Le partage des connaissances est la force vitale de toute équipe réussie. Mais à mesure qu'une entreprise grandit, elle ne peut plus compter sur le partage des connaissances par osmose. Et quand cela se produit, il pourrait être temps d'embaucher un gestionnaire de connaissances. C'est un rôle dédié à la création d'une culture axée sur les connaissances et à s'assurer que tous les employés sont préparés pour réussir dans leurs rôles.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de connaissances?

Un gestionnaire de connaissances s'assure que tout le monde dans votre organisation dispose des informations nécessaires. Ils le font en possédant la gouvernance continue d'une base de connaissances ou wiki d'entreprise, y compris sa santé générale et les meilleures pratiques. Ce sont eux qui prennent des décisions importantes concernant l'architecture de l'information, la technologie et la structure générale et l'utilisation de la base de connaissances d'une organisation.

Pourquoi les gestionnaires de connaissances sont-ils un investissement précieux pour votre équipe  

En fonction de la taille de l'organisation, du type de base de connaissances et de la stratégie de gestion des connaissances mise en œuvre, une entreprise peut choisir de créer un rôle dédié à la gestion des connaissances.

Les gestionnaires de connaissances peuvent faire bien plus que garder vos cartes et votre base de connaissances en ordre. En fait, en embaucher un peut avoir de nombreux avantages. 

Améliorer l'accès à l'information et aux connaissances 

Nous savons que de nombreux employés utilisent déjà votre logiciel de partage des connaissances, mais un gestionnaire de connaissances peut vraiment aider à amener votre jeu de partage de connaissances à un niveau supérieur.

Vos équipes ont bien réussi à trouver leur propre façon de partager des connaissances au sein de votre système établi, mais un gestionnaire de connaissances peut rendre les choses encore plus accessibles et partageables. Ce sont des experts pour organiser et distribuer des informations importantes, et ils savent comment transformer un système “plutôt bon” en un système “vraiment génial”.

Il est également important de savoir que la gestion des connaissances n'est pas limitée à la production de contenu à partager. Un véritable gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter d'autres types de partage de connaissances et à encadrer les autres sur la bonne façon de diffuser l'information. 

Vous n'êtes pas sûr de ce que nous voulons dire? Nous laisserons Aprill Allen de Knowledge Bird l'expliquer :

Je pense que la gestion des connaissances est une capacité globale avec le gestionnaire de connaissances comme entraîneur et facilitateur, incitant les équipes et les individus à améliorer leurs pratiques de partage de connaissances.

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Ils le font en permettant un flux d'informations plus rationalisé entre les outils, mais aussi en créant les conditions pour que les connaissances circulent entre les personnes. Ces conditions pourraient être des occasions informelles de se rassembler ainsi que des structures formelles comme l'apprentissage par les pairs et le mentorat.

Rationaliser le processus décisionnel

Quelle est la meilleure façon de formater les cartes qui décrivent le processus de vente ? Comment pouvons-nous modifier le système de titres et d'étiquetage pour faciliter la recherche d'informations.

Votre lieu de travail ne manque pas de bonnes idées. Le problème survient lorsqu'il s'agit de décider quelle bonne idée poursuivre. Parfois, la manière la plus simple de faire les choses est juste de faire dire à quelqu'un “oui” ou “non.” 

La beauté d'avoir un gestionnaire de connaissances est double dans cet espace. Vous avez quelqu'un qui peut être le “décideur” officiel, et vous avez quelqu'un avec l'expertise nécessaire pour prendre ces décisions. Au lieu de planifier d'innombrables réunions de planification et d'obtenir des dizaines d'opinions, vous avez maintenant une personne sur qui vous pouvez compter pour prendre des décisions éclairées. 

Favoriser l'innovation et le changement organisationnels 

Y a-t-il une entreprise qui ne souhaite pas être plus innovante ? Tout le monde veut dire que son entreprise a créé la prochaine “grande” chose dans son secteur. La gestion des connaissances est une étape cruciale vers l'innovation, et la bonne personne peut vous aider à atteindre vos objectifs. 

N'oubliez pas que la gestion des connaissances est plus que simplement collecter et organiser des informations importantes. Cela aide également à encourager le partage d'idées et la collaboration entre employés et équipes. Lorsque vous engagez un gestionnaire de connaissances, vous engagez quelqu'un qui peut aider à favoriser l'innovation. Votre gestionnaire de connaissances peut aider à faciliter les discussions, organiser les connaissances importantes et favoriser la collaboration entre les équipes. 

Améliorer l'efficacité entre les départements 

Vous seriez surpris de voir à quel point les choses peuvent être plus efficaces lorsque tout le monde a les informations dont il a besoin pour travailler. Puis, tout à coup, cela prend beaucoup moins de temps pour effectuer des tâches essentielles, car tout ce dont vous avez besoin est facilement disponible. Selon Gartner, 47 % des employés ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Pensez à ce que vos équipes pourraient véritablement faire si elles avaient suffisamment de temps et de ressources pour travailler sur différentes choses. De nouveaux projets peuvent être lancés, les séances de brainstorming deviennent la norme, et tout le monde travaille en synchronisation parce que le bureau est beaucoup plus organisé et efficace! 

Qui fait un bon gestionnaire de connaissances?

Quiconque dont le travail est de promouvoir l'utilisation d'une base de connaissances peut être un gestionnaire de connaissances, mais ceux qui assument officiellement le rôle et les responsabilités comprennent généralement :

• Gestionnaires d'habilitation (y compris revenu, ventes et habilitation CX)
• Gestionnaires informatiques
• Gestionnaires des opérations
• Gestionnaires de programme
• Gestionnaires de l'apprentissage et du développement

Exemple de description de poste de gestionnaire de connaissances

Vous pourrez peut-être trouver quelqu'un en interne pour assumer des travaux de gestion des connaissances, ou il est possible que vous deviez commencer à recruter pour le rôle. Quoi qu'il en soit, le succès commence par une description de poste détaillée. 

Votre futur gestionnaire de connaissances (ou guerrier de sagesse, ninja de la connaissance, ou quel que soit le terme original que RH et la marque veulent donner au rôle) doit entrer avec une attente claire de son rôle et de ses responsabilités. Si vous avez besoin d'aide pour rédiger votre description de poste, n'hésitez pas à utiliser cela comme point de départ. 

Résumé : 

La principale responsabilité du gestionnaire de connaissances est d'encourager l'utilisation correcte et généralisée de la base de connaissances de l'entreprise. Ils doivent créer des lignes directrices sur les informations à capturer, par qui, comment cela s'intègre dans le reste de la pile technologique et comment éviter qu'elle ne devienne obsolète.

Un candidat idéal s'épanouit dans un environnement dynamique et rapide et a une expérience dans la direction de la stratégie de contenu et d'architecture de l'information dans une organisation. En tant que gestionnaire de connaissances, vous définirez la stratégie de gestion de contenu/knowledge et dirigerez l'architecture et la stratégie de contenu. Le rôle sera axé sur le développement, l'audit et le maintien d'un contenu de haute qualité pour les employés.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec des parties prenantes clés dans l'entreprise pour maintenir la cohérence à l'échelle mondiale et aligner la stratégie de contenu avec leur vision. Vous jouerez un rôle important dans le développement d'une base de connaissances réussie et efficace et aurez un impact direct sur le quotidien des employés.

Les responsabilités principales comprennent :

• Définir la stratégie de gestion des connaissances pour notre base de connaissances et maintenir un contenu de haute qualité, à jour et facilement consultable pour des publics de niveaux de compétence variés
• Travailler efficacement à travers l'organisation avec des parties prenantes, la gestion du changement, des équipes de service, des formateurs, des développeurs de programmes, et des experts en la matière pour développer et soutenir de nouveaux produits, fonctionnalités et services existants.
• Exploiter les analyses de Guru pour évaluer l'impact sur les affaires, suivre l'utilisation et définir l'efficacité du contenu de la base de connaissances.
• Diriger, coacher et développer une équipe d'auteurs de chaque département
• Établir des lignes directrices de rédaction basées sur les meilleures pratiques de la base de connaissances et développer l'équipe pour s'assurer qu'elle atteint ou dépasse ces objectifs.

Comment préparer votre gestionnaire de connaissances pour le succès 

Lorsque votre recherche d'un gestionnaire de connaissances est enfin terminée, c'est le moment parfait pour discuter de la façon de l'installer pour un véritable succès.

Les équipes qui souhaitent que leur gestionnaire de connaissances réussisse vont devoir faire un peu de travail pour les mettre dans le meilleur environnement possible. Si vous êtes sérieux à propos de l'engagement d'un gestionnaire de connaissances, voici ce que vous devez faire.

Considérer la documentation 

Une grande partie de la gestion des connaissances consiste à avoir la bonne documentation. Avant de faire appel à votre nouvelle recrue, aidez à lui donner les outils dont elle aura besoin pour commencer à organiser et à maintenir les connaissances internes à l'aide de processus et de modèles répétables.

Vous n'êtes pas sûr de ce que nous voulons dire? Laissez les professionnels vous montrer comment ils utilisent des modèles pour gérer leurs connaissances de travail les plus importantes. 

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Déterminez vos objectifs finaux 

Donner à chacun des objectifs concrets est essentiel pour le succès au travail, et votre futur gestionnaire de connaissances ne fait pas exception. Occuper ce rôle dans des organisations peu familières avec la valeur de la gestion des connaissances peut sembler un peu comme bouillir l'océan. Alors, avant de les accueillir, réfléchissez à ce que vous voulez que votre gestionnaire de connaissances accomplisse. 

Beaucoup des résultats impressionnants que vous verrez de votre gestionnaire de connaissances peuvent être difficiles à quantifier en termes de résultats commerciaux tangibles. Alors, au lieu de penser en termes de revenus et d'objectifs de ventes, pensez à la façon dont ils peuvent améliorer la structuration et le partage des connaissances. 

Faites en sorte que ce soit un objectif d'avoir des experts en la matière identifiés et entièrement intégrés dans votre système de gestion des connaissances dans les six mois suivant l'arrivée de votre gestionnaire de connaissances. Confiez à votre gestionnaire de connaissances la tâche de proposer une nouvelle structure de contenu pour les cartes d'ici leur évaluation de 90 jours. Quoi que vous trouviez, assurez-vous de leur donner des objectifs réalisables et concrets à atteindre.

Comprendre ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire.

Votre gestionnaire de connaissances peut faire beaucoup pour aider à collecter, organiser et distribuer des informations vitales parmi votre personnel. Ils peuvent être considérés comme des communicateurs experts, des architectes de l'information, et des maîtres de l'organisation et de la distribution.

Les gestionnaires de connaissances peuvent être beaucoup de choses, mais malheureusement, ils ne sont pas des magiciens.

N'oubliez pas que la gestion des connaissances est la responsabilité de tous au travail, mais c'est le rôle du gestionnaire de connaissances de veiller à ce que chacun puisse remplir cette responsabilité. Ils peuvent aider avec les principes de base pour garder les connaissances organisées et distribuées. Cependant, pour que cela fonctionne, les gestionnaires et autres employés doivent être prêts à contribuer aux éléments constitutifs de ces informations. 

Il est tout à fait possible que, pour que cela se produise, vous deviez apporter certaines modifications à votre organisation. Mais ne vous inquiétez pas, nous allons en parler dans un instant.

Parlez aux membres de l'équipe de leurs besoins en gestion des connaissances

Que veulent voir vos équipes de la part du gestionnaire de connaissances? Par exemple, les RH peuvent vouloir réorganiser la hiérarchie du contenu des collections, et les ventes peuvent vouloir un meilleur moyen d'organiser leurs prospects. Quoi qu'ils veuillent, le seul moyen de le savoir est de demander. 

Comme nous l'avons dit plus tôt, nous voulons éviter que votre nouveau gestionnaire de connaissances ait l'impression de bouillir l'océan, donc la priorisation est essentielle. Pensez aux changements les plus efficaces qu'un gestionnaire de connaissances peut apporter en posant les bonnes questions à l'équipe. 

Qu'est-ce qui rendrait la journée plus facile pour vos agents de soutien? Y a-t-il quoi que ce soit que vous puissiez faire en interne pour améliorer l'expérience client? Qu'est-ce qui aiderait l'équipe technique à expédier le code plus rapidement? Lorsque vous vous concentrez sur des éléments qui peuvent avoir le plus d'impact, il est plus facile de bien commencer pour votre gestionnaire de connaissances.

Créer un environnement accueillant 

Il sera difficile de contribuer à la base de connaissances de votre entreprise lorsque vous êtes surbooké pour la semaine et que votre manager vous regarde de travers quand il voit que vous n’êtes pas sur le projet. Souvent, passer à un lieu de travail plus centré sur la connaissance implique plus de changements culturels que tout autre chose. Si vous voulez vraiment préparer votre gestionnaire de connaissances pour le succès, facilitez la collaboration entre tous. 

Fixez l'attente avec les managers et les membres de l'équipe que la gestion des connaissances n'est pas une activité optionnelle. Pour que cela fonctionne efficacement, tout le monde doit consacrer du temps et des efforts à contribuer.

Donnez à chacun le temps dont il a besoin pour créer et organiser des connaissances. Vous n’avez pas besoin de consacrer des heures chaque jour pour encourager les gens à ajouter et à améliorer votre base de connaissances. Il suffit de donner à chacun 15 à 30 minutes pour apporter des modifications et ajouter de nouvelles informations.

Vous voulez vraiment faciliter la journée de votre gestionnaire de connaissances ? Aidez-les à identifier vos champions de la connaissance sur différents sujets et équipes. Ils joueront un rôle essentiel pour aider votre gestionnaire de connaissances et développer votre base de connaissances.

Equipez-les de la bonne technologie.

Avoir la bonne pile technologique est essentiel pour tout travailleur, et c’est particulièrement vrai pour votre gestionnaire de connaissances. Prenez le temps d’apprendre comment avoir les bons outils peut préparer les employés au succès avant de commencer votre recherche d’outils. 

Votre gestionnaire de connaissances va avoir beaucoup de connaissances anciennes à trier. Simplifiez-leur la tâche en leur faisant savoir tous les domaines différents dans lesquels des connaissances existent actuellement dans votre entreprise. Impliquez les gestionnaires d’équipes différentes pour vous assurer que vous ne laissez aucune pierre non retournée.

Savoir où vos connaissances existent peut faciliter la recherche des bons outils et intégrations. Une fois que vous savez cela, vous pouvez commencer à utiliser une base de connaissances véritablement excellente.