Kunskapsdelning är livsnerven i varje framgångsrikt team. Men när ett företag växer kan det inte längre förlita sig på att kunskapen delas genom osmos. Och när detta händer kan det vara dags att anställa en kunskapshanterare. Detta är en roll dedikerad till att skapa en kunskapsdriven kultur och säkerställa att alla anställda är inställda för att lyckas i sina roller.

Vad är en kunskapshanterare?

En kunskapshanterare säkerställer att alla i din organisation har den information de behöver. De gör detta genom att äga den pågående hanteringen av en kunskapsbas eller företagswiki, inklusive dess övergripande hälsa och bästa praxis. De är de som fattar viktiga beslut kring informationsarkitektur, teknik och den övergripande strukturen samt användningen av en organisations kunskapsbas.

Varför kunskapshanterare är en värdefull investering för ditt team  

Beroende på storleken på organisationen, typen av kunskapsbas och den kunskapshanteringsstrategi som implementeras, kan ett företag välja att skapa en dedikerad kunskapshanteringsroll.

Kunskapshanterare kan göra mycket mer än att hålla dina kort och din kunskapsbas i ordning. Faktum är att anställning av en kan ha många fördelar. 

Förbättra tillgången till information och kunskap 

Vi vet att många anställda redan använder din kunskapsdelning programvara, men en kunskapshanterare kan verkligen hjälpa till att höja din kunskapsdelning till nästa nivå.

Dina team har gjort ett ganska bra jobb med att hitta sina egna sätt att dela kunskap inom ditt etablerade system, men en kunskapshanterare kan hjälpa till att göra saker ännu mer tillgängliga och delbara. De är experter på att organisera och distribuera viktig information, och de vet hur man omvandlar ett “ganska bra” system till ett “verkligen fantastiskt” sådant. 

Det är också viktigt att veta att kunskapshantering inte bara är begränsad till att producera innehåll för delning. En riktig kunskapshanterare kan hjälpa till att underlätta andra typer av kunskapsdelning och vägleda andra i rätt sätt att sprida information. 

Är du osäker på vad vi menar? Vi låter Aprill Allen från Knowledge Bird förklara:

Jag ser på kunskapshantering som en övergripande kapabilitet med kunskapshanteraren som coach och facilitator, som pushar team och individer mot att förbättra sina kunskapsdelningsmetoder.

​

De gör det genom att möjliggöra en mer strömlinjeformad informationsflöde mellan verktyg, men också genom att skapa förutsättningar för att kunskap ska flöda mellan människor. Dessa förutsättningar kan vara informella möjligheter att samlas såväl som formella strukturer som lärande och mentorskap.

Strömlinjeforma beslutsprocessen

Vad är det bästa sättet att formatera kort som beskriver försäljningsprocessen? Hur ändrar vi titeln och taggningssystemet för att göra det lättare för människor att hitta information? 

Din arbetsplats har ingen brist på bra idéer. Problemet uppstår när man ska bestämma vilken bra idé som ska genomföras. Ibland är det enklaste sättet att få saker gjorda att bara ha någon som säger “ja” eller “nej.” 

Fördelen med att ha en kunskapshanterare är tvåfaldig i detta avseende. Du får någon som kan vara den officiella “beslutsfattaren,” och du har någon med den expertis som behövs för att fatta dessa beslut. Istället för att schemalägga oändliga planeringsmöten och få dussintals åsikter, har du nu en person du kan luta dig mot för att fatta informerade beslut. 

Främja organisatorisk innovation och förändring 

Finns det ett företag som inte vill vara mer innovativt? Alla vill säga att deras företag skapade nästa “stora” grej i sin bransch. Kunskapshantering är ett avgörande steg mot innovation, och rätt person kan hjälpa dig att nå dina mål. 

Kom ihåg, kunskapshantering är mer än bara att samla in och organisera viktig information. Det hjälper också till att uppmuntra delning av idéer och samarbete mellan anställda och team. När du anställer en kunskapshanterare, anställer du någon som kan hjälpa till att främja innovation. Din kunskapshanterare kan hjälpa till att underlätta diskussioner, organisera viktig kunskap och hjälpa till att främja samarbete mellan team. 

Förbättra effektiviteten mellan avdelningar 

Du skulle bli förvånad över hur mycket mer effektivt saker kan bli när alla har den information de behöver för att arbeta. Då, plötsligt, tar det mycket mindre tid att utföra viktiga uppgifter eftersom allt du behöver finns tillgängligt. Enligt Gartner, 47 % av de anställda har svårt att hitta den information de behöver för att göra sina jobb.

Tänk på vad dina team verkligen skulle kunna göra om de hade tillräckligt med tid och kapacitet för att arbeta med olika saker. Nya projekt kan sättas igång, brainstorming-sessioner blir normen och alla arbetar i synkronisering eftersom kontoret är så mycket mer organiserat och effektivt! 

Vem gör en bra kunskapshanterare?

Alla vars jobb är att främja användningen av en kunskapsbas kan vara en kunskapshanterare, men de som formellt tar på sig rollen och ansvaret tenderar att inkludera:

• Enablement managers (inklusive intäkter, försäljning och CX-enablement)
• IT-chefer
• Operationschefer
• Programchefer
• Lärande- och utvecklingschefer

Exempel på kunskapshanterarens arbetsbeskrivning

Du kanske kan hitta någon internt för att ta på sig kunskapshanteringsarbete, eller så kan det hända att du måste börja rekrytera för rollen. Oavsett hur du väljer att anställa din kunskapshanterare börjar framgången med att ha en grundlig arbetsbeskrivning. 

Din framtida kunskapshanterare (eller visdomskrigare, kunskapsninja, eller vilken udda vinkel HR och varumärket vill sätta på rollen) behöver komma in med en tydlig förväntan på sin roll och sina ansvar. Om du behöver hjälp med att formulera din arbetsbeskrivning, tveka inte att använda detta som en utgångspunkt. 

Sammanfattning: 

Kunskapshanterarens primära ansvar är att uppmuntra korrekt och utbredd användning av företagets kunskapsbas. De bör skapa riktlinjer för vilken information som registreras, och av vem, hur den integreras med resten av teknikstacken och hur man förhindrar att den blir gammal.

En idealisk kandidat trivs i en dynamisk och snabb arbetsmiljö och har erfarenhet av att leda strategi för innehåll och informationsarkitektur över en organisation. Som kunskapshanterare kommer du att definiera strategin för innehåll/kunskapshantering och leda innehållsarkitekturen och strategin. Rollen kommer att fokusera på att utveckla, granska och upprätthålla högkvalitativt innehåll för anställda.

Du kommer att arbeta nära viktiga intressenter över hela företaget för att upprätthålla konsekvens i global skala och utnyttja innehållsstrategin med deras vision. Du kommer att spela en betydande roll i utvecklingen av en framgångsrik och effektiv kunskapsbas och ha direkt inverkan på de anställdas vardag.

Primära ansvarsområden inkluderar:

• Definiera kunskapshanteringsstrategin för vår kunskapsbas och upprätthålla högkvalitativt, aktuellt och sökbart innehåll för målgrupper med varierande kompetensnivåer
• Arbeta effektivt över organisationen med intressenter, förändringshantering, serviceteam, tränare, kursutvecklare och ämnesexperter för att utveckla och stödja nya och befintliga produkter, funktioner och tjänster.
• Utnyttja Gurus analyser för att utvärdera affärspåverkan, spåra användningen och definiera effektiviteten av kunskapsbasens innehåll.
• Leda, coacha och utveckla ett team av författare från varje avdelning
• Etablera skrivriktlinjer baserade på bästa praxis för kunskapsbaser och utveckla teamet för att säkerställa att de uppnår eller överträffar dem.

Hur man ställer in din kunskapshanterare för framgång 

När din sökning efter en kunskapshanterare äntligen är över, är det den perfekta tiden att prata om hur du kan förbereda dem för verklig framgång. 

Team som vill att deras kunskapshanterare ska lyckas måste göra lite arbete för att sätta dem i den bästa miljön möjligt. Om du är seriös med att ta in en kunskapshanterare, här är vad du behöver göra. 

Överväg dokumentation 

En stor del av kunskapshantering är att ha rätt dokumentation. Innan du tar in din nya anställd, hjälp dem att få de verktyg de behöver för att börja organisera och upprätthålla intern kunskap genom upprepningsbara processer och mallar. 

Osäker på vad vi menar? Låt proffsen visa dig hur de använder mallar för att hantera sin viktigaste arbetskunskap. 

Behöver din marknadsavdelning ett enkelt sätt att skapa sina standarddriftprocedurer (SOP)? Se hur de finansiella experterna hos Bread gör fantastiska SOPS genom att ladda ner deras gratismall!

Vill du ha fler hjälpsamma mallar från branschexperter och dina vänner på Guru? Kolla in vårt mallgalleri! 

Bestäm dina ultimata mål 

Att ge alla handlingsbara mål är avgörande för framgång på arbetsplatsen, och din blivande kunskapshanterare är inget undantag. Att kliva in i denna roll på organisationer som är nya för att förstå värdet av kunskapshantering kan kännas lite som att koka havet. Så innan du tar in dem, tänk på vad du vill att din kunskapshanterare ska uppnå. 

Många av de fantastiska resultat du ser från din kunskapshanterare kan vara svåra att kvantifiera i termer av hårda affärsresultat. Så istället för att tänka på saker i termer av intäkter och försäljningsmål, tänk på hur de kan förbättra strukturen och delningen av kunskap. 

Sätt upp ett mål att få identifierade ämnesexperter helt integrerade i ditt system för kunskapshantering inom sex månader efter att du anställt din kunskapshanterare. Uppdrag din kunskapshanterare att föreslå en ny innehållsstruktur för korten vid deras 90-dagars översyn. Oavsett vad du kommer fram till, se till att du ger dem uppnåeliga och handlingsbara mål att nå.

Förstå vad de kan och inte kan göra 

Din kunskapsarbetare kan göra mycket för att hjälpa till att samla, organisera och distribuera avgörande information bland din personal. De kan ses som expertkommunikatörer, informationsarkitekter och experter på organisation och distribution.

Kunskapshanterare kan vara mycket olika saker, men tyvärr är de inte mirakelverkare. 

Kom ihåg, kunskapshantering är allas ansvar på jobbet, men det är kunskapshanterarens roll att se till att alla kan uppfylla det ansvaret. De kan hjälpa till med de grundläggande principerna för att hålla kunskap organiserad och distribuerad. Men för att detta ska fungera, måste chefer och andra anställda vara villiga att bidra med byggstenarna till den informationen. 

Det är helt möjligt att, för att det ska ske, kan du behöva göra några förändringar i din organisation. Men oroa dig inte, vi kommer att gå in på det om en stund. 

Prata med teammedlemmar om deras behov av kunskapshantering

Vad vill dina team se från kunskapshanteraren? Till exempel kan HR vilja förnya innehållshierarkin för kollektioner, och försäljning kan vilja ha ett bättre sätt att organisera sina prospekter. Oavsett vad de vill är det enda sättet att veta att fråga. 

Som vi sa tidigare, vi vill undvika att din nya kunskapshanterare känner att de simmar i ett hav av uppgifter, så prioritering är nyckeln. Tänk på de mest effektiva förändringar som en kunskapshanterare kan göra genom att ställa rätt frågor till teamet. 

Vad skulle göra dagen lättare för dina supportagenter? Finns det något du kan göra internt för att förbättra kundupplevelsen? Vad skulle hjälpa ingenjörsteamet att skicka kod snabbare? När du fokuserar på saker som kan göra störst påverkan, är det lättare att få din kunskapshanterare att komma igång på rätt spår. 

Skapa en välkomnande miljö 

Det kommer att bli svårt att bidra till företagets kunskapsbas när du har för mycket att göra under veckan och får ogillande blickar från din chef när de ser att du inte arbetar med projekt. Ofta innebär en övergång till en mer kunskapsdriven arbetsplats fler kulturella förändringar än något annat. Om du verkligen vill ställa in din kunskapshanterare för framgång, gör det lättare för alla att arbeta tillsammans. 

Ställ förväntningarna hos chefer och teammedlemmar att kunskapshantering inte är en valfri aktivitet.  För att det ska fungera effektivt, behöver alla ta sig tid och ansträngning för att bidra. 

Ge alla den tid de behöver för att skapa och organisera kunskap. Du behöver inte avsätta timmar varje dag för att uppmuntra folk att lägga till och förbättra din kunskapsbas. Att ge alla 15-30 minuter för att göra förändringar och lägga till ny information kan vara mer än tillräckligt. 

Vill du verkligen göra din kunskapsförvaltares dag lättare? Hjälp dem att identifiera dina kunskapsmästare inom olika ämnen och team. De kommer att spela en integrerad roll i att hjälpa din kunskapsförvaltare och bygga ut din kunskapsbas. 

Ge dem rätt teknik 

Att ha rätt teknikstack är avgörande för alla arbetare, och det är särskilt sant för din kunskapsförvaltare. Ta dig tid att lära dig hur att ha rätt verktyg kan ge anställda möjligheter att lyckas innan du påbörjar din verktygssökning. 

Din kunskapsförvaltare kommer att ha mycket arvskunskap att sortera igenom. Gör det enklare för dem genom att låta dem veta om alla de olika områden där kunskap för närvarande finns i ditt företag. Involvera chefer från olika team för att säkerställa att du inte lämnar en sten omvänt. 

Att veta var din kunskap finns kan göra det lättare att hitta rätt verktyg och integrationer. När du vet det, kan du börja använda en genuint bra kunskapsdatabas.