Wymiana wiedzy jest krwią każdego udanego zespołu. Jednak w miarę rozwoju firmy nie może już polegać na tym, że wiedza będzie dzielona przez osmozę. A kiedy to się stanie, może nastać czas na zatrudnienie menedżera wiedzy. To jest rola dedykowana tworzeniu kultury opartej na wiedzy i zapewnianiu, że wszyscy pracownicy są przygotowani do sukcesu w swoich rolach.

Czym jest menedżer wiedzy?

Menedżer wiedzy zapewnia, że każdy w twojej organizacji ma potrzebne informacje. Dokonują tego, posiadając ciągłe zarządzanie bazą wiedzy lub wiki firmową, w tym jej ogólnym stanem i najlepszymi praktykami. To oni podejmują ważne decyzje dotyczące architektury informacji, technologii oraz ogólnej struktury i wykorzystania bazy wiedzy organizacji.

Dlaczego menedżerowie wiedzy to cenny inwestycja dla twojego zespołu  

W zależności od wielkości organizacji, rodzaju bazy wiedzy i strategii zarządzania wiedzą wdrożonej, firma może zdecydować się na stworzenie dedykowanej roli menedżera wiedzy.

Menedżerowie wiedzy mogą zrobić znacznie więcej niż tylko utrzymać porządek w swoich kartach i bazie wiedzy. W rzeczywistości zatrudnienie jednego może przynieść wiele korzyści. 

Poprawa dostępu do informacji i wiedzy 

Wszystkie twoje zespoły już korzystają z oprogramowania do dzielenia się wiedzą, ale menedżer wiedzy może naprawdę pomóc przenieść tę grę na wyższy poziom.

Twoje zespoły dobrze radziły sobie w znalezieniu własnych sposobów dzielenia się wiedzą w ramach twojego ustalonego systemu, ale menedżer wiedzy może pomóc, aby wszystko było jeszcze bardziej dostępne i łatwiejsze do dzielenia się. Są ekspertami w organizowaniu i dystrybucji ważnych informacji, a także wiedzą, jak przekształcić “całkiem dobry” system w “naprawdę niesamowity”.

Ważne jest również, aby wiedzieć, że zarządzanie wiedzą nie ogranicza się tylko do tworzenia treści do udostępnienia. Prawdziwy menedżer wiedzy może pomóc w ułatwieniu innych rodzajów dzielenia się wiedzą i mentoryzowaniu innych w zakresie właściwego sposobu rozpowszechniania informacji. 

Niepewny, co mamy na myśli? Pozwólmy Aprill Allen z Knowledge Bird wyjaśnić:

Postrzegam zarządzanie wiedzą jako ogólną zdolność, gdzie menedżer wiedzy pełni rolę trenera i ułatwiacza, pobudzając zespoły i jednostki do poprawy swoich praktyk dzielenia się wiedzą.

​

Robią to poprzez umożliwienie bardziej płynnego przepływu informacji pomiędzy narzędziami, ale także poprzez stworzenie warunków dla przepływu wiedzy między ludźmi. Te warunki mogą obejmować nieformalne okazje do spotkań, jak i formalne struktury, takie jak uczenie się od rówieśników i mentoring.

Uprość proces podejmowania decyzji

Jaki jest najlepszy sposób formatowania kart, które przedstawiają proces sprzedaży? Jak zmienić system tytułów i tagów, aby ułatwić ludziom znajdowanie informacji? 

Twoje miejsce pracy ma wiele dobrych pomysłów. Problem pojawia się przy podejmowaniu decyzji, który dobry pomysł powinien być realizowany. Czasami najłatwiejszym sposobem na załatwienie spraw jest po prostu usłyszeć od kogoś “tak” lub “nie.”

Piękno posiadania menedżera wiedzy jest podwójne w tej kwestii. Potrzebujesz kogoś, kto może być oficjalnym “decydującym”, a masz osobę z potrzebną wiedzą do podejmowania tych decyzji. Zamiast planować nieskończone spotkania i zbierać dziesiątki opinii, teraz masz jedną osobę, na której możesz polegać, aby podejmować świadome decyzje. 

Promowanie innowacji i zmian organizacyjnych 

Czy jest firma, która nie chciałaby być bardziej innowacyjna? Każdy chce powiedzieć, że ich firma stworzyła następną “wielką” rzecz w swojej branży. Zarządzanie wiedzą jest kluczowym krokiem w stronę innowacji, a właściwa osoba może pomóc ci osiągnąć twoje cele. 

Pamiętaj, zarządzanie wiedzą to więcej niż tylko zbieranie i organizowanie ważnych informacji. Pomaga to również zachęcać do dzielenia się pomysłami i współpracy między pracownikami i zespołami. Kiedy zatrudniasz menedżera wiedzy, zatrudniasz kogoś, kto może pomóc w sprzyjaniu innowacjom. Twój menedżer wiedzy może pomóc w ułatwieniu dyskusji, organizowaniu ważnej wiedzy i wspieraniu współpracy między zespołami. 

Poprawa efektywności w całych działach 

Będziesz zaskoczony, jak o wiele wydajniejsze mogą być działania, gdy każdy ma dostęp do informacji, których potrzebuje do pracy. Wtedy, nagle, zajmuje znacznie mniej czasu na wykonanie kluczowych zadań, ponieważ wszystko, czego potrzebujesz, jest łatwo dostępne. Według Gartner, 47% pracowników ma trudności w znalezieniu potrzebnych informacji do skutecznego wykonywania swoich zadań.

Zastanów się, co twoje zespoły mogłyby naprawdę zrobić, gdyby miały wystarczająco dużo czasu i zasobów, aby pracować nad różnymi rzeczami. Nowe projekty mogą się rozpocząć, sesje burzy mózgów stają się normą, a wszyscy pracują w zgodzie, ponieważ biuro jest znacznie bardziej zorganizowane i efektywne! 

Kto jest dobrym menedżerem wiedzy?

Każdy, czyja praca polega na promowaniu wykorzystania bazy wiedzy może być menedżerem wiedzy, ale ci, którzy formalnie przyjmują tę rolę i obowiązki, zazwyczaj obejmują:

• Menedżerowie ds. wsparcia (w tym wsparcie przychodów, sprzedaży i CX)
• Menedżerowie IT
• Menedżerowie operacyjni
• Menedżerowie programów
• Menedżerowie ds. uczenia i rozwoju

Przykład opisu stanowiska menedżera wiedzy

Możesz być w stanie znaleźć kogoś wewnętrznie, kto zajmie się pracą związaną z zarządzaniem wiedzą, lub możliwe, że będziesz musiał zacząć rekrutację na tę rolę. Bez względu na to, jak wybierzesz zatrudnienie swojego menedżera wiedzy, sukces zaczyna się od dokładnego opisu stanowiska. 

Twój przyszły menedżer wiedzy (lub wojownik mądrości, ninja wiedzy, czy jakiekolwiek inne zabawne określenie, które HR i marka chcą przypisać tej roli) musi przyjść z jasnym oczekiwaniem co do swojej roli i obowiązków. Jeśli potrzebujesz pomocy w opracowaniu opisu stanowiska, poczuj się swobodnie, aby użyć tego jako punktu wyjścia. 

Podsumowanie: 

Główną odpowiedzialnością menedżera wiedzy jest zachęcanie do prawidłowego i szerokiego wykorzystania bazy wiedzy firmy. Powinien stworzyć wytyczne dotyczące tego, jakie informacje są gromadzone, przez kogo, jak integrują się z resztą technologii oraz jak zapobiegać ich starzeniu się.

Idealny kandydat rozwija się w dynamicznym, szybkim środowisku i ma doświadczenie w prowadzeniu strategii architektury treści i informacji w organizacji. Jako menedżer wiedzy, zdefiniujesz strategię zarządzania treścią/wiedzą i poprowadzisz architekturę i strategię treści. Rola skupia się na rozwijaniu, audytowaniu i utrzymywaniu wysokiej jakości treści dla pracowników.

Będziesz ściśle współpracować z kluczowymi interesariuszami w całej firmie, aby utrzymać spójność na globalną skalę i dostosować strategię treści do ich wizji. Odniesiesz znaczną rolę w rozwoju skutecznej i efektywnej bazy wiedzy i będziesz miał bezpośredni wpływ na codzienność pracowników.

Główne obowiązki obejmują:

• Zdefiniuj strategię zarządzania wiedzą dla naszej bazy wiedzy i utrzymuj wysoką jakość, aktualne i przeszukiwalne treści dla odbiorców o różnych poziomach umiejętności.
• Skutecznie współpracuj z interesariuszami, zespołami zarządzania zmianami, zespołami usługowymi, trenerami, twórcami programów i ekspertami przedmiotowymi, aby rozwijać i wspierać nowe i istniejące produkty, cechy i usługi.
• Wykorzystaj analizy Guru, aby ocenić wpływ na biznes, śledzić wykorzystanie oraz zdefiniować efektywność treści bazy wiedzy.
• Prowadź, coachuj i rozwijaj zespół autorów z każdego działu.
• Ustanów wytyczne pisania oparte na najlepszych praktykach bazy wiedzy i rozwijaj zespół, aby zapewnić osiągnięcie lub przewyższenie tych wytycznych.

Jak ustawić swojego menedżera wiedzy na sukces 

Kiedy twoje poszukiwania menedżera wiedzy w końcu się kończą, to idealny czas, aby porozmawiać o tym, jak możesz zapewnić mu prawdziwy sukces.

Zespoły, które chcą, aby ich menedżer wiedzy odniósł sukces, będą musiały wykonać nieco pracy, aby umieścić go w jak najlepszym środowisku. Jeśli poważnie myślisz o zatrudnieniu menedżera wiedzy, oto co musisz zrobić.

Rozważ dokumentację 

Duża część zarządzania wiedzą to posiadanie odpowiedniej dokumentacji. Zanim zatrudnisz nowego pracownika, pomóż dać mu narzędzia, których potrzebuje, aby zacząć organizować i utrzymywać wewnętrzną wiedzę poprzez powtarzalne procesy i szablony.

Niepewny, co mamy na myśli? Niech profesjonaliści pokażą ci, jak używają szablonów do zarządzania swoją najważniejszą wiedzą w pracy. 

Czy twój dział marketingu potrzebuje łatwego sposobu na stworzenie swoich standardowych procedur operacyjnych (SOP)? Zobacz, jak eksperci finansowi z firmy bread tworzą doskonałe SOP, pobierając ich darmowy szablon!

Chcesz więcej pomocnych szablonów od ekspertów branżowych i twoich przyjaciół z Guru? Sprawdź naszą galerię szablonów! 

Określ swoje ostateczne cele 

Nadanie wszystkim wykonalnych celów jest kluczowe dla sukcesu w pracy, a twój przyszły menedżer wiedzy nie jest inny. Stawianie czoła tej roli w organizacjach, które są nowe w rozumieniu wartości zarządzania wiedzą, może wydawać się nieco jak wrzenie oceanu. Więc zanim przyjmiesz ich na pokład, pomyśl o tym, co chcesz, aby twój menedżer wiedzy osiągnął. 

Wiele z doskonałych rezultatów, które widzisz z pracy swojego menedżera wiedzy, może być trudnych do zmierzenia w kategoriach twardych wyników biznesowych. Dlatego zamiast myśleć o rzeczach w kategoriach celu przychodu i sprzedaży, pomyśl, jak mogą poprawić strukturę i dzielenie się wiedzą. 

Uczyń celem zidentyfikowanie ekspertów przedmiotowych i w pełni ich zintegrowanie w twoim systemie zarządzania wiedzą w ciągu sześciu miesięcy od zatrudnienia menedżera wiedzy. Zadaniem twojego menedżera wiedzy jest zaproponowanie nowej struktury treści dla kart do ich przeglądu po 90 dniach. Bez względu na to, co wymyślisz, upewnij się, że stawiasz przed nimi osiągalne i działania cele.

Zrozum, co mogą, a czego nie mogą zrobić.

Twój pracownik wiedzy może wiele zrobić, aby pomóc w zbieraniu, organizowaniu i dystrybucji istotnych informacji wśród twojego zespołu. Mogą być postrzegani jako ekspert komunikacji, architekci informacji i mistrzowie organizacji i dystrybucji.

Menedżerowie wiedzy mogą być wieloma rzeczami, ale niestety nie są cudotwórcami.

Pamiętaj, że zarządzanie wiedzą jest odpowiedzialnością każdego w pracy, ale rolą menedżera wiedzy jest zapewnienie, że wszyscy mogą wypełnić tę odpowiedzialność. Mogą pomóc w podstawowych zadaniach związanych z utrzymywaniem wiedzy w porządku i dostępną. Jednak, aby to działało, menedżerowie i inni pracownicy muszą być gotowi do włożenia wkładu w budowanie tego, co jest potrzebne. 

Całkiem możliwe, że aby do tego doszło, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w swojej organizacji. Ale nie martw się, zajmiemy się tym za chwilę.

Porozmawiaj z członkami zespołu na temat ich potrzeb w zakresie zarządzania wiedzą

Czego twoje zespoły chcą od menedżera wiedzy? Na przykład, HR może chcieć zrewidować hierarchię treści kolekcji, a dział sprzedaży może chcieć lepszego sposobu organizowania swoich klientów. Niezależnie od tego, czego chcą, jedynym sposobem, aby się dowiedzieć, jest zapytać. 

Jak już powiedzieliśmy wcześniej, chcemy uniknąć tego, aby twój nowy menedżer wiedzy czuł się, jakby gotował ocean, dlatego priorytoryzacja jest kluczowa. Pomyśl o najbardziej efektywnych zmianach, jakie może wprowadzić menedżer wiedzy, zadając zespołowi właściwe pytania. 

Co ułatwiłoby dzień twoim agentom wsparcia? Czy są jakieś działania, które możesz podjąć wewnętrznie, aby poprawić doświadczenia klientów? Co mogłoby pomóc zespołowi inżynieryjnemu w szybszym dostarczaniu kodu? Gdy skupisz się na rzeczach, które mogą mieć największy wpływ, łatwiej będzie zacząć dobrze dla menedżera wiedzy.

Stwórz przyjazne środowisko 

Będzie trudno przyczynić się do bazy wiedzy twojej firmy, gdy masz za dużo zadań w tygodniu i dostajesz wymowne spojrzenia od swojego menedżera, gdy widzi, że nie pracujesz nad projektem. Często przejście na bardziej zorientowane na wiedzę miejsce pracy wiąże się z większymi zmianami kulturowymi niż cokolwiek innego. Jeżeli naprawdę chcesz ustawić swojego menedżera wiedzy na sukces, spraw, aby wszystkim było łatwiej współpracować. 

Ustal oczekiwania z menedżerami i członkami zespołu, że zarządzanie wiedzą nie jest opcjonalną aktywnością. Aby działało skutecznie, wszyscy muszą poświęcić czas i wysiłek na wkład.

Daj wszystkim czas, którego potrzebują, aby tworzyć i organizować wiedzę. Nie musisz rezerwować godzin każdego dnia, aby zachęcać ludzi do dodawania i poprawiania bazy wiedzy. Danie każdemu 15-30 minut na wprowadzenie zmian i dodanie nowych informacji może być więcej niż wystarczające. 

Chcesz naprawdę ułatwić życie swojemu menedżerowi wiedzy? Pomóż im zidentyfikować twoich przedstawicieli wiedzy w różnych tematach i zespołach. Oni odegrają integralną rolę w pomaganiu twojemu menedżerowi wiedzy i rozwijaniu twojej bazy wiedzy. 

Zapewnij im odpowiednią technologię 

Posiadanie odpowiedniego zestawu technologii jest kluczowe dla każdego pracownika, a szczególnie dla twojego menedżera wiedzy. Poświęć trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak posiadanie odpowiednich narzędzi może przygotować pracowników do sukcesu, zanim rozpoczniesz poszukiwanie narzędzi. 

Twój menedżer wiedzy będzie miał dużo przestarzałej wiedzy do przejrzenia. Ułatw im sprawy, informując ich o wszystkich różnych obszarach, w których wiedza obecnie istnieje w twojej firmie. Zaangażuj menedżerów z różnych zespołów, aby upewnić się, że nie zostanie pominięty żaden kamień. 

Wiedza o tym, gdzie twoja wiedza istnieje, może ułatwić znalezienie odpowiednich narzędzi i integracji. Gdy to wiesz, możesz zacząć korzystać z naprawdę wspaniałej bazy wiedzy.