El intercambio de conocimientos es la savia de cualquier equipo exitoso. Pero a medida que una empresa crece, ya no puede confiar en que los conocimientos se compartan por ósmosis. Y cuando esto sucede, podría ser el momento de contratar a un gestor del conocimiento. Este es un rol dedicado a crear una cultura impulsada por el conocimiento y asegurar que todos los empleados estén preparados para tener éxito en sus roles.

¿Qué es un gestor del conocimiento?

Un gestor del conocimiento se asegura de que todos en su organización tengan la información que necesitan. Hacen esto al ser responsables de la gobernanza continua de una base de conocimiento o wiki de la empresa, incluyendo su salud general y mejores prácticas. Son quienes toman decisiones importantes sobre la arquitectura de la información, la tecnología y la estructura y uso general de la base de conocimiento de una organización.

Por qué los gestores del conocimiento son una inversión valiosa para su equipo  

Dependiendo del tamaño de la organización, el tipo de base de conocimiento y la estrategia de gestión del conocimiento implementada, una empresa puede optar por crear un rol dedicado a la gestión del conocimiento.

Los gestores del conocimiento pueden hacer mucho más que mantener organizada su base de conocimientos y tarjetas. De hecho, contratar a uno puede tener muchos beneficios. 

Mejorar el acceso a la información y el conocimiento 

Sabemos que muchos empleados ya están utilizando su software de intercambio de conocimiento, pero un gestor del conocimiento puede ayudar a llevar su intercambio de conocimiento al siguiente nivel.

Sus equipos han hecho un buen trabajo encontrando su propia manera de compartir conocimiento dentro de su sistema establecido, pero un gestor del conocimiento puede ayudar a que las cosas sean aún más accesibles y compartibles. Son expertos en organizar y distribuir información importante, y saben cómo convertir un sistema “bastante bueno” en uno “realmente impresionante”. 

También es importante saber que la gestión del conocimiento no se limita solo a producir contenido para compartir. Un verdadero gestor del conocimiento puede ayudar a facilitar otros tipos de intercambio de conocimiento y orientar a otros sobre la manera correcta de difundir información. 

¿No está seguro de lo que queremos decir? Dejaremos que Aprill Allen de Knowledge Bird explique:

Pienso en la gestión del conocimiento como una capacidad general con el gestor del conocimiento como entrenador y facilitador, empujando a los equipos y a los individuos hacia la mejora de sus prácticas de intercambio de conocimiento.

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Hacen esto al permitir un flujo de información más fluido entre las herramientas, pero también al crear las condiciones para que el conocimiento fluya entre las personas. Esas condiciones podrían ser oportunidades informales de reunión así como estructuras formales como el aprendizaje entre pares y el mentoría.

Simplificar el proceso de toma de decisiones

¿Cuál es la mejor manera de formatear tarjetas que describan el proceso de ventas? ¿Cómo cambiamos el sistema de títulos y etiquetas para que sea más fácil para las personas encontrar información? 

Su lugar de trabajo no carece de buenas ideas. El problema viene al decidir qué buena idea se persigue. A veces, la manera más fácil de hacer las cosas es simplemente tener a alguien que diga “sí” o “no.” 

La belleza de tener un gestor del conocimiento es doble en este espacio. Usted obtiene a alguien que puede ser el “decisor” oficial y tiene a alguien con la experiencia necesaria para tomar esas decisiones. En lugar de programar interminables reuniones de planificación y obtener docenas de opiniones, ahora tiene a una persona en quien puede confiar para tomar decisiones informadas. 

Promover la innovación y el cambio organizacional 

¿Hay alguna empresa que no quiera ser más innovadora? Todos quieren decir que su empresa hizo la próxima cosa “grande” en su industria. La gestión del conocimiento es un paso crucial hacia la innovación, y la persona adecuada puede ayudarte a alcanzar tus metas. 

Recuerda, la gestión del conocimiento es más que simplemente recopilar y organizar información importante. También ayuda a fomentar el intercambio de ideas y la colaboración entre empleados y equipos. Cuando contratas a un gestor del conocimiento, estás contratando a alguien que puede ayudar a fomentar la innovación. Tu gestor del conocimiento puede ayudar a facilitar discusiones, organizar información importante y fomentar la colaboración entre equipos. 

Mejorar la eficiencia en los departamentos 

Te sorprendería cuánto más eficientes pueden ser las cosas cuando todos tienen la información que necesitan para trabajar. Entonces, de repente, toma mucho menos tiempo hacer tareas esenciales porque todo lo que necesitas está fácilmente disponible. Según Gartner, el 47% de los empleados luchan por encontrar la información que necesitan para realizar sus trabajos.

Considera lo que tus equipos realmente podrían hacer si tuvieran suficiente tiempo y recursos para trabajar en diferentes cosas. Los nuevos proyectos pueden comenzar, las sesiones de lluvia de ideas se convierten en la norma y todos trabajan en perfecta sincronía porque la oficina está mucho más organizada y eficiente! 

¿Quién hace un buen gestor del conocimiento?

Cualquiera cuyo trabajo sea abogar por el uso de una base de conocimiento puede ser un gestor del conocimiento, pero aquellos que asumen formalmente el rol y las responsabilidades tienden a incluir:

• Gerentes de habilitación (incluyendo habilitación de ingresos, ventas y CX)
• Gerentes de TI
• Gerentes de operaciones
• Gerentes de programas
• Gerentes de aprendizaje y desarrollo

Ejemplo de descripción de trabajo para un gestor del conocimiento

Es posible que pueda encontrar a alguien internamente para asumir el trabajo de gestión del conocimiento, o puede que tenga que comenzar a reclutar para el rol. Independientemente de cómo elija contratar a su gestor del conocimiento, el éxito comienza con una descripción de trabajo completa. 

Su futuro gestor del conocimiento (o guerrero de la sabiduría, ninja del conocimiento, o cualquier giro curioso que RH y la marca quieran ponerle al rol) necesita llegar con una expectativa clara de su rol y responsabilidades. Si necesita ayuda para redactar su descripción de trabajo, no dude en usar esto como punto de partida. 

Resumen: 

La responsabilidad principal del gestor del conocimiento es fomentar el uso correcto y extendido de la base de conocimiento de la empresa. Deberían crear pautas sobre qué información se captura, por quién, cómo se integra con el resto de la infraestructura tecnológica y cómo evitar que se vuelva obsoleta.

Un candidato ideal prospera en un entorno dinámico y acelerado y tiene experiencia liderando estrategias de contenido y arquitectura de información en una organización. Como gestor del conocimiento, usted definirá la estrategia de gestión de contenido/conocimiento y liderará la arquitectura de contenido y estrategia. El rol se centrará en desarrollar, auditar y mantener contenido de alta calidad para los empleados.

Trabajarás en estrecha colaboración con las partes interesadas clave en toda la empresa para mantener la consistencia a escala global y alinear la estrategia de contenido con su visión. Jugará un papel significativo en el desarrollo de una base de conocimiento exitosa y efectiva y tendrá un impacto directo en el día a día de los empleados.

Las responsabilidades principales incluyen:

• Definir la estrategia de gestión del conocimiento para nuestra base de conocimiento y mantener contenido de alta calidad, actualizado y buscable para audiencias de diferentes niveles de habilidad
• Trabajar de manera efectiva en toda la organización con partes interesadas, gestión del cambio, equipos de servicio, capacitadores, desarrolladores de currículos y expertos en la materia para desarrollar y apoyar nuevos y existentes productos, características y servicios.
• Aprovechar las analíticas de Guru para evaluar el impacto en el negocio, rastrear el uso y definir la eficiencia del contenido de la base de conocimiento.
• Liderar, entrenar y desarrollar un equipo de autores de cada departamento
• Establecer pautas de escritura basadas en las mejores prácticas de la base de conocimiento y desarrollar al equipo para asegurarse de que estén cumpliendo o superando esas expectativas.

Cómo preparar a su gestor del conocimiento para el éxito 

Cuando su búsqueda de un gestor del conocimiento termine, es el momento perfecto para hablar sobre cómo puede prepararlos para el verdadero éxito. 

Los equipos que quieren que su gestor del conocimiento tenga éxito necesitan hacer un pequeño trabajo para ponerlo en el mejor entorno posible. Si realmente está serio acerca de contratar a un gestor del conocimiento, aquí está lo que necesita hacer. 

Considerar la documentación 

Una gran parte de la gestión del conocimiento es tener la documentación correcta. Antes de traer a su nuevo empleado, ayude a darle las herramientas que necesitará para comenzar a organizar y mantener el conocimiento interno a través de procesos y plantillas repetibles. 

¿No está seguro de lo que queremos decir? Deje que los profesionales le muestren cómo utilizan las plantillas para gestionar más eficazmente su trabajo más importante. 

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Determine sus objetivos finales 

Dar a todos objetivos concretos es esencial para el éxito en el trabajo, y su futuro gestor del conocimiento no es diferente. Dar el paso a este rol en organizaciones que son nuevas en entender el valor de la gestión del conocimiento puede sentirse un poco como hervir el océano. Así que antes de traerlo a bordo, piense en lo que desea que logre su gestor del conocimiento. 

Muchos de los resultados sobresalientes que verá de su gestor del conocimiento pueden ser difíciles de cuantificar en términos de resultados tangibles para el negocio. Así que en lugar de pensar en términos de ingresos y objetivos de ventas, piense en cómo pueden mejorar la estructura y el intercambio de conocimiento. 

Haga que sea un objetivo identificar a los expertos en la materia y tenerlos completamente integrados en su sistema de gestión del conocimiento dentro de los seis meses de haber contratado a su gestor del conocimiento. Asigne a su gestor del conocimiento la tarea de proponer una nueva estructura de contenido para las tarjetas para su revisión de 90 días. Independientemente de lo que proponga, asegúrese de que les está dando objetivos alcanzables y concretos que cumplir.

Entienda lo que pueden y no pueden hacer 

Su trabajador del conocimiento puede hacer mucho para ayudar a recopilar, organizar y distribuir información vital entre su personal. Pueden ser vistos como comunicadores expertos, arquitectos de información y maestros de la organización y distribución.

Los gestores del conocimiento pueden ser muchas cosas, pero desafortunadamente, no son trabajadores milagrosos. 

Recuerde, la gestión del conocimiento es responsabilidad de todos en el trabajo, pero es deber del gestor del conocimiento asegurarse de que todos puedan cumplir con esa responsabilidad. Pueden ayudar con los principios básicos para mantener el conocimiento organizado y distribuido. Sin embargo, para que eso funcione, los gerentes y otros empleados deben estar dispuestos a contribuir con los bloques de construcción de esa información. 

Es completamente posible que, para que eso ocurra, necesite hacer algunos cambios en su organización. Pero no se preocupe, iremos a eso en un momento. 

Hable con los miembros del equipo sobre sus necesidades de gestión del conocimiento

¿Qué quieren ver sus equipos del gestor del conocimiento? Por ejemplo, Recursos Humanos puede querer reorganizar la jerarquía de contenido de las colecciones, y ventas puede querer una mejor manera de organizar sus prospectos. Independientemente de lo que quieran, la única manera de saberlo es preguntar. 

Como dijimos antes, queremos evitar que su nuevo gestor del conocimiento sienta que está herviendo el océano, así que la priorización es clave. Piense en los cambios más efectivos que un gestor del conocimiento puede hacer preguntando al equipo las preguntas correctas. 

¿Qué haría más fácil el día para sus agentes de soporte? ¿Hay algo que pueda hacer internamente para mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué ayudaría al equipo de ingeniería a enviar código más rápido? Cuando te concentras en cosas que pueden tener el mayor impacto, es más fácil empezar a su gestor del conocimiento con el pie derecho. 

Crear un entorno acogedor 

Va a ser difícil contribuir a la base de conocimiento de su empresa cuando está sobrecargado para la semana y recibe miradas de desaprobación por parte de su gerente cuando ve que no está trabajando en un proyecto. Muchas veces, cambiar a un lugar de trabajo más impulsado por el conocimiento implica más cambios culturales que cualquier otra cosa. Si realmente quiere preparar a su gestor del conocimiento para el éxito, facilite que todos trabajen juntos. 

Establezca la expectativa con los gerentes y los miembros del equipo de que la gestión del conocimiento no es una actividad opcional.  Para que funcione de manera efectiva, todos deben tomarse el tiempo y el esfuerzo para contribuir. 

Dé a todos el tiempo que necesitan para crear y organizar conocimiento. No necesita reservar horas cada día para animar a las personas a agregar y mejorar su base de conocimientos. Simplemente dar a todos 15-30 minutos para realizar cambios y agregar nueva información puede ser más que suficiente. 

¿Quieres hacer que el día de tu gestor de conocimiento sea realmente más fácil? Ayúdales a identificar a tus campeones del conocimiento en diferentes temas y equipos. Jugarán un papel integral en ayudar a tu gestor de conocimiento y en construir tu base de conocimientos. 

Proporcionales la tecnología adecuada 

Tener el conjunto de tecnologías adecuado es esencial para cualquier trabajador, y eso es especialmente cierto para tu gestor de conocimiento. Tómate un tiempo para aprender cómo tener las herramientas adecuadas puede preparar a los empleados para el éxito antes de que comiences tu búsqueda de herramientas. 

Tu gestor de conocimiento va a tener mucho conocimiento antiguo que clasificar. Facilítales las cosas haciéndoles saber sobre todas las diferentes áreas en las que actualmente existe conocimiento en tu empresa. Involucra a gerentes de diferentes equipos para asegurarte de que no dejes ninguna piedra sin mover. 

Saber dónde existe tu conocimiento puede facilitar la búsqueda de las herramientas e integraciones correctas. Una vez que sepas eso, podrías empezar a usar una base de conocimientos realmente excelente.