Kunnskapsdeling er livsnerven i enhver vellykket gruppe. Men når et selskap vokser, kan det ikke lenger stole på at kunnskap deles ved osmose. Og når dette skjer, kan det være på tide å ansette en kunnskapsansvarlig. Dette er en rolle dedikert til å skape en kunnskapsdrevet kultur og sikre at alle ansatte har forutsetningene for å lykkes i sine roller.

Hva er en kunnskapsansvarlig?

En kunnskapsansvarlig sørger for at alle i organisasjonen din har den informasjonen de trenger. De gjør dette ved å ha ansvar for den kontinuerlige styringen av en kunnskapsbase eller bedriftens wiki, inkludert dens generelle helse og beste praksis. De er de som tar viktige beslutninger rundt informasjonsarkitektur, teknologi og den overordnede strukturen og bruken av en organisasjons kunnskapsbase.

Hvorfor kunnskapsansvarlige er en verdifull investering for teamet ditt  

Avhengig av størrelsen på organisasjonen, typen av kunnskapsbase, og den kunnskapshåndteringsstrategien som er implementert, kan et selskap velge å opprette en dedikert rolle for kunnskapshåndtering.

Kunnskapsansvarlige kan gjøre mye mer enn å holde kortene og kunnskapsbasen din i orden. Faktisk kan ansettelse av en ha mange fordeler. 

Forbedre tilgang til informasjon og kunnskap 

Vi vet at mange ansatte allerede bruker programvaren for kunnskapsdeling, men en kunnskapsansvarlig kan virkelig bidra til å løfte deres kunnskapsdelingsspill til neste nivå.

Teamene dine har gjort en ganske god jobb med å finne sin egen måte å dele kunnskap på innenfor det etablerte systemet, men en kunnskapsansvarlig kan hjelpe med å gjøre ting enda mer tilgjengelige og delbare. De er eksperter på å organisere og distribuere viktig informasjon, og de vet hvordan de kan forvandle et «ganske bra» system til et «virkelig fantastisk» ett. 

Det er også viktig å vite at kunnskapsforvaltning ikke bare er begrenset til å produsere innhold som skal deles. En ekte kunnskapsansvarlig kan bidra til å legge til rette for andre former for kunnskapsdeling og veilede andre om riktig måte å spre informasjon på. 

Usikker på hva vi mener? Vi lar Aprill Allen fra Knowledge Bird  forklare:

Jeg tenker på kunnskapshåndtering som en overordnet kapasitet med kunnskapsansvarlig som trener og tilrettelegger, som dytter team og enkeltpersoner mot å forbedre praksisen for kunnskapsdeling.

​

De gjør dette ved å muliggjøre en mer strømlinjeformet informasjonsflyt mellom verktøy, men også ved å skape betingelsene for at kunnskap kan flyte mellom personer. Disse betingelsene kan være uformelle muligheter for å samles så vel som formelle strukturer som kollegial læring og veiledning.

Strømlinjeforme beslutningsprosessen

Hva er den beste måten å formatere kort som skisserer salgsprosessen? Hvordan endrer vi tittelen og taggesystemet for å gjøre det enklere for folk å finne informasjon? 

Din arbeidsplass har ikke mangel på gode ideer. Problemet oppstår med å bestemme hvilken god idé som skal forfølges. Noen ganger er den enkleste måten å få ting gjort bare å la noen si “ja” eller “nei.” 

Skjønnheten med å ha en kunnskapsansvarlig er todelt i dette rommet. Du får noen som kan være den officielle “beslutteren,” og du har noen med ekspertisen som trengs for å ta disse beslutningene. I stedet for å planlegge endeløse planleggingsmøter og få dusinvis av meninger, har du nå én person du kan stole på for å ta informerte beslutninger. 

Fremme organisasjonsinnovasjon og endring 

Finnes det et selskap som ikke ønsker å være mer innovativ? Alle ønsker å si at selskapet deres laget det neste “store” i sin bransje. Kunnskapshåndtering er et avgjørende steg mot innovasjon, og den rette personen kan hjelpe deg med å nå dine mål. 

Husk, kunnskapshåndtering er mer enn bare å samle og organisere viktig informasjon. Det oppmuntrer også til deling av ideer og samarbeid mellom ansatte og team. Når du ansetter en kunnskapsleder, ansetter du noen som kan bidra til å fremme innovasjon. Din kunnskapsansvarlig kan bidra til å legge til rette for diskusjoner, organisere viktig kunnskap, og bidra til å fremme samarbeid mellom team. 

Forbedre effektiviteten på tvers av avdelinger 

Du vil bli overrasket over hvor mye mer effektivt ting kan være når alle har den informasjonen de trenger for å jobbe. Så, med ett, tar det mye mindre tid å gjøre nødvendige oppgaver fordi alt du trenger er lett tilgjengelig. I følge Gartner, 47% av ansatte sliter med å finne informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin.

Tenk på hva teamene dine faktisk kunne gjort hvis de hadde nok tid og kapasitet til å arbeide med forskjellige ting. Nye prosjekter kan komme i gang, idédugnader blir normen, og alle jobber i takt fordi kontoret er mye mer organisert og effektivt! 

Hvem gjør en god kunnskapsansvarlig?

Alle hvis jobb det er å være forkjemper for bruken av en kunnskapsbase kan være en kunnskapsansvarlig, men de som formelt påtar seg rollen og ansvaret inkluderer vanligvis:

• Fasiliteringsansvarlige (inkludert inntekts-, salg- og CX-fasilitering)
• IT-ansvarlige
• Driftsansvarlige
• Programansvarlige
• Læring- og utviklingsansvarlige

Eksempel på stillingsbeskrivelse for kunnskapsansvarlig

Du kan være i stand til å finne noen internt som kan ta på seg arbeidet med kunnskapsforvaltning, eller det er mulig at du må begynne å rekruttere til rollen. Uansett hvordan du velger å ansette din kunnskapsansvarlig, starter suksessen med å ha en grundig stillingsbeskrivelse. 

Din fremtidige kunnskapsansvarlig (eller kunnskapshøvding, kunnskapssjah eller hva som helst annet morsomt HR og merkevare ønsker å kalle rollen) trenger å komme inn med en klar forventning om sin rolle og ansvar. Hvis du trenger hjelp til å lage en stillingsbeskrivelse, er du velkommen til å bruke dette som et utgangspunkt. 

Oppsummering: 

Kunnskapsleders primære ansvar er å oppmuntre til korrekt og utbredt bruk av selskapets kunnskapsbase. De bør lage retningslinjer for hvilken informasjon som skal fanges, og av hvem hvordan det integreres med resten av teknologistakken, og hvordan det kan holdes oppdatert.

En ideell kandidat trives i et dynamisk, raskt miljø og har erfaring med å lede innholds- og informasjonarkitektstrategi på tvers av en organisasjon. Som kunnskapsansvarlig vil du definere innholds-/kunnskapshåndteringsstrategien og lede innholdsarkitekturen og strategien. Rollen vil fokusere på å utvikle, revidere, og opprettholde høykvalitetsinnhold for ansatte.

Du vil jobbe tett med viktige interessenter i hele selskapet for å opprettholde konsistens på global skala og tilpasse innholdsstrategien til deres visjon. Du vil spille en betydelig rolle i utviklingen av en vellykket og effektiv kunnskapsbase og vil ha direkte innvirkning på de ansattes daglige arbeid.

Primære ansvarsområder inkluderer:

• Definer kunnskapsforvaltningsstrategien for vår kunnskapsbase, og oppretthold høykvalitets-, oppdatert- og søkbar innhold for publikum med varierende ferdigheter.
• Arbeide effektivt på tvers av organisasjonen med interessenter, endringsledelse, serviceteam, trenere, programvareutviklere og fagpersoner for å utvikle og støtte nye og eksisterende produkter, funksjoner, og tjenester.
• Utnytt Gurus analyser for å evaluere forretningspåvirkning, spore bruken og definere effektiviteten av innholdet i kunnskapsbasen.
• Lede, coache og utvikle et team av forfattere fra hver avdeling.
• Etablere skrive retningslinjer basert på beste praksis for kunnskapsbase og utvikle teamet for å sikre at de oppnår eller overgår dem.

Hvordan gjøre din kunnskapsansvarlig suksessfull 

Når søket ditt etter en kunnskapsleder endelig er over, er det den perfekte tiden å snakke om hvordan du kan sette dem opp for virkelig suksess. 

Team som ønsker at deres kunnskapsansvarlig skal lykkes, vil måtte gjøre litt arbeid for å sette dem i det best mulige miljøet. Hvis du er seriøs med å ansette en kunnskapsleder, her er hva du må gjøre. 

Vurder dokumentasjon 

En stor del av kunnskapsforvaltning er å ha riktig dokumentasjon. Før du ansetter din nye medarbeider, hjelp dem med å gi dem verktøyene de trenger for å begynne å organisere og opprettholde intern kunnskap gjennom gjentakbare prosesser og maler. 

Usikker på hva vi mener? La ekspertene vise deg hvordan de bruker maler for å håndtere sin viktigste arbeidskunnskap. 

Trenger markedsføringsavdelingen din en enkel måte å lage sine standard prosedyrer (SOP)? Se hvordan de økonomiske ekspertene hos Bread lager strålende SOP-er ved å laste ned deres gratis mal!

Vil du ha flere nyttige maler fra bransjeeksperter og vennene dine hos Guru? Sjekk ut vår malgalleri! 

Bestem dine ultimate mål 

Å gi alle handlingsbare mål er essensielt for suksessen på arbeidsplassen, og din kommende kunnskapsansvarlig er ikke noe unntak. Å ta på seg denne rollen i organisasjoner som er nye til å forstå verdien av kunnskapsforvaltning kan føles litt som å koke havet. Så før du bringer dem inn, tenk på hva du ønsker at kunnskapsansvarlig skal oppnå. 

Mange av de strålende resultatene du ser fra din kunnskapsansvarlig kan være utfordrende å kvantifisere i form av harde forretningsresultater. Så i stedet for å tenke på ting i form av inntekts- og salgsmål, tenk på hvordan de kan forbedre strukturen og delingen av kunnskap. 

Sett som mål å ha fagpersoner identifisert og fullt integrert i ditt kunnskapshåndteringssystem innen seks måneder etter å ha ansatt din kunnskapsansvarlig. Gi din kunnskapsansvarlig i oppgave å foreslå en ny innholdsstruktur for kortene før deres 90-dagers vurdering. Uansett hva du kommer opp med, sørg for at du gir dem oppnåelige og handlingsorienterte mål å nå.

Forstå hva de kan og ikke kan gjøre 

Din kunnskapsarbeider kan gjøre mye for å hjelpe med å samle, organisere og distribuere viktig informasjon blant de ansatte. De kan sees som eksperter på kommunikasjon, informasjonarkitekter, og mestre av organisering og distribusjon.

Kunnskapsledere kan være mye forskjellig, men dessverre er de ikke mirakelarbeidere. 

Husk, kunnskapsforvaltning er alles ansvar på jobben, men det er kunnskapslederens rolle å sørge for at alle kan oppfylle dette ansvaret. De kan hjelpe med de grunnleggende prinsippene for å holde kunnskap organisert og distribuert. Men for at dette skal fungere, må ledere og andre ansatte være villige til å bidra med byggesteinene av den informasjonen. 

Det er helt mulig at, for at dette skal skje, må du gjøre noen endringer i organisasjonen din. Men ikke bekymre deg, vi kommer til å gå gjennom det om en liten stund. 

Snakk med teammedlemmer om deres behov for kunnskapshåndtering

Hva ønsker teamene dine å se fra kunnskapsansvarlig? For eksempel kan HR ønske å gjøre om innholds-hierarkiet for samlingene, og salg kan ønske en bedre måte å organisere sine prospekter på. Uansett hva de ønsker, er den eneste måten å vite å spørre. 

Som vi sa tidligere, ønsker vi å unngå at din nye kunnskapsleder føler at de koker havet, så prioritering er nøkkelen. Tenker på de mest effektive endringene en kunnskapsansvarlig kan gjøre ved å stille teamet de rette spørsmålene. 

Hva ville gjort dagen enklere for supportagentene dine? Er det noe du kan gjøre internt for å forbedre kundeopplevelsen? Hva ville hjulpet ingeniørteamet med å levere koden raskere? Når du fokuserer på ting som kan ha størst innvirkning, er det lettere å få kunnskapslederen din i gang på rett fot. 

Skape et velkomment miljø 

Det vil bli vanskelig å bidra til selskapets kunnskapsbase når du har for mye å gjøre i løpet av uken og får blikk fra lederen din når de ser at du ikke jobber med prosjektet. Mye av tiden involverer overgangen til en mer kunnskapsdrevet arbeidsplass flere kulturelle endringer enn noe annet. Hvis du virkelig vil sette din kunnskapsansvarlig opp for suksess, gjør det lettere for alle å jobbe sammen. 

Sett forventningen hos ledere og teammedlemmer om at kunnskapsforvaltning ikke er en valgfri aktivitet.  For at det skal fungere effektivt, må alle ta seg tid og innsats for å bidra. 

Gi alle den tiden de trenger for å skape og organisere kunnskap. Du trenger ikke å sette av timer hver dag for å oppmuntre folk til å legge til og forbedre kunnskapsbasen din. Å gi alle 15-30 minutter til å gjøre endringer og legge til ny informasjon kan være mer enn nok. 

Vil du virkelig gjøre dagen enklere for kunnskapssjefen din? Hjelp dem med å identifisere kunnskapsheltene dine på forskjellige emner og team. De vil spille en integrert rolle i å hjelpe kunnskapssjefen din og bygge ut kunnskapsbasen din. 

Sett dem opp med riktig teknologi 

Å ha den rette teknologiske plattformen er essensielt for enhver arbeider, og det gjelder spesielt for kunnskapssjefen din. Ta litt tid til å lære hvordan hadde de riktige verktøyene kunnet sette de ansatte i stand til å lykkes før du starter verktøyjakten. 

Kunnskapslederen din kommer til å ha mye arvkunnskap å sortere gjennom. Gjør ting lettere for dem ved å la dem få vite om alle de forskjellige områdene der kunnskap for øyeblikket eksisterer i selskapet ditt. Involver ledere fra forskjellige team for å sikre at du ikke lar noe gå ubemerket hen. 

Å vite hvor kunnskapen din eksisterer kan gjøre det lettere å finne de riktige verktøyene og integrasjonene. Når du vet det, kan du begynne å bruke en genuint flott kunnskapsbase.