Knowledge sharing is the lifeblood of any successful team. But as a company grows, it can no longer rely on knowledge being shared by osmosis. And when this happens, it might be time to hire a knowledge manager. This is a role dedicated to creating a knowledge-driven culture and ensuring all employees are set up for success in their roles.

What is a knowledge manager?

A knowledge manager ensures everyone in your organization has the information they need. They do this by owning the ongoing governance of a knowledge base or company wiki, including its overall health and best practices. He ovat niitä, jotka tekevät tärkeitä päätöksiä tiedonarkkitehtuurista, teknologiasta sekä organisaation tietopankin rakenteesta ja käytöstä.

Why knowledge managers are a valuable investment for your team  

Depending on the size of the organization, the type of knowledge base, and the knowledge management strategy implemented, a company may choose to create a dedicated knowledge management role.

Knowledge managers can do a lot more than keep your cards and knowledge base in order. In fact, hiring one can have a lot of benefits. 

Improve access to information and knowledge 

We know that plenty of employees are already using your knowledge-sharing software, but a knowledge manager can truly help bring your knowledge-sharing game to the next level.

Your teams have done a pretty good job of finding their own way to share knowledge within your established system, but a knowledge manager can help make things even more accessible and shareable. He ovat asiantuntijoita tärkeän tiedon järjestämisessä ja jakamisessa, ja he tietävät, miten ”melko hyvä” järjestelmä muutetaan ”todella mahtavaksi”.

On myös tärkeää tietää, että tiedonhallinta ei rajoitu vain jaettavan sisällön tuottamiseen. A true knowledge manager can help facilitate other kinds of knowledge sharing and mentor others on the right way to spread information. 

Not sure what we mean? Annamme Aprill Allenin Knowledge Bird selittää:

I think of knowledge management as an overarching capability with the knowledge manager as coach and facilitator, nudging teams and individuals towards improving their knowledge-sharing practices.

​

They do that by enabling more streamlined information flow between tools, but also by creating the conditions for knowledge to flow between people. Those conditions could be informal opportunities to gather as well as formal structures like peer learning and mentoring.

Streamline the decision-making process

Mikä on paras tapa muotoilla kortteja, jotka kuvaavat myyntiprosessia? How do we change the title and tagging system to make it easier for people to find information? 

Your workplace has no shortage of good ideas. The problem comes with deciding which good idea gets pursued. Joskus helpoin tapa saada asiat tehtyä on vain saada jonkun sanomaan ”kyllä” tai ”ei”.

The beauty of having a knowledge manager is two-fold in this space. Saat jonkun, joka voi olla virallinen ”päättäjä”, ja sinulla on joku, jolla on tarvittava asiantuntemus näiden päätösten tekemiseen. Instead of scheduling endless planning meetings and getting dozens of opinions, now you have one person you can lean on to make informed decisions. 

Promote organization innovation and change 

Onko olemassa yritystä, joka ei haluaisi olla innovatiivisempi? Kaikki haluavat sanoa, että heidän yrityksensä teki seuraavan ”suuren” asian omalla alallaan. Knowledge management is a crucial stepping stone to innovation, and the right person can help you reach your goals. 

Remember, knowledge management is more than just collecting and organizing important information. It also helps encourage the sharing of ideas and collaboration between employees and teams. Kun palkkaat tiedonhallitsijan, palkkaat jonkun, joka voi auttaa edistämään innovaatioita. Your knowledge manager can help facilitate discussions, organize important knowledge, and help foster collaboration between teams. 

Improve efficiency across departments 

Olisit yllättynyt siitä, kuinka paljon tehokkaampia asiat voivat olla, kun kaikilla on tarvittavat tiedot työn tekemiseen. Then, all of a sudden, it takes much less time to do essential tasks because everything you need is readily available. According to Gartner, 47% of employees struggle to find the information they need to do their jobs.

Consider what your teams could really do if they had enough time and bandwidth to work on different things. New projects can get underway, brainstorming sessions become the norm, and everyone is working in lockstep because the office is so much more organized and efficient! 

Who makes a good knowledge manager?

Anyone whose job it is to champion the use of a knowledge base can be a knowledge manager, but those who formally take on the role and responsibilities tend to include:

• Enablement managers (including revenue, sales, and CX enablement)
• IT managers
• Operations managers
• Program managers
• Learning and development managers

Example Knowledge Manager job description

Saatat löytää jonkun sisäisesti ottamaan vastuulleen tiedonhallintatyöt, tai on mahdollista, että joudut aloittamaan rekrytoinnin roolin täyttämiseksi. Regardless of how you choose to hire your knowledge manager, success starts with having a thorough job description. 

Your future knowledge manager (or wisdom warrior, knowledge ninja, or whatever quirky spin HR and brand want to put on the role) needs to come in with a clear expectation of their role and responsibilities. If you need help coming up with your job description, feel free to use this as a starting point. 

Summary: 

Tiedonhallitsijan ensisijainen vastuu on rohkaista yrityksen tietopankin oikeaa ja laajaa käyttöä. They should create guidelines for what information is captured, and by whom how it integrates with the rest of the tech stack, and how to keep it from growing stale.

An ideal candidate thrives in a dynamic fast-paced environment and has a background in leading content and information architecture strategy across an organization. As a Knowledge Manager, you will define the content/knowledge management strategy and lead the content architecture and strategy. The role will focus on developing, auditing, and maintaining high quality content for employees.

Työskentelet tiiviisti avainhenkilöiden kanssa ympäri yritystä varmistaaksesi johdonmukaisuuden globaalilla tasolla ja sovittaaksesi sisällön strategian heidän visioonsa. You will play a significant role in the development of a successful and effective knowledge base and will have a direct impact on employees day to day.

Primary Responsibilities include:

• Define the knowledge management strategy for our knowledge base and maintain high quality, up-to-date, and searchable content for audiences of varying skill level
• Work effectively across the organization with stakeholders, change management, service teams, trainers, curriculum developers and subject matter experts to develop and support new and existing products, features, and services.
• Hyödynnä Gurun analytiikkaa arvioidaksesi liiketoiminnan vaikutusta, seurataksesi käyttöä ja määrittääksesi tietopankin sisällön tehokkuuden.
• Lead, coach and develop a team of authors from each department
• Establish writing guidelines based on knowledge base best practices and develop the team to ensure they are achieving or surpassing them.

How to set your knowledge manager up for success 

Kun etsintäsi tiedonhallitsijasta on vihdoin ohi, on täydellinen aika puhua siitä, miten voit asettaa heitä todelliseen menestykseen.

Teams that want their knowledge manager to succeed will going to need to do a little work to put them in the best environment possible. Jos olet tosissasi tiedonhallitsijan palkkaamisesta, tässä on mitä sinun on tehtävä.

Consider documentation 

A big part of knowledge management is having the right documentation. Ennen kuin palkkaat uuden työntekijäsi, auta antamaan heille työkalut, joita he tarvitsevat sisäisen tiedon järjestämisessä ja hallinnassa toistettavien prosessien ja mallien avulla.

Not sure what we mean? Let the pros show you how they use templates to manage their most important work knowledge. 

Does your marketing department need an easy way to create their standard operating procedures (SOPs)? See how the financial experts at bread make stellar SOPS by downloading their free template!

Want more helpful templates from industry experts and your friends at Guru? Check out our templates gallery! 

Determine your ultimate goals 

Giving everyone actionable goals is essential for workplace success, and your soon-to-be knowledge manager is no different. Stepping into this role at organizations that are new to understanding the value of knowledge management can feel a bit like boiling the ocean. So before you bring them on, think about what you want your knowledge manager to accomplish. 

Many of the stellar results you see from your knowledge manager can be challenging to quantify in terms of hard business results. So instead of thinking about things in terms of revenue and sales goals, think about how they can improve structuring and sharing knowledge. 

Make it a goal to have subject matter experts identified and fully integrated into your knowledge management system within six months of bringing your knowledge manager on. Task your knowledge manager with proposing a new content structure for cards by their 90-day review. Riippumatta siitä, mitä keksit, varmista, että annat heille saavutettavissa olevia ja toteutettavia tavoitteita.

Ymmärrä, mitä he voivat ja eivät voi tehdä 

Your knowledge worker can do a lot to help collect, organize, and distribute vital information among your staff. They can be seen as expert communicators, information architects, and masters of organization and distribution.

Tiedonhallitsijat voivat olla monia asioita, mutta valitettavasti he eivät ole ihmeitä tekeviä työntekijöitä.

Muista, että tiedonhallinta on kaikkien vastuu työpaikalla, mutta tiedonhallitsijan rooli on varmistaa, että kaikki voivat täyttää tämän vastuun. They can help with the basic tenants of keeping knowledge organized and distributed. However, for that to work, managers and other employees need to be willing to contribute the building blocks of that information. 

On täysin mahdollista, että tämän toteuttamiseksi saatat joutua tekemään joitakin muutoksia organisaatiossasi. Mutta älä huoli, käsittelemme sitä hetken kuluttua.

Talk to team members about their knowledge management needs

What do your teams want to see from the knowledge manager? Esimerkiksi HR saattaa haluta uudistaa kokoelman sisällön hierarkiaa, ja myyntiosasto saattaa haluta paremman tavan järjestää potentiaaliset asiakkaat. Regardless of what they want, the only way to know is to ask. 

Kuten aiemmin totesimme, haluamme välttää, että uusi tiedonhallitsijasi kokee, että he keittävät valtamerta, joten priorisointi on avain. Think about the most effective changes a knowledge manager can make by asking the team the right questions. 

What would make the day easier for your support agents? Is there anything you can do internally to improve the customer experience? What would help the engineering team ship code faster? Kun keskityt asioihin, jotka voivat tehdä suurimman vaikutuksen, on helpompi saada tiedonhallitsijasi aloittamaan oikealla jalalla.

Create a welcoming environment 

On vaikeaa myötävaikuttaa yrityksen tietopankkiin, kun olet ylikuormitettu viikolla ja saat vähemmän huomiota pomoltasi, kun he näkevät, että et ole projektityössä. A lot of the time, switching to a more knowledge-driven workplace involves more cultural changes than anything else. If you really want to set your knowledge manager up for success, make it easier for everyone to work together. 

Aseta odotukset johtajille ja tiimin jäsenille, että tiedonhallinta ei ole valinnainen aktiviteetti.  Sen toimimiseksi tehokkaasti kaikkien on käytettävä aikaa ja vaivannäköä myötävaikuttaakseen.

Give everyone the time they need to create and organize knowledge. Sinun ei tarvitse varata tunteja joka päivä kannustaaksesi ihmisiä lisäämään ja parantamaan tietopankkiasi. Pelkästään antamalla kaikille 15-30 minuuttia tehdä muutoksia ja lisätä uusia tietoja voi olla enemmän kuin riittävästi. 

Haluatko todella helpottaa tietopäällikkösi päivää? Auta heitä tunnistamaan tietoa edistävät henkilöt eri aiheiden ja tiimien osalta. Heillä on keskeinen rooli tietopäällikkösi auttamisessa ja tietopankkisi rakentamisessa. 

Aseta heidät oikean teknologian pariin 

Oikean teknologiapinon omistaminen on olennaista jokaiselle työntekijälle, ja tämä pätee erityisesti tietopäällikösi kohdalla. Ota aikaa oppia miten oikeat työkalut voivat valmistaa työntekijöitä menestykseen ennen kuin aloitat työkalujen etsimisen. 

Tietopäällikölläsi on paljon vanhaa tietoa käsiteltävänä. Helpota heidän asioitaan kertomalla heille kaikista eri alueista, joilla tietoa tällä hetkellä on yrityksessäsi. Ota mukaan eri tiimien johtajat varmistaaksesi, että et jätä kiveäkään kääntämättä. 

Tietäminen siitä, missä tietosi sijaitsee, voi helpottaa oikeiden työkalujen ja integraatioiden löytämistä. Kun tiedät sen, voit alkaa käyttämään todella hienoa tietopohjaa.