier. Systemet du velger bør være intuitivt, lett å søke i og integreres med arbeidsflyten din.

Bruk møtetiden effektivt

Vi sa før at det å omfavne en asynkron kommunikasjonsmodell ikke betyr at du avviser synkront arbeid. Når du er en del av en distribuert arbeidsstyrke, teller hvert møte. Pandemien tvang oss til å ta et hardt blikk på hvordan vi brukte møtetidene våre og virkelig tenke på de beste måtene å utnytte alles tid. 

Ta deg tid til å tenke på formålet med et møte og hovedmålene før du åpner planleggingsverktøyet ditt. Spør deg selv om dette er noe som må diskuteres live, eller om du kan få det samme resultatet etter å ha sendt en e-post eller Slack.

Forarbeid før møtet kan være et verdifullt verktøy for folk som jobber asynkront. Å la folk gjennomgå dokumenter, se videoer, eller komme forberedt med spørsmål eller ideer før du offisielt møtes kan redusere møtetiden og gjøre tiden dere tilbringer sammen enda mer betydningsfull. 

Og glem ikke verdien av opptak av møter. Til tross for dine beste anstrengelser, vil det være tider hvor noen mennesker ikke kan møtes. Innspilte møter kan gi folk informasjonen de trenger for å fortsette å jobbe.

Invester i team-bonding aktiviteter 

Når du tar i bruk asynkron kommunikasjon, er det færre muligheter for team å samles personlig eller sosialisere, spesielt når du jobber eksternt. 

Du kan fylle tomrommet ved å arrangere regelmessige aktiviteter som fremmer relasjonsbygging og teamenhet. For eksempel kan du arrangere en månedlig spilltime på fredag, drinker over Zoom for å ta igjen det tapte, eller halvårlige fysiske retreater.

Det gir teamet ditt noe å se frem til på dager når de føler seg isolerte eller demotiverte.

Bruk verktøy som fremmer asynkrone kommunikasjoner 

Guru 

Guru er et internt kommunikasjonsverktøy og plattform for kunnskapsdeling som gir verifisert informasjon fra eksperter på teamet ditt. Informasjonen kan nås av ansatte der de jobber. Tenkte på Guru som en selskapswiki som integreres med arbeidsflyten din, slik at du alltid har informasjonen du trenger for å gjøre jobben din.

Google Workspace

Google Workspace er en samling av verktøy for skybasert databehandling og produktivitet som gjør det enkelt å samarbeide på tvers av prosjekter på ett sted. Verktøyene i Google Workspace inkluderer Chat, Gmail, Kalender, Dokumenter, Presentasjoner, Regneark, Skjemaer og Drive.

Flere personer kan samarbeide om et dokument, legge igjen kommentarer der noe er uklart og løse problemer i sanntid. Alt lagres på Google Drive, så du trenger ikke å bekymre deg for å miste dokumenter eller tilgang til filer.  

Meldingsapper

Meldingsapper som Slack og Microsoft Teams fjerner behovet for lange diskusjoner over e-posttråder og effektiviserer kommunikasjonen via en meldingsplattform. 

Du kan organisere emner etter kanaler for forskjellige team for å forbedre kvaliteten og relevansen av samtalene. Teammedlemmer kan velge hvordan de vil varsles basert på emner av interesse eller tilgjengelighet. 

Heldigvis viser ikke Slack lesebekreftelse, som fjerner presset for å svare umiddelbart når du mottar en privat melding.

Asana

Bruk Asana for å tildele prosjekter og frister til kollegene dine uten å sende en e-post eller organisere et møte. Du kan tagge medarbeiderne dine, kommentere prosjekter, og til og med lenke viktige prosjekt-dokumenter i Asana for å gi dem alt de trenger for å gjøre jobben effektivt. 

Loom

Loom er et videomeldingsverktøy hvor du kan ta opp skjermen din, ansiktet og stemmen din for å lage videoer og dele dem øyeblikkelig, enten via e-post eller en lenke. Du kan bruke Loom til å dokumentere prosesser, onboarde nye ansatte, og dele kunnskap med kollegene dine.

Som et verktøy for asynkron kommunikasjon, sender du videomeldinger i ditt eget tidsforløp, og kollegen din konsumerer videoen i sitt eget tempo. Det er en flott måte å forklare en produktvei, vise lagkameratene dine hvordan de kan fikse en feil, eller forklare hvorfor du tok visse beslutninger.

Vær oppmerksom på å skape en alltid "på"-kultur

Samarbeidsbelastning skjer når en ansatt bruker for mye tid på å svare på forespørselene og være aktiv med teamet på bekostning av sitt eget arbeid. Noen årsaker til samarbeidsbelastning inkluderer:

Prioritering av kommunikasjon over produktivitet 

Ifølge Harvard Business Review bruker ansatte nå 50 % mer tid på samarbeid enn de gjorde for 20 år siden. 

Tenk 80 % av arbeidsdagen på e-postkommunikasjon, 15 % av selskapets tid på møter, og over 200 Slack-meldinger om dagen. Ansattes tid er verdifull, og selskaper bør vurdere om deres dagens interne kommunikasjonspraksis fungerer for eller imot dem.

Denne trenden med konstant kommunikasjon betyr at hele dagen deres er arrangert rundt møter, med tid imellom brukt på kjerneoppgaver. Dette resulterer vanligvis i at ansatte jobber overtid på hverdager og i helgene (uten ekstra betaling) for å fullføre tildelte oppgaver.

Unødvendig press for ansatte til alltid å være tilgjengelige 

Hvis arbeidere alltid er engasjert i sanntidskommunikasjon, har de ingen kontroll over timeplanene sine. I stedet for å sette sine egne agendaer og være produktive, bruker teamet ditt dagen på å svare på forespørslene. For å kompensere for tapt tid, jobber de raskere, noe som fører til mer press, høyere frustrasjon og stress. Resultatet er utbrenthet og mangel på motivasjon til å møte opp.

Dårlig kvalitet på samtaler 

Den første responsen er sannsynligvis ikke din beste respons. Når du må svare umiddelbart, er det ikke tid til å tenke gjennom svarene dine og gi et gjennomtenkt svar fordi du er under press. Kvaliteten på samtalen lider og løsninger er ofte under pari.

Fjernarbeid er her for å bli: fremme effektivitet over konstant kommunikasjon

Fremtiden for arbeid er distribuert og mangfoldig. Flere selskaper innser at de ikke trenger å være i samme tidssone for å oppnå resultater. Derfor avhenger suksess nå av resultater og utfall, ikke hvor mange timer du møter opp.

Å ta i bruk et asynkront system gjør at du kan ta i bruk de beste talentene rundt om i verden. Det gir teamet ditt autonomi til å velge timer når de er mest produktive og maksimere produksjonen uten å alltid måtte være på. Det er en flott måte å gjøre mer dypt arbeid, koble fra når du trenger det og komme tilbake oppladet.

For de gangene du trenger ansikt-til-ansikt-samtaler, velg verktøy som blander synkron med asynkron kommunikasjon for en strømlinjeformet arbeidsflyt.