Vidensdeling er livsnerven i ethvert succesfuldt team. Men efterhånden som en virksomhed vokser, kan den ikke længere stole på, at viden deles gennem osmose. Og når det sker, kan det være tid til at ansætte en vidensmanager. Dette er en rolle dedikeret til at skabe en vidensdrevet kultur og sikre, at alle medarbejdere er klargjort til succes i deres roller.

Hvad er en vidensmanager?

En vidensmanager sikrer, at alle i din organisation har de informationer, de har brug for. Det gør de ved at eje den løbende governance af en vidensbase eller virksomhedens wiki, herunder dens overordnede sundhed og bedste praksis. De er dem, der træffer vigtige beslutninger om informationsarkitektur, teknologi og den overordnede struktur og brug af en organisations vidensbase.

Hvorfor vidensmanagers er en værdifuld investering for dit team  

Afhængigt af størrelsen af organisationen, typen af vidensbase og den vidensstyringsstrategi der implementeres, kan en virksomhed vælge at oprette en dedikeret vidensstyringsrolle.

Vidensmanagers kan gøre meget mere end at holde dine kort og vidensbase i orden. Faktisk kan ansættelse af en have mange fordele. 

Forbedre adgangen til information og viden 

Vi ved, at mange medarbejdere allerede bruger dit vidensdelingssoftware, men en vidensmanager kan virkelig hjælpe med at tage dit vidensdelingsspil til det næste niveau.

Dine teams har gjort et ret godt stykke arbejde med at finde deres egen vej til at dele viden inden for dit etablerede system, men en vidensmanager kan hjælpe med at gøre tingene endnu mere tilgængelige og delbare. De er eksperter i at organisere og distribuere vigtig information, og de ved, hvordan man forvandler et “ret godt” system til et “virkelig fantastisk” sådant. 

Det er også vigtigt at vide, at vidensstyring ikke kun er begrænset til at producere indhold til deling. En sand vidensmanager kan hjælpe med at facilitere andre former for vidensdeling og vejlede andre i den rette måde at sprede information på. 

Er du ikke sikker på, hvad vi mener? Vi lader Aprill Allen fra Knowledge Bird forklare:

Jeg betragter vidensstyring som en overordnet evne med vidensmanageren som træner og facilitator, der skubber hold og individer mod at forbedre deres vidensdelingspraksis.

​

De gør dette ved at muliggøre en mere strømlinet informationsstrøm mellem værktøjer, men også ved at skabe betingelserne for, at viden kan strømme mellem mennesker. Disse forhold kan være uformelle muligheder for at samle sig samt formelle strukturer som peer learning og mentoring.

Strømlining af beslutningsprocessen

Hvad er den bedste måde at formatere kort, der skitserer salgsprocessen? Hvordan ændrer vi titlen og tagging-systemet, så det bliver nemmere for folk at finde information? 

Din arbejdsplads har ingen mangel på gode ideer. Problemet opstår med at beslutte, hvilken god idé der skal forfølges. Nogle gange er den nemmeste måde at få tingene gjort på bare at få nogen til at sige “ja” eller “nej.” 

Skønheden ved at have en vidensmanager er tofoldig i dette rum. Du får nogen, der kan være den officielle “beslutter,” og du har nogen med den nødvendige ekspertise til at træffe disse beslutninger. I stedet for at planlægge endeløse planlægningsmøder og få dusinvis af meninger, har du nu én person, du kan stole på til at træffe informerede beslutninger. 

Fremme organisatorisk innovation og forandring 

Er der en virksomhed, der ikke ønsker at være mere innovativ? Alle ønsker at sige, at deres virksomhed har lavet det næste “store” i deres branche. Vidensstyring er et afgørende skridt mod innovation, og den rette person kan hjælpe dig med at nå dine mål. 

Husk, at vidensstyring er mere end blot at samle og organisere vigtig information. Det hjælper også med at tilskynde deling af idéer og samarbejde mellem medarbejdere og teams. Når du ansætter en vidensmanager, ansætter du en person, der kan hjælpe med at fremme innovation. Din vidensmanager kan hjælpe med at facilitere diskussioner, organisere vigtig viden og hjælpe med at fremme samarbejde mellem teams. 

Forbedre effektiviteten på tværs af afdelinger 

Du ville blive surprised over, hvor meget mere effektivt tingene kan være, når alle har den information, de har brug for, for at arbejde. Så pludselig tager det meget mindre tid at udføre væsentlige opgaver, fordi alt, hvad du har brug for, er let tilgængeligt. Ifølge Gartner, kæmper 47% af medarbejderne med at finde de informationer, de har brug for for at udføre deres job.

Overvej, hvad dine teams virkelig kunne gøre, hvis de havde nok tid og kapacitet til at arbejde på forskellige ting. Nye projekter kan komme i gang, brainstorming-sessioner bliver normen, og alle arbejder i takt, fordi kontoret er så meget mere organiseret og effektivt! 

Hvem gør en god vidensmanager?

Enhver, hvis job det er at fremme brugen af en vidensbase kan være en vidensmanager, men dem der formelt påtager sig rollen og ansvarerne inkluderer ofte:

• Enablement-managers (inklusive indtægts-, salgs- og CX-enablement)
• IT-managers
• Driftsmanagers
• Programmanagers
• Læring og udvikling managers

Eksempel på jobbeskrivelse for vidensmanager

Du kan muligvis finde nogen internt til at påtage sig vidensstyringsarbejde, eller det er muligt, at du skal begynde at rekruttere til rollen. Uanset hvordan du vælger at ansætte din vidensmanager, starter succes med at have en grundig jobbeskrivelse. 

Din fremtidige vidensmanager (eller visdomskrigere, vidensninjaer, eller hvad end HR og branding ønsker at putte på rollen) skal komme ind med klare forventninger til deres rolle og ansvarsområder. Hvis du har brug for hjælp til at udarbejde din jobbeskrivelse, er du velkommen til at bruge dette som et udgangspunkt. 

Resumé: 

Vidensmanagerens primære ansvar er at opfordre til korrekt og udbredt brug af virksomhedens vidensbase. De bør oprette retningslinjer for, hvilken information der indsamles, og af hvem, hvordan det integreres med resten af tech-stacken, og hvordan det undgås at blive forældet.

En ideel kandidat trives i et dynamisk og hurtigt skiftende miljø og har en baggrund i at lede indholds- og informationarkitekturstrategi på tværs af en organisation. Som vidensmanager vil du definere indholds-/vidensstyringsstrategien og lede indholdsarkitekturen og strategien. Rollen vil fokusere på udvikling, revision og vedligeholdelse af højkvalitetsindhold til medarbejdere.

Du vil arbejde tæt sammen med nøgleinteressenter i hele virksomheden for at opretholde konsistens på global skala og justere indholdsstrategien med deres vision. Du vil spille en væsentlig rolle i udviklingen af en succesfuld og effektiv vidensbase og vil have en direkte indflydelse på medarbejdernes hverdag.

Primære ansvarsområder inkluderer:

• Definere vidensstyringsstrategien for vores vidensbase og opretholde højkvalitets-, opdateret og søgbart indhold for publikum med varierende færdigheder
• Arbejder effektivt på tværs af organisationen med interessenter, forandringsledelse, serviceteams, trænere, læseplansudviklere og emneeksperter for at udvikle og støtte nye og eksisterende produkter, funktioner og tjenester.
• Udnyt Guru's analyser til at vurdere forretningspåvirkning, spore brugen og definere effektiviteten af indholdet i vidensbasen.
• Lede, coache og udvikle et team af forfattere fra hver afdeling
• Etablere skrivetips baseret på bedste praksis for vidensbaser og udvikle teamet for at sikre, at de opnår eller overgår dem.

Hvordan du forbereder din vidensmanager på succes 

Når din søgning efter en vidensmanager endelig er forbi, er det det perfekte tidspunkt at tale om, hvordan du kan gøre det muligt for dem at få ægte succes. 

Teams, der ønsker at deres vidensmanager skal få succes, skal gøre en lille indsats for at sætte dem i det bedste mulige miljø. Hvis du er seriøs omkring at ansætte en vidensmanager, er her hvad du skal gøre. 

Overvej dokumentation 

En stor del af vidensstyring er at have den rette dokumentation. Før du ansætter din nye medarbejder, skal du hjælpe dem med at få de værktøjer, de har brug for, for at begynde at organisere og vedligeholde intern viden gennem gentagelige processer og skabeloner. 

Er du ikke sikker på, hvad vi mener? Lad eksperterne vise dig, hvordan de bruger skabeloner til at styre deres vigtigste arbejdsviden. 

Har din marketingafdeling brug for en nem måde at oprette deres standard driftsprocedurer (SOP'er)? Se hvordan de finansielle eksperter hos Bread laver fremragende SOP'er ved at downloade deres gratis skabelon!

Vil du have flere nyttige skabeloner fra brancheeksperter og dine venner hos Guru? Tjek vores skabelongalleri! 

Bestem dine ultimative mål 

At give alle handlingsorienterede mål er essentielt for succes på arbejdspladsen, og din kommende vidensmanager er ikke anderledes. At træde ind i denne rolle i organisationer, der er nye til at forstå værdien af vidensstyring, kan føles som at koge oceanet. Så før du ansætter dem, så tænk over, hvad du ønsker, at din vidensmanager skal opnå. 

Mange af de fremragende resultater, du ser fra din vidensmanager, kan være udfordrende at kvantificere i form af hårde forretningsresultater. Så i stedet for at tænke på tingene i form af indtægts- og salgs mål, så tænk på, hvordan de kan forbedre strukturen og delingen af viden. 

Sæt det som et mål at have emneeksperter identificeret og fuldt integreret i dit vidensstyringssystem inden for seks måneder fra du har ansat din vidensmanager. Opgiv din vidensmanager til at foreslå en ny indholdsstruktur for kortene ved deres 90-dages evaluering. Uanset hvad du kommer op med, skal du sørge for, at du giver dem opnåelige og handlingsbare mål at møde.

Forstå hvad de kan og ikke kan gøre 

Din vidensarbejder kan gøre meget for at hjælpe med at indsamle, organisere og distribuere vital information blandt dine medarbejdere. De kan ses som eksperter i kommunikation, informationarkitekter og mestre i organisation og distribution.

Vidensmanagere kan være mange ting, men desværre er de ikke mirakelarbejdere. 

Husk, vidensstyring er alle ansvarlighed på arbejdet, men det er vidensmanagerens rolle at sikre, at alle kan opfylde det ansvar. De kan hjælpe med de grundlæggende principper for at holde viden organiseret og distribueret. Men for at det kan fungere, skal ledere og andre medarbejdere være villige til at bidrage med byggeklodserne til den information. 

Det er helt muligt, at du skal foretage nogle ændringer i din organisation for, at det kan ske. Men vær ikke bange, vi skal komme ind på det om lidt. 

Tal med teammedlemmer om deres behov for vidensstyring

Hvad vil dine teams gerne se fra vidensmanageren? For eksempel kan HR ønskes at forny indholdshierarkiet i samlingerne, og salg kan ønske en bedre måde at organisere deres udsigter på. Uanset hvad de ønsker, er den eneste måde at vide det på, at spørge. 

Som vi sagde tidligere, ønsker vi at undgå, at din nye vidensmanager føler, at de koger havet, så prioritering er nøglen. Tænk over de mest effektive ændringer, en vidensmanager kan foretage ved at stille teamet de rigtige spørgsmål. 

Hvad ville gøre dagen lettere for dine supportagenter? Er der noget, du kan gøre internt for at forbedre kundeoplevelsen? Hvad ville hjælpe ingeniørholdet med at sende kode hurtigere? Når du fokuserer på ting, der kan have den største indvirkning, er det lettere at få din vidensmanager til at starte op på det rigtige ben. 

Opret et indbydende miljø 

Det vil være svært at bidrage til din virksomheds vidensbase, når du er overbooket for ugen og får sideblikke fra din leder, når de ser, at du ikke arbejder på projektarbejde. Ofte involverer skiftet til et mere vidensdrevet arbejdsplads flere kulturelle ændringer end noget andet. Hvis du virkelig ønsker at forberede din vidensmanager til succes, så gør det lettere for alle at arbejde sammen. 

Sæt forventningen med ledere og teammedlemmer om, at vidensstyring ikke er en valgfri aktivitet.  For at det kan fungere effektivt, skal alle tage tid og kræfter til at bidrage. 

Giv alle den tid, de har brug for til at skabe og organisere viden. Du behøver ikke at afsætte timer hver dag for at opfordre folk til at tilføje til og forbedre din vidensbase. At give alle 15-30 minutter til at lave ændringer og tilføje ny information kan være mere end nok. 

Vil du virkelig gøre din vidensforvalters dag lettere? Hjælp dem med at identificere dine videnchampioner inden for forskellige emner og teams. De vil spille en integral rolle i at hjælpe din vidensforvalter og opbygge din vidensbase. 

Sæt dem op med den rigtige teknologi 

At have den rigtige teknologiske platform er essentielt for enhver medarbejder, og det gælder især for din vidensforvalter. Tag dig tid til at lære hvordan den rigtige værktøjer kan sætte medarbejdere op til succes før du starter din værktøjsøgning. 

Din viden manager vil have meget arvet viden at sortere igennem. Gør tingene lettere for dem ved at lade dem vide om alle de forskellige områder, hvori viden aktuelt eksisterer i din virksomhed. Få ledere fra forskellige teams involveret for at sikre, at du ikke overser noget. 

At vide hvor din viden eksisterer kan gøre det lettere at finde de rigtige værktøjer og integrationer. Når du ved det, kan du begynde at bruge en virkelig god videnbase.