مشاركة المعرفة هي شريان الحياة لأي فريق ناجح. ولكن مع نمو الشركة، لم يعد بإمكانها الاعتماد على مشاركة المعرفة بالطريقة التلقائية. وعندما يحدث ذلك، قد يكون الوقت قد حان لتوظيف مدير معرفة. هذه وظيفة مخصصة لإنشاء ثقافة قائمة على المعرفة وضمان أن جميع الموظفين مؤهلون لتحقيق النجاح في أدوارهم.

ما هو مدير المعرفة؟

يضمن مدير المعرفة أن يكون لدى الجميع في مؤسستك المعلومات التي يحتاجونها. يفعلون ذلك من خلال الإشراف المستمر على قاعدة المعرفة أو ويكي الشركة، بما في ذلك صحتها العامة وأفضل الممارسات. هم الذين يتخذون القرارات المهمة حول هيكل المعلومات، والتكنولوجيا، والبنية العامة واستخدام قاعدة المعرفة في المنظمة.

لماذا يعتبر مدراء المعرفة استثمارًا قيمًا لفريقك  

اعتمادًا على حجم المنظمة، ونوع قاعدة المعرفة، و استراتيجية إدارة المعرفة المعتمدة، قد تختار الشركة إنشاء دور إدارة المعرفة مخصص.

يمكن لمدراء المعرفة القيام بأكثر بكثير من مجرد الحفاظ على بطاقاتك وقاعدة معرفتك مرتبة. في الواقع، يمكن أن يكون لتوظيف أحدهم العديد من الفوائد. 

تحسين الوصول إلى المعلومات والمعرفة 

نعلم أن الكثير من الموظفين قد بدأوا في استخدام برنامج مشاركة المعرفة الخاص بك، لكن يمكن لمدير المعرفة أن يُساعد حقًا على رفع مستوى مشاركة المعرفة الخاصة بك.

لقد أنجزت فرقك عملاً جيدًا في إيجاد طريقها الخاص لمشاركة المعرفة ضمن نظامك المعتمد، ولكن يمكن لمدير المعرفة أن يُساعد في جعل الأمور أكثر وصولًا وقابلية للمشاركة. هم خبراء في تنظيم وتوزيع المعلومات المهمة، ويعرفون كيفية تحويل نظام “جيد جداً” إلى نظام “رائع حقاً”.

من المهم أيضاً أن تعرف أن إدارة المعرفة ليست مقصورة على إنتاج المحتوى للمشاركة. يمكن لمدير المعرفة الحقيقي أن يسهل أنواعًا أخرى من مشاركة المعرفة ويُوجه الآخرين إلى الطريقة الصحيحة لنشر المعلومات. 

لست متأكدًا مما نعنيه؟ سنترك أبريل ألين من Knowledge Bird تشرح:

أفكر في إدارة المعرفة كقدرة شاملة مع مدير المعرفة كمدرب ومُسهّل، يحفز الفرق والأفراد نحو تحسين ممارسات مشاركة المعرفة.

​

يفعلون ذلك عن طريق تمكين تدفق المعلومات بشكل أكثر سلاسة بين الأدوات، ولكن أيضًا من خلال خلق الظروف لتدفق المعرفة بين الناس. يمكن أن تكون هذه الظروف فرصًا غير رسمية للجمع وكذلك هياكل رسمية مثل التعلم من الأقران والتوجيه.

تبسيط عملية اتخاذ القرار

ما هي أفضل طريقة لتنسيق البطاقات التي تصف عملية البيع؟ كيف نغير عنوان ونظام التصنيف لجعل من الأسهل على الناس العثور على المعلومات؟ 

لا يوجد نقص في الأفكار الجيدة في مكان عملك. تظهر المشكلة عند تحديد أي فكرة جيدة تتبع. أحيانًا تكون أسهل طريقة لإنجاز الأمور هي مجرد أن يقول شخص ما “نعم” أو “لا.” 

جمال وجود مدير معرفة هو مزدوج في هذا المجال. تحصل على شخص يمكن أن يكون “المقرر الرسمي”، ولديك شخص لديه الخبرة اللازمة لاتخاذ هذه القرارات. بدلاً من جدولة اجتماعات تخطيط لا نهاية لها والحصول على عشرات الآراء، الآن لديك شخص واحد يمكنك الاعتماد عليه لاتخاذ قرارات مستنيرة. 

تعزيز الابتكار والتغيير في التنظيم 

هل هناك شركة لا ترغب في أن تكون أكثر ابتكاراً؟ يريد الجميع أن يقولوا إن شركتهم صنعت الشيء “الكبير” التالي في صناعتهم. تعد إدارة المعرفة خطوة أساسية نحو الابتكار، والشخص المناسب يمكن أن يساعدك في تحقيق أهدافك. 

تذكر، أن إدارة المعرفة أكثر من مجرد جمع وتنظيم المعلومات الهامة. كما أنها تساعد في تشجيع تبادل الأفكار والتعاون بين الموظفين والفرق. عند تعيينك لمدير معرفة، فأنت توظف شخصاً يمكنه المساعدة في تعزيز الابتكار. يمكن أن يساعد مدير المعرفة في تسهيل المناقشات، وتنظيم المعرفة الهامة، والمساعدة في تعزيز التعاون بين الفرق. 

تحسين الكفاءة بين الأقسام 

ستتفاجأ بمدى كفاءة الأمور عندما يكون لدى الجميع المعلومات التي يحتاجونها للعمل. ثم، فجأة، يصبح الأمر يستغرق وقتًا أقل بكثير لإنجاز المهام الأساسية لأن كل ما تحتاجه متاح بسهولة. وفقًا لـ Gartner، يعاني 47% من الموظفين في العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم.

اعتبر ما يمكن لفريقك القيام به حقًا إذا كان لديهم الوقت الكافي والقدرة للعمل على أشياء مختلفة. يمكن أن تبدأ مشاريع جديدة، وتصبح جلسات العصف الذهني هي القاعدة، ويعمل الجميع بتناغم لأن المكتب أصبح أكثر تنظيمًا وكفاءة! 

من هو مدير المعرفة الجيد؟

يمكن لأي شخص تكون وظيفته دعم استخدام قاعدة المعرفة أن يكون مدير معرفة، ولكن من يتولى الدور والمسؤوليات بشكل رسمي هم عادةً:

• مديرو التمكين (بما في ذلك المديرون في الإيرادات، والمبيعات، وتمكين تجربة العملاء)
• مديرون تكنولوجيا المعلومات
• مديرون العمليات
• مديرون البرامج
• مديرون التعلم والتطوير

وصف وظيفة مثال لمدير المعرفة

قد تتمكن من العثور على شخص داخلي يتولى أعمال إدارة المعرفة، أو من الممكن أنك قد تحتاج إلى بدء التوظيف للوظيفة. بغض النظر عن الطريقة التي تختار بها توظيف مدير معرفتك، فإن النجاح يبدأ بوصف وظيفة شامل. 

يجب أن يأتي مدير المعرفة المستقبلي لديك (أو محارب الحكمة، أو نينجا المعرفة، أو أي لقب غريب ترغب HR والعلامة التجارية في إضافته على الوظيفة) بوضوح حول توقعات الدور والمسؤوليات. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في وضع وصف وظيفتك، فلا تتردد في استخدام ذلك كنقطة انطلاق. 

ملخص: 

المسؤولية الأساسية لمدير المعرفة هي تشجيع الاستخدام الصحيح والواسع لقاعدة المعرفة في الشركة. يجب عليهم إنشاء إرشادات بشأن المعلومات التي يتم جمعها، ومن يقوم بذلك، وكيف تتكامل مع بقية حزمة التكنولوجيا، وكيفية منعها من أن تصبح غير محدثة.

المرشح المثالي يزدهر في بيئة ديناميكية سريعة الوتيرة ولديه خلفية في قيادة استراتيجية محتوى وهندسة معلومات عبر المنظمة. كمدير معرفة، ستقوم بتعريف استراتيجية إدارة المحتوى/المعرفة وقيادة الهندسة والاستراتيجية المحتوى. سيركز الدور على تطوير، وتدقيق، وصيانة محتوى عالي الجودة للموظفين.

ستعمل عن كثب مع الأطراف الرئيسية عبر الشركة للحفاظ على الاتساق على نطاق عالمي ومحاذاة استراتيجية المحتوى مع رؤيتهم. ستلعب دورًا كبيرًا في تطوير قاعدة معرفة ناجحة وفعّالة وستؤثر مباشرة على أنشطة الموظفين اليومية.

تشمل المسؤوليات الرئيسية:

• تحديد استراتيجية إدارة المعرفة لقاعدة معرفتنا والحفاظ على محتوى عالي الجودة، محدث، ويمكن البحث عنه لجماهير ذات مستويات مهارة متنوعة
• العمل بفعالية عبر المنظمة مع أصحاب المصلحة، إدارة التغيير، فرق الخدمة، المدربين، مطوري المناهج، وخبراء الموضوع لتطوير ودعم منتجات جديدة موجودة.
• استفد من تحليلات Guru لتقييم التأثير التجاري، وتتبع الاستخدام وتعريف كفاءة محتوى قاعدة المعرفة.
• قيادة، وتوجيه وتطوير فريق من المؤلفين من كل قسم
• إنشاء إرشادات كتابة استنادًا إلى أفضل الممارسات في قاعدة المعرفة وتطوير الفريق لضمان تحقيقهم أو تجاوزهم لها.

كيفية إعداد مدير المعرفة لديك لتحقيق النجاح 

عندما تنتهي أخيراً من البحث عن مدير معرفة، فهو الوقت المثالي للحديث عن كيفية إعدادهم لتحقيق نجاح حقيقي.

ستحتاج الفرق التي تريد لمدير المعرفة النجاح إلى القيام ببعض العمل لوضعهم في أفضل بيئة ممكنة. إذا كنت جاداً بشأن توظيف مدير معرفة، إليك ما تحتاج إلى القيام به.

اعتبر الوثائق 

جزء كبير من إدارة المعرفة هو وجود الوثائق الصحيحة. قبل أن تجلب موظفك الجديد، ساعد في منحه الأدوات التي سيحتاجها لبدء تنظيم وصيانة المعرفة الداخلية من خلال عمليات ونماذج قابلة للتكرار.

لست متأكدًا مما نعنيه؟ دع المحترفين يوضحون لك كيف يستخدمون النماذج لإدارة أهم معرفة لديهم في العمل. 

هل يحتاج قسم التسويق لديك إلى طريقة سهلة لإنشاء إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)؟ شاهد كيف يصنع الخبراء الماليون في Bread إجراءات SOP الرائعة من خلال تحميل نموذجهم المجاني!

هل تريد المزيد من النماذج المفيدة من خبراء الصناعة وأصدقائك في Guru؟ تحقق من معرض النماذج لدينا! 

تحديد أهدافك النهائية 

تقديم أهداف قابلة للتنفيذ للجميع أمر أساسي لنجاح مكان العمل، ومدير المعرفة الخاص بك المستقبلي ليس استثناءً. يمكن أن تشعرك خوض هذا الدور في المنظمات التي جديدة على فهم قيمة إدارة المعرفة إلى حد ما كما لو كنت تغلي المحيط. لذا قبل أن تجلبهم، فكر فيما تريد أن يحققه مدير المعرفة لديك. 

يمكن أن تكون العديد من النتائج المذهلة التي تراها من مدير المعرفة لديك صعبة القياس من حيث النتائج التجارية الحقيقية. لذا بدلاً من التفكير في الأمور من حيث الإيرادات وأهداف المبيعات، فكر في كيفية تحسين هيكلة ومشاركة المعرفة. 

اجعل هدفًا لتحديد خبراء الموضوع وتكاملهم بالكامل في نظام إدارة المعرفة لديك خلال ستة أشهر من جلب مدير المعرفة لدىك. كلّف مدير المعرفة لديك باقتراح هيكل محتوى جديد للبطاقات خلال مراجعتهم الـ90 يومًا. بغض النظر عما تجده، تأكد من أنك تمنحهم أهدافاً قابلة للتحقيق وقابلة للتطبيق.

افهم ما يمكنهم وما لا يمكنهم القيام به 

يمكن أن يفعل موظف المعرفة لديك الكثير للمساعدة في جمع وتنظيم وتوزيع المعلومات الحيوية بين موظفيك. يمكن أن يُنظر إليهم كمتحدثين خبراء، ومعماريي المعلومات، وسادة التنظيم والتوزيع.

يمكن أن يكون مدراء المعرفة الكثير من الأشياء، لكن للأسف، هم ليسوا صانعي المعجزات.

تذكر، إدارة المعرفة هي مسؤولية الجميع في العمل، لكن دور مدير المعرفة هو التأكد من أن الجميع يستطيع الوفاء بتلك المسؤولية. يمكنهم المساعدة في المبادئ الأساسية للحفاظ على تنظيم وتوزيع المعرفة. ومع ذلك، لكي يعمل ذلك، يحتاج المدراء والموظفون الآخرون إلى أن يكونوا مستعدين لتقديم اللبنات الأساسية لتلك المعلومات. 

من المحتمل تمامًا أنه لتحدث تلك الأمور، قد تحتاج إلى إجراء بعض التغييرات على منظمتك. ولكن لا تقلق، سندخل في ذلك بعد قليل.

تحدث إلى أعضاء الفريق حول احتياجاتهم في إدارة المعرفة

ماذا يريد فريقك أن يرى من مدير المعرفة؟ على سبيل المثال، قد ترغب إدارة الموارد البشرية في إعادة تصميم هيكلة محتوى المجموعات، وقد ترغب إدارة المبيعات في طريقة أفضل لتنظيم عملائها المحتملين. بغض النظر عن ما يريدونه، فإن الطريقة الوحيدة لمعرفة ذلك هي الطلب. 

كما قلنا سابقاً، نريد تجنب جعل مدير المعرفة الجديد يشعر وكأنه يجاهد من أجل تحقيق المستحيل، لذا فإن تحديد الأولويات هو الأمر الأساسي. فكر في التغييرات الأكثر فعالية التي يمكن أن يقوم بها مدير المعرفة من خلال سؤال الفريق الأسئلة الصحيحة. 

ما الذي يجعل يوم موظفي الدعم لديك أسهل؟ هل هناك أي شيء يمكنك القيام به داخليًا لتحسين تجربة العملاء؟ ما الذي سيساعد فريق الهندسة في تسريع الشحن للرمز؟ عندما تركز على الأمور التي يمكن أن تحدث أكبر تأثير، يكون من الأسهل على مدير المعرفة البدء على الطريق الصحيح.

إنشاء بيئة ترحيبية 

سيكون من الصعب المساهمة في قاعدة معرفة شركتك عندما تكون مشغولاً جداً طوال الأسبوع وتتحمل نظرة من مديرك عندما يرون أنك لست مشغولاً بمشروع. أحيانًا يتطلب الانتقال إلى مكان عمل مدفوع بالمعرفة تغييرات ثقافية أكثر من أي شيء آخر. إذا كنت تريد حقًا إعداد مدير المعرفة لديك لتحقيق النجاح، فاجعل من الأسهل للجميع العمل معًا. 

حدد التوقعات مع المديرين وأعضاء الفريق بأن إدارة المعرفة ليست نشاطاً اختيارياً.  لكي تعمل بشكل فعال، يحتاج الجميع إلى تكريس الوقت والجهد للمساهمة.

امنح الجميع الوقت الذي يحتاجونه لإنشاء وتنظيم المعرفة. ليس من الضروري تخصيص ساعات كل يوم لتشجيع الناس على إضافة وتحسين قاعدة معرفتك. إن إعطاء الجميع 15-30 دقيقة لإجراء التغييرات وإضافة معلومات جديدة يمكن أن يكون أكثر من كافٍ. 

هل تريد حقًا جعل يوم مدير المعرفة أسهل؟ ساعدهم في تحديد أبطال المعرفة لديك في مواضيع وفرق مختلفة. سيلعبون دورًا أساسيًا في مساعدة مدير المعرفة الخاص بك وفي بناء قاعدة معرفتك.

قم بتزويدهم بالتكنولوجيا المناسبة 

إن وجود مجموعة التكنولوجيا الصحيحة أمر ضروري لأي عامل، وخصوصًا بالنسبة لمدير المعرفة الخاص بك. خصص بعض الوقت لـ تعلم كيف يمكن أن تساعد الأدوات الصحيحة في إعداد الموظفين للنجاح قبل أن تبدأ في البحث عن أدواتك. 

سيكون لدى مدير المعرفة لديك الكثير من المعرفة القديمة للفرز. اجعل الأمور أسهل بالنسبة لهم من خلال إخبارهم عن جميع المجالات المختلفة التي توجد فيها المعرفة حاليًا في شركتك. اجعل مديري الفرق المختلفة يشاركون للتأكد من أنك لا تترك أي مجال غير مستكشف. 

يمكن أن تساعد معرفة أماكن وجود المعرفة لديك في تسهيل العثور على الأدوات والإدماجات المناسبة. بمجرد أن تعرف ذلك، يمكنك البدء في استخدام قاعدة معرفة رائعة حقًا.