‍Czy planujesz coś tak małego, jak wprowadzenie nowej aplikacji, czy coś tak znaczącego, jak całkowita restrukturyzacja, posiadanie skutecznego procesu zarządzania zmianą jest koniecznością. Ale nie martw się, mamy wszystko, co musisz wiedzieć, aby być skutecznym agentem zmian dla każdego nowego rozwiązania.

Czym jest zarządzanie zmianami?

Zarządzanie zmianą to zasadniczo skuteczne prowadzenie ludzi przez zmianę zachowania. Łatwo jest pogubić się w biznesowym żargonie, gdy mówimy o zmianach organizacyjnych ("Mamy to nowe narzędzie i musimy je skutecznie wdrożyć do końca tygodnia, aby osiągnąć nasze cele w Q4!"), ale ludzki czynnik jest kluczowy dla każdej zmiany. Jeżeli stare nawyki trudno umierają, każda strategia zarządzania zmianami musi w pełni uwzględniać tych, którzy będą dotknięci aktualizacją, w przeciwnym razie się nie uda.

Dlaczego proces zarządzania zmianami jest ważny? 

Wszyscy widzieliśmy skutki źle zarządzanych zmian: niska adopcja, lęk, niepokój i powracanie do starych nawyków. Po serii nieudanych zmian, ludzie w końcu przestają ufać, że jakakolwiek zmiana będzie udana, a następnie przestają nawet próbować wprowadzać zmiany — w tym momencie firma przestaje być konkurencyjna i stagnuje. Posiadanie skutecznego procesu zarządzania zmianami to sposób na minimalizację ryzyka i umożliwia organizacjom ominięcie całego tego cyklu stagnacji.

Pierwszym krokiem w dobrym procesie zarządzania zmianami jest poznanie dlaczego zmiana zachodzi, a następnie kontynuowanie jasną komunikacją i zachętą do zmiany. W końcu, brak wsparcia to jedna z głównych przyczyn niepowodzenia procesów zarządzania zmianą, ale to nie jedyny powód. Zdobądź głębokie zrozumienie dlaczego wysiłki w zakresie zarządzania zmianą kończą się niepowodzeniem.

Najważniejsze powody, dla których zmiany się nie udają

• Powód zmiany jest słabo rozumiany lub komunikowany
• Liderzy nie są zaangażowani
• Odpowiedni interesariusze nie są częścią procesu
• Wdrożenie nie jest dobrze przemyślane
• Brak krótkoterminowego i długoterminowego wsparcia
• Proces jest prowadzony bez empatii

Największe ryzyka w zarządzaniu zmianami w organizacji

• Zamieszanie, stres i wypalenie wśród pracowników
• Brak wiary w to, że zmiany przyniosą sukces, co prowadzi do wysokiego oporu organizacyjnego względem zmian
• Pozornie "chaotyczne" miejsce pracy
• Wysoka rotacja pracowników prowadząca do utraty wiedzy instytucjonalnej
• Projekty wstrzymane lub całkowicie porzucone
• Niska satysfakcja klientów prowadząca do negatywnych skojarzeń z marką
• Niższa ogólna efektywność biznesowa

Jakie są pięć kroków zarządzania zmianami? 

Aby wyznaczyć swoją organizację na ścieżkę sukcesu zmian (i zminimalizować potencjalne ryzyko), należy podjąć pięć głównych kroków. 

1. Przygotuj się do zmiany

Kiedy myślimy o przygotowaniach, zwykle myślimy o logistyce i rozwiązaniach (co jest ważne), ale niedocenianym aspektem procesu przygotowania jest spojrzenie na to, jak zmiana może być wspierana przez zachowanie i kulturę. Pomóż pracownikom i kierownictwu zrozumieć, gdzie tkwią problemy, zanim wprowadzisz nowe rozwiązanie; aktywnie zbieraj opinie na temat obecnego stanu rzeczy i wykorzystaj je do informowania o tym, jak komunikujesz nadchodzącą zmianę i kto powinien być interesariuszem.

1. Stwórz plan zarządzania zmianami i komunikuj strategię oraz wizję

Teraz, gdy rozumiesz, jak zająć się swoją zmianą w celu szerszego wsparcia organizacyjnego, jesteś gotowy, aby określić zakres, stworzyć plan wdrożenia, zaangażować odpowiednich interesariuszy i określić, jak będziesz mierzyć sukces. Również ważne jest, abyś przekazał dlaczego zmiana jest częścią procesu przekonywania, gdy przedstawiasz plan różnym grupom w firmie i mówisz, jak wpłynie to na każdą z nich indywidualnie.

1. Wdróż zmianę organizacyjną

Następnie, uruchom swój projekt. Postępuj zgodnie z planem działania, który przygotowałeś, ale upewnij się, że zbierasz opinie na każdym etapie, aby zobaczyć, czy musisz wprowadzić jakiekolwiek zmiany. Nie tylko może to zminimalizować długoterminowe niepowodzenie, ale może również pomóc w utrzymaniu poparcia, gdy pracownicy widzą, że ich potrzeby są adresowane i integrowane, gdy osiągasz kamienie milowe.

1. Zintegruj zmianę w kulturze organizacyjnej i procesach

Zakończyłeś wprowadzenie zmiany i wszystko idzie świetnie — przez około 6 tygodni. Jak możesz zapobiec powrotowi ludzi do starych nawyków i zniweczeniu całej dobrej pracy Twojego zespołu? Wzmacniaj zmianę zachowania poprzez zachęty, dokumentację, ciągłą komunikację oraz, co najważniejsze, widoczne modelowanie idealnego stanu przez kierownictwo.

1. Przejrzyj wpływ zmiany

Nadszedł czas, aby ocenić sukces Twojej zmiany. Spójrz wstecz na kluczowe wskaźniki wydajności, które przypisałeś przed wdrożeniem (zdjęcia przed/po są bardzo pomocne), i przeprowadź analizę pożaru, aby uzyskać całościowy obraz tego, jak przebiegł proces, i jak "lepką" była zmiana.

Terminologia procesu zarządzania zmianami

Jeśli chcesz perfekcyjnie zarządzać zmianą, musisz nauczyć się odpowiedniego języka. Oto krótka ściągawka.

Model zarządzania zmianami

Model zarządzania zmianami to predefiniowana struktura (oparta na wielu realnych eksperymentach) do tworzenia skutecznego procesu zarządzania zmianami w firmie. Powszechne modele to ADKAR, Lewina, Kottera, McKinsey'a i Kübler-Ross.

Proces zarządzania zmianami

Proces zarządzania zmianami to zakończenie praktycznej implementacji zmiany w organizacji.

Plan zarządzania zmianą

Plan zarządzania zmianą to konkretny sposób, w jaki zmiany są wprowadzane w ramach większego procesu. Oto nasz ekspercki przewodnik dotyczący pisania twojego.

Jak stworzyć skuteczny proces zarządzania zmianami dla swojej organizacji

Teraz, gdy wiesz, jak przeprowadzić sprawny proces zarządzania zmianami, możesz się zastanawiać, jakie kroki musisz podjąć, aby stworzyć ten proces na samym początku. Oto, co musisz zrobić:

Zidentyfikuj pożądaną zmianę i cele

Zmiana dla samej zmiany nie jest pomocna dla nikogo. Pierwszym krokiem jest dokładne określenie co powinno się zmienić i dlaczego. Nie tylko to wyjaśnia takie rzeczy jak zakres i harmonogram, ale także pomaga zidentyfikować, kto musi być zaangażowany i na jakim poziomie.

Zaangażuj kluczowych interesariuszy i przedstaw argumentację biznesową

Zaangażowanie odpowiednich interesariuszy jest kluczowe. W końcu to oni pomogą Ci prawidłowo wprowadzić zmianę! Musi być zaangażowani przed wszystkimi innymi i mogą pomóc Ci zidentyfikować najlepszy sposób, aby przygotować organizację na to, co nadchodzi.

Planuj zmianę

Tutaj chcesz udokumentować, jakie będą Twoje kluczowe wskaźniki wydajności w trakcie procesu zmiany. Chcesz przechwycić zdjęcia swojego obecnego stanu, aby ocenić sukces na wcześniej zidentyfikowanych punktach postępu (a także po zakończeniu procesu).

Określ zasoby i miary sukcesu

Czego potrzebujesz, aby skutecznie wdrożyć zmianę? Jak ma wyglądać przyszły stan? Bądź tak szczegółowy, jak to możliwe, określając wskaźniki sukcesu.

Zapewnij jasną komunikację od początku do końca

Nikt nie lubi być w ciemności! Upewnij się, że Twój proces, punkty kontrolne i metryki sukcesu są widoczne dla wszystkich, którzy będą dotknięci - i często zbieraj opinie, abyś mógł...

Zarządzaj oporem i popraw wpływ zmiany

Znowu, zmiana jest trudna. Zapewnienie, że ludzie czują się wysłuchani, może pomóc zredukować poziom oporu i uczynić proces łatwiejszym do podjęcia. Dodatkowo, sporadyczne przypomnienia o powodach zmiany i o tym, jak przyniesie ona korzyści osobom dotkniętym, mogą sprawić, że wszyscy będą dążyć do wspólnego celu.

Uznać sukces projektu zarządzania zmianą

Na koniec procesu (lub, lepiej, przy każdym większym kamieniu milowym) świętuj, co ty i twój zespół osiągnęliście. Pozytywne opinie ułatwiają jakiekolwiek przyszłe plany dotyczące zmian.

Przejrzyj wpływ i popraw przyszły proces zarządzania zmianami

Uznaj, że zawsze jest miejsce na poprawę. To nazywa się procesem z powodu. To, co działało dla ciebie lata temu, może być teraz całkowicie do przemyślenia, gdy masz nowy zespół / organizację / produkt. Weź to, czego się nauczyłeś i dostosuj.

Jak zapewnić sobie odpowiednie narzędzia do zarządzania zmianami

Przejrzyj swój zestaw narzędzi do zarządzania zmianą

Wyposaż się w sukces w zarządzaniu zmianami, używając odpowiednich narzędzi do pracy. Oto niektóre z najlepszych rozwiązań:

‍