Proceso de gestión del cambio: Guía definitiva y plantillas
Ya sea que estés planeando algo tan pequeño como el lanzamiento de una nueva aplicación o tan significativo como una reestructuración completa, tener un proceso efectivo de gestión del cambio en su lugar es una necesidad. Pero no te preocupes, tenemos todo lo que necesitas saber para ser un agente de cambio efectivo para cualquier nueva solución.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio se trata fundamentalmente de guiar con éxito a las personas a través de un cambio de comportamiento. Es fácil quedar atrapado en jerga empresarial cuando hablamos sobre el cambio organizacional (“¡Tenemos esta nueva herramienta y necesitamos implementarla con éxito para el fin de semana para cumplir nuestros OKRs del cuarto trimestre!”), pero el factor humano está en el núcleo de todo cambio. Si los viejos hábitos son difíciles de abandonar, cualquier estrategia de gestión del cambio debe tener en cuenta totalmente a aquellos que se verán afectados por la actualización, o fallará.
¿Por qué es importante un proceso de gestión del cambio?
Todos hemos visto los resultados de un cambio mal gestionado: baja adopción, miedo, ansiedad y volver a viejos hábitos. Después de una serie de cambios fallidos, las personas eventualmente dejan de confiar en que cualquier cambio será exitoso, y luego dejan incluso de intentar efectuar el cambio — en este punto, un negocio deja de ser competitivo y se estanca. Tener un proceso de gestión del cambio efectivo es un mitigador de riesgos y permite a las organizaciones evitar este ciclo de estancamiento por completo.
El primer paso en un buen proceso de gestión del cambio es conocer el por qué detrás del cambio, y luego seguirlo con una comunicación clara y un incentivo para cambiar. Después de todo, no conseguir compromiso es una de las principales formas en que los procesos de gestión del cambio fallan, pero no es la única. Profundiza en por qué fallan los esfuerzos de gestión del cambio.
Principales razones por las que los cambios salen mal
- La razón detrás del cambio está mal entendida o comunicada
- El liderazgo no está comprometido
- Los stakeholders adecuados no forman parte del proceso
- La implementación no está bien pensada
- Hay una falta de seguimiento a corto o largo plazo
- El proceso se lidera sin empatía
Principales riesgos de la gestión del cambio organizacional
- Confusión, estrés y agotamiento de los empleados
- Falta de fe en que los cambios tendrán un resultado exitoso, lo que lleva a una alta resistencia organizacional al cambio
- Un lugar de trabajo aparentemente "caótico"
- Alta rotación de empleados, lo que provoca pérdida de conocimiento institucional
- Proyectos en espera o abandonados por completo
- Baja satisfacción del cliente que lleva a asociaciones de marca negativas
- Menor eficiencia general del negocio
¿Cuáles son los cinco pasos de la gestión del cambio?
Para poner a tu organización en el camino del cambio exitoso (y mitigar riesgos potenciales), hay cinco pasos principales a seguir.
- Prepárate para el cambio
Cuando pensamos en la preparación, tendemos a pensar en la logística y las soluciones (que son importantes), pero un aspecto subestimado del proceso de preparación es observar cómo un cambio puede ser apoyado por el comportamiento y la cultura. Ayuda a los empleados y al liderazgo a entender dónde están los problemas antes de introducir una nueva solución; solicita activamente comentarios sobre el estado actual de las cosas y úsalo para informar cómo comunicar tu próximo cambio e identificar quién necesita ser un stakeholder.
- Haz un plan de gestión del cambio y comunícate con la estrategia y visión
Ahora que entiendes cómo posicionar tu cambio para un mayor compromiso organizacional, estás listo para determinar el alcance, crear un plan de implementación, involucrar a los stakeholders adecuados y determinar cómo medirás el éxito. También es importante que compartas el por qué detrás del cambio como parte de tu proceso de compromiso mientras presentas el plan a diferentes grupos dentro de la empresa, y hables de cómo impactará a cada uno individualmente.
- Implementa el cambio organizacional
A continuación, haz despegar tu proyecto. Sigue el plan de acción que has delineado, pero asegúrate de solicitar comentarios en cada paso para ver si necesitas hacer ajustes a medida que avanzas. No solo esto puede mitigar el fracaso a largo plazo, sino que también puede ayudar a mantener el compromiso a medida que los empleados ven sus necesidades abordadas e integradas a medida que alcanzas hitos.
- Integra el cambio dentro de la cultura y los procesos organizacionales
Has terminado el lanzamiento del cambio y todo va muy bien — durante aproximadamente 6 semanas. ¿Cómo evitas que las personas vuelvan a los viejos hábitos y deshagan todo el gran trabajo de tu equipo? Refuerza el cambio de comportamiento a través de incentivos, documentación, comunicación continua, y, quizás lo más importante, modelado visible del estado ideal por parte del liderazgo.
- Revisa el impacto del cambio
Es hora de revisar el éxito de tu cambio. Mira atrás a los indicadores clave de rendimiento que asignaste antes del lanzamiento (las instantáneas antes/después son muy útiles), y haz una revisión para obtener una vista holística de cómo fue el proceso, y cuán "pegajoso" ha sido.
Terminología del proceso de gestión del cambio
Si deseas sobresalir en la gestión del cambio, necesitarás aprender la jerga. Aquí tienes una hoja de trucos rápida.
Modelo de gestión del cambio
Un modelo de gestión del cambio es una estructura prefabricada (informada por mucha experimentación del mundo real) para crear un proceso de gestión del cambio efectivo dentro de una empresa. Modelos comunes son ADKAR, Lewin, Kotter, McKinsey y Kübler-Ross.
Proceso de gestión del cambio
Un proceso de gestión del cambio es la implementación de un cambio de principio a fin dentro de una organización.
Plan de gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio es la forma específica en que se lleva a cabo el cambio dentro del proceso más grande. Aquí está nuestra guía experta para redactar la tuya.
Cómo crear un proceso de gestión del cambio efectivo para tu organización
Ahora que sabes cómo ejecutar un proceso de gestión del cambio sin problemas, podrías preguntarte qué pasos necesitas seguir para crear ese proceso en primer lugar. Aquí tienes lo que necesitas hacer:
Identifica el cambio deseado y los objetivos
El cambio por el cambio no ayuda a nadie. El primer paso es averiguar exactamente qué necesita cambiar, y por qué. No solo esto aclara cosas como el alcance y la línea de tiempo, sino que también te ayuda a identificar quién necesita estar involucrado y a qué nivel.
Involucra a los stakeholders clave y presenta el caso de negocio
Tener a los stakeholders adecuados involucrados es clave. Después de todo, ¡ellos serán los que te ayudarán a implementar el cambio de manera adecuada! Necesitan estar comprometidos antes que nadie y pueden ayudarte a identificar la mejor manera de preparar a la organización para lo que se viene.
Plan para el cambio
Aquí es donde quieres documentar cuáles serán tus indicadores clave de rendimiento a lo largo del proceso de cambio. Querrás tomar instantáneas de tu estado actual para juzgar el éxito en puntos de progreso previamente identificados (así como después de que se complete el proceso).
Determina recursos y medidas de éxito
¿Qué necesitas para implementar efectivamente el cambio? ¿Cómo quieres que se vea el estado futuro? Sé lo más detallado posible al determinar las métricas de éxito.
Proporciona comunicación clara de principio a fin
¡A nadie le gusta estar a oscuras! Asegúrate de que tu proceso, puntos de control y métricas de éxito sean visibles para todos los que se verán afectados — y solicita frecuentemente comentarios, para que puedas...
Gestiona la resistencia y mejora el impacto del cambio
De nuevo, el cambio es dificil. Asegurarte de que las personas se sientan escuchadas puede ayudarte a reducir los niveles de resistencia y hacer que el proceso sea más fácil de llevar a cabo. Además, recordatorios ocasionales del por qué detrás del cambio y cómo beneficiará a aquellos afectados pueden mantener a todos trabajando hacia un objetivo común.
Reconoce el éxito del proyecto de gestión del cambio
Al final del proceso (o, mejor aún, en cada hito importante) celebra lo que tú y tu equipo han logrado. Los comentarios positivos facilitan cualquier plan futuro de cambio.
Revisa el impacto y mejora tu proceso de gestión del cambio para el futuro
Reconoce que siempre hay espacio para mejorar. Se le llama un proceso por una razón. Lo que funcionó para ti hace años puede necesitar una revisión completa ahora que tienes un nuevo equipo/organización/producto. Toma lo que has aprendido y adáptate.
Cómo garantizar que tienes las herramientas adecuadas para la gestión del cambio
Revisa tu kit de herramientas de gestión del cambio
Prepárate para el éxito en la gestión del cambio utilizando las herramientas adecuadas para el trabajo. Aquí hay algunas de las mejores soluciones:
Conclusiones clave 🔑🥡🍕
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es un enfoque sistemático utilizado para lidiar con la transición o transformación de los objetivos, procesos o tecnologías de una organización. El propósito es implementar estrategias para efectuar el cambio, controlar el cambio y ayudar a las personas a adaptarse al cambio.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
La gestión del cambio es crucial porque asegura una transición suave cuando una organización se encuentra en un proceso de cambio, minimizando la resistencia de los empleados y manteniendo la productividad y la entrega de servicio. Una gestión adecuada del cambio también puede aumentar la tasa de éxito de nuevas iniciativas y proyectos al asegurarse de que todos estén en la misma página y preparados para adaptarse.
¿Qué desafíos pueden ocurrir durante el proceso de gestión del cambio?
Los desafíos comunes incluyen resistencia de los empleados, recursos inadecuados, mala comunicación y falta de liderazgo comprometido. Superar estos desafíos requiere planificación exhaustiva, comunicación constante y un fuerte apoyo del liderazgo.
