O compartilhamento de conhecimento é o prato principal de qualquer equipe de sucesso. Mas, à medida que uma empresa cresce, ela não pode mais contar com o conhecimento sendo compartilhado por osmose. E quando isso acontece, pode ser hora de contratar um gerente de conhecimento. Este é um papel dedicado a criar uma cultura orientada ao conhecimento e garantir que todos os funcionários estejam preparados para o sucesso em suas funções.

O que é um gerente de conhecimento?

Um gerente de conhecimento garante que todos em sua organização tenham as informações necessárias. Eles fazem isso possuindo a governança contínua de uma base de conhecimento ou wiki da empresa, incluindo sua saúde geral e melhores práticas. Eles são os responsáveis por tomar decisões importantes sobre a arquitetura da informação, tecnologia, e a estrutura geral e uso da base de conhecimento de uma organização.

Por que gerentes de conhecimento são um investimento valioso para sua equipe  

Dependendo do tamanho da organização, do tipo de base de conhecimento e da estratégia de gerenciamento do conhecimento implementada, uma empresa pode optar por criar um papel dedicado ao gerenciamento do conhecimento.

Gerentes de conhecimento podem fazer muito mais do que apenas manter seus cartões e a base de conhecimento em ordem. Na verdade, contratar um pode trazer muitos benefícios. 

Melhorar o acesso à informação e ao conhecimento 

Sabemos que muitos funcionários já estão usando seu software de compartilhamento de conhecimento, mas um gerente de conhecimento pode realmente ajudar a elevar seu compartilhamento de conhecimento a um novo nível.

Suas equipes têm feito um bom trabalho em encontrar sua própria maneira de compartilhar conhecimento dentro do seu sistema estabelecido, mas um gerente de conhecimento pode ajudar a tornar as coisas ainda mais acessíveis e compartilháveis. Eles são especialistas em organizar e distribuir informações importantes, e sabem como transformar um sistema “bastante bom” em um “realmente incrível”. 

Também é importante saber que a gestão do conhecimento não se limita apenas à produção de conteúdo para compartilhar. Um verdadeiro gerente de conhecimento pode ajudar a facilitar outros tipos de compartilhamento de conhecimento e orientar outros sobre a maneira correta de espalhar informações. 

Não sabe o que queremos dizer? Vamos deixar Aprill Allen da Knowledge Bird explicar:

Eu vejo o gerenciamento de conhecimento como uma capacidade abrangente com o gerente de conhecimento como treinador e facilitador, estimulando equipes e indivíduos a melhorarem suas práticas de compartilhamento de conhecimento.

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Eles fazem isso habilitando um fluxo de informação mais eficiente entre ferramentas, mas também criando condições para que o conhecimento flua entre as pessoas. Essas condições podem ser oportunidades informais de se reunir, bem como estruturas formais como aprendizado entre pares e mentoria.

Aperfeiçoar o processo de tomada de decisão

Qual é a melhor maneira de formatar cartões que delineiam o processo de vendas? Como podemos mudar o sistema de título e tags para facilitar que as pessoas encontrem informações? 

Seu local de trabalho não carece de boas ideias. O problema surge ao decidir qual boa ideia será levada adiante. Às vezes, a maneira mais fácil de fazer as coisas acontecerem é simplesmente ter alguém dizendo “sim” ou “não.” 

A beleza de ter um gerente de conhecimento é dupla neste espaço. Você tem alguém que pode ser o “decisor” oficial e você tem alguém com a expertise necessária para tomar essas decisões. Em vez de agendar reuniões de planejamento intermináveis e obter dezenas de opiniões, agora você tem uma pessoa em quem pode confiar para tomar decisões informadas. 

Promover inovação e mudança organizacional 

Há alguma empresa que não queira ser mais inovadora? Todos querem dizer que sua empresa criou a próxima “grande” coisa em sua indústria. O gerenciamento do conhecimento é um passo crucial para a inovação, e a pessoa certa pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos. 

Lembre-se, o gerenciamento do conhecimento é mais do que apenas coletar e organizar informações importantes. Ele também ajuda a incentivar o compartilhamento de ideias e a colaboração entre funcionários e equipes. Quando você contrata um gerente de conhecimento, você está contratando alguém que pode ajudar a fomentar a inovação. Seu gerente de conhecimento pode ajudar a facilitar discussões, organizar informações importantes e ajudar a fomentar a colaboração entre equipes. 

Melhorar a eficiência entre departamentos 

Você ficaria surpreso com o quão mais eficientes as coisas podem ser quando todos têm as informações de que precisam para trabalhar. Então, de repente, leva muito menos tempo para realizar tarefas essenciais porque tudo o que você precisa está prontamente disponível. De acordo com Gartner, 47% dos funcionários lutam para encontrar as informações necessárias para realizar seus trabalhos.

Considere o que suas equipes poderiam realmente fazer se tivessem tempo e capacidade suficientes para trabalhar em diferentes coisas. Novos projetos podem começar, sessões de brainstorming se tornam a norma e todos estão trabalhando em sincronia porque o escritório está muito mais organizado e eficiente! 

Quem faz um bom gerente de conhecimento?

Qualquer um cujo trabalho seja defender o uso de uma base de conhecimento pode ser um gerente de conhecimento, mas aqueles que assumem formalmente o papel e as responsabilidades tendem a incluir:

• Gerentes de habilitação (incluindo receita, vendas e habilitação de CX)
• Gerentes de TI
• Gerentes de operações
• Gerentes de programa
• Gerentes de aprendizado e desenvolvimento

Exemplo de descrição de trabalho de Gerente de Conhecimento

Você pode encontrar alguém internamente para assumir o trabalho de gestão do conhecimento, ou pode ser que você precise começar a recrutar para essa função. Independentemente de como você escolher contratar seu gerente de conhecimento, o sucesso começa com uma descrição de trabalho completa. 

Seu futuro gerente de conhecimento (ou guerreiro da sabedoria, ninja do conhecimento, ou qualquer que seja o toque peculiar que RH e a marca queiram dar ao papel) precisa entrar com uma expectativa clara sobre seu papel e responsabilidades. Se você precisar de ajuda para elaborar sua descrição de trabalho, sinta-se à vontade para usar isso como um ponto de partida. 

Resumo: 

A principal responsabilidade do gerente de conhecimento é incentivar o uso correto e generalizado da base de conhecimento da empresa. Eles devem criar diretrizes sobre quais informações são capturadas, por quem, como isso se integra ao restante da pilha de tecnologia e como manter isso atualizado.

Um candidato ideal prospera em um ambiente dinâmico e acelerado e tem um histórico em liderar estratégias de conteúdo e arquitetura de informação em uma organização. Como um Gerente de Conhecimento, você definirá a estratégia de gerenciamento de conteúdo/conhecimento e liderará a arquitetura e a estratégia de conteúdo. O papel se concentrará em desenvolver, auditar e manter um conteúdo de alta qualidade para os funcionários.

Você trabalhará em estreita colaboração com partes interessadas-chave em toda a empresa para manter a consistência em escala global e alinhar a estratégia de conteúdo com a visão deles. Você terá um papel significativo no desenvolvimento de uma base de conhecimento eficaz e bem-sucedida e terá um impacto direto no dia a dia dos funcionários.

As principais responsabilidades incluem:

• Defina a estratégia de gestão do conhecimento para nossa base de conhecimento e mantenha conteúdo de alta qualidade, atualizado e pesquisável para públicos de diferentes níveis de habilidade.
• Trabalhar efetivamente em toda a organização com partes interessadas, gestão de mudanças, equipes de serviço, treinadores, desenvolvedores de currículo e especialistas do assunto para desenvolver e apoiar novos e existentes produtos, recursos e serviços.
• Aproveite as análises do Guru para avaliar o impacto nos negócios, rastrear o uso e definir a eficiência do conteúdo da base de conhecimento.
• Lidere, instrua e desenvolva uma equipe de autores de cada departamento.
• Estabelecer diretrizes de escrita com base nas melhores práticas da base de conhecimento e desenvolver a equipe para garantir que estejam alcançando ou superando-as.

Como preparar seu gerente de conhecimento para o sucesso 

Quando sua busca por um gerente de conhecimento finalmente terminar, será o momento perfeito para falar sobre como você pode prepará-los para o verdadeiro sucesso. 

Equipes que querem que seu gerente de conhecimento tenha sucesso precisarão fazer um pouco de trabalho para colocá-lo no melhor ambiente possível. Se você está sério sobre trazer um gerente de conhecimento, aqui está o que você precisa fazer. 

Considere a documentação 

Uma grande parte do gerenciamento do conhecimento é ter a documentação certa. Antes de trazer seu novo contratado, ajude a dar a ele as ferramentas de que precisará para começar a organizar e manter o conhecimento interno através de processos e templates repetíveis. 

Não sabe o que queremos dizer? Deixe os profissionais lhe mostrar como eles usam modelos para gerenciar seu trabalho de conhecimento mais importante. 

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Determine seus objetivos finais 

Dar a todos metas acionáveis é essencial para o sucesso no local de trabalho, e seu futuro gerente de conhecimento não é diferente. Entrar nesse papel em organizações que estão novas para entender o valor do gerenciamento do conhecimento pode parecer um pouco como ferver o oceano. Então, antes de trazê-los, pense sobre o que você quer que seu gerente de conhecimento realize. 

Muitos dos resultados estelares que você vê de seu gerente de conhecimento podem ser desafiadores de quantificar em termos de resultados de negócios concretos. Portanto, em vez de pensar nas coisas em termos de receita e metas de vendas, pense sobre como eles podem melhorar a estruturação e compartilhamento de conhecimento. 

Faça dele um objetivo ter especialistas no assunto identificados e totalmente integrados ao seu sistema de gerenciamento de conhecimento dentro de seis meses após a contratação de seu gerente de conhecimento. Delegue ao seu gerente de conhecimento a tarefa de propor uma nova estrutura de conteúdo para os cartões até a sua revisão de 90 dias. Independentemente do que você determinar, certifique-se de que está dando a eles metas alcançáveis e acionáveis para alcançar.

Entenda o que eles podem e o que não podem fazer 

Seu trabalhador do conhecimento pode fazer muito para ajudar a coletar, organizar e distribuir informações vitais entre sua equipe. Eles podem ser vistos como comunicadores especialistas, arquitetos da informação, e mestres da organização e distribuição.

Os gerentes de conhecimento podem ser muitas coisas, mas, infelizmente, eles não são trabalhadores milagrosos. 

Lembre-se, a gestão do conhecimento é responsabilidade de todos no trabalho, mas é o papel do gerente de conhecimento garantir que todos possam cumprir essa responsabilidade. Eles podem ajudar com os princípios básicos de manter o conhecimento organizado e distribuído. No entanto, para que isso funcione, os gerentes e outros funcionários precisam estar dispostos a contribuir com os blocos de construção dessas informações. 

É inteiramente possível que, para que isso aconteça, você precise fazer algumas mudanças em sua organização. Mas não se preocupe, vamos abordar isso em breve. 

Fale com os membros da equipe sobre suas necessidades de gerenciamento do conhecimento

O que suas equipes querem ver do gerente de conhecimento? Por exemplo, o RH pode querer reformular a hierarquia de conteúdo das coleções, e as vendas podem querer uma maneira melhor de organizar seus prospects. Independentemente do que eles queiram, a única maneira de saber é perguntar. 

Como dissemos anteriormente, queremos evitar que seu novo gerente de conhecimento sinta que está enfrentando um desafio insuperável, então a priorização é fundamental. Pense nas mudanças mais eficazes que um gerente de conhecimento pode fazer perguntando à equipe as perguntas certas. 

O que tornaria o dia mais fácil para seus agentes de suporte? Há algo que você pode fazer internamente para melhorar a experiência do cliente? O que ajudaria a equipe de engenharia a entregar códigos mais rápido? Quando você se concentra em coisas que podem causar o maior impacto, é mais fácil fazer com que seu gerente de conhecimento comece da melhor forma. 

Crie um ambiente acolhedor 

Será difícil contribuir para a base de conhecimento da sua empresa quando você está sobrecarregado para a semana e recebe olhares de desaprovação do seu gerente quando ele vê que você não está em um trabalho de projeto. Muitas vezes, mudar para um local de trabalho mais orientado ao conhecimento envolve mais mudanças culturais do que qualquer outra coisa. Se você realmente quiser preparar seu gerente de conhecimento para o sucesso, torne mais fácil para todos trabalharem juntos. 

Defina a expectativa com gerentes e membros da equipe de que a gestão do conhecimento não é uma atividade opcional.  Para que funcione de forma eficaz, todos precisam dedicar tempo e esforço para contribuir. 

Dê a todos o tempo que precisam para criar e organizar conhecimento. Você não precisa reservar horas todos os dias para incentivar as pessoas a adicionar e melhorar sua base de conhecimento. Dar a todos apenas 15-30 minutos para fazer alterações e adicionar novas informações pode ser mais do que suficiente. 

Quer realmente facilitar o dia do seu gerente de conhecimento? Ajude-os a identificar seus campeões de conhecimento em diferentes assuntos e equipes. Eles desempenharão um papel integral em ajudar o seu gerente de conhecimento e na construção da sua base de conhecimento. 

Forneça a eles a tecnologia certa 

Ter a pilha de tecnologia certa é essencial para qualquer trabalhador, e isso é especialmente verdadeiro para o seu gerente de conhecimento. Reserve um tempo para aprender como ter as ferramentas certas pode preparar os funcionários para o sucesso antes de você começar sua pesquisa de ferramentas. 

Seu gerente de conhecimento terá muito conhecimento legado para classificar. Facilite as coisas para eles, informando-os sobre todas as diferentes áreas em que o conhecimento atualmente existe em sua empresa. Envolva gerentes de diferentes equipes para garantir que você não deixe nenhuma pedra sobre pedra. 

Saber onde seu conhecimento existe pode facilitar a busca pelas ferramentas e integrações certas. Uma vez que você saiba disso, pode começar a usar uma base de conhecimento genuinamente ótima.