El intercambio de conocimientos es el elemento vital de cualquier equipo exitoso. Sin embargo, a medida que una empresa crece, ya no puede confiar en que el conocimiento se comparta por ósmosis. Y cuando esto suceda, puede que sea el momento de contratar a un gestor del conocimiento. Se trata de un puesto dedicado a crear una cultura basada en el conocimiento y a garantizar que todos los empleados estén preparados para el éxito en sus funciones.

¿Qué es un gestor del conocimiento?

Un administrador del conocimiento garantiza que todos los miembros de su organización tengan la información que necesitan. Para ello, son dueños de la gobernanza continua de una base de conocimientos o wiki de la empresa, incluida su salud general y sus mejores prácticas. Son los que toman las decisiones importantes sobre la arquitectura de la información, la tecnología y la estructura general y el uso de la base de conocimientos de una organización.

Por qué los gestores del conocimiento son una inversión valiosa para su equipo

Según el tamaño de la organización, el tipo de base de conocimientos y la estrategia de gestión del conocimiento implementada, una empresa puede optar por crear una función dedicada a la gestión del conocimiento.

Los gestores del conocimiento pueden hacer mucho más que mantener en orden las tarjetas y la base de conocimientos. De hecho, contratar a uno puede tener muchos beneficios.

Mejorar el acceso a la información y el conocimiento

Sabemos que muchos empleados ya utilizan su software de intercambio de conocimientos, pero un administrador de conocimientos realmente puede ayudarle a llevar su juego de intercambio de conocimientos al siguiente nivel.

Sus equipos han hecho un buen trabajo al encontrar su propia manera de compartir conocimientos dentro de su sistema establecido, pero un administrador del conocimiento puede ayudar a que las cosas sean aún más accesibles y compartibles. Son expertos en organizar y distribuir información importante, y saben cómo convertir un sistema «bastante bueno» en uno «realmente impresionante».

También es importante saber que la gestión del conocimiento no se limita a producir contenido para compartir. Un verdadero gestor del conocimiento puede ayudar a facilitar otros tipos de intercambio de conocimientos y orientar a otros sobre la forma correcta de difundir la información.

¿No estás seguro de lo que queremos decir? Dejaremos salir a Aprill Allen Pájaro del conocimiento explica:

Considero que la gestión del conocimiento es una capacidad global en la que el administrador del conocimiento actúa como entrenador y facilitador, que impulsa a los equipos y a las personas a mejorar sus prácticas de intercambio de conocimientos.

Lo hacen al permitir un flujo de información más ágil entre las herramientas, pero también al crear las condiciones para que el conocimiento fluya entre las personas. Esas condiciones podrían ser oportunidades informales de reunión, así como estructuras formales como el aprendizaje entre pares y la tutoría.

Simplifique el proceso de toma de decisiones

¿Cuál es la mejor manera de formatear tarjetas que describan el proceso de venta? ¿Cómo cambiamos el título y el sistema de etiquetado para que las personas puedan encontrar la información con mayor facilidad?

En tu lugar de trabajo no faltan buenas ideas. El problema es decidir qué buena idea se lleva a cabo. A veces, la manera más fácil de hacer las cosas es simplemente hacer que alguien diga «sí» o «no».

La belleza de tener un gestor del conocimiento tiene dos vertientes en este ámbito. Tienes a alguien que puede ser el «decisor» oficial y tienes a alguien con la experiencia necesaria para tomar esas decisiones. En lugar de programar interminables reuniones de planificación y obtener docenas de opiniones, ahora tienes una persona en la que puedes apoyarte para tomar decisiones informadas.

Promover la innovación y el cambio organizacional

¿Hay alguna empresa que no quiera ser más innovadora? Todo el mundo quiere decir que su empresa creó la próxima «gran» novedad en su sector. La gestión del conocimiento es un trampolín crucial para la innovación, y la persona adecuada puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos.

Recuerde que la gestión del conocimiento es algo más que recopilar y organizar información importante. También ayuda a fomentar el intercambio de ideas y la colaboración entre los empleados y los equipos. Cuando contratas a un gestor del conocimiento, estás contratando a alguien que puede ayudar a fomentar la innovación. Tu gestor de conocimientos puede ayudar a facilitar los debates, organizar los conocimientos importantes y fomentar la colaboración entre los equipos.

Mejore la eficiencia en todos los departamentos

Se sorprenderá de lo mucho más eficientes que pueden ser las cosas cuando todos tienen la información que necesitan para trabajar. Entonces, de repente, se necesita mucho menos tiempo para realizar las tareas esenciales porque todo lo que necesita está fácilmente disponible. Según Gartner, el 47% de los empleados tienen dificultades para encontrar la información que necesitan para realizar su trabajo.

Considera lo que realmente podrían hacer tus equipos si tuvieran suficiente tiempo y ancho de banda para trabajar en diferentes cosas. Se pueden poner en marcha nuevos proyectos, las sesiones de intercambio de ideas se convierten en la norma y todo el mundo trabaja al unísono, ¡porque la oficina es mucho más organizada y eficiente!

¿Quién es un buen gestor del conocimiento?

Cualquier persona cuyo trabajo sea defender el uso de un base de conocimientos puede ser un administrador del conocimiento, pero quienes asumen formalmente el rol y las responsabilidades tienden a incluir:

• Administradores de capacitación (incluida la habilitación de ingresos, ventas y CX)
• Administradores de TI
• Gerentes de operaciones
• Administradores de programas
• Gerentes de aprendizaje y desarrollo

Ejemplo de descripción del puesto de Knowledge Manager

Es posible que puedas encontrar a alguien interno para que se encargue del trabajo de gestión del conocimiento, o es posible que tengas que empezar a contratar personal para el puesto. Independientemente de cómo decidas contratar a tu gestor del conocimiento, el éxito comienza con una descripción exhaustiva del puesto.

Tu futuro gestor del conocimiento (o guerrero de la sabiduría, ninja del conocimiento o cualquier otro giro extravagante que RRHH y marca quieran darle al puesto) debe tener expectativas claras sobre su función y responsabilidades. Si necesitas ayuda para definir la descripción de tu puesto, no dudes en utilizarla como punto de partida.

Resumen:

La responsabilidad principal del gestor de conocimientos es fomentar el uso correcto y generalizado de la base de conocimientos de la empresa. Deberían crear directrices sobre qué información se captura y quién la controla, cómo se integra con el resto de la tecnología y cómo evitar que se quede obsoleta.

Un candidato ideal prospera en un entorno dinámico y acelerado y tiene experiencia en liderar la estrategia de arquitectura de contenido e información en toda la organización. Como administrador del conocimiento, definirá la estrategia de gestión del contenido y el conocimiento y dirigirá la arquitectura y la estrategia del contenido. El puesto se centrará en desarrollar, auditar y mantener contenido de alta calidad para los empleados.

Trabajarás en estrecha colaboración con las principales partes interesadas de la empresa para mantener la coherencia a escala global y alinear la estrategia de contenido con su visión. Desempeñarás un papel importante en el desarrollo de una base de conocimientos eficaz y exitosa y tendrás un impacto directo en el día a día de los empleados.

Las responsabilidades principales incluyen:

• Definir la estrategia de gestión del conocimiento para nuestra base de conocimientos y mantener un contenido de alta calidad, actualizado y con capacidad de búsqueda para audiencias de diferentes niveles de habilidad
• Trabaje eficazmente en toda la organización con las partes interesadas, la administración del cambio, los equipos de servicio, los formadores, los desarrolladores de planes de estudio y los expertos en la materia para desarrollar y respaldar productos, funciones y servicios nuevos y existentes.
• Aproveche los análisis de Guru para evaluar el impacto empresarial, realizar un seguimiento del uso y definir la eficiencia del contenido de la base de conocimientos.
• Dirige, entrena y desarrolla un equipo de autores de cada departamento
• Establezca pautas de redacción basadas en las mejores prácticas de la base de conocimientos y desarrolle el equipo para garantizar que las están logrando o superando.

Cómo preparar tu gestor de conocimientos para el éxito

Cuando la búsqueda de un gestor de conocimientos por fin haya terminado, es el momento perfecto para hablar sobre cómo puedes prepararlo para que tenga éxito.

Los equipos que desean que su gestor de conocimientos tenga éxito tendrán que esforzarse un poco para colocarlos en el mejor entorno posible. Si realmente quieres contratar un gestor del conocimiento, esto es lo que tienes que hacer.

Considere la documentación

Una gran parte de la gestión del conocimiento consiste en disponer de la documentación adecuada. Antes de contratar a su nuevo empleado, ayúdele a proporcionarle las herramientas que necesitará para empezar a organizar y mantener los conocimientos internos mediante procesos y plantillas repetibles.

¿No estás seguro de lo que queremos decir? Deja que los profesionales te muestren cómo utilizan las plantillas para gestionar sus conocimientos laborales más importantes.

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Determine sus objetivos finales

Ofrecer a todos objetivos factibles es esencial para el éxito en el lugar de trabajo, y su futuro gestor de conocimientos no es diferente. Asumir esta función en organizaciones que recién comienzan a entender el valor de la gestión del conocimiento puede parecer un poco como hacer hervir el océano. Por lo tanto, antes de incorporarlos, piense en lo que quiere que logre su gestor de conocimientos.

Muchos de los excelentes resultados que obtiene de su gestor de conocimientos pueden ser difíciles de cuantificar en términos de resultados empresariales sólidos. Por lo tanto, en lugar de pensar en las cosas en términos de ingresos y objetivos de ventas, piense en cómo pueden mejorar la estructuración y el intercambio de conocimientos.

Fíjese el objetivo de que los expertos en la materia estén identificados e integrados por completo en su sistema de gestión del conocimiento en un plazo de seis meses a partir de la incorporación de su gestor de conocimientos. Encárguele a su gestor de conocimientos que proponga una nueva estructura de contenido para las tarjetas antes de que pasen 90 días revisándolas. Independientemente de lo que se te ocurra, asegúrate de darles objetivos alcanzables y factibles que cumplir.

Comprenda lo que pueden y no pueden hacer

Su trabajador del conocimiento puede hacer mucho para ayudar a recopilar, organizar y distribuir información vital entre su personal. Se les puede considerar comunicadores expertos, arquitectos de la información y maestros de la organización y la distribución.

Los gestores del conocimiento pueden ser muchas cosas, pero desafortunadamente no hacen milagros.

Recuerde que la gestión del conocimiento es de todos responsabilidad en el trabajo, pero la función del administrador del conocimiento es asegurarse de que todos puedan cumplir con esa responsabilidad. Pueden ayudar con los principios básicos de mantener el conocimiento organizado y distribuido. Sin embargo, para que eso funcione, los gerentes y otros empleados deben estar dispuestos a aportar los componentes básicos de esa información.

Es muy posible que, para que eso suceda, necesites hacer algunos cambios en tu organización. Pero no te preocupes, hablaremos de eso en un momento.

Hable con los miembros del equipo sobre sus necesidades de gestión del conocimiento

¿Qué quieren ver sus equipos del gestor de conocimientos? Por ejemplo, es posible que el departamento de Recursos Humanos quiera renovar la jerarquía de contenido de las colecciones y el departamento de ventas tal vez prefiera una forma mejor de organizar a sus clientes potenciales. Independientemente de lo que quieran, la única forma de saberlo es preguntar.

Como dijimos anteriormente, queremos evitar que su nuevo gestor de conocimientos sienta que está haciendo hervir el océano, por lo que la priorización es clave. Piensa en los cambios más eficaces que puede realizar un gestor de conocimientos formulándole al equipo las preguntas correctas.

¿Qué facilitaría el día a sus agentes de soporte? ¿Hay algo que pueda hacer internamente para mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué ayudaría al equipo de ingeniería a enviar código más rápido? Cuando te centras en las cosas que pueden tener el mayor impacto, es más fácil que tu gestor de conocimientos comience con el pie derecho.

Crea un ambiente acogedor

Va a ser difícil contribuir a la base de conocimientos de tu empresa cuando tienes demasiadas reservas para la semana y hacer que tu gerente te mire de reojo cuando vea que no estás trabajando en un proyecto. La mayoría de las veces, cambiar a un lugar de trabajo más centrado en el conocimiento implica más cambios culturales que cualquier otra cosa. Si realmente quieres preparar tu gestor de conocimientos para que tenga éxito, haz que sea más fácil para todos trabajar juntos.

Establezca con los gerentes y miembros del equipo la expectativa de que la gestión del conocimiento no es una actividad opcional. Para que funcione de manera eficaz, todos deben dedicar tiempo y esfuerzo a contribuir.

Dé a todos el tiempo que necesitan para crear y organizar el conocimiento. No es necesario que dediques horas cada día para animar a las personas a que amplíen tu base de conocimientos y la mejoren. Darle a todo el mundo entre 15 y 30 minutos para hacer cambios y añadir nueva información puede ser más que suficiente.

¿Quiere facilitarle realmente el día a su gestor de conocimientos? Ayúdeles a identificar a sus líderes en conocimientos sobre diferentes temas y equipos. Desempeñarán un papel fundamental a la hora de ayudar a tu gestor de conocimientos y a desarrollar tu base de conocimientos.

Configúralos con la tecnología adecuada

Contar con la tecnología adecuada es esencial para cualquier trabajador, y eso es especialmente cierto para su gestor de conocimientos. Tómate un tiempo para aprende cómo tener las herramientas adecuadas puede preparar a los empleados para el éxito antes de empezar a buscar herramientas.

Su gestor de conocimientos tendrá que analizar una gran cantidad de conocimientos heredados. Hágales las cosas más fáciles informándoles sobre las diferentes áreas en las que actualmente existe conocimiento en su empresa. Involucre a los gerentes de los diferentes equipos para asegurarse de no dejar piedra sin remover.

Saber dónde se encuentran sus conocimientos puede facilitar la búsqueda de las herramientas e integraciones adecuadas. Una vez que lo sepa, podrá empezar a utilizar una base de conocimientos realmente excelente.